Tinjauan Dekat: Tinjauan Kami tentang Tim Microsoft di 2019

Baru minggu lalu kami melihat dari dekat istilah yang berkembang dari "Komunikasi Perusahaan," dengan tinjauan langsung dari Tim Webex. Untuk membantu menyelesaikan diskusi ini lebih lanjut (dan untuk mempersiapkan artikel head-to-head Ultimate Showdown kami: Microsoft Teams vs WebEx Teams), kami ingin menawarkan melihat lebih dekat apa yang bisa dibilang sebagai pesaing terbesar untuk medali emas Enterprise UC&C: Tim Microsoft.

Ini bukan kali pertama kami melihat Microsoft Teams dari dekat, tetapi tentu saja seiring berjalannya waktu, beberapa hal telah berubah. Saat solusi UC yang berfokus pada Perusahaan mulai meningkat, kami melihat organisasi dengan cepat mengganti solusi komunikasi yang lebih standar dengan platform kolaborasi yang lengkap dan kuat ini.

Tanpa ragu, platform kolaborasi yang mampu Enterprise ini dengan cepat menguasai pasar, mencabangkan kemampuan mereka jauh melampaui obrolan terus-menerus menjadi kemampuan penting seperti kolaborasi visual yang ditingkatkan, dan bahkan teknologi terbaru seperti Artificial Intelligence.

Untuk lebih memahami opsi saat ini yang ada, dan mengapa solusi ini dengan cepat mengambil alih pasar, kami ingin menawarkan melihat dari dekat versi terbaru Microsoft Teams.

Perluasan Kolaborasi yang Berdiri Sendiri ke Office 365

Tanpa terlalu fokus pada bagaimana dan mengapa, Microsoft mengembangkan pandangan mereka sendiri di pasar kolaborasi, pasar yang akan duduk dengan baik di dalam ekosistem Office 365. Cukup sesederhana itu. Sekarang, itu benar-benar tidak menceritakan keseluruhan cerita: Teams adalah platform yang sangat mumpuni yang memperluas kolaborasi lebih dari sekadar obrolan satu lawan satu atau grup.

“Microsoft Teams adalah aplikasi kolaborasi yang membantu tim Anda tetap teratur dan melakukan percakapan—semuanya di satu tempat. Berikut sekilas sisi kiri Teams.”

Dan, dengan platform cloud yang begitu kuat yang meningkatkan aksesibilitas portofolio Microsoft yang sudah populer, Microsoft melihat celah untuk meraih paradigma kolaborasi baru ini.

Tentu saja, mereka tidak asing dengan komunikasi dengan akuisisi dan pengembangan lanjutan Skype, di antara alat-alat lainnya. Tapi, seperti yang saya katakan di masa lalu, Microsoft Teams "bukan hanya aplikasi perpesanan lain yang Anda unduh di desktop dan ponsel Anda seperti Slack."

Sebaliknya, Teams adalah tentang menjadi bagian dari ekosistem Office 365. Dengan Microsoft Teams, pengguna mendapatkan akses ke sejumlah fungsi yang dipisahkan menjadi empat kategori:

• Tim – Temukan dan buat saluran untuk mengadakan “rapat di tempat, melakukan percakapan, dan berbagi file”
• Rapat – Lihat semua yang telah Anda siapkan untuk hari atau minggu ini. Atau, jadwalkan pertemuan. Kalender ini disinkronkan dengan Outlook, contoh integrasi Office 365 yang mendalam.
• Panggilan – Organisasi dapat memperluas tim untuk menyertakan panggilan VoIP lebih dari sekadar obrolan dan kolaborasi
• Aktivitas – Ikuti semua pesan yang belum dibaca, @sebutan, balasan, dan lainnya

Sedikit telah berubah sejak terakhir kali saya melihat Teams; Microsoft kini menawarkan Teams versi gratis, memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan Teams tanpa perlu berlangganan Office 365 secara keseluruhan. Namun, opsi untuk meningkatkan dan mendapatkan seluruh platform tersedia bagi mereka yang memilih untuk melakukannya.

Dan sejujurnya, ini menyoroti nilai jual yang cukup besar untuk platform Microsoft's Teams — integrasi mendalam dengan ekosistem Office 365 lainnya. Mari kita hadapi itu, aplikasi Microsoft telah, dan mungkin akan selalu, solusi perusahaan untuk sejumlah tugas. Kami tidak dapat membayangkan dunia tanpa Word, Excel, dan PowerPoint — atau setidaknya pengaruhnya.

Menggunakan Microsoft Teams: Antarmuka Pengguna

Sama seperti hampir semua aplikasi UC&C lainnya, Microsoft berhasil membuat navigasi cukup sederhana dengan jendela konten utama di depan dan di tengah, dan navigasi mengarah ke kiri. Tidak ada yang mencoba untuk menemukan kembali roda di sini, hanya membuatnya lebih nyaman.

Sama seperti pada kebanyakan aplikasi UC atau kolaborasi lainnya, ada empat ikon di sepanjang panel kiri untuk navigasi utama, tetapi kali ini dengan sedikit label teks untuk menyertai ikon tersebut, untuk berjaga-jaga jika Anda tidak tahu gambar apa itu. gelembung obrolan artinya.

Tetapi Microsoft telah mengambil sedikit perubahan unik dalam desain Teams, dengan fokus lebih khusus pada aspek tim dari platform. Tampilan utama yang dilihat orang saat mereka membuka aplikasi adalah umpan Aktivitas, di mana pengguna dapat melihat semua yang dilakukan oleh seluruh organisasi mereka.

Ini termasuk percakapan, file, dan sejujurnya hampir semua hal yang ingin Anda tambahkan mulai dari aplikasi Microsoft, hingga integrasi pihak ketiga. Perincian berlanjut dengan fokus tingkat yang lebih terperinci, karena ikon berikutnya pada menu navigasi memungkinkan pengguna untuk langsung beralih ke Obrolan satu lawan satu, atau fokus pada Tim — pikirkan tim seperti ruang obrolan bersama.

Pada akhirnya, Teams adalah tempat di mana sebagian besar kolaborasi Anda akan terjadi. Ini adalah kelompok orang yang disatukan untuk pekerjaan, proyek, atau kepentingan bersama. Tim terdiri dari saluran.

Setiap saluran kemudian dibangun di sekitar topik tertentu, misalnya "produksi konten" atau "optimasi pemasaran. Di dalam saluran adalah tempat pengguna akan berkomunikasi, mengadakan rapat, berkolaborasi, dan berbagi file atau dokumen.

Pengguna juga dapat mengakses file secara langsung di dalam tab file, dan memiliki tombol menu lain untuk memperluas fungsionalitasnya lebih jauh dengan aplikasi dan layanan Microsoft lainnya.

Secara keseluruhan desainnya sederhana dan navigasinya mudah, namun saya tidak bisa tidak merasakan redundansi di sini, dengan opsi untuk melihat aktivitas di seluruh Departemen (yang biasanya akan menyertakan tim Anda), atau melihat lebih dekat pada tim itu sendiri.

Dalam skala besar, ini masuk akal, memungkinkan departemen untuk lebih berkembang menjadi tim yang lebih kecil, tetapi juga bisa menjadi terlalu banyak pilihan untuk tim yang lebih kecil — itulah sebabnya platform ini diarahkan ke organisasi Perusahaan yang lebih besar.

Berkolaborasi dalam Tim Microsoft: UX

Tim Microsoft tentu saja memungkinkan kolaborasi tingkat tinggi melalui penggunaan solusi dan aplikasi Office 365. Pengguna dapat mengedit bersama dokumen secara real-time, sesuatu yang sudah mungkin dilakukan dengan 365 pada umumnya.

Pengguna dapat memilih aplikasi mana yang ingin mereka soroti secara khusus, dan menambahkannya ke tampilan mereka dengan tombol tab. Tab ini memungkinkan individu untuk melompat antar jendela dengan cepat dan mengakses file atau dokumen yang relevan, misalnya dokumen kata yang Anda dan tim PR lainnya sedang edit bersama. Saat percakapan tentang perubahan terungkap, setiap pengguna juga dapat melihat perubahan individual yang ditempatkan.

Tapi kolaborasi juga melibatkan komunikasi; yang pada akhirnya harus sesederhana mungkin. Kami tidak dapat menghalangi jalan besar ini, memperlambat kami, dan secara efektif memperlambat laju produksi kami pada saat yang bersamaan.

Platform komunikasi dan kolaborasi yang sukses menghilangkan hambatan ini, dan membuatnya lebih mudah untuk berkomunikasi, bukan lebih sulit. Microsoft Teams berhasil melakukannya dengan mengaktifkan tingkat kustomisasi komunikasi yang intens dan terperinci. Yang saya maksud dengan itu adalah pengguna dapat bebas untuk benar-benar memecah dan mengasah apa yang mereka inginkan dari percakapan mereka, melalui organisasi.

Ada dua opsi berbeda:

• Tim – ini adalah grup, seperti departemen atau tim, dalam suatu organisasi. Anda perlu membangun tim dan kemudian menambahkan orang ke dalamnya.
• Saluran – Di luar Teams, pengguna dapat membagi percakapan mereka lebih jauh dengan saluran khusus dan khusus. Setiap tim individu secara otomatis memulai dengan saluran khusus mereka sendiri yang disebut "Umum", tetapi pengguna dapat memperluas dengan lebih banyak saluran untuk proyek atau topik tertentu jika diperlukan.

Tentu saja setelah saluran disiapkan, pengguna kemudian bebas untuk bergabung dengan obrolan grup ini (selama mereka berada di dalam Tim) untuk mulai berkolaborasi — anggap saluran ini sebagai ruang obrolan komunal untuk setiap proyek atau rapat tertentu.

Tim akan didedikasikan untuk departemen tertentu, misalnya Tim Konten. Di dalam Tim Konten dapat ada organisasi lebih lanjut dengan saluran, seperti "Konten In-House", "Konten Free-lance", "Konten Postingan Tamu", dan seterusnya.

Tingkat konfigurasi organisasi ini harus memberikan pengalaman yang bersih, mudah dipahami, dan konsisten. Manfaat terbesar adalah kemampuan untuk menyulap beberapa saluran khusus dalam Tim.

Di platform lain, seperti Slack, pengguna dapat membuat saluran sebanyak yang mereka inginkan, dan dapat mendedikasikan saluran tertentu untuk proyek tertentu seperti yang tercantum di atas, tetapi ini hanya akan membuat daftar panjang saluran yang tidak teratur. Namun, untuk membantu menjaga segala sesuatunya tetap teratur, saya suka penyertaan tab Aktivitas di bagian atas setiap saluran untuk menangkap bagian penting dari sebuah percakapan.

Konsep bergerak lebih jauh ke ranah "komunikasi Perusahaan" ketika pengguna jauh lebih mampu mengatur komunikasi mereka, dan memiliki pilihan untuk melompat di antara Tim atau departemen, dan bahkan lebih jauh mengatur upaya (jika perlu) dengan saluran khusus dan khusus di dalamnya. Tim tersebut.

Dengan cara ini, jika seseorang adalah bagian dari lebih dari satu tim, mereka tidak perlu menyulap lebih dari satu akun Slack atau ruang Slack, tetapi mereka memiliki opsi untuk melompat di antara Tim yang berbeda.

Pendekatan Microsoft untuk AI di UC

Kembali pada September 2017, Lori Wright menjelaskan bahwa Microsoft memiliki "visi baru untuk komunikasi cerdas," yang katanya akan mengubah "pengalaman menelepon dan bertemu untuk orang-orang dan organisasi di seluruh dunia."

Ide keseluruhannya adalah bahwa paradigma baru komunikasi cerdas ini melampaui "komunikasi terpadu tradisional" dengan memasukkan kemampuan yang lebih cerdas dan proaktif.

Pengumuman ini terutama seputar perubahan strategi dari Microsoft, menempatkan fokus yang lebih besar pada Teams sebagai solusi kolaborasi yang bertanggung jawab untuk mendorong konsep komunikasi cerdas ini.

Tampaknya rencananya adalah untuk memungkinkan Teams secara perlahan tapi pasti menghapus Skype for Business — apakah ini masa depan Microsoft atau tidak, namun fokus pada komunikasi cerdas benar-benar masih merupakan komponen inti dari platform. Apa yang menarik untuk dilihat adalah beberapa rilis terbaru Microsoft sedang dikerjakan di Skype dan Teams, tanpa menyebutkan Skype for Business sama sekali.

Sebagai contoh, lihat saja pengumuman terbaru dari Microsoft tentang kemampuan Background Blurring dalam Skype dan Teams. Memanfaatkan AI, pengguna dapat memilih untuk mengaburkan latar belakang mereka dalam konferensi video untuk menyembunyikan kekacauan.

Di satu sisi istilah "Komunikasi Cerdas" dapat digunakan untuk menggambarkan keseluruhan peningkatan kolaborasi yang disediakan oleh solusi seperti Teams, terutama pengeditan langsung dan berbagi file bersama dengan obrolan terus-menerus.

Namun pada kenyataannya istilah tersebut berjalan sedikit lebih jauh, dan Microsoft menyoroti beberapa fungsi menarik yang dimungkinkan oleh ide baru kolaborasi cerdas ini:

• Sebelum memulai rapat, Teams akan menemukan dan "menampilkan" apa yang dianggapnya sebagai informasi atau dokumen relevan yang akan membantu upaya kolaborasi.
• Dalam rapat, Teams akan merekam dan menyalin percakapan bersama dengan kode waktu, teks tertutup, dan bahkan pengenalan suara untuk menghubungkan komentar ke pembicara tertentu.
• Setelah rapat, Teams akan secara otomatis membuang rekaman dan transkrip rapat tersebut ke saluran atau percakapan yang relevan di platform. Ini memungkinkan siapa pun di dalam organisasi untuk kemudian menelusuri dan meninjau konten rapat.

Seluruh ide ini, seperti yang disebutkan di atas, adalah tentang menyederhanakan proses kerja — sekarang ini adalah sedikit kuda mati pada saat ini, yaitu keseluruhan konsep di luar AI dan otomatisasi.

Tapi, saya pikir penting untuk melihat konsep ini diterapkan dalam kenyataan, dan Microsoft misalnya memiliki beberapa awal dunia nyata yang sangat menarik untuk revolusi AI.

Yang sangat menarik, tentu saja, adalah konsep utama “Komunikasi Cerdas”, yang menandakan fokus dan prioritas yang jelas, dari Microsoft dalam platform Teams, yang ditempatkan tidak hanya untuk memperkenalkan fitur baru, tetapi juga secara drastis berinovasi dalam cara pekerjaan dilakukan. .

Intinya: Memanfaatkan Office 365

Solusi tingkat Perusahaan ini jelas membuat kasus untuk diri mereka sendiri, dan sedang dalam perjalanan untuk menggantikan beberapa solusi kami yang lebih disukai. Misalnya, Microsoft Teams khususnya bekerja dengan sangat baik, dan sebenarnya mendapatkan sedikit dukungan di Slack. Pada Desember 2018, Computer World melaporkan bahwa MS Teams “sekarang menjadi aplikasi obrolan bisnis terpopuler kedua.”

Mereka mencatat bahwa pada hasil survei Spiceworks baru-baru ini, 21% responden menggunakan Teams sekarang, naik dari hanya 3% pada tahun 2016. Meskipun kami tidak dapat menghitung ayam kami sebelum mereka menetas, dan ini hanya satu survei dengan lingkup terbatas, saya pikir ada indikasi yang jelas dari reaksi terhadap kebutuhan bisnis yang ada. Slack benar-benar memperkenalkan gagasan obrolan terus-menerus yang berfungsi untuk menggantikan email, dan memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang selalu aktif secara real-time.

Tetapi platform seperti Webex Teams dan Microsoft Teams telah mengakui bahwa perangkat lunak kolaborasi tim lebih dari sekadar ruang obrolan IRC yang mewah — jika tidak, IRC tidak akan digantikan oleh aplikasi yang lebih cantik dan lebih bersinar. Kemampuan untuk berkolaborasi tidak hanya melalui teks, tetapi melalui video, papan tulis, dan bahkan penyuntingan dokumen bersama sangat kuat sehingga tidak ada alasan untuk tidak mewujudkannya.

Di situlah Microsoft Teams bersinar cukup kuat khususnya, penyertaan mendalam dan integrasi alat dan produk Microsoft Office dan Office 365 yang ada. Adalah meremehkan untuk mengatakan bahwa suite Office telah revolusioner, dan terus demikian (setidaknya dalam beberapa hal, bahkan jika hanya menelurkan pesaing yang lebih baik).

Kemampuan untuk mengambil solusi yang mudah digunakan, dan bahkan gratis, yang tidak hanya bekerja dengan tetapi secara khusus memanfaatkan beberapa alat paling umum yang sudah kita gunakan setiap hari sedikit tidak perlu dipikirkan, bukannya menyatukan alat-alat lain. Lagi pula, bukankah itu inti di balik Unified Communications?