Apakah Layanan TI Terkelola Panggilan yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Sebagai seorang eksekutif TI, Anda mungkin bertanya-tanya apakah layanan bantuan teknis Anda dapat memenuhi permintaan lanskap aplikasi Anda yang terus berkembang. Ini adalah pertanyaan penting untuk dipertimbangkan dan harus, sejujurnya, menjadi bagian dari siklus perencanaan standar Anda.

Memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang sesuai — yang telah dilatih dengan baik untuk memberikan dukungan pengguna akhir yang diperlukan — memengaruhi lebih dari sekadar pemadaman sistem. Ini memengaruhi profitabilitas, skalabilitas, dan kapasitas Anda untuk mengadopsi teknologi baru. Jika Anda menghadapi kesenjangan sumber daya, atau jika peta jalan Anda melibatkan kompetensi baru yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk dibangun dari awal, layanan TI terkelola mungkin merupakan panggilan yang tepat untuk Anda.

Apa itu Layanan TI Terkelola?

Layanan TI terkelola adalah pilihan bagi bisnis yang tertarik untuk mengalihdayakan kebutuhan TI mereka. Ini bisa berupa bisnis kecil tanpa staf internal atau perusahaan yang baru mengenal teknologi digital, seperti pabrikan tradisional atau bank besar. Penyedia layanan TI terkelola membantu tumpukan teknologi organisasi Anda dengan biaya tetap bulanan, meskipun model penetapan harga dapat berbeda. Mereka secara aktif melacak jaringan perusahaan, meminimalkan masalah TI, dan memecahkan masalah jaringan yang muncul.

Dengan perkembangan cloud computing, sebagian besar tugas TI sekarang tersedia untuk outsourcing. Penyedia layanan terkelola mengakses jaringan dari jarak jauh dan mengimplementasikan resolusi untuk setiap masalah komputasi tanpa kehadiran fisik.

Di antara layanan TI yang ditawarkan oleh perusahaan-perusahaan ini adalah manajemen keamanan siber, manajemen sistem jarak jauh yang komprehensif, pemantauan jaringan, administrasi helpdesk, serta pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. Layanan TI terkelola biasanya melibatkan pelaporan ekstensif, memungkinkan Anda memantau kebutuhan TI Anda dengan mudah sepanjang tahun. Selain itu, ini menghilangkan sebagian besar persyaratan untuk bantuan di tempat.

3 Tanda Anda Mungkin Membutuhkan Layanan TI Terkelola

Jika Anda tidak yakin apakah bermitra dengan penyedia layanan TI terkelola adalah panggilan yang tepat untuk Anda, tanyakan pada diri sendiri tiga pertanyaan berikut:

1. Apakah Anda kesulitan mengelola volume tiket layanan yang tinggi?

Mungkin sulit bagi tim TI untuk secara efektif mengelola banyak pertanyaan dan masalah pengguna melalui sistem tiket.

Ini menyiratkan bahwa bisnis tidak memperhitungkan perubahan yang diterapkan atau solusi yang dicoba untuk menyelesaikan masalah masa lalu. Tanpa sistem pemantauan untuk tantangan, masalah yang terus-menerus dan sering terjadi (dan penyelesaiannya) tidak dapat dilacak, sehingga tidak ada cara yang dapat diandalkan untuk menentukan penyelesaian mana yang telah atau belum efektif dari waktu ke waktu.

Terlepas dari kesederhanaan yang tampak dalam menyiapkan sistem tiket yang disederhanakan, seiring pertumbuhan dan perkembangan bisnis Anda, Anda mungkin akan menghargai memiliki akses ke lebih banyak opsi dan peningkatan. Anda mungkin menginginkan kemampuan untuk mengidentifikasi penyebab inti dari masalah yang dihadapi pengguna Anda, atau Anda mungkin lebih memilih pendekatan lepas tangan. Oleh karena itu, layanan TI terkelola adalah ide yang bagus untuk organisasi dengan volume tiket yang cukup besar dan cara penanganan setiap tiket yang berbeda.

2. Apakah keterampilan TI internal Anda sesuai dengan sasaran bisnis?

Dari sudut pandang pengguna, sangat penting bahwa semuanya berfungsi, tetapi organisasi Anda mungkin kekurangan sumber daya untuk melakukan semua tugas yang diperlukan di balik layar. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan yang mengalami perubahan – misalnya, pengecer membuka toko e-niaga. Banyak perencanaan dan tenaga yang dilakukan untuk membuat lingkungan TI tampak mudah.

Oleh karena itu, terlepas dari skala organisasi Anda, membayangkan bahwa hanya sedikit staf TI yang dapat memelihara semua sistem Anda adalah tidak realistis. Pertama, mereka kemungkinan besar tidak memiliki keterampilan yang diperlukan, dan kedua, apa yang terjadi jika mereka mengundurkan diri, menderita penyakit yang tidak terduga, atau pergi berlibur?

Dukungan TI memerlukan lebih dari sekadar memadamkan api saat muncul. Dukungan TI yang sebenarnya tidak hanya mencakup bantuan perangkat keras tetapi juga jaringan, firewall, server, keamanan informasi, dan peningkatan nilai bisnis yang sesungguhnya.

Bisnis modern membutuhkan tim spesialis TI dengan keterampilan yang saling berpotongan untuk memenuhi semua permintaan mereka, yang merupakan inti dari layanan TI terkelola.

3. Apakah Anda menghadapi kendala waktu dan/atau biaya untuk proyek tertentu?

Anggaran yang berfluktuasi adalah keluhan umum di kalangan profesional TI. Biaya yang bervariasi setiap tahun atau bulan demi bulan membuat penganggaran TI menjadi sulit (jika bukan tidak mungkin). Selain itu, banyak bisnis menghabiskan dana TI mereka dalam jumlah berlebihan untuk hal-hal penting seperti hosting server, menyisakan sedikit untuk solusi dan inisiatif strategis berskala besar.

Waktu adalah tantangan TI yang lebih besar daripada masalah anggaran untuk beberapa organisasi. Semakin banyak waktu yang mereka curahkan untuk aktivitas tidak penting yang tidak menghasilkan pendapatan, semakin sedikit waktu yang akan mereka curahkan untuk aktivitas yang benar-benar signifikan dan inovatif. Meskipun tugas-tugas seperti pemeliharaan sistem dan pemulihan pemadaman jaringan sangat penting untuk kerja internal organisasi, mereka tidak memberikan nilai kepada pelanggan atau mendorong bisnis ke depan.

Layanan TI terkelola memungkinkan perusahaan Anda untuk mengalihdayakan tugas berulang sehingga Anda dapat fokus pada teknologi penambah nilai. Atau, Anda dapat bermitra dengan pakar yang dapat memanfaatkan teknologi untuk membantu mengembangkan bisnis Anda.

6 Manfaat Penting Layanan TI Terkelola

Jika Anda memutuskan bahwa layanan TI terkelola adalah panggilan yang tepat untuk organisasi Anda, berikut keuntungan yang dapat Anda harapkan:

1. Fokus yang lebih kuat pada tujuan bisnis daripada mempertahankan status quo

Manfaat dari layanan terkelola adalah kenyataan bahwa ini tidak hanya memungkinkan karyawan Anda untuk membidik tugas yang mereka rekrut, tetapi juga memungkinkan Anda menutup celah apa pun sesuai kebutuhan. Penyedia layanan terkelola yang benar-benar memenuhi syarat akan menawarkan model layanan yang memfasilitasi prioritas tujuan bisnis.

2. Kesiapan yang lebih baik untuk transformasi digital

Teknologi baru memerlukan masalah baru, yang mungkin tidak memiliki keahlian atau pelatihan untuk diselesaikan oleh tim TI Anda saat ini. Masalah ini dapat diatasi dengan mempekerjakan anggota tim baru; namun, biaya untuk merekrut dan melatih anggota staf yang baru dan terampil bisa sangat tinggi. Pendekatan layanan terkelola memungkinkan Anda mempekerjakan seluruh tim spesialis TI dengan biaya tetap bulanan.

3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam campuran sumber daya

Beberapa penyedia layanan TI terkelola menggunakan strategi bersama. Bergantung pada persyaratan setiap proyek, Anda dapat menghapus atau menambahkan pakar dari tim jarak jauh organisasi jika diperlukan. Para profesional ini terdiri dari konsultan teknis, operasional, konstruksi, serta instruksional yang dapat membantu Anda menjaga operasional sistem dan memaksimalkan potensinya.

4. Lebih banyak penghematan dan belanja modal yang jauh lebih rendah

Salah satu keuntungan biaya yang paling jelas dari layanan terkelola adalah bahwa mereka mengurangi biaya tenaga kerja dan menghilangkan biaya mempekerjakan dan melatih karyawan TI baru. Sebagian besar MSP menghadirkan model hibrida sumber daya lepas pantai dan darat, yang mengurangi tingkat efektif rata-rata dan memperluas kumpulan sumber daya Anda.

5. Skalabilitas yang lebih mudah

Karena kebutuhan teknologi Anda berubah dari waktu ke waktu, Anda perlu memperluas atau mengontrak infrastruktur TI Anda untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut. Sistem cloud modern telah dirancang agar sangat dapat diskalakan, tetapi Anda mungkin memerlukan bantuan tambahan. MSP dapat bereaksi secara real-time terhadap perubahan permintaan, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang pemadaman sistem atau masalah skalabilitas.

6. Ketersediaan dukungan sepanjang waktu dan global

Anda tidak pernah mengkhawatirkan waktu aktif karena layanan TI terkelola menawarkan fleksibilitas sepanjang waktu, alternatif berdasarkan panggilan, dan bantuan akhir pekan (walaupun penting untuk dicatat bahwa layanan ini sering ditawarkan sebagai add-on berbayar). Cari bisnis global yang mendukung zona waktu berbeda dan memberikan bantuan 24/7, sehingga Anda yakin bahwa bantuan selalu tersedia.

Kesimpulan: Memilih Penyedia Layanan TI Terkelola Terbaik

Sepanjang artikel ini, kami telah menguraikan beberapa atribut yang harus dicari di penyedia layanan TI terkelola. MSP yang sempurna harus menyediakan model layanan yang dapat diadaptasi, mengakomodasi zona waktu yang berbeda, menerapkan pemantauan jarak jauh, memberikan rencana tindakan pemulihan bencana yang efektif, dan memiliki titik kontak khusus yang berdedikasi. Pada akhirnya, keputusan untuk memilih layanan TI terkelola dapat terbukti menjadi pendorong bisnis yang vital. Pastikan untuk mengajukan 11 pertanyaan kunci sebelum menyelesaikan mitra layanan TI terkelola Anda.