Layanan VoIP Bulanan vs Tahunan – Mana yang Lebih Baik untuk Bisnis Anda

Penyedia perangkat lunak VoIP (Voice over Internet Protocol) bisnis seperti Nextiva, RingCentral, dan Vonage memberikan penghematan biaya 30-50% bila dibandingkan dengan telepon meja tradisional.

Menandatangani kontrak vendor sistem telepon jangka panjang dianggap sebagai cara untuk meningkatkan penghematan lebih jauh.

Setelah dampak bencana COVID-19 pada banyak bisnis, perusahaan mengevaluasi kembali keuntungan sebenarnya dari dikunci dalam kontrak penyedia tunggal yang merupakan mimpi buruk untuk keluar ketika keadaan tak terduga melanda.

Bagi banyak orang, sekaranglah saatnya untuk beralih ke layanan VoIP tanpa kontrak.

Fleksibilitas yang lebih besar bukanlah satu-satunya alasan mengapa tidak ada opsi kontrak yang layak dipertimbangkan.
Di sini, kami akan mengeksplorasi mengapa melepaskan kontrak telepon VoIP yang panjang mungkin merupakan langkah yang tepat untuk perusahaan Anda.

Daftar isi:

1. Dikontrak vs Tanpa Kontrak VoIP untuk Bisnis
2. Kerugian dari Layanan VoIP Terkontrak
3. Keuntungan dari Sistem VoIP Tanpa Kontrak
4. Potensi Jebakan Penyedia VoIP Tanpa Kontrak
5. Kontrak vs Tanpa Harga Kontrak

Dikontrak vs Tanpa Kontrak VoIP untuk Bisnis

(Sumber Gambar)

Penyedia layanan telepon VoIP yang dikontrak biasanya memerlukan komitmen setidaknya satu tahun dengan imbalan harga keseluruhan yang lebih rendah untuk layanan mereka. Harga tahunan harus dibayar total pada tanggal inisiasi rencana, ditambah biaya aktivasi dan pengaturan.

Anda mungkin juga perlu membayar untuk meningkatkan koneksi dan bandwidth Internet Wi-Fi Anda selain membeli router baru dan peralatan lainnya.

Tidak ada paket kontrak yang akan membebankan biaya bulanan keseluruhan yang lebih tinggi dan mungkin masih memerlukan koneksi Internet broadband yang ditingkatkan — tetapi mereka tidak memerlukan pembayaran di muka yang besar.

Misalnya, penyedia VoIP Nextiva membebankan biaya $251,40/pengguna setiap tahun untuk paket Telepon Bisnis Profesionalnya. Tanpa kontrak, paket bulan-ke-bulan berharga $24,95/pengguna per bulan atau $299,40/pengguna per tahun. Menandatangani kontrak satu tahun menawarkan penghematan 20%, tetapi memerlukan komitmen untuk sistem telepon VoIP Nextiva sepanjang tahun.

Ini berarti bahwa meskipun layanan Nextiva tidak memenuhi harapan Anda, kemungkinan besar Anda tidak akan dapat memutuskan kontrak dan mendapatkan semua atau sebagian uang Anda kembali. Jika Anda ingin mengakhiri kontrak lebih awal, Anda harus membayar biaya pembatalan yang sering kali meniadakan penghematan signifikan yang akan Anda peroleh dengan memutusnya sebelum tahun berakhir.

Tabel di bawah ini menguraikan perbedaan utama lainnya antara kontrak tahunan dan layanan VoIP bulan ke bulan.

Kerugian dari Layanan VoIP Terkontrak

(Sumber Gambar)

saya
Selain biaya awal yang lebih tinggi, "terkunci" dalam kontrak VoIP memiliki kelemahan lain.

Ini termasuk:

• Proses negosiasi
• Biaya tersembunyi
• Penurunan kualitas layanan secara tiba-tiba
• Ketidakfleksibelan penurunan bisnis

Proses Negosiasi

Kontrak dengan penyedia SaaS mana pun bisa jadi sulit untuk dinegosiasikan.

Kontrak-kontrak ini, tanpa kecuali, awalnya ditulis untuk menguntungkan penyedia daripada pelanggan. Negosiasi yang berhasil membutuhkan bolak-balik yang panjang dan bahkan bantuan dari pengacara kontrak — seringkali keduanya.

Area negosiasi yang paling penting mencakup jaminan dan SLA, fitur dan fungsi yang diharapkan, perlindungan dan kepemilikan data, dan klausul ganti rugi. (Pos kami tentang Perjanjian Tingkat Layanan yang berhasil memberikan informasi lebih lanjut.)

Usaha kecil yang tidak memiliki banyak pengaruh sering kali berakhir dengan kerugian, tetapi perusahaan besar yang mapan dan mampu merayu beberapa vendor sekaligus dapat menerima harga dan persyaratan yang lebih baik.

Layanan komunikasi non-kontrak memerlukan pembelian lisensi perangkat lunak sederhana (hak untuk menggunakan layanan VoIP) sebagai lawan juga memerlukan negosiasi SLA yang membosankan.

Biaya Tersembunyi

Seperti halnya solusi komunikasi bisnis yang dikontrak, begitu sering "banyak" yang Anda pikir Anda dapatkan dari kontrak VoIP dimanjakan oleh biaya tersembunyi dan biaya inisiasi palsu.

Ada biaya setup, biaya terminasi dini, biaya instalasi, biaya jika Anda melampaui batas bulanan yang Anda tetapkan, biaya E911, biaya untuk pengguna tambahan, dan biaya "dukungan" misterius itu.

Terutama ketika Anda pertama kali menandatangani kontrak, jangan heran jika biaya tersebut pada akhirnya membebani Anda sama atau bahkan lebih dari biaya layanan itu sendiri.

Vendor juga menggunakan celah hukum untuk membebankan biaya untuk program kepatuhan peraturan seperti RCIP dan undang-undang Layanan Universal Federal. Selain itu, mereka menggunakan bahasa dalam kontrak ini yang sengaja dibuat tidak jelas (berpikir "harus" bukan "harus") untuk menghindari tanggung jawab keuangan jika tingkat layanan mereka turun.

Meskipun tidak ada yang dapat menghindari biaya sama sekali, Anda dapat menghindari banyak biaya jika Anda memilih paket bulanan. Posting kami tentang biaya dan pajak VoIP legal akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang apa yang harus diwaspadai.

Penurunan Kualitas Layanan

Sebelum Anda menandatangani kontrak, vendor VoIP akan menjanjikan Anda dunia — dukungan pelanggan instan, 99,999% waktu aktif selain dari pemadaman listrik, kualitas panggilan sejernih kristal, dan fitur "revolusioner" yang hanya bisa Anda dapatkan dengan penyedia khusus itu.

Tapi begitu Anda menandatangani kontrak itu?

Anda mungkin mengalami penurunan kualitas layanan secara keseluruhan, termasuk panggilan terputus, pemberitahuan tidak terjawab, dan masalah aturan penerusan panggilan.

Tetapi ketika Anda meminta bantuan, penyedia Anda tidak datang untuk memperbaiki keadaan. Mereka sudah memiliki uang Anda, dan mereka telah menjebak Anda dalam sebuah kontrak yang mereka tahu bahwa Anda tidak dapat keluar darinya selama satu tahun atau lebih.

Saat Anda bekerja dengan pelanggan Anda sendiri, dengan siapa Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu — klien yang telah membeli produk Anda yang paling mahal, atau yang belum?

Anda tidak ingin bisnis Anda menderita karena penyedia VoIP Anda terlalu sibuk mengejar petunjuk berikutnya untuk menerima permintaan dukungan Anda atau memandu Anda melalui fitur baru.

Ketidakfleksibelan Penurunan Bisnis

Sebelumnya dalam posting ini, kami menyebutkan dampak pandemi COVID-19 2020 terhadap bisnis dari berbagai ukuran dan di setiap sektor yang dapat dibayangkan.

Anda mungkin melihat banyak etalase kosong, dan mungkin tempat kerja Anda sendiri terpaksa mengurangi stafnya agar pintunya tetap terbuka selama pandemi.

Salah satu dari banyak pelajaran yang diajarkan Coronavirus kepada bisnis adalah bahwa memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk segera memotong biaya operasional mereka dapat menjadi perbedaan antara melewati krisis keuangan atau terpaksa tutup.

Ketidakfleksibelan penurunan bisnis — AKA, ketidakmampuan untuk keluar dari kontrak yang mahal saat keadaan menjadi sulit — dapat menimbulkan bencana. Dengan paket bulanan, Anda dapat tenang mengetahui bahwa, jika masalah keuangan, politik, bencana alam, atau masalah lain yang tidak terduga muncul, Anda tidak perlu memutuskan layanan penting karena Anda tidak dapat keluar dari VoIP kontrak.

Keuntungan dari Layanan VoIP Bulan ke Bulan

(Sumber Gambar)

Meskipun ada banyak keuntungan dari rencana tanpa kontrak, alasan paling meyakinkan untuk menghindari menandatangani sesuatu adalah:

• Mampu bereksperimen dengan bagaimana bisnis Anda mendapat manfaat dari VoIP secara keseluruhan
• Menerima tawaran yang lebih baik dari pesaing di ruang VoIP
• Memilih fitur a la carte untuk penyesuaian tingkat tinggi
• Selalu berada di atas angin

Peluang untuk Menjelajahi Kebutuhan VoIP Perusahaan Anda

Pergi dengan penyedia tanpa kontrak adalah pilihan yang sangat baik untuk perusahaan yang lebih baru ke ruang VoIP pada umumnya.

Tanpa komitmen kontrak jangka panjang, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana fitur premium seperti konferensi audio, dan panggilan telepon video dapat menguntungkan bisnis Anda. Anda juga dapat lebih memahami apa yang harus dicari di penyedia dan menghindari membayar paket mahal yang masih harus Anda beli pengaya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Bereksperimenlah dengan PBX yang dihosting, trunking SIP, dan aplikasi seluler softphone yang memungkinkan Anda menerima panggilan dari ponsel atau tablet Anda.

Anda akan memiliki waktu untuk mendiskusikan pro dan kontra layanan yang telah Anda coba dengan anggota tim Anda, memahami alat yang membantu mereka bekerja lebih efisien, dan dapat menilai dengan lebih baik apakah Anda siap untuk sepenuhnya beralih dari telepon rumah ke VoIP.

Pastikan juga untuk memanfaatkan uji coba gratis dari penyedia teratas sebelum membuat keputusan. Perhatikan bahwa beberapa perusahaan akan secara otomatis menagih kartu kredit Anda pada hari uji coba berakhir, jadi jika Anda tidak tertarik dengan penyedia, keluarkan kartu sehari sebelum uji coba berakhir.

Kemampuan untuk Mengambil Keuntungan dari Penawaran yang Lebih Baik

Manfaat nomor satu dari solusi VoIP tanpa kontrak?

Mampu mengambil tawaran yang lebih baik dari penyedia saingan.

Terutama mengingat meningkatnya pekerjaan jarak jauh, ruang telekomunikasi virtual lebih kompetitif dari sebelumnya. Vendor saling memotong harga satu sama lain dan menambahkan saluran telepon tambahan gratis dan panggilan tak terbatas ke AS dan Kanada untuk menarik pengguna. Mereka bahkan menawarkan fitur seperti pesan obrolan langsung dan integrasi perangkat lunak tingkat lanjut dengan platform seperti Skype dan Zoom.

Ketika Anda terjebak dalam kontrak jangka panjang, Anda tidak akan bisa pergi dengan penyedia yang menawarkan semua hal ini dengan harga lebih rendah daripada yang Anda bayar saat ini.

Sebaliknya, Anda akan dipaksa untuk tetap menggunakan layanan di bawah standar sampai kontrak Anda habis — sementara pesaing Anda datang dan mulai mendapatkan keuntungan dari tawaran itu.

Tingkat Kustomisasi yang Lebih Tinggi

Paket layanan yang dibundel menyediakan banyak fitur VoIP seperti ID penelepon, penjawab otomatis, pesan suara virtual, perutean panggilan masuk lanjutan, dan perekaman panggilan dalam satu paket dengan harga yang ditentukan.

Tetapi ketika Anda memilih salah satu paket yang dibundel ini, kemungkinan Anda membayar untuk fitur yang sebenarnya tidak Anda perlukan — dan melewatkan beberapa yang bisa Anda manfaatkan. Alih-alih, pilih fitur Anda a la carte dan bayar satu per satu, sesuaikan paket Anda sepenuhnya.

Selain itu, ingatlah bahwa penyedia selalu menambahkan fitur baru dan meningkatkan pengalaman pengguna. Semakin lama Anda menandatangani kontrak, semakin baik produk yang Anda miliki saat melakukannya.

Memiliki Tangan Atas

Terakhir, ketika Anda tidak berkomitmen pada kontrak jangka panjang dengan penyedia layanan, Anda akan selalu berada di atas angin.

Pikirkan tentang tingkat kepedulian Anda dalam memelihara prospek Anda sendiri ketika Anda benar-benar ingin mereka menjadi pelanggan. Anda meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan mereka dan bahkan memberikan penawaran khusus untuk mempermanis pot. Penyedia akan melakukan hal yang sama untuk Anda.

Plus, jika Anda akhirnya memutuskan untuk pindah ke rencana kontrak, Anda akan memiliki lebih banyak kekuatan negosiasi sebagai pelanggan yang sudah ada.

Potensi Jebakan Penyedia VoIP Tanpa Kontrak

(Sumber Gambar)

Meskipun ada keuntungan yang jelas untuk memilih penyedia tanpa kontrak, ada beberapa hal yang harus diwaspadai.

Pertama, Anda tidak akan mengalami tingkat dukungan pelanggan yang sama dengan klien yang dikontrak. Seringkali, mereka yang memiliki kontrak diberikan manajer akun khusus dan diberikan dukungan prioritas — yang berarti permintaan dukungan mereka akan selalu didahulukan daripada permintaan Anda sendiri.

Pertimbangkan untuk bekerja dengan penyedia yang memiliki basis pengetahuan online yang kaya yang dapat Anda gunakan saat dukungan diperlukan.

Selain itu, karena Anda belum merundingkan kontrak, Anda tidak akan memiliki jaminan tingkat layanan yang sama dengan yang sudah ada. Meskipun banyak penyedia masih menawarkan uptime 99%, (standar dalam ruang SaaS) Anda tidak akan dilindungi dengan cara yang sama seperti mereka yang memiliki SLA terperinci.

Masalah potensial terbesar adalah terkena kenaikan harga bulanan yang tiba-tiba karena Anda belum menyepakati harga yang dijamin dengan penyedia. Jika ini terjadi, Anda harus memilih antara membayar jumlah bulanan yang lebih tinggi, berkomitmen pada kontrak jika Anda dapat mengamankan harga yang lebih baik, atau beralih penyedia sepenuhnya.

Terakhir, perhatikan bahwa Anda mungkin akan memiliki lebih sedikit kendali atas bagaimana data Anda digunakan dan dibagikan daripada mereka yang memiliki kontrak. Penyedia dapat membagikan informasi kontak Anda, data tentang cara Anda menggunakan layanan, dan lainnya dengan pihak ketiga.

Meskipun Anda masih akan dilindungi di bawah protokol FCC VoIP, pastikan Anda membiasakan diri dengan kebijakan privasi penyedia dan keamanan pusat data mereka sebelum membuat keputusan akhir.

Kontrak vs Tanpa Harga Kontrak

Berapa banyak uang yang dapat Anda hemat dengan paket kontrak — dan apakah penghematan itu cukup besar untuk membuat kerumitan kontrak tahunan sepadan?

Di bawah ini, kami telah menguraikan 5 penyedia VoIP teratas dan membandingkan harga kontrak tahunan dari paket paling populer mereka dengan skala harga tanpa kontrak bulanan.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana vendor VoIP dan sistem PBX paling populer, dan batang SIP dari penyedia saling bertumpuk? Artikel perbandingan head-to-head kami, seperti ini di RingCentral vs 8×8, untuk melihat mana yang lebih cocok untuk bisnis Anda.