Cara Menyelenggarakan acara online yang Sukses: 8 Tips

Berikut rincian lengkap tentang acara online seperti apa itu acara online, hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum mengadakan konferensi virtual, dan metode untuk mengadakan acara online .

Beberapa perusahaan dan organisasi perlahan-lahan beralih ke acara online daripada pertemuan langsung. Ada pertumbuhan luar biasa dalam penggunaan acara online karena munculnya pandemi yang tiba-tiba. Apa pun bisnis dan organisasi yang perlu menjaga hubungan dengan karyawan mereka sendiri untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu. Pertemuan virtual terlalu umum dalam keluarga juga di mana kita berkumpul dengan kerabat, teman online dan memiliki waktu berkualitas. Jika Anda adalah orang yang mengurus hal-hal ini, berikut adalah beberapa tips kurasi untuk pemula diikuti dengan metode untuk menyelenggarakan acara online dengan sukses.

Apa itu acara online?

Tidak ada yang spesial! Ini hanya konferensi online yang mirip dengan panggilan video grup tetapi di mana ratusan orang dapat bergabung untuk tujuan yang dijadwalkan. Ada berbagai kategori berdasarkan tujuan acara. Rapat perusahaan dapat disebut sebagai pertemuan Virtual sedangkan kuliah pendidikan online dapat dianggap sebagai webinar atau kelas online. Singkatnya, orang-orang yang berkumpul secara online untuk suatu tujuan menggunakan alat yang berbeda disebut acara online.

Terhubung secara online memang merupakan anugerah bagi kami. Saya tidak menentang pertemuan langsung yang selalu baik dan disukai. Seseorang perlu beradaptasi dengan situasi saat ini juga. Jika Anda masih ragu tentang acara online, berikut adalah daftar manfaat pertemuan virtual.

Manfaat acara Online atau pertemuan puncak virtual

• Lebih banyak kehadiran – Lebih banyak orang cenderung menghadiri acara tersebut karena tidak ada biaya perjalanan yang terlibat.
• Tanpa biaya – pertemuan fisik biasanya membutuhkan ruang dan makanan juga. Semua itu tidak diperlukan untuk acara online.
• Konten – Konten dapat dengan mudah dikelola dari rapat lama. Pertemuan keluarga juga tidak perlu slideshow.
• Prospek – Ini dibatasi untuk acara bisnis. Ada kemungkinan prospek untuk webinar berkualitas.
• Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang baik (yang sudah sering kita miliki) dan waktu untuk menghadiri acara tersebut.
• Lebih banyak pilihan jaringan untuk individu.

Semoga Anda diyakinkan. Saya pribadi menghadiri sejumlah webinar dan mereka memiliki pengaruh besar pada karir profesional saya. Semua manfaat di atas berlaku untuk acara bisnis dan pribadi.

• Baca Juga: 7 Alternatif GoToMeeting Terbaik
• 7 Alternatif Zoom terbaik

8 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menyelenggarakan Acara Virtual

Bagaimana jika Anda harus mengadakan acara? Apapun acaranya mungkin Anda diminta untuk mengadakan acara online. Memilih beberapa perangkat lunak acak seperti Zoom bukanlah masalah besar. Seseorang harus mengevaluasi tujuan acara dan hal-hal semacam itu sebelum memilih perangkat lunak. Berikut adalah beberapa faktor yang harus dipertimbangkan sebelum menyelenggarakan acara online. Ingat, pertemuan harus melibatkan setidaknya sebagian besar waktu atau harus produktif.

1. Tentukan Jenis acara virtual dan buat tim

Cari tahu tujuan dan format yang tepat untuk acara online sebagai langkah pertama. Tujuan dari acara tersebut mungkin pendidikan, Promosi, generasi memimpin atau sesuatu yang lebih. Cari tahu untuk memilih format acara online. Setiap tujuan dapat diatur dalam format yang berbeda. Beberapa dari mereka adalah,

Webinar :

Mereka sebagian besar digunakan untuk tujuan pendidikan di mana Anda mungkin menjadi pembuat konten atau menjelaskan audiens tentang suatu produk dan mempromosikan beberapa hal lain, dll. Kelas online mungkin termasuk dalam kategori ini yang juga menarik sebagian besar waktu.

Jam Bahagia Virtual:

Ada pertemuan normal yaitu pertemuan keluarga atau teman online. Mereka hanya pertemuan biasa untuk sebagian besar waktu. Mereka membuat pergi dari menit ke jam tergantung pada jumlah orang kebanyakan.

Konser:

Drama dan pertemuan dilarang selama pandemi dan konser online tampaknya menjadi pilihan yang lebih baik bagi sebagian besar organisasi untuk tetap berhubungan dengan pelanggan.

Singkatnya, ada nama yang berbeda untuk setiap tujuan. Namun, secara sederhana mereka dapat dianggap sebagai acara online. Perlakukan di atas sebagai referensi dan tentukan jenis acara di tempat pertama.

Jika individu, maka Anda perlu menjaga semua hal. Jika Anda bekerja sebagai sebuah tim, atur anggota Anda dan bagikan pekerjaan sesuai keahlian mereka, misalnya seseorang dapat menangani pekerjaan teknis dengan mudah atau seseorang pandai menulis frasa undangan dan sebagainya.

2. Tentukan Pemirsa

Penonton memainkan peran penting dalam acara online. Keterlibatan selalu penting selama percakapan online. Ajukan pertanyaan dasar ini kepada diri Anda sendiri.

• Apakah Anda mengadakan pertemuan dengan teman-teman?
• Pertemuan keluarga?
• Pertemuan bisnis?
• Peluncuran produk ke rekan Anda?
• Beberapa pertemuan formal lainnya dengan karyawan Anda?
• Webinar untuk pengikut Anda.
• Hanya sesi langsung acak untuk memeriksa aktivitas di profil media sosial Anda.

Ajukan saja pertanyaan seperti itu dan dapatkan pandangan yang jelas tentang audiens Anda. Ini adalah langkah penting untuk menyukseskan sebuah acara. Tanpa audiens yang ditargetkan, pertemuan online dapat membuang-buang waktu untuk semua. Jadi, hitung audiens Anda terlebih dahulu. Jika pertemuan tersebut untuk anggota terbatas, maka undangan dapat dibagikan secara pribadi setelah memutuskan alatnya.

3. Pertimbangkan opsi keterlibatan

Keterlibatan selama diskusi online selalu membuahkan hasil. Tapi tanpa seperangkat aturan, itu bisa menjengkelkan juga. Kita tidak bisa membiarkan semua orang berbicara pada satu waktu kan? Itu mungkin membuat kekacauan besar. Jadi pertimbangkan ini sesuai acara Anda.

• Ajukan pertanyaan biasa
• Melakukan jajak pendapat untuk mengumpulkan pandangan mereka.
• Aktifkan opsi obrolan dengan cara terbatas.
• Terbuka untuk pertanyaan.
• Berikan beberapa teka-teki.
• Hadiah jika Anda memiliki anggaran di tangan.

Dengan taktik seperti itu, kita bisa menjaga rapat tetap berlangsung sampai berlangsung lama.

• Baca Juga: Perbandingan GoToMeeting Vs Zoom
• Cara melakukan panggilan internasional gratis

4. Identifikasi dan kumpulkan pembicara

Santai dan keluarga mungkin membutuhkan tim pembicara setiap saat. Mengelola konten dan menjadi pembicara sepanjang waktu mungkin sulit selama pembelajaran dan acara profesional. Jadi disarankan untuk memiliki tim pembicara yang bersedia berbicara di bidang minat mereka.

Ini mengurangi beban pada satu orang dan hasilnya akan lebih efektif. Identifikasi pembicara di lingkaran Anda yang mungkin agak mudah setidaknya sebagian besar waktu. Orang dengan pengalaman yang baik tentang acara online dapat dengan mudah mengelola semua peran.

5. Siapkan konten untuk pertemuan Anda

Langkah ini tidak berlaku untuk semua acara santai. Jika Anda berencana untuk webinar atau sejenisnya, bersiaplah dengan konten Anda dengan benar. Anda dapat menggunakan kembali konten dari sumber yang tersedia dari Google. Belajarlah untuk meninggalkan referensi dalam obrolan sebaiknya untuk menghindari keraguan dari audiens.

Mungkin hanya presentasi dari dokumen. Itu semua tergantung pada jenis acara. Google slide adalah pilihan pribadi saya untuk menampilkan konten kepada audiens karena antarmukanya yang lebih bersih dan sederhana.

6. Uji teknologi dan anggaran Anda

Sebagian besar alat memiliki versi gratis dan cukup baik untuk rapat dasar. Mereka mungkin tidak memberikan banyak pilihan. Namun, mereka cukup baik untuk acara online kasual. Tetapi untuk pertemuan profesional, di mana 100 orang mungkin bergabung membutuhkan versi premium. Ingat, versi gratis juga memiliki batasan anggota.

Pilih alat yang lebih Anda kenal. Jika ini pertama kalinya gunakan alat UI sederhana seperti Google Meet dan Zoom. Anggaran sepenuhnya tergantung pada jumlah anggota dan jenis acara. Jadi dengan ini, bersiaplah dengan sedikit keterampilan dan anggaran teknologi Anda jika diperlukan.

Periksa kembali pengaturan mikrofon dan berbagi layar Anda sebelum melakukan siaran langsung. Jika memungkinkan, lakukan tes berbagi layar dengan anggota keluarga terbatas. Jangan panik pada hari presentasi.

7. Promosikan acara atau undang

Tentukan cara untuk acara tersebut. Acara akan membosankan tanpa penonton. Jika itu adalah peluncuran produk atau sesuatu yang terkait dengan prospek, promosi acara melalui iklan adalah suatu keharusan atau setidaknya berbagi di pegangan media sosial dengan jumlah pengikut yang baik. Jangkau orang sebanyak mungkin pada tanggal acara.

Jika Anda memiliki cukup data seperti email atau nomor Whatsapp, undang mereka dengan undangan yang tepat. Email memang menyediakan lebih banyak opsi. Lebih suka email untuk acara profesional.

8. Selalu punya rencana ke-2 dan lacak semuanya

Semuanya. mungkin atau mungkin tidak berjalan sesuai prosedur. Jadi selalu punya rencana kedua. Periksa hal-hal dasar seperti konektivitas internet, Daya jika diperlukan untuk laptop atau ponsel dan banyak lagi.

Selalu memiliki rencana atau opsi kedua jika terjadi kegagalan. Jangan pernah membuat audiens Anda kecewa. Lacak semuanya sampai acara dimulai yaitu periksa berapa banyak orang yang tertarik untuk bergabung, Apakah kontennya sudah siap? , Berapa banyak anggota yang mungkin menghadiri acara tersebut? Melacak hal-hal ini akan membantu Anda mengatur acara dengan sukses.

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang hal-hal tersebut, kami akan beralih ke metode untuk mengatur acara online yaitu alat untuk menyelenggarakan acara. Pilih salah satu dari berikut ini yang sesuai dengan pertemuan Anda.

Metode untuk mengatur acara online

Ada sejumlah alat atau perangkat lunak yang melayani tujuan pertemuan online. Namun, saya akan membuat daftar yang lebih populer di sini dengan informasi singkat.

1. GoToMeeting

GoToMeeting adalah alat terbaik untuk mengatur acara online. Ini menyediakan semua fitur terbaik untuk mengatur pertemuan secara efektif. Ini sangat berguna untuk mengadakan kelas online, rapat perusahaan, dan webinar. Ini mempertahankan kualitas audio dan video terbaik bagi pengguna. Harga GoToMeeting sepadan dengan fitur yang tersedia. Ini tersedia untuk browser web dan penggunaan seluler.

Fitur

• Berbagi layar
• Panggilan Konferensi
• Konferensi video
• Konferensi Seluler
• Perekaman & Transkripsi Rapat
• Peralatan Ruang Konferensi

harga

Cara Menyelenggarakan Acara Online menggunakan GoToMeeting

Di bagian ini, saya akan menunjukkan kepada Anda langkah-langkah yang terlibat untuk mengatur acara Online menggunakan GoToMeeting

Total Waktu: 5 menit

LANGKAH-1: Kunjungi GoToMeeting

Pertama, Anda harus mengunjungi situs resmi GoToMeeting. Klik opsi Unduh untuk mengunduh aplikasi GoToMeeting. Klik "Mulai Gratis" jika Anda adalah pengguna baru dan itu akan mengarahkan Anda ke halaman Daftar.

LANGKAH-2: Mendaftar ke GoToMeeting

Berikan detail seperti Nama, Email Bisnis, Nomor Telepon, Jabatan, Kata Sandi, Ukuran Perusahaan, dan klik Daftar.

LANGKAH-3: Bergabung melalui Web Browser

Klik opsi "Gabung" , yang ada di kanan atas jendela. Kemudian, Anda diarahkan ke halaman bergabung. Pada halaman tersebut, masukkan 9 digit kode yang diberikan oleh tuan rumah dan klik bergabung untuk memasuki pertemuan.

LANGKAH-4: Menyelenggarakan Acara/rapat Online

Klik pada opsi "Host" , yang ada di kanan atas jendela. Kemudian, aplikasi akan mulai mengunduh. Melalui aplikasi, Anda dapat mengikuti acara online.

Memasok:

• Peramban
• Internet
• Pergi rapat

2. Perbesar

Zoom adalah aplikasi konferensi video berbasis cloud yang cukup populer sejak tahun 2020 selama pandemi. Ini membantu untuk berinteraksi dengan orang-orang secara online melalui rapat dan konferensi. Ini adalah alat bantu untuk semua bisnis termasuk skala kecil dan besar. Namun, berdasarkan jumlah peserta versi premium diperlukan. Zoom terdaftar dalam Fortune 500 untuk 2019 dan 2020 dengan kenaikan 227% sepanjang tahun.

Beberapa fitur utamanya adalah,

• Paket gratisnya cukup bagus untuk pertemuan satu-satu tanpa batas.
• Berbagi layar tersedia
• Semua peristiwa dapat direkam.
• Kontrol atas peserta
• Obrolan dan jajak pendapat
• Mengirim sisa.
• Konferensi video grup. Jumlah slot dan kerangka waktu tergantung pada rencana Anda. Jadi pilihlah dengan bijak selama penagihan.

Zoom tersedia untuk semua perangkat termasuk Android dan iOS. Ini juga bisa digunakan di TV pintar.

3. Tim Microsoft

Microsoft Teams adalah alat yang terkait dengan pekerjaan di kantor Microsoft 365. Pilihan pekerjaan rumah dan pembelajaran untuk karyawan dan siswa bekerja keras untuk tim yang menikmati lebih dari 44 Juta unduhan. Pada bulan Maret selama pandemi yaitu 2020, pengguna mencatat lebih dari 900 Juta menit untuk rapat atau acara mereka sendiri.

Tim pada dasarnya dirancang untuk tim bekerja selama proyek. Secara default, percakapan akan terlihat oleh semua anggota tim tersebut. Opsi perpesanan pribadi perlu diabaikan untuk obrolan pribadi. Seseorang dapat mengalihkan percakapan dari obrolan ke panggilan video atau audio langsung dari navigasi itu sendiri.

Terintegrasi dengan aplikasi Microsoft 365 adalah hal yang positif. Bahkan mendukung generator yang menyenangkan yaitu emoji, stiker, dan lainnya. Seperti zoom, ini juga mendukung semua platform termasuk web. Opsi Freemium dengan dukungan untuk 300 orang setiap kali tersedia. Periksa harga di situs web resmi sebelum membelinya. Setelah mengunduh tim, seseorang perlu membuat tim untuk memulai proses. Biasanya digunakan untuk acara profesional.

4. Google Bertemu

Google sebelumnya memiliki Duo untuk panggilan video yang bagus dan bertemu pada dasarnya untuk pengguna suite selama hari-hari awal. Namun, dengan ledakan alat dan perangkat lunak rapat online, Google memutuskan untuk menawarkan Google Meet secara gratis kepada semua orang yang memiliki akun Gmail. Ini mungkin untuk waktu yang terbatas sampai mendapatkan jumlah pelanggan yang baik.

Bagian terbaik dari Google Meet adalah seseorang dapat memulai dengan panggilan video atau char atau rapat video sesuai keinginan mereka. Beberapa fitur pertemuan yang dapat disesuaikan adalah,

• Streaming langsung dan rekam rapat
• Mengobrol dengan semua audiens dalam rapat video sekaligus.
• Caption bisa digunakan.
• Bisukan atau hapus peserta rapat lainnya.
• Beberapa opsi tata letak layar.

Menjadi perusahaan besar dan terkenal, Meet terintegrasi dengan semua alat penting yang diperlukan seperti kalender Google untuk menjadwalkan rapat. Sebagian besar ponsel dilengkapi dengan kalender Google dan ekosistem Google yang memudahkan orang untuk memilih untuk bertemu.

Kesimpulan

Tidak diragukan lagi ada sejumlah alat serupa untuk tujuan yang sama. Saya biasanya lebih suka privasi dan memilih untuk menggunakan perangkat lunak tren teratas yang didukung oleh beberapa perusahaan bagus. Jadi pilih alat sesuai anggaran dan pengetahuan teknis Anda. Ingat, sebagian besar alat memiliki opsi dan pengaturan yang serupa. Berikan komentar yang lebih baik jika Anda menggunakan beberapa alat lain. Mereka mungkin tidak akan pernah menggantikan nuansa pertemuan tatap muka tetapi mereka adalah tangan dan tidak dapat diabaikan pada waktu-waktu tertentu.

Saya harap tutorial ini membantu Anda mengetahui tentang perangkat lunak Editor PDF Terbaik untuk Mac dan Windows . Jika Anda ingin mengatakan sesuatu, beri tahu kami melalui bagian komentar. Jika Anda menyukai artikel ini, silakan bagikan dan ikuti WhatVwant di Facebook, Twitter, dan YouTube untuk kiat teknis lainnya.