Keamanan penggajian: 12 tindakan yang perlu Anda ambil hari ini
Diterbitkan: 2021-09-25Sebelum kita masuk ke pembahasan tentang bagaimana memastikan keamanan penggajian, mari kita pahami apa itu.
Keamanan penggajian dapat didefinisikan sebagai tindakan yang diambil (dalam bentuk instalasi perangkat lunak dalam beberapa kasus) untuk memastikan perlindungan informasi sensitif tentang perusahaan dan karyawannya.
Sangat penting untuk memiliki sistem penggajian yang aman untuk menghindari hilangnya kekayaan intelektual, gangguan dalam operasi bisnis, serangan ransomware, dan membayar denda dan penalti sesuai peraturan. Selain itu, tidak memiliki sistem penggajian yang aman juga dapat mempengaruhi pembayaran tepat waktu kepada karyawan dan pihak lain seperti vendor, pemasok, dll.
Bayangkan mengalami pelanggaran keamanan data dalam sistem penggajian Anda. Anda tidak hanya akan kehilangan data penting dan sensitif karyawan & perusahaan, tetapi Anda juga akan kehilangan kepercayaan dari karyawan dan reputasi merek Anda. Memiliki sistem penggajian yang aman terbukti menjadi keunggulan kompetitif karena dapat merampingkan operasi SDM, kerahasiaan, dan transparansi data yang dapat membantu Anda mempertahankan karyawan berbakat.
Sekarang setelah kita memiliki pemahaman yang tepat tentang apa itu keamanan penggajian dan mengapa itu penting, mari kita telusuri 12 cara dan tindakan yang dapat Anda ambil untuk memperketat keamanan penggajian.
12 Tindakan yang Perlu Anda Ambil untuk Memastikan Keamanan Penggajian
- Melatih Karyawan dalam Menggunakan Sistem Penggajian: Melatih setiap karyawan baru tentang penggunaan sistem penggajian membantu mereka memahami protokol mengakses dan berbagi informasi sensitif. Untuk menjaga standar keamanan, pelatihan seragam wajib harus diberikan kepada setiap joiner baru.
- Membatasi Akses: Sebagian besar perusahaan beroperasi dengan “dasar yang perlu diketahui” dalam hal berbagi data sensitif. Aturan yang sama harus berlaku untuk menjaga keamanan penggajian. Penting untuk memastikan bahwa karyawan tidak memiliki akses ke catatan satu sama lain sehingga informasi sensitif tidak salah ditangani.
- Memisahkan Tugas: Menangani keamanan penggajian seharusnya tidak menjadi pekerjaan satu orang. Jika satu orang memiliki akses ke seluruh fungsi sistem, mereka mungkin akan menggunakannya untuk keuntungan mereka. Namun, jika prosesnya dibagi di antara banyak orang, kemungkinan satu orang salah menangani atau memanfaatkan informasi sensitif menjadi sangat rendah.
- Memperbarui Perangkat Lunak Anda: Jika perangkat lunak yang Anda gunakan untuk keamanan penggajian tidak diperbarui secara berkala, perangkat lunak tersebut dapat menjadi target peretasan atau ancaman keamanan lainnya. Anda dapat memberikan pedoman yang jelas mengenai pembaruan dalam pedoman penggajian perusahaan sehingga karyawan Anda juga berada di halaman yang sama. Pembaruan harus mencerminkan semua tingkat alih-alih diperbarui secara manual untuk setiap departemen.
- Pembuangan Informasi Sensitif dengan Hati-hati: Semua dokumen penting yang seharusnya dibuang, harus dibuang dengan hati-hati. Penghancuran dokumen sensitif yang aman dan memberikan akses yang sama hanya kepada personel yang berwenang sangat penting dalam memastikan keamanan penggajian.
- Standarisasi Proses Persetujuan Permintaan Eksternal: Permintaan eksternal dari kreditur atau perusahaan hipotek dengan kepentingan keuangan dapat membuat Anda rentan terhadap potensi pelanggaran. Membuat sistem standar untuk membuat informasi tersebut tersedia atau membuat database publik adalah pilihan yang layak. Semua karyawan harus dilatih untuk mengikuti prosedur yang tepat untuk merilis informasi sensitif apa pun tentang karyawan dan perusahaan.
- Memperbarui Kredensial Login Secara Teratur: Selain langkah-langkah keamanan lainnya, memiliki proses memperbarui kredensial login secara teratur terbukti menjadi strategi yang efektif untuk menghindari potensi ancaman keamanan. Frekuensi perubahan tergantung pada kebutuhan unik bisnis Anda dan kemungkinan pelanggaran potensial.
- Meninjau Laporan Kontrol Penggajian: Meninjau laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi setiap perbedaan seperti input pada jam kerja, kewajiban pajak, lembur yang masih harus dibayar, dll.
- Mengklasifikasikan Data Menurut Sensitivitas: Ini adalah ukuran efektif untuk menegakkan aksesibilitas informasi yang aman di antara karyawan. Misalnya, informasi yang paling sensitif hanya dapat diakses oleh manajemen puncak, informasi klien yang sensitif hanya akan tersedia untuk orang yang bekerja dengan klien tertentu.
- Memperkuat Keamanan saat Memindahkan Karyawan: Jika Anda gagal mengikuti prosedur yang benar saat melepas karyawan, mantan karyawan Anda mungkin dapat mengakses sistem melalui kredensial mereka. Untuk mengurangi kemungkinan ancaman apa pun, memulihkan aset perusahaan seperti laptop dan kredensial keamanan serta menonaktifkan akun mereka adalah penting.
- Melakukan Audit Penggajian Reguler: Audit membantu pemilik bisnis menemukan perbedaan dan membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak. Umumnya, audit penggajian harus dilakukan setiap tahun. Namun, audit triwulanan atau bulanan dapat membantu menemukan pelanggaran sejak dini dan mendapatkan wawasan tentang kesehatan sistem penggajian.
- Mencegah Pencurian Waktu: Pencurian waktu atau pemalsuan lembar waktu adalah ketika seorang karyawan dengan sengaja salah mengartikan waktu mereka bekerja di lembar waktu mereka. Pencurian waktu adalah bentuk penipuan penggajian yang paling umum, yang tampaknya memengaruhi 75% bisnis di AS setiap tahun. Namun, banyak sistem penggajian menyertakan fitur keamanan untuk melindungi pelaporan absen. Anda dapat menemukan sistem penggajian terbaik untuk membantu Anda dalam menegakkan keamanan penggajian.
Untuk menyimpulkan
Penipuan keamanan terjadi dalam berbagai cara, mulai dari pemalsuan kartu absen hingga pekerja yang memalsukan upah mereka, hingga pelanggaran informasi. Semua masalah ini menyebabkan kerusakan signifikan pada perusahaan dan reputasinya.
Untuk mencegah hal ini, menjaga keamanan penggajian adalah penting, karena tidak hanya melindungi Anda dari pelanggaran keamanan dan penipuan, tetapi juga menegakkan keseragaman dan pengaturan data.
Kiat Pro:
- Mengintegrasikan perangkat lunak penggajian dengan sistem kehadiran dapat membantu Anda mencegah penipuan absen.
- Memformalkan sistem offboarding yang komprehensif dalam perangkat lunak dapat mencegah karyawan hantu mendapatkan akses yang tidak sah. Sangat penting untuk memanfaatkan perangkat lunak yang tepat untuk menghindari kerusakan jangka panjang dan mencegah penipuan terjadi di tempat pertama.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.