15 Integrasi Office 365 Terbaik Untuk Produktivitas

Kami telah membahas berkali-kali tentang bagaimana integrasi dapat digunakan untuk secara dramatis memperluas alat dan solusi yang sudah Anda gunakan di tempat kerja. Berkat tiga huruf sederhana dan penting, API, bahkan pengguna yang paling tidak paham teknologi pun dapat menggabungkan dua solusi yang terpisah, atau bahkan menambahkan fitur yang sama sekali baru.

Integrasi telah menjadi hal yang umum dalam kolaborasi tim dan aplikasi UC, dan telah berkembang menjadi stabil utama dari solusi ini. Namun, banyak yang mungkin tidak menyadari bahwa alat yang sama persis yang telah mereka gunakan sejak sebelum integrasi bahkan ada juga dapat diperluas dengan integrasi. Saya tentu saja berbicara tentang Microsoft Office. Word, Excel, Outlook, dan aplikasi Office lainnya sudah memiliki kumpulan fitur yang sangat sehat, dan telah ditingkatkan selama bertahun-tahun.

Tapi, itu tidak berarti tidak ada lagi ruang untuk tumbuh. Saat Microsoft menggunakan cloud dan memperkenalkan Office 365, rangkaian aplikasi lawas membuka dunia kegunaan yang sama sekali baru. Pada akhirnya, Office 365 dapat melakukan banyak hal, tetapi rangkaiannya masih memiliki banyak celah.

Karena hampir semua orang masih menggunakan Office dan Office 365 sebagai alat produktivitas utama mereka, kami ingin melihat lebih dekat apa add-on dan integrasi yang ada.

Aplikasi : Outlook dan Word

Untuk penghemat waktu mutlak, DocuSign untuk Outlook harus dimiliki oleh mereka yang mengandalkan komunikasi email mereka. Sebagai salah satu solusi tanda tangan elektronik paling populer yang tersedia, DocuSign mungkin merupakan salah satu tambahan paling berharga yang dapat Anda buat untuk Outlook, apalagi suite Office 365. Pada dasarnya, DocuSign memungkinkan pengguna untuk menandatangani email, kontrak, atau dokumen hukum apa pun secara digital.

Tersedia untuk Outlook dan Word, aplikasi ini juga memungkinkan pengguna memiliki dokumen tanda tangan penerima dengan aman. Bahkan dapat secara otomatis menyimpan salinan setiap dokumen ke penyimpanan OneDrive Anda. Sayangnya, layanan ini memang memerlukan langganan bulanan $10, tetapi ini benar-benar dapat membantu mencegah kerumitan pencetakan, pemindaian, dan faks dokumen yang terus-menerus. Uji coba gratis 10 hari juga tersedia, dan layak untuk dimanfaatkan.

Aplikasi : SharePoint

SharePoint adalah solusi platform kolaboratif berbasis web yang sangat menarik dari Microsoft. Bagi mereka yang tidak tahu, SharePoint sebenarnya terintegrasi dengan Office dalam berbagai cara, dan umumnya berfungsi sebagai sistem manajemen dan penyimpanan dokumen. Pengguna dapat menyiapkan ruang terpusat yang dilindungi kata sandi untuk berbagi dokumen dan file, seperti database untuk bisnis Anda. Dikombinasikan dengan email atau Microsoft Teams, SharePoint dapat menjadi tambahan yang berguna.

Namun, untuk tim yang mengandalkan SharePoint dan email saja, ada beberapa celah yang harus diisi. Misalnya, SharePoint tidak menyediakan direktori karyawan apa pun, yang merupakan aspek penting untuk solusi kolaborasi yang efektif. Tapi tentu saja, kembali ke topik, ada aplikasi untuk SharePoint yang melakukan hal itu. Dengan seluruh Direktori Karyawan, pengguna dapat mencari melalui tim, mengonfigurasi berbagai tema dan pengelompokan untuk karyawan atau tim, dan bahkan memfilter hasil berdasarkan keterampilan atau lokasi. Selalu temukan tim terbaik untuk pekerjaan itu.

Aplikasi : Outlook

Mirip dengan salah satu fitur VoIP dan UC favorit kami, add-on Temukan dan Panggil Nomor ini memudahkan transisi dari email ke panggilan telepon. Sama seperti namanya, pengaya ini akan mencari melalui email Anda di Outlook, dan mengubah nomor telepon apa pun dalam pesan apa pun menjadi tautan yang dapat diklik.

Mengklik tautan hanya akan memulai panggilan, dan menghubungi nomor itu. Ini tidak terdengar seperti masalah besar di permukaan, tetapi ini benar-benar salah satu fitur yang sangat Anda rindukan setelah hilang. Efisiensi hanya dengan mengklik tautan untuk memulai panggilan telepon dapat menghemat menit yang berharga.

Pernah menekan nomor yang salah karena Anda salah membacanya? Menghapus sedikit peluang untuk kesalahan dapat membantu kita tetap fokus. Alih-alih mengabaikan pemikiran Anda untuk menelepon, yang harus Anda lakukan hanyalah mengeklik tautan kecil yang bagus.

Aplikasi: Outlook

Sekarang, inilah situasi yang umum: apakah Anda pernah mengirim email, dan kemudian menyadari bahwa Anda lupa menambahkan lampiran? Pernahkah Anda mengirim lampiran, tetapi kemudian menyadari bahwa itu adalah lampiran yang salah? Pernahkah Anda mengirim email hanya untuk menemukan kesalahan ketik yang mencolok tepat di baris pertama? Nah, Anda dapat menghindari pengiriman email ganda yang mencoba memperbaiki kesalahan Anda, dan sebagai gantinya cukup edit email tersebut.

DocSend adalah add-on yang sangat keren yang memberi pengguna kemampuan untuk melacak, mengontrol, dan bahkan memperbarui dokumen yang mereka kirim melalui email dari Outlook — dan ya, kontrol ini tersedia bahkan setelah Anda mengirim email. Pengguna dapat memperbarui konten yang mereka kirim kapan saja, dan penerima hanya akan melihat hasil edit terakhir.

Ada juga beberapa fitur metrik keren, seperti keterlibatan halaman demi halaman, dan kemampuan untuk melihat siapa sebenarnya yang melihat konten. Ini bisa menjadi alat yang hebat untuk menghindari kesalahan email, tetapi juga cara yang bagus untuk melacak keterlibatan di buletin dan email penjualan Anda.

Aplikasi : Power BI

Power BI Microsoft adalah pilihan utama bagi banyak bisnis dalam hal solusi intelijen bisnis. Dengan sendirinya, Power BI mampu menghasilkan beberapa alat bantu visual yang sangat detail. Tapi tentu saja, integrasi selalu dapat menambahkan sesuatu yang sebelumnya hilang — bahkan dari sesuatu seperti Power BI. Salah satu pengaya favorit kami yang kami temui adalah Desainer Infografis. Menjadi penggemar berat infografis, kami melihat ini sebagai add-on yang harus dimiliki untuk bisnis apa pun yang membutuhkan data mereka untuk menceritakan sebuah kisah.

Apakah Anda ingin infografis mendetail untuk menyoroti semua data Anda, atau untuk menyesuaikan bagan dengan topik individual Anda, pengaya ini dapat membantu. Pengguna mendapatkan akses ke kumpulan grafik yang lengkap, dan bahkan memiliki opsi untuk mengunggah grafik unik mereka sendiri. Pada akhirnya, Desainer Infografis mungkin adalah salah satu alat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mempercantik laporan Anda

Aplikasi: SharePoint

Jika Anda sudah menggunakan SharePoint sebagai hub sumber daya pusat untuk bisnis Anda, maka menambahkan di Halaman FAQ adalah langkah berikutnya. Add-on ini memungkinkan pengguna untuk membuat halaman Pertanyaan Umum yang lengkap untuk tim mereka di SharePoint. Dengan editor teks bawaan, mudah bagi siapa saja untuk membuat FAQ baru, atau bahkan mengedit pertanyaan dan jawaban yang ada.

Pengguna dapat mengontrol urutan pertanyaan, menambahkan animasi, atau bahkan menelusuri daftar untuk menemukan pertanyaan yang tepat. Halaman FAQ akan menjadi alat pelatihan yang bagus untuk membantu tim mendapatkan anggota baru lebih cepat. Halaman FAQ juga dapat berfungsi sebagai referensi "masuk" yang sangat cepat bahkan untuk karyawan veteran dengan mencantumkan informasi referensi yang berguna untuk proyek atau tugas.

Aplikasi : Outlook

Seperti hampir semua layanan email, Outlook sayangnya menempatkan batas ukuran file pada lampiran dan dokumen. Ini benar-benar dapat membatasi kemampuan berbagi file Outlook jika bisnis Anda tidak menggunakan SharePoint atau layanan transfer file lainnya. Tetapi, jika Anda ingin tetap menggunakan Outlook saja, maka add-on Kirim Di Mana Saja adalah untuk Anda.

Pengguna dapat menambahkan lampiran sebesar 10 GB, sepenuhnya melewati batasan ukuran file apa pun yang dimiliki Outlook secara asli. Send Anywhere juga menambahkan lapisan keamanan baru. Alih-alih mengirim lampiran sendiri dalam email, Kirim Di Mana Saja mengirimkan URL yang ditempatkan di dalam email. Penerima kemudian hanya memiliki waktu seminggu untuk membuka dan mengakses file sebelum kedaluwarsa.

Aplikasi : Excel

Bekerja sama dengan layanan cloud Smarter BIZ, add-on ini memungkinkan siapa saja untuk sepenuhnya mengubah Excel menjadi CRM seluler yang berfungsi penuh. Pengguna dapat membuat semua janji langsung di dalam Excel, mendistribusikan janji temu ke tim penjualan di perangkat seluler Android (jika itu yang digunakan bisnis Anda), dan mendapatkan pembaruan status waktu nyata dari semua komunikasi pelanggan. Manfaat tambahan yang nyata di sini adalah seberapa dekat seluruh platform terkait dengan aplikasi Android, dan memberi para manajer "basis operasi" sederhana tepat di dalam Excel.

Pengguna juga dapat menggunakan integrasi untuk membawa beberapa informasi yang sangat kuat ke spreadsheet Excel mereka, termasuk lokasi GPS, log panggilan, catatan panggilan, status janji temu yang ditetapkan, atau janji temu baru yang dibuat untuk panggilan tindak lanjut. Secara keseluruhan, Smarter Biz Manager terbukti menjadi alat sederhana bagi UKM untuk membantu meningkatkan, dan mengotomatiskan penjualan mereka. Seluruh platform memudahkan untuk menindaklanjuti dan mengelola prospek.

Aplikasi : Outlook

Email dan Outlook sendiri belum tentu merupakan layanan yang paling tidak aman di luar sana. Namun, jika Anda ingin melangkah lebih jauh dalam keamanan untuk Outlook, maka IXD Secure Mail mungkin menjadi pilihan Anda. IXD adalah tentang mengamankan email dan dokumen yang Anda kirim menggunakan enkripsi ujung ke ujung.

Pengguna dapat mengirim dan menerima email aman langsung dari Outlook tanpa harus menggunakan aplikasi atau plugin terpisah. Untuk membantu menjaga semuanya tetap bagus dan aman, setiap bit informasi yang Anda kirim akan dienkripsi — bahkan data tidak aktif. IXD juga mendukung pesan aman desktop dan seluler dengan apa yang mereka klaim sebagai “metode kriptografi terdepan di industri.”

Aplikasi : Outlook

Dijuluki sebagai "alat produktivitas email terbaik", Boomerang adalah add-on yang Anda inginkan jika tim Anda tidak perlu mencari pengganti email. Dengan beberapa fitur yang sangat berguna, Boomerang memberi pengguna kendali penuh atas kotak masuk dan kotak keluar mereka. Pengguna dapat menjadwalkan email untuk dikirim pada waktu yang optimal atau menjadwalkan pertemuan melalui email. Boomerang juga dapat mengingatkan pengguna untuk menindaklanjuti pesan penting yang tidak mendapat tanggapan.

Boomerang bahkan memiliki opsi "tunda" yang unik, yang menyebabkan pesan muncul kembali di bagian atas nanti pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Secara keseluruhan, Boomerang adalah alat yang hebat untuk menindaklanjuti prospek penjualan yang mati, menghindari sakit kepala penjadwalan bolak-balik, berkomunikasi dengan penerima di zona waktu yang berbeda dengan mudah, atau bahkan membantu membersihkan kekacauan dari kotak masuk Anda.

Aplikasi : Excel, Powerpoint, Word

Jika Anda berharap untuk mengembangkan Excel menjadi alat kolaborasi yang lebih berfokus pada visual, maka tidak perlu mencari lagi. Diagram LucidChart berbasis HTML5 memungkinkan pengguna untuk menambahkan elemen kolaboratif yang sama sekali baru ke Excel. Lebih penting lagi, add-on juga menghadirkan elemen visual yang sama sekali baru untuk Excel, memisahkan diri dari hanya angka dan bagan. Pengguna mendapatkan akses ke ratusan template yang berbeda termasuk diagram alur, alat wireframing, alat mockup, diagram jaringan, model proses bisnis, dan bahkan peta pikiran.

Untuk kontrol yang lebih besar lagi, pengguna dapat menggunakan bentuk yang sama sekali berbeda untuk membuat bagan dan grafik, menarik dan melepas gambar mereka sendiri, atau mengekspor seluruh bagian sebagai file gambar PDF, PNG, atau JPG. Pengguna juga dapat menyematkan diagram mereka ke dalam blog atau wiki dan membuat maket interaktif. Untuk kolaborasi waktu nyata, perubahan pada dokumen digabungkan dan disinkronkan ke semua pengguna secara bersamaan, dan semuanya bahkan termasuk obrolan grup serta sistem komentar. Aplikasi ini juga tersedia untuk Powerpoint dan Word.

Aplikasi: SharePoint

Sama seperti semua platform, SharePoint memiliki kekuatannya, tetapi juga memiliki kelemahannya. SharePoint bisa menjadi hal yang bagus untuk mengelola proyek, dokumen, dan file, tetapi dalam hal manajemen proyek visual, itu sedikit datar. Beberapa solusi kolaborasi favorit kami (dan alternatif Basecamp) cenderung menyertakan elemen yang berfokus pada visual seperti papan Kabnan. Dan tentu saja, itulah yang kami temukan untuk SharePoint dengan Saketa Kanban Board.

Add-on ini memungkinkan pengguna untuk mengelola tugas dengan bantuan visual dari task manager gaya Kanban. Saketa hanya mengatur semua tugas SharePoint Anda yang ada secara visual ke "papan", dengan ubin dari setiap tugas untuk menampilkan informasi yang paling relevan. Prioritas tugas dapat direpresentasikan melalui warna yang berbeda, dan pengguna dapat mengatur urutan kartu atau menetapkan ulang dan memprioritaskan ulang tugas. Pengguna juga dapat mengatur dan mengurutkan berdasarkan tanggal mulai, pengguna yang ditetapkan, atau tanggal jatuh tempo.

Aplikasi : SharePoint

Jika Anda mencari bantuan visual untuk ditambahkan ke SharePoint dan bukan penggemar organisasi gaya Kabnan, mungkin bagan Gantt akan membantu. Meskipun merupakan add-on berbayar, Milestone Gantt menyediakan cara visual baru untuk mengatur tugas dan melacak kemajuan proyek yang ada. Pengguna dapat melihat pencapaian proyek dan pembaruan besar pada bagan gaya Gantt ini, dan bahkan memiliki opsi untuk menampilkan bilah kemajuan dan garis dasar.

Tonggak sejarah dapat diwakili dan diprioritaskan dengan warna atau bentuk untuk membantu memberikan bantuan visual yang lebih cepat untuk kemajuan proyek. Beberapa opsi manajemen dan konfigurasi yang berguna juga ada, seperti kemampuan untuk menyesuaikan penggunaan bagan Gantt dalam mengekspor atau menambahkan "periode beku".

Aplikasi : Outlook

Yang ini seharusnya tidak mengejutkan, tetapi beberapa bahkan mungkin tidak menyadarinya! Salesforce dengan mudah menjadi salah satu solusi CRM paling populer, dan untuk alasan yang bagus. Jika tim Anda sudah menggunakan solusi populer, Salesforce Lightning adalah salah satu cara termudah untuk membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas (selain mengintegrasikan Salesforce ke dalam solusi UC Anda, tentu saja).

Namun, Salesforce Lightning memungkinkan pengguna untuk melihat semua kontak, prospek, akun, peluang, kasus, dan objek kustom yang terkait dengan email dan janji temu tanpa harus meninggalkan Outlook. Pengguna juga dapat mencari catatan Salesforce langsung di dalam Outlook, serta membuat catatan baru atau menambahkan email dan janji temu ke catatan dalam satu klik. Dalam mode integrasi standar, semuanya tentang menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.

Aplikasi : Outlook

Sebagai pandangan unik tentang manajemen dan kolaborasi proyek, Smartsheet adalah solusi yang berfokus pada spreadsheet. Dengan tata letaknya yang familier dan sederhana, idenya adalah bahwa tim dapat mengatur informasi dalam format yang dapat dibaca tanpa gangguan alat bantu visual atau penyesuaian yang berlebihan. Dengan Smartsheet untuk Outlook, pengguna dapat menghadirkan kesederhanaan itu dalam solusi dan mengintegrasikannya langsung ke Outlook. Pengguna dapat mengatur dan melacak proyek, atau bahkan berkolaborasi dalam proyek langsung dari kotak masuk Outlook mereka.

Untuk beberapa fitur canggih, pengguna dapat menyembunyikan email apa pun secara langsung ke item bersama yang muncul sebagai "baris" baru di Smartsheet Anda agar semua peserta dapat melihatnya secara instan. Sebagai alternatif, pertahankan seluruh percakapan email Anda seputar proyek terkait erat dengan tugas terkait untuk referensi cepat. Smartsheet juga menyertakan fungsi pencarian sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan apa pun yang Anda cari.