Apakah Faks Online Cukup Aman untuk Pengacara, Dokter, dan Kontraktor Pemerintah?

Banyak yang membaca kata "faks" dengan konotasi yang agak kuno, mirip dengan memiliki ruang komputer di rumah keluarga. Faks online, bagaimanapun, memberikan kompleksitas layanan berbasis cloud tanpa memerlukan perangkat keras tambahan (mesin faks). Tidak seperti mitra yang lebih besar, yang menggunakan jaringan analog untuk mengirimkan data dengan menghubungkan ke saluran telepon tradisional (PTSN), produk faks online yang aman membuat dokumen yang dapat dikirim ke mesin faks lain dengan aplikasi Web atau sebagai lampiran email.

Teknologi modern ini sekarang mempercepat transfer dokumen, menghemat jam kerja dan memberikan fleksibilitas yang tidak dapat ditawarkan oleh sistem yang sudah ketinggalan zaman. Lebih baik lagi, sistem faks online yang lebih baru hadir dengan protokol keamanan tinggi yang memungkinkan pengelolaan dokumen seaman dan senyaman program perangkat lunak umum lainnya.

• Bagaimana Cara Kerja Faks Online?
• Haruskah Saya Membuang Mesin Faks Saya?
  • Keamanan File
  • Ukuran file
  • Organisasi dan Manajemen File
• Pengobatan Modern Dengan Faks Online
• Fax Online Aman Untuk Firma Hukum
• Kontraktor Pemerintah Membutuhkan Faks Online yang Aman
• Keamanan dan Kepatuhan adalah Standar Untuk Faks Online

Bagaimana Cara Kerja Faks Online?

Sistem faks Internet menetapkan nomor telepon unik yang digunakan ketika seseorang mencoba mengirimkan dokumen. Sistem mengenali nomor faks dan merespons dengan mengirimkan pindaian sebagai lampiran file, biasanya PDF. Faks masuk didahului oleh permintaan untuk mengunjungi situs guna mengunduh perangkat lunak yang kompatibel untuk kelancaran transaksi, tetapi banyak merek perangkat lunak mengirim dokumen sebagai gambar standar dalam bentuk tidak terkompresi. Dengan begitu, selama kontak memiliki penampil grafis standar, tidak perlu mengunduh tambahan.

Beberapa produk faks internet menyediakan kemampuan pengenalan karakter optik (OCR) tingkat lanjut, yang secara instan mengubah gambar karakter menjadi teks yang dapat dibaca atau disalin di tempat lain. Setelah lampiran dibuka, lampiran dapat diperlakukan seperti file lainnya – diteruskan, disimpan sebagai jenis file lain, dan digabungkan dengan dokumen lain. Banyak layanan faks online all-in-one akan menghasilkan lembar sampul, yang penting untuk melindungi informasi pasien di industri perawatan kesehatan.

Bagi banyak profesional yang ingin meningkatkan produktivitas dan menghemat ruang fisik, beralih ke faks online umumnya masuk akal. Mereka yang bekerja di pemerintahan, perawatan kesehatan, atau industri hukum mungkin lebih ragu untuk mengubah metode komunikasi mereka, karena pekerjaan semacam itu memerlukan kehadiran keamanan yang lebih tinggi – tidak hanya untuk operasi internal, tetapi juga jaminan bahwa informasi pribadi akan tetap aman. Untungnya, faks online menawarkan jenis fitur keamanan yang ditingkatkan yang memastikan dokumen-dokumen ini disimpan lebih aman secara digital daripada yang pernah ada dalam bentuk cetakannya. Jadi pertanyaan yang perlu dipertimbangkan adalah bukan “Apakah faks online aman digunakan?” melainkan, "Apakah faks online tepat untuk industri saya?" Jawabannya, bagaimanapun, kemungkinan besar ya.

Haruskah Saya Membuang Mesin Faks Saya?

Pada umumnya, jawabannya mungkin ya. Meskipun setiap industri memiliki manajemen file dan kebutuhan korespondensi yang berbeda, ada beberapa keuntungan yang dapat menguntungkan bisnis apa pun sektornya.

Keamanan File

Mungkin faktor terpenting bagi siapa pun di bidang medis, hukum, atau pemerintahan adalah privasi dan keamanan dokumen yang dikirim melalui faks. Beberapa produk faks internet menyediakan enkripsi SSL dan perlindungan kata sandi, yang kemungkinan akan menjadi proses default untuk profesi ini. Sebagian besar menawarkan prompt masuk yang aman, dan otorisasi dua faktor untuk keamanan ekstra dan semakin banyak yang memamerkan solusi faks mereka sebagai HITECH dan HIPAA compliant.

Ukuran file

Banyak layanan faks online memampatkan dokumen besar secara otomatis sehingga penerima dapat membukanya dengan cepat. Lampiran besar dapat secara signifikan memperlambat waktu transmisi untuk email, jadi menjaganya lebih kecil mempercepat email dan memastikan bahwa itu tidak menyumbat kotak masuk penerima (langkah bijaksana yang harus diambil terlepas dari industrinya).

Organisasi dan Manajemen File

Dengan mendigitalkan dokumen secara otomatis, pengguna dapat mengirim dan menyimpan halaman faks secepat mereka diterima. Catatan faks masuk, yang bahkan tidak tersedia dengan mudah dengan mesin faks, sekarang dapat diperoleh dalam hitungan detik dan dibagikan jika diperlukan.

Ketika berbicara tentang profesional di industri perawatan kesehatan atau hukum, atau mereka yang bekerja untuk pemerintah kotamadya, penting untuk mempertimbangkan fitur faks khusus yang akan dicari.

Pengobatan Modern Dengan Faks Online

Karyawan di praktik medis sudah terbiasa dengan proses penerimaan dan pengiriman data pasien. Catatan pasien dan rujukan masih banyak dikirim melalui faks, atau kadang-kadang melalui pos – tetapi jarang melalui rute lain.

Komunikasi yang buruk sering membuat dokter, perawat, peneliti, dan pasien frustrasi, seiring waktu menanamkan technophobia terkait faks. Karena itu, banyak dokter tetap enggan untuk meningkatkan sistem mereka, dan dalam banyak kasus, bahkan bersikeras untuk menyerahkan catatan terpenting mereka secara langsung. Pekerja di seluruh sektor biasanya menyebut faks sebagai "kecoa pengobatan Amerika", meskipun sekitar 75 persen dokumen medis masih ditangani dengan perangkat keras faks tradisional.

Banyak profesional medis telah melihat keuntungan dari mendigitalkan catatan dan korespondensi pasien mereka, berkat inisiatif modernisasi di seluruh industri. Pembaruan resep, persetujuan perawatan terapi fisik, dan pemberitahuan perusahaan asuransi adalah jenis permintaan umum yang berhubungan dengan faks yang biasa ditemui dokter setiap hari. Oleh karena itu, banyak praktik yang lebih kecil berjanji untuk menjadi "zona bebas faks pada tahun 2020", sebuah tujuan ambisius yang, meskipun ramah lingkungan, tidak mempertimbangkan manfaat jangka panjang dari beralih ke infrastruktur faks online eksklusif.

Dengan mendigitalkan catatan dan sebagian besar komunikasi, seperti yang dimiliki beberapa rumah sakit yang lebih besar, arsip sekarang dapat berisi riwayat informasi yang jauh lebih teliti dan terperinci daripada yang dapat dilakukan oleh faks. Lebih baik lagi, mendigitalkan korespondensi berarti tindakan yang direkam menjadi dapat dicari dan mudah dianalisis untuk alat pembelajaran mesin.

Menerapkan layanan online ke bisnis faks-berat yang ada, seperti klinik, secara bersamaan memungkinkan pengarsipan dan penyimpanan catatan yang lebih lancar, yang membantu semua upaya modernisasi di masa depan ketika menerapkan perangkat lunak atau alat produktivitas lain (selain enkripsi dan langkah-langkah keamanan yang disebutkan di atas. mesin faks tidak bisa menyediakan).

Fax Online Aman Untuk Firma Hukum

Bagi mereka yang bekerja di firma hukum, kebutuhan akan keamanan dokumen juga tampak jelas. Salah satu perhatian utama bagi banyak pengacara adalah kemampuan untuk mendukung pekerjaan jarak jauh dan menyediakan beberapa metode faks, termasuk email, aplikasi atau portal web dan seluler, dan kemampuan ponsel cerdas. Operasi jarak jauh yang lancar sangat penting untuk firma hukum mana pun, yang cenderung membutuhkan pengacara yang tersedia untuk jam yang dapat ditagih terlepas dari lokasi mereka. Itu umum untuk pengadilan untuk meminta tanda tangan "tinta basah" pada dokumen, juga, jadi tidak memiliki alat ini tersedia secara drastis dapat memperpanjang jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sederhana tersebut.

Banyak paket faks internet perusahaan menggunakan layanan berlangganan bulanan, memberikan tingkatan harga yang berbeda tergantung pada jumlah file atau jumlah halaman yang akan dikirimkan oleh perusahaan. Seiring dengan biaya penyiapan, ini dapat bertambah dengan cepat, tetapi paket perusahaan sering kali juga menyertakan fitur berharga seperti volume halaman yang dapat diskalakan, integrasi API, dan kepatuhan HIPAA. Namun, menghilangkan sambungan telepon rumah dan perampingan dapat menyeimbangkan penghematan.

Layanan faks online terbaik melayani secara khusus untuk profesional hukum, dan produk mereka sering membanggakan fitur seperti kemampuan untuk mengirim faks ke banyak orang, kemampuan faks internasional yang lancar, penyimpanan halaman sampul khusus, dan integrasi dengan drive cloud yang sudah digunakan perusahaan, seperti seperti Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, atau Evernote. Untungnya, bahkan opsi yang memungkinkan Anda mengirim faks dari telepon memiliki kemampuan ini.

Fitur-fitur ini jauh lebih maju daripada rata-rata perusahaan medis yang perlu digunakan, tetapi pengacara diharapkan mengikuti teknologi modern untuk mengesankan klien dan melakukan pekerjaan jarak jauh yang efisien sehingga layanan faks online yang aman membuatnya mudah untuk dicapai, sambil tetap mempertahankan citra profesional. . Perangkat lunak ini juga mendukung upaya ramah lingkungan dari peningkatan jumlah kantor tanpa kertas dan menyimpan dokumen penting, seperti kontrak hukum, terorganisir (faktor penting penting untuk industri seperti kedokteran dan hubungan masyarakat).

Kontraktor Pemerintah Membutuhkan Faks Online yang Aman

Pekerjaan mereka mungkin sangat berbeda, tetapi kontraktor pemerintah membutuhkan banyak fitur keamanan yang sama yang dihargai oleh pengacara. Berurusan dengan dokumen rahasia dan informasi sensitif adalah masalah sehari-hari bagi seseorang di bidang karir seperti itu, sehingga langkah-langkah keamanan sering mengalahkan fitur kenyamanan dalam hal kepentingan. Saat komunikasi modern berputar di sekitar email dan ponsel cerdas, langkah-langkah keamanan telah beradaptasi – tetapi begitu juga peretas. File dapat disadap dengan banyak cara, diambil dari akun email yang disusupi, atau diretas langsung dari komputer.

Mengetahui hal ini, kontraktor harus melakukan semua yang mereka bisa untuk melindungi dokumen mereka dari awal. Banyak layanan faks internet canggih telah diberikan kontrak Jadwal 70 oleh Administrasi Layanan Umum AS (GSA), cabang pengadaan pemerintah federal. Kontrak-kontrak ini memberikan teknologi informasi (TI) dan perangkat keras telekomunikasi, perangkat lunak, dan dukungan serta layanan profesional yang berbasis di AS kepada badan-badan federal di seluruh dunia.

Mereka juga dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan yang hebat, seperti bandwidth yang dapat disesuaikan, yang membantu mengontrol volume lalu lintas faks secara grup untuk waktu yang lebih sibuk; aturan dan batasan panggilan ekstensif, yang memungkinkan kontrol yang tepat atas faks keluar; Secure Binary File Transfer (BTF), dan otentikasi keamanan Windows NT (New Technology) untuk akun Microsoft yang ada. Faks dapat dilakukan di dalam negeri atau internasional, dan bahkan produk dasar menyediakan pengarsipan faks dan enkripsi SSL menggunakan nomor bebas pulsa. Langkah-langkah keamanan ini sangat penting bagi lembaga pemerintah mana pun, tetapi juga bermanfaat bagi organisasi yang beroperasi dengan anggaran terbatas, seperti lembaga pendidikan dan organisasi publik.

Apa Manfaat Keamanan Faks Online?

Manfaat keamanan mungkin berada di garis depan argumen faks modern, tetapi ada fitur berharga lain yang hampir tak terhitung jumlahnya yang dapat memberikan keunggulan bagi bisnis terlepas dari sektornya.

Di luar pekerjaan khusus dalam perawatan kesehatan, hukum, dan pekerjaan pemerintah, hanya mengandalkan mesin faks dapat menghambat bisnis dengan langkah-langkah keamanan, biaya, dan inefisiensi yang sudah ketinggalan zaman. Dengan jumlah opsi faks gratis yang dapat diakses melalui perangkat seluler dan dengan opsi penyimpanan cloud, kantor besar dan usaha kecil harus memanfaatkan solusi faks online. Daftar solusi faks online terbaik kami memiliki opsi yang kompatibel dengan Mac, Android, desktop, dan tablet, serta beberapa opsi yang memungkinkan Anda mengirim faks dari layanan email gratis seperti Gmail.

Oleh karena itu, singkatnya, ya. Mendigitalkan korespondensi dan merangkul faks online yang aman bukan hanya jalan masa depan yang jelas bagi banyak industri; ini adalah metode berbagi dokumen sehari-hari yang paling aman dan praktis yang tersedia.