15 Tip dan Trik Tim Microsoft Teratas yang Harus Anda Ketahui

Di masa-masa sulit ini, ketika negara-negara menghadapi penguncian dan organisasi meminta karyawan mereka untuk tinggal di rumah dan bekerja dari jarak jauh, itu bisa menjadi sedikit menantang untuk memahami dan fokus pada perkembangan dengan pekerjaan Anda. Namun, berkat banyak aplikasi dan layanan, seperti aplikasi konferensi video dan alat kolaborasi jarak jauh, pengalaman ini dapat disederhanakan sampai batas tertentu. Salah satu aplikasi tersebut adalah Microsoft Teams, yang merupakan platform kolaborasi dan komunikasi terpadu untuk memungkinkan Anda terhubung dengan anggota tim dan bekerja bersama dalam sebuah proyek. Jadi, jika Anda baru mengenal aplikasi, atau bahkan jika Anda telah menggunakannya selama ini, berikut adalah beberapa tip dan trik Microsoft Teams yang harus Anda ketahui untuk mendapatkan hasil maksimal dari layanan ini.

1. Ubah latar belakang Anda

Jika Anda bekerja dari rumah, mungkin tidak semua sudut di rumah Anda cocok untuk panggilan video. Tetapi dengan Teams, itu seharusnya tidak menjadi perhatian. Ternyata, Anda dapat mengubah latar belakang Anda selama rapat untuk menyembunyikan lingkungan Anda yang berantakan di latar belakang. Namun, sampai sekarang, Microsoft Teams hanya mendukung latar belakang default. Untuk menambahkan latar belakang, selama panggilan video, tekan tombol elipsis (tiga titik) dan pilih Tampilkan efek latar belakang . Anda akan melihat menu pengaturan Latar Belakang di sisi kanan dengan daftar latar belakang default. Dari sini, pilih latar belakang dan tekan tombol Pratinjau untuk melihatnya dengan pengaturan Anda. Untuk mengaturnya sebagai latar belakang Anda, pilih dan tekan tombol Terapkan .

Selanjutnya, selain mengubah latar belakang, Anda juga dapat mengaktifkan fungsi Background Blur selama rapat konferensi video untuk menyembunyikan latar belakang Anda. Untuk ini, saat Anda sedang rapat, tekan tombol elipsis (tiga titik) untuk mengungkap lebih banyak tindakan, dan pilih Blur My Background .

2. Gunakan pembaca yang imersif

Ketika Anda harus melalui banyak teks bolak-balik di antara percakapan yang berbeda, terkadang itu bisa menjadi tugas yang cukup membosankan. Untungnya, Pembaca Immersive Microsoft dapat menghemat waktu Anda dengan membaca teks pada kecepatan yang berbeda, yang dapat Anda ubah sesuai keinginan Anda. Selanjutnya, ini juga memberi Anda opsi aksesibilitas yang menampilkan teks dalam berbagai ukuran font, warna, dan spasi. Selain pengaturan kantor, utilitas ini juga dapat membantu dalam mengajar siswa dengan disleksia dan disgrafia, karena memudahkan untuk memahami teks dengan memecah teks menjadi bagian-bagian yang berbeda untuk pemahaman yang lebih mudah. Untuk ini, ketuk tombol elipsis (tiga titik) di sebelah pesan Anda dan pilih Pembaca Immersive dari opsi.

3. Terjemahkan percakapan

Bagi mereka, yang tidak memiliki bahasa Inggris sebagai bahasa ibu mereka, tetapi pekerjaan mereka terutama berkisar pada itu, Microsoft Teams telah membantu Anda dengan fitur terjemahan. Untuk menerjemahkan pesan ke bahasa pilihan Anda, ketuk tombol elipsis (tiga titik) di sebelah teks dalam percakapan, lalu pilih Terjemahkan . Anda sekarang akan melihat teks yang diterjemahkan ke bahasa pilihan Anda. Setelah selesai, Anda dapat kembali ke teks asli dengan mengikuti proses yang sama.

4. Favorit tim atau saluran

Jika Anda kebetulan mengerjakan lebih dari satu proyek pada satu waktu, terkadang bisa membingungkan untuk mengikuti kemajuan pada Tim tertentu yang membutuhkan perhatian penuh Anda. Untuk contoh seperti itu, Anda cukup menandai Tim atau Saluran sebagai favorit, yang kemudian dapat ditemukan di bagian Favorit tepat di atas jendela kiri. Untuk menandai Tim atau Saluran sebagai favorit, buka, ketuk tombol elipsis, dan pilih Favorit .

5. Ikuti saluran untuk pembaruan

Mirip dengan bagaimana Anda dapat memfavoritkan saluran untuk memiliki bagian yang terorganisir untuk akses cepat, Anda juga dapat mengikutinya untuk mendapatkan pembaruan cepat. Ini bisa berguna jika Anda tidak ingin ketinggalan pembaruan atau perkembangan penting dalam tim Anda. Untuk mengikuti saluran, buka, dan ketuk tombol elipsis (tiga titik). Sekarang, dari daftar opsi, pilih Ikuti saluran ini . Setelah saluran ditandai sebagai favorit, Anda akan diberi tahu tentang semua pembaruannya melalui pemberitahuan push.

6. Tandai pesan sebagai belum dibaca

Meskipun saluran memungkinkan Anda berdiskusi dengan rekan tim Anda tentang berbagai perkembangan, terkadang ada hal yang tidak terkendali jika ada banyak anggota dalam saluran. Dan itu dapat dengan cepat berubah dari sesuatu yang berguna menjadi segerombolan pesan yang diisi. Untuk membantu diri Anda sendiri berakhir dalam situasi seperti itu, Anda dapat menandai pesan penting pada prioritas sebagai belum dibaca sehingga Anda dapat mengunjunginya kembali di lain waktu. Untuk menandai pesan sebagai belum dibaca, buka percakapan dengan pesan yang ingin Anda tandai sebagai belum dibaca, dan ketuk tombol elipsis (tiga titik) di sebelahnya. Sekarang, dari pop-up, pilih Tandai sebagai belum dibaca . Anda dapat menemukan pesan ini dengan mengetik “ /belum dibaca ” di kotak pencarian.

7. Tandai pesan

Dengan cara yang sama seperti Anda menandai pesan dalam percakapan sebagai belum dibaca untuk dikunjungi kembali di lain waktu, Anda juga dapat menandai teks, gambar, atau konten lain dalam percakapan untuk memeriksanya nanti. Meskipun pesan yang belum dibaca dapat berguna untuk mengingatkan diri Anda tentang tugas yang perlu Anda selesaikan, mem-bookmark pesan dapat membantu Anda menyimpan pesan atau konten penting yang perlu sering Anda rujuk. Untuk menandai pesan, buka percakapan, dan ketuk ikon bookmark di sebelahnya. Anda dapat melihat pesan yang di-bookmark dengan mengetik “ /saved ” di kotak pencarian.

8. Buat pesan teks kaya

Terkadang, Anda memerlukan kontrol lebih besar atas teks agar pesan Anda tersampaikan dengan lebih efektif. Di sinilah Pengeditan Teks Kaya berperan dan memberikan dukungan untuk hal-hal seperti font, anotasi, gambar, dan opsi pemformatan khusus lainnya. Untuk menulis pesan Teks Kaya, buka saluran yang Anda inginkan untuk mengirim pesan dan tekan tombol " A " di kiri bawah. Anda sekarang akan memiliki jendela teks pop-up, buat dan format pesan Anda di sini, lalu tekan tombol Kirim untuk mengirim pesan Anda.

9. Integrasikan aplikasi dalam tim

Salah satu USP Tim adalah kemampuan untuk mengintegrasikan seluruh rangkaian aplikasi Office 365 di platform. Jadi, jika tim Anda sangat bergantung pada aplikasi ini, Anda dapat mengintegrasikannya dengan beberapa klik mudah. Namun, bukan berarti platform tersebut tidak menawarkan dukungan untuk alat produktivitas lainnya. Karena, ada seluruh koleksi aplikasi, yang disusun ke dalam berbagai kategori untuk memenuhi kebutuhan semua orang. Untuk menambahkan aplikasi ke tim Anda, buka tim Anda, ketuk menu elipsis (tiga titik) dan pilih Kelola tim . Dari sini, buka bagian Aplikasi (di bawah nama tim Anda) dan ketuk tombol Aplikasi lainnya . Anda sekarang memiliki seluruh koleksi aplikasi, yang dapat Anda pilih dengan masuk ke kategori yang berbeda atau dengan memasukkan kueri Anda di kotak Cari semua (di bawah Aplikasi). Dan setelah Anda menemukan aplikasi, pilih, dan tekan Tambahkan untuk menambahkannya ke tim atau saluran Anda.

10. Bagikan obrolan dengan tim melalui Outlook

Seperti disebutkan di atas, Teams telah terintegrasi sebelumnya dengan rangkaian aplikasi Microsoft. Dan Outlook kebetulan menjadi salah satunya. Outlook di Teams dapat membantu Anda berbagi percakapan sebagai email tanpa harus keluar dari Teams. Untuk ini, buka percakapan dan klik tombol elipsis (tiga titik). Dari pop-up, pilih Bagikan ke Outlook dan tambahkan penerima Anda dan informasi relevan lainnya. Terakhir, tekan Kirim . Demikian pula, Anda juga dapat mengirim email ke seluruh percakapan untuk Saluran dengan cara yang sama.

11. Filter aktivitas dengan sebutan

Jika saluran tim Anda memiliki banyak pengguna, Anda mungkin telah memperhatikan banyak pesan yang membanjiri selama diskusi — sampai-sampai terkadang menjadi sulit untuk melacak pesan dengan sebutan Anda. Untuk menghindari kehilangan pesan penting seperti itu, Anda dapat memfilter percakapan menggunakan sebutan untuk memisahkan yang Anda butuhkan dari kawanan lainnya. Untuk ini, buka Aktivitas dan ketuk ikon corong di sebelah kanan. Sekarang, tekan tombol elipsis (tiga titik) di sebelah kotak Type to filter dan pilih Mentions . Anda sekarang akan melihat konten yang paling relevan (yang menyebutkan Anda) di bagian Aktivitas . Selanjutnya, Anda juga dapat membuka Aktivitas dan mengetuk tombol tarik-turun di sebelah Umpan dan pilih Aktivitas Saya , untuk melihat daftar terperinci semua aktivitas Anda di satu tempat.

12. Rekam rapat Tim

Seringkali, saat Anda sedang rapat dengan rekan satu tim Anda, ada hal-hal tertentu yang Anda ingin (atau ingin) kunjungi kembali nanti untuk referensi. Untuk contoh seperti itu, Teams menawarkan Anda kemampuan untuk merekam rapat agar memiliki akses ke audio, video, dan aktivitas berbagi layar di lain waktu. Layanan menyimpan rapat yang direkam ke Microsoft Stream untuk berbagi aman di seluruh tim Anda. Untuk merekam rapat yang sedang berlangsung, tekan tombol elipsis (tiga titik) dan pilih Mulai Merekam . Setelah selesai, ikuti langkah yang sama untuk berhenti merekam.

13. Memanfaatkan perintah garis miring

Meskipun Anda dapat menyesuaikan platform sesuai keinginan Anda dengan mengaktifkan fitur tertentu atau mengutak-atik berbagai pengaturan, dalam hal efisiensi operasional, tidak banyak yang dapat Anda lakukan kecuali menguasai cara menyelesaikan operasi penting dengan cepat. Di sinilah perintah slash (/) masuk ke dalam gambar. Seperti yang dapat Anda tebak dari namanya, perintah tersebut melibatkan penggunaan karakter garis miring (/), diikuti dengan perintah.

Beberapa perintah Slash termasuk –

saya. /goto – membantu Anda melompat ke tim atau saluran
ii. /call – menelepon seseorang secara langsung
aku aku aku. /chat – kirim pesan singkat ke seseorang
iv. /aktivitas – untuk melihat aktivitas seseorang
v./whatsnew – untuk melihat apa yang baru dengan tim
vi. /sebutan – lihat semua sebutan Anda
vii. /disimpan – untuk melihat daftar yang Anda simpan
viii. /belum dibaca – untuk melihat aktivitas Anda yang belum dibaca
ix. /keys – untuk melihat daftar semua pintasan keyboard
x. /available (atau jauh, brb, dnd, dan sibuk) – untuk mengatur status

Selain itu, untuk melihat perintah lainnya, masukkan karakter garis miring (/) di Cari atau ketik jendela perintah untuk melihat daftar semua perintah garis miring yang didukung. Atau, Anda dapat menuju ke Dukungan Microsoft, di sini, untuk mempelajari lebih lanjut tentang perintah ini.

14. Pintasan utama

Mirip dengan bagaimana Anda dapat menggunakan perintah slash untuk mengakses berbagai opsi dengan cepat dan melakukan tugas-tugas dasar, Anda juga dapat memanfaatkan kekuatan pintasan keyboard untuk menjalankan berbagai operasi dengan mudah, sekaligus menghemat waktu.

Berikut adalah beberapa pintasan keyboard –

saya. Pergi ke pencarian – perintah + . atau Ctrl + E
ii. Goto – perintah + G atau Ctrl + G
aku aku aku. Mulai obrolan baru – perintah + N atau Ctrl + N
iv. Buka pengaturan – perintah + , atau Ctrl + ,
v. Lampirkan file – perintah + O atau Ctrl + O
vi. Membalas utas – R
vii. Tandai sebagai penting – command + shift + I atau Ctrl + Shift + I
viii. Beralih bisu – perintah + shift + M Ctrl + Shift + M

Jelas, itulah beberapa shortcut yang bisa Anda gunakan di Teams. Untuk melihat seluruh daftar pintasan yang didukung, buka Dukungan Office, di sini. Perhatikan juga bahwa beberapa kombinasi pintasan dapat berbeda untuk web dan aplikasi. Jadi, Anda mungkin ingin merujuk ke tautan pintasan untuk mendapatkan bantuan.

15. Gunakan bot

Microsoft Teams menawarkan dukungan untuk Bot, yang pada dasarnya adalah alat untuk membantu Anda mengotomatiskan operasi tertentu atau mendapatkan bantuan pada beberapa tugas biasa. Misalnya, bot dapat membantu Anda melakukan tugas-tugas sederhana seperti mencari apa yang ada di agenda rapat, mengatur pengingat, melihat laporan, hingga sesuatu yang rumit seperti menarik permintaan yang tertunda dari repositori Github Anda. Semua itu, tanpa harus meninggalkan Teams. Anda dapat menemukan beberapa bot populer, di sini, atau dapat menemukannya di internet sesuai kebutuhan Anda. Selain itu, jika Anda ingin lebih mengontrol bot Anda atau ingin melakukan tugas otomatisasi yang lebih dalam, Anda dapat membuat bot Anda sendiri menggunakan panduan cara Microsoft, di sini.

Kiat Bonus: Jika Anda juga menggunakan Zoom untuk konferensi video dan kolaborasi jarak jauh bersama Teams, keduanya baru-baru ini mengumumkan integrasi kolaboratif antara kedua layanan. Jadi sekarang, Anda tidak perlu beralih antar aplikasi untuk menghadiri atau mengelola rapat Anda. Untuk mengaktifkan integrasi Zoom di Teams, ketuk tombol elipsis (tiga titik) di panel kiri atas, dan buka Aplikasi lainnya. Anda sekarang akan melihat koleksi berbagai aplikasi. Dari sini, ketuk kotak pencarian di bawah Aplikasi dan ketik Zoom. Sekarang, pilih aplikasi dan tekan tombol Tambah untuk menambahkannya ke tim atau saluran Anda. Setelah selesai, Anda dapat memulai atau bergabung dengan rapat Zoom hanya dengan satu klik.

Itulah beberapa tips dan trik untuk Microsoft Teams yang dapat Anda ikuti untuk mendapatkan lebih banyak pengalaman dan melakukan operasi dengan lebih efisien. Jadi, menghemat waktu Anda dan menginvestasikan hal yang sama dalam operasi yang membutuhkan lebih banyak perhatian.