Apakah Proyek Saya Berikutnya Menguntungkan?

Apakah Anda menghasilkan laba bersih atau tidak menentukan kelangsungan hidup Anda di pasar Anda dan apakah Anda dapat tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan — dalam banyak hal, apakah Anda dapat terus eksis sama sekali.

“Di sebagian besar perusahaan B2B dan B2C, kami menemukan bahwa 10-15% pelanggan menyumbang hampir semua laba yang dilaporkan, dan seperempat dari grup ini menghasilkan bagian terbesar dari jumlah itu,” tulis Jonathan Byrnes dan John Wass di Harvard . Tinjauan Bisnis .

Pada saat yang sama, sementara klien besar tentu saja harus mempertimbangkan analisis profitabilitas proyek Anda dan berkontribusi besar pada strategi bisnis Anda secara keseluruhan, ada banyak komponen yang mengarah pada keberhasilan proyek — atau kegagalan.

Profitabilitas sangat penting

Kecuali Anda menjalankan organisasi nirlaba, profitabilitas memainkan peran penting dalam kemampuan organisasi Anda untuk berkembang dan makmur. Apakah Anda menghasilkan laba bersih atau tidak menentukan kelangsungan hidup Anda di pasar Anda dan apakah Anda dapat tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan — dalam banyak hal, apakah Anda dapat terus eksis sama sekali.

Banyak orang bergantung pada profitabilitas proyek: klien Anda, karyawan Anda, dan pemangku kepentingan Anda. Jadi, untuk setiap proyek yang Anda lakukan, sangat penting untuk dapat memperkirakan dan mengukur nilai ini untuk menentukan kontribusinya.

Bagaimana meningkatkan dan mengukur profitabilitas

1. Gunakan alat dan perangkat lunak.

Tidak ada lagi hari-hari ketika Anda harus menulis laporan laba rugi (laporan P&L atau pernyataan P&L — menghitung pengeluaran Anda, membuat katalog laporan keuangan bisnis Anda, memprediksi laba kotor dan bersih Anda, dan seterusnya. Ini dan alat utama lainnya dapat ada dan dihasilkan secara otomatis dalam perangkat lunak intelijen bisnis, istilah umum yang menjelaskan berbagai teknologi untuk membantu Anda mengelola data dan informasi penting Anda.

Dengan menggunakan perangkat lunak ini, Anda dapat secara otomatis memproyeksikan profitabilitas, biaya, pengeluaran, dan nilai lainnya. Banyak alat dilengkapi dengan dasbor dan fitur pelaporan, yang memungkinkan Anda memproyeksikan dan mengevaluasi profitabilitas dengan lebih akurat — tidak perlu spreadsheet.

2. Lihatlah gambaran besarnya.

Daripada berfokus pada detail kecil, lihatlah gambaran besarnya. Dalam hal ini, itu berarti mempertimbangkan bagaimana setiap proyek, inisiatif, dan usaha berkontribusi terhadap profitabilitas bisnis Anda secara keseluruhan.

Detailnya memang penting, tentu saja, seperti halnya setiap pemain individu. Tetapi sebagai manajer proyek dan/atau pemimpin bisnis, Anda tidak boleh berpikir dalam kerangka langkah-langkah kecil tetapi lebih besar, keputusan menyeluruh dan bagaimana hal itu berdampak pada organisasi Anda dalam jangka panjang.

3. Cari peluang “proyek pamer”.

Byrnes dan Wass menunjukkan proyek sebagai proyek yang akan memberi Anda keuntungan terbesar dan berkontribusi paling banyak untuk keuntungan Anda. Ini, tulis mereka, adalah "pengaturan di mana pemasok membentuk tim multi-kemampuan khusus untuk bermitra dengan tim mitra pelanggan ini untuk mengungkap peluang baru dan menanggapi peluang dan risiko yang muncul."

Proyek semacam itu merupakan peluang bagi kedua mitra untuk meningkatkan keuntungan dan memperkuat reputasi mereka — keduanya saling menguntungkan. Mereka akan membantu Anda mempertahankan proyek yang lebih kecil dan kurang menguntungkan, menambahkan nilai keseluruhan untuk organisasi dan visi Anda. Mereka juga akan memungkinkan Anda untuk mengubah dan menskalakan bisnis Anda.

Melakukan terlalu banyak proyek etalase akan membebani tim Anda dan membebani sumber daya Anda, jadi selektiflah saat berinvestasi dalam peluang ini. Namun, memiliki beberapa repertoar Anda kemungkinan besar dapat memberi organisasi Anda dorongan yang sangat dibutuhkan.

4. Bersikaplah realistis tentang risiko.

Proyek selalu menyertakan risiko — dan jika tidak, maka Anda mungkin tidak akan mendapatkan banyak keuntungan, baik secara moneter atau sebaliknya. Saat Anda masih dalam tahap perencanaan, Anda harus memasukkan manajemen risiko ke dalam strategi Anda, dengan mempertimbangkan apa ancaman utama bagi keberhasilan proyek Anda. Mereka akan bervariasi dari proyek ke proyek, tetapi Anda hampir selalu menghadapi persaingan dari penyedia lain di ruang Anda, di antara hambatan lainnya.

Manajer proyek, bersama dengan anggota tim dengan keahlian, harus mengantisipasi risiko yang terkait dengan usaha dan menentukan bagaimana mereka akan mengelola dan memperhitungkannya untuk mengatasinya.

5. Tagihan.

Penagihan dan pengumpulan adalah tugas yang membosankan, tetapi itu perlu. Meskipun banyak klien dan pelanggan dapat diandalkan, ini tidak berlaku untuk semua orang — jadi Anda harus proaktif dalam mengumpulkan.

Menurut sebuah laporan oleh Project Management Institute (PMI), “Manajer proyek sering merasa tidak nyaman mendiskusikan uang dengan klien. Adalah tugas seorang PM untuk memastikan semua biaya yang diizinkan ditagihkan secara akurat kepada klien dan bahwa faktur dibayar segera. Manajer proyek harus memahami prosedur penagihan di organisasinya sendiri serta prosedur pembayaran klien.”

Tentukan prosedur penagihan Anda, dan standarkan proses untuk semua proyek. Ini akan membantu memastikan bahwa Anda dibayar segera. Selain itu, sertakan faktor-faktor lain, seperti scope creep — pekerjaan tambahan yang tidak diuraikan dalam persyaratan asli dan "merayap" di sepanjang jalan. Mereka dapat menambah biaya, jadi perhitungkan kemungkinan mereka sejak dini.

6. Tahu kapan harus melepaskan proyek.

Banyak proyek tidak berhasil karena sejumlah faktor. Mungkin sumber daya diregangkan terlalu tipis, atau proyek telah melampaui cakupan aslinya. Atau, Anda tidak memiliki tenaga untuk menyelesaikan inisiatif. Mungkin Anda menyadari bahwa organisasi Anda secara realistis tidak mampu melakukannya.

Setiap manajemen proyek harus mengenali dan memahami jika dan kapan saatnya untuk menghentikannya, betapapun investasi Anda dan tim Anda dalam prosesnya. Ini adalah bagian yang disayangkan tetapi nyata dari pekerjaan — dan yang memiliki efek berarti pada profitabilitas.

7. Tanya jawab.

Setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek atau menentukan bahwa itu tidak layak, Anda belum selesai. Anda dan tim Anda masih perlu menilai apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa berjalan lebih baik di masa depan. Ini akan membantu Anda dalam memperkirakan dan memaksimalkan profitabilitas proyek untuk masa depan.

Nilai semua laporan, KPI, dan metrik yang Anda miliki untuk menentukan apakah Anda telah memenuhi tujuan Anda. Selain itu, pertimbangkan prosesnya. Apakah semua orang mengambil peran yang sesuai? Apakah mereka menjalankan tanggung jawab mereka? Apa cegukan itu, dan bagaimana Anda bisa mengantisipasinya dengan lebih baik? Ini hanya beberapa faktor yang harus Anda renungkan.

Setiap proyek berbeda, tetapi Anda akan menemukan bahwa masing-masing elemen ini hampir pasti akan memainkan peran — dan mereka akan melayani Anda dengan baik di masa depan.