5 Alat Perangkat Lunak Utama untuk Mengoptimalkan Alur Kerja Bisnis Anda di Tahun 2024

Bagaimana Anda mengelola alur kerja bisnis Anda?

Dengan persaingan yang ketat dan permintaan pelanggan yang tinggi, bisnis berupaya mencapai efisiensi optimal untuk keunggulan kompetitif.

Alur kerja bisnis adalah serangkaian tugas individu yang mengikuti urutan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis.

Anggap saja sebagai jalur yang harus diikuti oleh tugas agar tujuan bisnis Anda dapat tercapai.

Oleh karena itu, penerapan sistem untuk mengoptimalkan alur kerja akan menyederhanakan operasi dan tidak hanya meningkatkan kecepatan dan efisiensi, namun juga menghemat biaya dan waktu bisnis Anda.

Faktanya, menurut Camunda, 97% pengambil keputusan bisnis setuju bahwa otomatisasi alur kerja sangat penting untuk transformasi digital, dan menekankan pentingnya sistem manajemen alur kerja.

Jadi, alat apa yang dapat membantu Anda mencapai efisiensi dalam alur kerja Anda?

Artikel ini akan membahas perangkat lunak alur kerja bisnis utama pada tahun 2024 untuk membantu Anda mengotomatiskan proses dan menjalankan alur kerja Anda dengan autopilot.

Mari kita mulai.

1. Mentransload Perangkat Lunak Optimasi

Apakah Anda menjalankan bisnis logistik?

Jika ya, Anda, lebih dari siapa pun, memahami pentingnya segala sesuatunya berjalan lancar.

Tanpa alur kerja yang jelas untuk mengelola karyawan dan mesin yang menjalankan proses sehari-hari, kemungkinan besar Anda akan menghadapi inefisiensi seperti penundaan dan kepuasan pelanggan yang buruk.

Ukuran pasar otomasi logistik diperkirakan akan tumbuh dari USD 32,7 miliar pada tahun 2023 menjadi USD 51,2 miliar pada tahun 2028, yang menunjukkan meningkatnya permintaan akan alat otomasi.

Banyak waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk menangani dan memantau alur kerja secara manual untuk memastikan segala sesuatunya berjalan lancar . Meski begitu, hal itu tidak menjamin efisiensi karena manusia rentan melakukan kesalahan.

Perangkat lunak pengoptimalan transloading terbaik menyediakan platform terpusat untuk mengawasi semua operasi. Pandangan tingkat atas memungkinkan manajer dan pemangku kepentingan untuk memahami keseluruhan gambaran setiap langkah bisnis.

Selain itu, alat ini memberdayakan Anda untuk membuat dan menjalankan alur kerja secara khusus yang memastikan penyelesaian tugas tepat waktu, transparansi, dan akuntabilitas.

Solusi pengoptimalan transloading di tengah semua perangkat lunak logistik Anda, seperti alat manajemen pekarangan dan gudang, memastikan pekerjaan saling berhubungan, dengan persetujuan cepat dan permulaan tugas. Ini seperti meneruskan tombol dari satu proses ke proses lainnya.

Merchandise Warehouse Company mencari solusi untuk mengoptimalkan operasinya dengan menghilangkan masalah redundansi dan memberikan fleksibilitas agar dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan menggunakan Datex Footprint, sebuah sistem manajemen gudang, perusahaan berhasil mengotomatiskan prosesnya untuk setiap pelanggannya dan mencapai akurasi dan produktivitas yang lebih baik.

2. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Inti dari setiap bisnis adalah pelanggan.

Untuk bisnis yang berpusat pada pelanggan, kepuasan dan pengalaman pelanggan adalah prioritas.

Namun, dengan permintaan pelanggan yang selalu tinggi, para pemimpin layanan pelanggan terpaksa menemukan cara baru untuk memenuhi permintaan ini dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ada hubungan yang jelas antara manajemen hubungan pelanggan yang buruk dan berkurangnya keuntungan.

Faktanya, penelitian NewVoiceMedia mengungkapkan bahwa bisnis di AS mengalami kerugian hingga $75 miliar per tahun karena pengalaman pelanggan yang buruk, yang menunjukkan peningkatan biaya dari manajemen hubungan pelanggan yang buruk.

Pelanggan kini menginginkan komunikasi yang cepat, pengalaman yang dipersonalisasi, dan fleksibilitas yang hanya dapat dicapai dengan perangkat lunak pengoptimalan CRM.

Alat terbaik ini mengotomatiskan tugas-tugas yang berlebihan dan memakan waktu seperti perutean percakapan dan pemasaran, sehingga memberikan waktu bagi staf pendukung Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang bernilai tambah seperti layanan pelanggan.

Obrolan langsung dan chatbot memberdayakan bisnis Anda untuk memberikan respons dan bantuan cepat kepada pelanggan.

Dengan fitur-fitur canggih seperti AI percakapan, chatbots dapat memberikan konteks kepada staf pendukung dan mengarahkan percakapan ke individu yang memenuhi syarat untuk meningkatkan pengalaman.

Selain itu, perangkat lunak CRM mengotomatiskan kategorisasi percakapan menggunakan fitur seperti tag otomatis untuk analisis mendalam yang dapat memberikan pemahaman mendalam tentang harapan dan pengalaman pelanggan.

Selain otomatisasi, perangkat lunak CRM memungkinkan Anda menikmati keuntungan lain, seperti platform komunikasi terpusat yang memungkinkan staf Anda merespons semua permintaan pelanggan di berbagai saluran dalam satu platform.

Fitur penting lainnya termasuk laporan dan analitik, pelacakan SLA, dan tanggapan terekam, yang juga berguna selama otomatisasi.

3. Alat Alur Kerja Dokumen Teratas

Apakah Anda menangani dokumen secara manual?

Jika ya, maka Anda harus menyadari ketidakefisienan karena tidak memiliki sistem manajemen dokumen yang solid yang memungkinkan Anda menyimpan, berbagi, dan mendigitalkan semua file bisnis Anda.

Salah satu hambatan utama yang terkait dengan pengelolaan dokumen yang buruk adalah lambatnya proses yang dapat menyebabkan keterlambatan dalam layanan dan pengiriman barang.

Misalnya, dalam industri logistik, yang memerlukan banyak dokumen, proses penandatanganan dan persetujuan memerlukan banyak waktu, sehingga memperlambat waktu penyelesaian dan menyebabkan penundaan.

Hal ini tentu saja berarti kepuasan pelanggan yang buruk, yang berdampak buruk bagi bisnis Anda.

Faktanya, penelitian Zendesk menemukan bahwa sekitar tiga dari lima konsumen setuju bahwa layanan pelanggan yang baik sangat penting agar mereka merasakan loyalitas terhadap suatu merek.

Statistik ini harus menunjukkan pentingnya proses yang disederhanakan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.

Alat otomatisasi dokumen terbaik memfasilitasi proses manajemen dokumen mulai dari pengumpulan hingga pengumpulan tanda tangan untuk persetujuan . Dengan sebagian besar dokumen diproses secara autopilot, bisnis Anda dapat menghemat biaya dan sumber daya yang dapat ditransfer ke tugas penting dan kompleks lainnya.

Perangkat lunak alur kerja bisnis ini, pada tahun 2024, mengumpulkan dokumen digital dari berbagai sumber atau memindai dokumen fisik sebelum mengkategorikannya dan mengintegrasikannya ke sistem.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals adalah pemain kunci dalam industri farmasi dengan ribuan karyawan. Oleh karena itu, penyusunan kontrak standar secara manual menghabiskan banyak waktu.

ActiveDocs memberikan solusi yang memfasilitasi proses dokumen-sentris yang melibatkan pembuatan dan peninjauan rancangan kontrak serta mampu mempercepat praktik peninjauan dan persetujuan.

4. Otomatisasi

Otomatisasi dapat mendorong dan meningkatkan produktivitas.

Bayangkan waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang berlebihan seperti mencari dokumen, menjawab pertanyaan pelanggan yang berulang, dan memindai file untuk mendigitalkannya.

Ya, itu banyak waktu yang terbuang, yang berarti biaya operasional yang besar sehingga mengorbankan tugas-tugas yang rumit dan penting.

Faktanya, karyawan menghabiskan sekitar 19 hari kerja setiap tahun untuk tugas yang berulang, menurut sebuah studi yang dilakukan SnapLogic. Hal ini merupakan indikasi jelas betapa banyak waktu yang terbuang untuk aktivitas sehari-hari dibandingkan berfokus pada pertumbuhan bisnis.

Hal ini tidak berhenti pada pemborosan waktu. Tugas-tugas yang berlebihan juga menurunkan semangat kerja karyawan Anda, sehingga menyebabkan penurunan produktivitas, yang dapat mempengaruhi bisnis Anda.

Otomatisasi adalah fondasi dasar pengoptimalan alur kerja. Benar-benar tidak ada perangkat lunak alur kerja bisnis yang tidak dibangun berdasarkan otomatisasi, mulai dari sistem manajemen dokumen hingga alat manajemen hubungan pelanggan.

Otomatisasi membebaskan staf Anda dari tugas-tugas yang memakan waktu dan monoton sehingga memungkinkan mereka untuk fokus pada masalah kompleks yang memerlukan campur tangan manusia.

Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas dengan mengurangi biaya secara signifikan.

Anda dapat dengan mudah memfasilitasi dan mengoptimalkan alur kerja dengan menjalankan tugas seperti pemrosesan pembayaran, persetujuan, dan perutean percakapan, memastikan proses yang disederhanakan serta meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Maverick International adalah perusahaan pengemasan global yang mengutamakan proses yang efisien dan efisiensi. Mesin penyegel perusahaan dirancang untuk menyegel berbagai ukuran tas. Namun, penyesuaian manual antar shift untuk mengakomodasi ukuran yang bervariasi berjalan lambat.

OMRON Automation memberikan solusi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan proses pergantiannya. Mesin dapat secara otomatis menyesuaikan dengan ukuran yang diinginkan hampir secara real time.

5. Manajemen Proyek

Manajemen proyek yang tepat dapat meningkatkan alur kerja.

Ini melibatkan pengawasan tugas dan proses serta alokasi sumber daya untuk mencapai tujuan bisnis dalam batasan yang disepakati.

Kurangnya hal ini akan menyebabkan keterlambatan dalam mencapai tujuan, pengalaman pelanggan yang buruk, dan masalah kualitas, dan masih banyak lagi . Semua ini dapat berdampak langsung pada profitabilitas, sehingga menghambat pertumbuhan bisnis.

Faktanya, penelitian Geneca mencatat 75% responden survei menyebutkan kurangnya kepercayaan diri sebagai alasan kegagalan proyek. Angka ini menunjukkan adanya keterputusan antara tujuan proyek dan pelaksana proyek.

Alat manajemen proyek adalah salah satu perangkat lunak alur kerja bisnis yang dapat menyederhanakan proses pada tahun 2024. Alat tersebut melakukan hal ini dengan menyediakan kerangka kerja terstruktur yang meningkatkan komunikasi dan memastikan alokasi sumber daya yang efisien.

Di sektor logistik, misalnya, manajemen proyek memastikan bahwa sumber daya dialokasikan ke departemen-departemen penting dan tidak ada alokasi sumber daya yang berlebihan.

Selain itu, memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan menetapkan batasan yang jelas memungkinkan karyawan memprioritaskan pekerjaan secara efektif. Solusi alur kerja seperti Trello membantu memvisualisasikan kemajuan, membantu tim mengidentifikasi hambatan dan menyesuaikan beban kerja sesuai kebutuhan.

AYESA, sebuah perusahaan internasional Spanyol yang bergerak di bidang teknologi dan TI menggunakan beberapa perangkat lunak untuk menyederhanakan operasi tanpa integrasi. Hal ini menyebabkan tantangan terhadap visibilitas proyek karena mereka tidak memiliki gambaran umum dan jelas mengenai status proyek.

Setelah menerapkan Easy Redmine, perusahaan mencapai visibilitas beban kerja dan kemampuan untuk memiliki proyek yang terorganisir dengan baik. Hal ini memungkinkan setiap anggota tim mengetahui bahwa mereka harus melakukannya setiap saat dan Manajer Proyek mengontrol jadwalnya.

Kesimpulan

Masih belum mengoptimalkan alur kerja bisnis Anda?

Melakukan hal ini adalah cara terbaik Anda untuk mendapatkan keunggulan dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif, sehingga memungkinkan Anda menyederhanakan operasi tanpa mengorbankan kualitas.

Faktanya, menurut laporan Gitnux, sekitar 75% pemimpin bisnis melaporkan bahwa penggunaan otomatisasi alur kerja memberi mereka keunggulan kompetitif yang kuat, sehingga menekankan perlunya alur kerja yang efisien.

Tidak ada kekurangan perangkat lunak alur kerja bisnis mulai dari transloading alat optimasi hingga solusi manajemen hubungan pelanggan yang meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mengintegrasikan beberapa alat ini dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan, menghemat waktu, dan menyederhanakan proses pertumbuhan bisnis.