Tingkatkan Alur Kerja Anda Dengan Menyewa Asisten Virtual

Seringkali, Anda memilih profesi berdasarkan dua faktor:

• Potensi penghasilan
• Aktivitas yang Anda suka lakukan

Masalah dengan yang terakhir ini adalah Anda memasuki suatu bidang demi sebuah tantangan, untuk membantu orang, atau untuk menunjukkan kehebatan Anda sendiri dan kemudian merasa kecewa ketika Anda mengetahui kebenarannya. Kenyataannya adalah Anda akan menghabiskan 10% waktu untuk benar-benar melakukan tugas-tugas utama ini dan “membuang” 90% waktu dan energi Anda untuk menjawab email, memasukkan data ke dalam lembar Excel, dan memimpin percakapan kasar.

Nah, jika Anda menyewa asisten, Anda dapat menghindari sebagian besar hal ini dan langsung ke pokok permasalahan. Inilah cara Anda dapat meningkatkan alur kerja Anda dengan menyewa asisten virtual.

Manajemen email

Asisten virtual yang baik dapat menangani email Anda. Mereka dapat membacanya dan menanggapinya. Kemudian, sesekali, ketika mereka menemukan sesuatu yang benar-benar memerlukan perhatian Anda, tunjukkan atau kirimkan kepada Anda.

Masalah dengan email adalah Anda harus memeriksanya secara teratur. Sebagian besar dari hal tersebut tidak bersifat substantif, bahkan berpotensi sama sekali tidak penting. Tentu saja, filter spam dapat berfungsi dengan baik, namun tidak semua yang tidak relevan adalah spam.

Hal utama yang perlu diingat adalah, terlepas dari kenyataan bahwa sebagian besar hal ini tidak relevan, Anda tetap harus memeriksanya. Perangkat lunak dapat melakukan tugasnya dengan relatif baik, namun tidak sepenuhnya mampu . Sesekali, Anda membutuhkan manusia yang sebenarnya untuk merawatnya.

Ingatlah bahwa kecepatan Anda menjawab email sangat penting untuk upaya membangun hubungan Anda. Idealnya, Anda akan merespons dalam waktu satu jam, sementara merespons dalam waktu empat jam masih dapat diterima. Waktu adalah hal yang sangat penting, dan sebagai seorang profesional, ini adalah sumber daya yang selalu Anda kurang.

Menjalankan jadwal Anda

Berlari dengan jadwal yang ketat memang sulit, tetapi itu hanyalah puncak gunung es. Namun, bagaimana dengan membuat jadwal yang bisa diatur?

Tentu, alat penjadwalan dapat membantu Anda dalam hal itu. Beberapa dari mereka bahkan membaca obrolan Anda dan, karena mereka dapat memahami konteksnya, menjadwalkan pertemuan Anda tanpa masukan Anda. Namun, teknologi ini masih mentah dan tidak dapat diandalkan.

Sebaliknya, Anda menginginkan seorang aktor, asisten virtual , untuk menangani kalender Anda, mengatur jadwal Anda, dan bahkan mengingatkan Anda tentang pertemuan penting.

Belum lagi memiliki asisten untuk menjangkau peserta lain membuat Anda tampil sangat profesional.

Selain itu, seorang asisten juga dapat membantu Anda mempersiapkan materi pertemuan tersebut terlebih dahulu.

Ingatlah bahwa melakukan ini sendiri memakan waktu. Tidak hanya itu, kita cenderung “melanggar aturan” dan terlalu melebih-lebihkan diri sendiri. Jadi, ketika tampaknya jadwalnya terlalu padat, kami menambahkan satu atau dua pertemuan lagi dengan keyakinan bahwa ini bukanlah hal yang tidak dapat kami tangani.

Kadang-kadang, pihak luar lebih obyektif, terutama bila diberi pedoman yang jelas.

Menangani penelitian

Dalam hal riset bisnis, ini adalah proses yang sulit dan memakan waktu, namun hal ini tidak memerlukan kompetensi akademis tingkat tinggi.

Lagi pula, Anda tidak meminta asisten Anda untuk meneliti obat antikanker terbaru pada tingkat molekuler atau memecahnya hingga komponen potensial terkecil. Sebaliknya, yang Anda minta adalah melakukan penelitian dasar tentang topik tersebut dan memberikan hasil.

Misalnya, jika Anda bergerak di bidang real estat, Anda dapat meminta mereka menyusun daftar properti yang sesuai untuk Anda. Artinya, mereka akan memeriksa beberapa listing lokal dan mencatat setiap properti yang memenuhi kriteria yang Anda minta.

Di sebagian besar bidang, Anda dapat membayangkan meminta asisten Anda melakukan penelitian jenis ini. Perbedaan hasil antara Anda yang melakukan penelitian dan orang lain yang melakukannya sebenarnya tidak terlalu mencolok. Ini bukan tugas yang sulit, hanya memakan waktu dan tenaga.

Daripada melakukannya sendiri, Anda bisa mendelegasikannya kepada orang lain dan fokus pada tugas inti saja.

Pelayanan pelanggan

Saat ini, di sebagian besar bidang, layanan pelanggan outsourcing saja tidak begitu memuaskan. Seseorang yang menelepon tidak ingin terhubung dengan seseorang yang hanya sedikit dikaitkan dengan suatu merek melalui pihak ketiga.

Berbicara dengan asisten tetap berarti berbicara dengan seseorang di dalam perusahaan. Tentu saja, mereka bukanlah pihak yang mengambil keputusan atau seseorang yang secara langsung menyediakan layanan yang mereka butuhkan, namun mereka cukup dekat.

Pertama-tama, setelah mereka menghabiskan cukup waktu di perusahaan Anda (ini tidak berarti bertahun-tahun atau puluhan tahun), mereka akan memiliki pemahaman yang cukup baik tentang sebagian besar proses. Meskipun mereka dapat menjawab jumlah pertanyaan yang sama seperti halaman FAQ atau chatbot Anda (atau bahkan jika mereka mengambil sumber daya ini), asisten virtual tetaplah manusia sungguhan.

Mereka adalah karyawan sejati, profesional sejati, yang ditugaskan untuk memecahkan masalah mereka. Hal ini membuat klien/pelanggan Anda merasa istimewa. Itu membuat mereka merasa didengarkan dan memberi Anda banyak poin tambahan.

Pembuatan dan pengelolaan konten

Sekarang, ketika kita berbicara tentang pembuatan konten, sebagian besar orang langsung membayangkan whitepaper berisi 4.000+ kata yang berisi istilah teknis dan studi kasus unik. Sekalipun demikian, dengan alat bantuan menulis modern, kemampuan ini tidak akan melebihi kemampuan asisten virtual pada umumnya.

Namun, jika menyangkut konten postingan blog, konten saluran YouTube, dan terutama konten media sosial, semuanya tidak terlalu rumit atau menuntut. Coba pikirkan: Sering kali, Anda perlu memotong klip video ke durasi yang sesuai, menambahkan filter, dan memilih musik latar yang sesuai.

Bahkan jika Anda memiliki penulis-kontributor, Anda masih dapat meminta asisten virtual memeriksanya dan membandingkan kontennya dengan pedoman poster tamu di blog Anda. Dengan cara ini, jika ada sesuatu yang tidak sesuai atau di luar norma, mereka dapat mengeditnya atau mengarahkannya ke sana.

Bungkus

Hal utama yang perlu diingat adalah bahwa tanggung jawab seorang asisten sangat bervariasi. Andalah yang memutuskan dan asisten Anda yang menyetujui persyaratan ini. Meski begitu, orang yang tepat untuk posisi asisten bisa membuat hidup Anda jauh lebih mudah. Terserah Anda untuk membuat pengaturan yang tepat.