Bagaimana Saya Membuat Daftar Tugas Mingguan di Notion Lebih Menyenangkan dan Mengurangi Stres

Saya tidak akan menyebut diri saya seorang ahli produktivitas, namun saya telah menguji ratusan aplikasi produktivitas, termasuk aplikasi daftar tugas. Namun, menurut saya aplikasi daftar tugas standar mudah digunakan tetapi sering kali kurang fleksibel dan mengikuti templat tetap untuk mengelola tugas yang mungkin tidak sesuai dengan semua kebutuhan Anda. Selain itu, aplikasi daftar tugas paling populer yang pernah saya gunakan memiliki fitur terbatas di versi gratisnya, dan fitur penting seperti tugas berulang dan pengingat sering kali berada di balik paywall.

Karena keterbatasan ini, beberapa bulan yang lalu, saya membuang semua aplikasi daftar tugas dan beralih ke Notion untuk melacak tugas saya. Dan coba tebak? Itu adalah keputusan terbaik yang pernah saya buat dalam hidup saya. Ada banyak alasan untuk hal ini, namun yang terpenting, fleksibilitas Notion memungkinkan saya merancang sistem daftar tugas yang lebih efisien dan personal yang menyederhanakan manajemen tugas, memprioritaskan tugas yang paling penting, dan melacak semua tugas di satu tempat. .

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari bagaimana saya menggunakan Notion untuk menyiapkan pelacak daftar tugas yang paling efisien dan membantu Anda merancang pengaturan daftar tugas yang sesuai dengan kebutuhan Anda atau menggabungkan semua tugas Anda di satu tempat dan membuat tugas Anda tugas sehari-hari dan bebas stres.

Bagaimana Cara Kerja Gagasan?

Jika Anda belum pernah mendengar tentang Notion sebelumnya, ini adalah alat ruang kerja lengkap yang memungkinkan Anda membuat catatan, mengatur data dan memvisualisasikannya, berkolaborasi dengan tim Anda, membuat tugas, dan mengelolanya di satu tempat.

Lebih dari sekadar daftar tugas, Anda dapat menggunakan Notion sebagai alat manajemen proyek untuk pekerjaan profesional Anda, membuat catatan, Menyimpan artikel, Melacak keuangan Anda, Merencanakan acara, dan banyak lagi. Yang terpenting, akun Notion pribadi memungkinkan Anda membuat dan menyimpan halaman tanpa batas secara gratis.

Pada dasarnya, di Notion, semuanya berfungsi di halaman. Anda dapat membuat halaman dan menambahkan beberapa elemen ke halaman, seperti judul, gambar, dan tabel, dan bahkan membuat database atau mengimpornya dari halaman lain. Anda dapat menautkan database dari halaman lain dan memfilternya, menghubungkan antar halaman, dan banyak lagi. Untuk individu, Notion gratis digunakan tanpa batasan halaman apa pun dan juga memungkinkan Anda berkolaborasi dan bekerja secara real-time dengan tim Anda

Namun, Notion memiliki batasan dalam paket tingkat gratis untuk tim. Anda dapat melihat semua manfaat dan batasan tim di halaman Harga Notion ini. Dalam hal ini, jika Anda ingin membuat daftar tugas bersama tim atau orang tua, Anda dapat menambahkan mereka ke ruang kerja Anda sebagai tamu atau mengundang mereka ke tim Anda.

Dalam paket gratis, Anda dapat mengundang hingga 10 tamu dan mengontrol akses ke mereka satu per satu. Jika menginginkan lebih, Anda dapat memilih paket Plus, yang dapat menampung hingga 100 tamu, atau paket Bisnis, yang dapat menampung hingga 250 tamu.

Karena fokus kami sebagian besar adalah pada daftar tugas dalam postingan ini, tingkat gratis dengan dukungan untuk sepuluh tamu sudah lebih dari cukup jika Anda ingin membuat daftar tugas untuk diri sendiri atau dengan mitra Anda atau tim yang beranggotakan kurang dari sepuluh orang. rakyat.

Prinsip yang Saya Ikuti Untuk Membuat Daftar Tugas yang Lebih Baik

Membuat daftar tugas Notion saja tidak membuat Anda bebas stres. Untuk melakukannya, saya mengikuti banyak prinsip lain untuk membuat versi daftar tugas yang lebih baik dengan bantuan Notion.

Saya telah membaca banyak buku tentang cara mengelola tugas secara efisien dan menjadikan tugas bebas stres dan menyenangkan. Para ahli berbagi banyak prinsip dan strategi. Saya menerapkan prinsip-prinsip ini untuk membuat versi daftar tugas yang lebih baik.

Salah satu prinsip tersebut adalah Getting Things Done oleh David Allen. Penulis mengatakan bahwa otak kita tidak dimaksudkan untuk menyimpan tugas melainkan untuk memprosesnya. Dengan menggunakan prinsip ini, saya membuang ide atau tugas tertunda apa pun yang muncul di benak saya ke dalam Notion. Untuk pengorganisasian yang lebih baik, saya menandainya dan mengaturnya.

Selanjutnya, perjelas tugasnya. Daripada menulis tugas secara samar-samar, misalnya, Daripada menulis tugas yang mengatakan “Baca selama 20 menit”, saya menulis tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan informasi yang terperinci dan dapat ditindaklanjuti, seperti 'Membaca 20 halaman dari buku Getting Things Done'.

Demikian pula, saya membagi tugas-tugas besar menjadi sub-tugas yang dapat ditindaklanjuti. Misalnya, saya sedang merencanakan liburan dan ingin melakukan hal-hal sebelumnya, seperti merencanakan penerbangan, mengajukan cuti, memesan hotel, membuat daftar tempat untuk dikunjungi, dan banyak lagi. Dalam hal ini, saya membuat daftar semua item yang dapat ditindaklanjuti di bawah tugas utama dan kemudian melakukan setiap tugas setiap hari.

Dengan cara ini, saya bisa hidup bebas stres dengan mengetahui secara pasti apa yang saya lakukan tanpa menunda-nunda atau mengkhawatirkan tugas-tugas yang menyumbat kotak masuk saya tanpa tahu apa yang harus saya lakukan selanjutnya. Saya dapat meninjau semua tugas Anda dan membuat serta menambahkannya ke tugas.

Selanjutnya, saya menggunakan Matriks Eisenhower untuk memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Misalkan Anda belum pernah mendengar tentang Matrix ini sebelumnya; pada dasarnya, dengan menggunakan prinsip ini, saya memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensinya, yang dapat membantu saya untuk fokus pada tugas yang berdampak tinggi dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas dengan prioritas rendah.

Matriks ini dibagi menjadi empat kategori, yang meliputi:

• Tugas Mendesak dan Penting: Tugas-tugas ini memerlukan perhatian saya segera dan harus segera diselesaikan.
• Bukan Tugas Mendesak tapi Penting: Ini penting tetapi tidak memerlukan perhatian saya segera.
• Tugas Mendesak tapi Tidak Penting: Ini memerlukan tindakan segera tetapi tidak penting untuk tujuan jangka panjang saya. Jika memungkinkan, saya mendelegasikan tugas-tugas ini untuk menghemat waktu dan sumber daya.
• Tugas Tidak Mendesak dan Tidak Penting: Ini adalah tugas yang membuang-buang waktu yang harus saya hilangkan dari daftar tugas saya.

Bagaimana Saya Menggunakan Notion sebagai Alat Daftar Tugas yang Efisien

Fleksibilitas Notion memungkinkan saya membuat daftar tugas efisien yang mematuhi semua prinsip ini. Ada beberapa cara untuk membuat daftar tugas di Notion.

Anda dapat menggunakan satu halaman untuk mengelola semua tugas Anda, seperti memasukkan ide-ide Anda ke dalam Notion untuk membebaskan klausa mental Anda, Menemukan tugas-tugas penting menggunakan Matriks Eisenhower, dan akhirnya memecah sub-tugas besar menjadi langkah-langkah tindakan dan membuat tugas akhir Anda. daftar.

Anda juga dapat memisahkan proses ini ke dalam halaman berbeda dan menggunakan impor data untuk mengimpor tugas. Hal ini membuat satu halaman tidak terlalu berantakan namun membutuhkan lebih banyak upaya untuk mengelola dan berpindah antar beberapa halaman.

Untuk daftar tugas saya, saya membuat semua tugas ini dalam satu halaman. Ini memberi saya kendali penuh atas tugas dan memudahkan saya menemukan tugas yang tertunda, akan datang, dan sedang berlangsung di satu tempat. Namun, Seperti yang saya katakan, Anda dapat membuat daftar tugas Notion berdasarkan preferensi Anda.

Cara Membuat Pelacak Daftar Tugas di Notion

Anda dapat membuat pelacak daftar tugas menggunakan web Notion atau aplikasi seluler. Notion juga memiliki aplikasi khusus untuk Mac dan Windows. Karena kami berfokus pada banyak tugas, saya sarankan Anda menggunakan versi desktop untuk visibilitas yang lebih baik dan multitasking yang lebih baik. Setelah menyiapkan pelacak daftar tugas, Anda dapat menggunakan aplikasi seluler Notion untuk mengelola semua tugas Anda.

Anda dapat menduplikasi Templat daftar tugas saya untuk mengelola semua tugas Anda secara efisien. Buka halaman tersebut, klik ikon salin di sudut kanan atas layar, dan pilih duplikat. Jika Anda belum masuk dengan akun Notion Anda, Anda ingin menduplikasinya, dan templat daftar tugas saya akan diduplikasi.

1. Buang Semua Tugas Anda di Satu Tempat

Di tabel tugas pertama, rapikan pikiran Anda dengan membuang semua tugas dan hal yang harus dilakukan di satu tempat. Pada dasarnya, idenya adalah untuk membebaskan pikiran Anda dengan menyimpan semua pikiran Anda dalam gagasan tersebut. Ini dapat membantu Anda menghilangkan stres mental.

Setelah Anda menyelesaikan semua tugas, urutkan tugas tersebut berdasarkan hal yang paling penting. Anda dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk menentukan peringkatnya berdasarkan preferensi Anda. Anda dapat mengurutkannya menjadi penting atau tidak penting, dan mendesak atau tidak mendesak.

2. Urutkan Tugas Berdasarkan Kebutuhan Anda

Berdasarkan prinsip di atas, tugas Anda secara otomatis dibagi ke dalam kategori Lakukan Pertama, Jadwalkan, Delegasi, dan Eliminasi. Berdasarkan ini, Anda dapat merencanakan hari Anda. Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada tugas-tugas paling penting dan berharga yang memberikan nilai tambah daripada menghabiskan waktu Anda pada tugas-tugas yang tidak memberikan nilai tambah.

3. Tugas Akhir yang Harus Dilakukan Sudah Siap

Terakhir, di tabel akhir, tugas penting Anda. Di sini, Anda dapat menggunakan prinsip Eat that Frog untuk menyelesaikan tugas yang paling penting, serta Prinsip Pareto untuk menemukan tugas yang paling berharga.

Tugas-tugas yang tercantum dalam tabel daftar tugas akhir hanya dari kategori penting dan mendesak untuk memberikan dampak yang lebih besar dan maksimal. Anda juga dapat mengkustomisasi tabel untuk menyertakan tugas terjadwal dan daftar tugas yang direkomendasikan untuk dihilangkan dalam tabel berdasarkan preferensi Anda. Untuk membantu Anda fokus pada tugas yang paling penting, saya hanya menyertakan tugas yang paling penting dan mendesak.

Dalam daftar tugas, Anda dapat melacak tugas untuk hari atau minggu itu. Anda dapat menarik dan melepas serta memindahkan tugas ke bagian kemajuan, dan ketika Anda akhirnya selesai, Anda dapat memindahkannya ke Selesai ketika tugas Anda selesai. Di sini, Anda akan melihat semua tugas yang telah Anda selesaikan. Jika mau, Anda dapat menghapus semuanya dari daftar.

Dengan menggunakan pendekatan ini, Anda dapat menggunakan Notion untuk manajemen tugas bebas stres dan juga fokus pada tugas terpenting yang menambah nilai nyata. Jika Anda merasa pendekatan ini tidak nyaman, saya juga telah membagikan templat standar sederhana yang dapat Anda gunakan untuk membuat pelacak daftar tugas sederhana seperti aplikasi daftar tugas standar.

Saya telah membagikan langkah-langkah detailnya di bawah ini. Namun, saya sangat meminta Anda menggunakan templat Daftar Tugas Saya untuk membuat tugas yang lebih bermakna. Bahkan, Anda juga dapat menambahkan otomatisasi untuk membuat tugas lebih menyenangkan dengan menambahkan hadiah ke daftar tugas Anda, menambah waktu, dan mendapatkan hadiah. Ini akan menjadi tugas yang lebih rumit; namun, Anda masih memiliki fleksibilitas Notion. Apalagi Anda tidak perlu mengikuti template standar yang sudah saya bagikan. Anda dapat menyesuaikannya berdasarkan preferensi Anda.

Cara Membuat Daftar Tugas Sederhana di Notion

Untuk lebih menyederhanakan, Anda dapat membuat tiga jenis daftar tugas di Notion. Pertama, Anda dapat membuat daftar tugas sederhana menggunakan tabel atau poin-poin di Notion, yang terutama cocok untuk pengguna dasar yang hanya menginginkan aplikasi daftar tugas yang memiliki daftar tugas dan kemudian menandainya selesai setelah selesai.

Selanjutnya, Anda dapat membuat aplikasi daftar tugas tingkat lanjut menggunakan fitur-fitur canggih di Notion. Anda juga dapat berkolaborasi dengan mitra atau tim Anda, terhubung dengan alat eksternal seperti Slack dan Google Drive (versi gratis hanya mendukung alat terbatas), mengintegrasikan kalender Notion terbaru dengan daftar tugas Anda, membuat banyak tampilan seperti daftar, papan , garis waktu berdasarkan visualisasi tugas pilihan Anda, gunakan pencarian lanjutan, tambahkan filter ke tugas tertentu, tambahkan sumber daya dan buat catatan untuk masing-masing tugas agar lebih konteks, tetapkan tanggal jatuh tempo dan pengingat yang disesuaikan, dan banyak lagi.

Terakhir, Anda dapat membuat daftar tugas menggunakan templat Notion daftar tugas yang telah dibuat sebelumnya, yang paling cocok untuk pengguna sederhana dan tingkat lanjut yang tidak ingin membuatnya secara manual. Bagian terbaiknya adalah Anda bisa memulai dengan template dan menyesuaikannya berdasarkan kebutuhan Anda.

Selain itu, Anda dapat mengonversi dan mengubah daftar tugas dari satu format ke format lainnya. Misalnya, Anda dapat mengubah daftar tugas sederhana menjadi daftar tugas lanjutan dengan menambahkan lebih banyak fitur, pengingat, dan semua fitur lanjutan.

Membuat daftar tugas sederhana di Notion:

1. Untuk membuat aplikasi daftar tugas sederhana, buka Notion dan klik Buat Halaman di sidebar kiri atas.
   
2. Sekarang, masukkan judulnya; Anda dapat menamainya sebagai daftar tugas atau nama pilihan.
3. Untuk membuatnya menarik, arahkan mouse Anda ke judulnya, dan di bagian atas, Anda akan melihat opsi berikut: tambahkan ikon, tambahkan sampul, dan tambahkan komentar. Anda dapat menambahkan elemen tambahan untuk memberikan tampilan terbaik. Anda dapat mengklik ikon tambah untuk menambahkan ikon ke halaman dan menambahkan sampul untuk menambahkan foto sampul. Notion memiliki beberapa foto sampul yang terlihat sangat unik; Anda dapat menggunakannya atau menambahkan milik Anda sendiri.
   
4. Sekarang, untuk membuat daftar tugas utama, di sini Anda bisa menggunakan database atau tabel. Untuk membuatnya tetap sederhana, Anda dapat menggunakan elemen daftar tugas sederhana yang dibuat sebelumnya dari Notion untuk menambahkan dan menandai tugas. Jika Anda memerlukan fitur tambahan untuk daftar tugas, Anda harus membuat database.
5. Untuk membuat daftar tugas sederhana, klik spasi lalu masukkan /daftar tugas dan pilih daftar tugas dari daftar opsi.
   
6. Jika Anda ingin membuat sesuatu yang lebih canggih, masukkan / lalu ketik database dan tambahkan database.
7. Setelah Anda membuat database, ganti namanya di kolom pertama menjadi ' Nama Tugas ' lalu buat tugas.
8. Klik tanda plus untuk menambahkan kolom, dan di sini, Anda dapat menambahkan tag untuk menetapkan prioritas tugas. Anda dapat menambahkan nomor prioritas berdasarkan preferensi Anda.
   
9. Selanjutnya, Anda dapat menambahkan kolom status untuk melacak status tugas, apakah sudah selesai atau tertunda.
10. Selanjutnya, klik tanda plus lagi, pilih ' Tanggal Jatuh Tempo ' dari daftar, dan tambahkan tanggal jatuh tempo. Anda juga dapat mengatur pengingat. Aktifkan tombol di sebelah pengingat untuk mengatur waktu kapan Anda ingin diingatkan.

Jika semuanya berjalan baik untuk Anda, daftar tugas yang dibuat menggunakan Notion akan membawa perubahan besar bagi Anda. Ini akan lebih efisien dibandingkan daftar tugas apa pun; Anda tahu persis ke mana tujuan Anda, melacak tugas yang akan datang dan yang sedang berlangsung di satu tempat, dan mengatur semua tugas Anda di satu tempat.

Ini membantu saya merencanakan hari saya dengan lebih efisien dan juga fokus pada tugas terpenting yang mendorong nilai.

Namun, Notion tidaklah sempurna; ia memiliki keterbatasan, seperti rumit untuk pemula, tidak mendukung tugas berulang, dan tidak dirancang sebagai daftar tugas. Namun, dengan menggunakan Notion, saya dapat menyiapkan pelacak daftar tugas paling efisien yang telah membantu saya meningkatkan produktivitas. Saya harap hal itu juga terjadi pada Anda. Jika Anda mengalami masalah saat menyiapkan, beri komentar di bawah.

FAQ tentang Menggunakan Notion sebagai Pelacak Daftar Tugas

1. Bisakah saya mengakses daftar tugas Notion di beberapa perangkat?

Ya, Notion tersedia di semua platform utama, termasuk Mac OS dan Windows. Ini juga tersedia di web dan disinkronkan dengan perangkat berbeda secara real-time.

2. Apakah ada pembelajaran dalam menggunakan Notion, khususnya untuk pemula?

Jika Anda seorang pemula, hal ini mungkin tampak berlebihan pada awalnya, namun seiring waktu, akan menjadi mudah jika Anda terbiasa dengan alat ini. Tim Notion memiliki panduan terperinci untuk pemula tentang cara menggunakan Notion. Anda bisa menontonnya.

3. Seberapa amankah data saya di Notion?

Notion mengenkripsi data yang disimpan di platform. Namun, karena keterbukaannya, saya sangat menyarankan Anda menghindari menyimpan informasi sensitif apa pun di halaman Notion, karena siapa pun yang mengakses akun Notion Anda dapat melihat semua detail Anda tanpa memerlukan otentikasi apa pun.

4. Bisakah saya berkolaborasi dengan orang lain di daftar tugas Notion saya secara gratis?

Dalam versi gratisnya, Anda dapat mengundang hingga 10 tamu ke ruang kerja Anda dan berbagi serta berkolaborasi dengan mereka dalam tugas secara real-time.

5. Bisakah saya menggunakan Notion offline untuk mengelola tugas saya?

Notion bekerja offline tanpa masalah apa pun; Anda dapat melacak dan menambahkan daftar tugas secara offline. Namun, Anda memerlukan koneksi internet untuk menyinkronkan data dengan perangkat lain dan berkolaborasi.