Apa itu Sistem Telepon PBX? Panduan Definitif oleh GetVoIP

Sistem telepon PBX (Pertukaran Cabang Pribadi) memberi bisnis jaringan telepon pribadi mereka sendiri, menawarkan fitur tambahan untuk panggilan dan komunikasi bisnis yang mengoptimalkan alur kerja tim Anda.

Tapi apa yang dimaksud dengan PBX, bagaimana cara kerjanya, dan jenis serta penyedia mana yang tepat untuk perusahaan Anda? Baca terus untuk mengetahuinya.

Langsung ke

• Apa itu Sistem Telepon PBX?
• Bagaimana Cara Kerja Sistem Telepon PBX?
• Jenis Sistem Telepon PBX
• Apa Perbedaan Antara PBX Dan VoIP?
• Manfaat Sistem Telepon PBX
• Cara Memilih Sistem PBX Untuk Bisnis
• Penyedia Sistem Telepon PBX Teratas
• FAQ Sistem PBX

Apa itu Sistem Telepon PBX?

Sistem telepon PBX adalah pertukaran telepon lokal pribadi yang memungkinkan perusahaan untuk memfasilitasi panggilan suara internal dan eksternal di jaringan lokal mereka sendiri .

PBX pada dasarnya menciptakan jaringan telepon mini yang dimiliki dan dioperasikan oleh bisnis yang menggunakannya, yang berarti semua komunikasi internal antara pengguna dalam jaringan dan perangkat gratis.

Dengan PBX, bisnis dapat membatasi atau menghindari pembelian saluran telepon tambahan dari penyedia pihak ketiga, sebagai gantinya memilih nomor telepon dan/atau ekstensi bisnis dalam jaringan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Telepon PBX?

Sistem telepon PBX bekerja dengan menghubungkan, mengalihkan, dan merutekan panggilan telepon ke tujuan mereka sambil menyediakan fitur komunikasi bisnis tingkat lanjut yang tidak tersedia dengan telepon rumah tradisional atau telepon rumah.

Tergantung pada jenis layanan PBX yang Anda pilih, panggilan keluar dan masuk dikelola melalui SIP Trunking, PSTN (Public Switched Telephone Network), atau VoIP (Voice over Internet Protocol.) Baik PBX lokal (on-site) dan cloud PBX . tersedia, seperti kombinasi keduanya.

Jenis Sistem Telepon PBX

Tabel di bawah ini memberikan gambaran singkat tentang 4 jenis sistem telepon PBX yang berbeda :

PBX Analog

PBX analog bergantung pada kabel tembaga tradisional PSTN – jaringan yang sama digunakan sambungan telepon rumah – untuk memfasilitasi panggilan melalui POTS (Plain Old Telephone System.)

Karena mereka tidak dapat melakukan panggilan melalui Internet, fitur mereka akan dibatasi dibandingkan dengan opsi lain dalam daftar ini. Harapkan sedikit lebih dari pesan suara, transfer panggilan, penangguhan panggilan, dan penerusan panggilan dasar.

PBX analog dirancang untuk membuat panggilan internal antar karyawan gratis, dan hanya berfungsi dengan telepon rumah dan telepon meja. Karena perangkat keras/peralatan harus ditempatkan di gedung/lokasi kantor tempat karyawan Anda bekerja, tidak ada mobilitas yang ditawarkan.

Menambahkan saluran telepon adalah proses yang panjang dan mahal yang memerlukan pemasangan kabel baru, soket dinding, dan terkadang outlet secara fisik—itulah sebabnya sebagian besar tim hanya meningkatkan ke penyedia trunk PBX atau SIP yang dihosting.

Sistem PBX analog diharapkan menjadi usang dalam sepuluh tahun, jadi jika saat ini Anda tidak menggunakannya, kemungkinan tidak layak untuk diinvestasikan sekarang.

PBX yang Di-host

Juga dikenal sebagai cloud atau PBX virtual, PBX yang dihosting adalah sistem telepon VoIP offsite berbasis cloud yang diselenggarakan oleh penyedia pihak ketiga.

Karena PBX virtual mengelola panggilan melalui VoIP, ia bekerja dengan perangkat apa pun (laptop, smartphone, komputer desktop, telepon VoIP, tablet, dll.) dengan koneksi Internet yang berfungsi.

Ini membebaskan tim untuk mengakses sistem telepon bisnis mereka di mana saja, kapan saja – tingkat fleksibilitas dan mobilitas yang tidak mungkin dilakukan dengan PBX analog.

PBX berbasis cloud kompatibel dengan peralatan yang ada, memiliki proses penyiapan yang cepat dan mudah yang biasanya dapat dikelola sendiri oleh pemilik bisnis, dan tidak memerlukan pemeliharaan di tempat atau tim TI internal. Ini mengarah pada penghematan biaya yang signifikan di samping akses ke fitur VoIP canggih dan saluran telekomunikasi baru, seperti:

• Konferensi Web dan Panggilan Video
• SMS
• Pesan Obrolan Tim
• Alat Kolaborasi (Papan Tulis, Berbagi File dan Pengeditan Bersama, dll.)
• Pesan Suara Visual, Pesan Suara-ke-Email
• ACD dan IVR
• Auto Attendant
• Perutean Panggilan dan Grup Dering
• Meneruskan panggilan
• Musik Ditahan
• Taman Panggilan, Balik Panggilan, Penyaringan Panggilan, ID Penelepon
• Panggilan Konferensi
• Antrian Panggilan
• Pemantauan Panggilan, Tongkang Panggilan, Bisikan Panggilan, Rekaman Panggilan

Sebagian besar penyedia VoIP PBX menawarkan beberapa paket bulanan/bertingkat dengan batas pengguna yang lebih tinggi dan fitur-fitur canggih untuk skalabilitas.

PBX Lokal

Sistem PBX di tempat memberikan tim tidak hanya jaringan telepon pribadi mereka sendiri tetapi juga sistem telepon internal mereka sendiri.

Berita bagus?

Sistem lokal saat ini menggunakan VoIP untuk memfasilitasi panggilan, yang menurunkan biaya panggilan dan memberdayakan tim dengan fitur panggilan baru. Pengguna PBX berbasis lokasi perlu berinvestasi dalam ruang untuk server di tempat, pusat data internal, perangkat keras tambahan, dan seringkali, tim TI internal untuk mengelola semuanya.

Manfaat utama di sini?

Tim dengan PBX lokal akan selalu menjadi prioritas untuk permintaan dukungan, dapat menyesuaikan seluruh sistem telepon bisnis mereka, dan dapat merasa tenang mengetahui server mereka aman dan dipantau.

Meskipun demikian, PBX berbasis premis tidak hemat biaya untuk sebagian besar UKM dan tidak menawarkan mobilitas PBX cloud.

PBX Hibrida

Hybrid PBX, sesuai dengan namanya, adalah kombinasi dari PBX tradisional dan VoIP—memungkinkan bisnis menggunakan perangkat keras PBX on-premise yang ada untuk mengakses sistem telepon berbasis cloud.

Sebuah proses yang disebut SIP Trunking menciptakan semacam hubungan virtual antara teknologi PSTN dan VoIP dan semua fitur yang ditawarkannya. Setiap SIP (Session Initiation Protocol) Trunk bertindak sebagai saluran teleponnya sendiri.

Namun, bisnis itu sendiri – bukan penyedia SIP Trunk – harus menginstal, meningkatkan, dan memelihara solusi telepon PBX internal mereka sendiri.

Apa Perbedaan Antara PBX Dan VoIP?

Perbedaan utama antara PBX dan VoIP adalah bahwa PBX adalah PBX menggunakan teknologi VoIP, SIP Trunking, dan PSTN untuk membuat jaringan telepon internal yang saling terhubung yang mencakup semua perangkat panggilan bisnis Anda. (Tergantung pada jenis solusi PBX yang Anda pilih, “ponsel” ini dapat berupa komputer desktop, perangkat seluler, dan/atau telepon meja.)

Sementara penyedia PBX saat ini biasanya menawarkan panggilan VoIP (dan sebaliknya), sistem telepon VoIP Meskipun VoIP dan PBX yang dihosting (berbasis cloud) agak mirip, ada perbedaan besar antara PBX berbasis premis vs sistem telepon VoIP, yang diuraikan di bawah ini:

Manfaat Sistem Telepon PBX

Di bawah ini, kita akan menjelajahi 5 manfaat PBX teratas.

1. Penghematan Biaya

Hosted PBX khususnya memberikan penghematan biaya yang signifikan jika dibandingkan dengan sistem telepon PSTN tradisional.

Panggilan VoIP secara signifikan mengurangi biaya panggilan jarak jauh, menawarkan panggilan tak terbatas gratis di Amerika Serikat/Kanada.

PBX berbasis lokasi mengharuskan bisnis untuk membeli peralatan, server, dan lisensi perangkat lunak, membayar biaya pemasangan/penyetelan di muka, dan menangani biaya pemeliharaan—semuanya dapat dengan mudah menelan biaya $10.000+ hanya untuk 20 pengguna.

Sebaliknya, sistem PBX yang dihosting dikelola di luar lokasi oleh penyedia pihak ketiga (tidak diperlukan tim TI internal atau peralatan mahal di lokasi.) Selain itu, VoIP kompatibel dengan perangkat yang ada, jadi tidak perlu membeli banyak perangkat keras baru.

Paket layanan bulanan untuk PBX yang dihosting berkisar dari $25,00-$50,00/pengguna/bulan, dan sering kali memiliki diskon volume atau komitmen penggunaan.

2. Akses ke Fitur VoIP Tambahan

Akses ke fitur Voice over IP lanjutan menawarkan banyak manfaat seperti:

• Analisis real-time dan historis serta data karyawan untuk menyempurnakan alur kerja dan meningkatkan pengalaman pelanggan
• Peningkatan tingkat resolusi panggilan pertama
• Lebih banyak opsi layanan mandiri pelanggan
• Manajemen pengguna dan opsi admin lanjutan
• Peningkatan kolaborasi karyawan, peningkatan produktivitas, lebih sedikit miskomunikasi

3. Peningkatan Mobilitas

Apakah tim Anda sepenuhnya jarak jauh, hibrida, atau bekerja di kantor, sistem telepon awan PBX menawarkan tingkat mobilitas yang tak tertandingi – terutama untuk tim yang beragam secara geografis yang bekerja melintasi zona waktu.

Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk mempekerjakan karyawan sebaik mungkin terlepas dari lokasi mereka dan meningkatkan moral karyawan, menjaga tingkat turnover tetap rendah. Tim dapat beralih antar perangkat selama panggilan aktif, melakukan panggilan video dari mana saja, dan mengakses data klien penting selama rapat di luar kantor.

4. Skalabilitas

Penyedia PBX menawarkan tingkat skalabilitas yang memastikan usaha kecil dan perusahaan memiliki fitur dan saluran yang mereka butuhkan dengan harga yang mereka mampu.

Sangat mudah untuk meningkatkan batas pengguna, menambahkan fitur baru sesuai kebutuhan, dan membeli tambahan seperti batas peserta rapat video yang lebih tinggi dan ruang penyimpanan tambahan. Tim menghindari membayar untuk fitur yang tidak mereka butuhkan, dapat menyesuaikan sistem PBX mereka, dan pindah ke tingkat yang lebih tinggi kapan saja.

PBX tumbuh bersama bisnis Anda, dan penyedia terus menambahkan fitur untuk memenuhi harapan pelanggan.

5. Kemudahan Penggunaan

Terlepas dari banyaknya fitur canggih yang mereka tawarkan, platform PBX ternyata sangat ramah pengguna.

Beberapa saluran komunikasi disederhanakan dalam satu antarmuka terpadu, pengguna dapat menyesuaikan dasbor dan tata letak mereka, dan pemberitahuan push real-time mengingatkan karyawan tentang rapat dan tenggat waktu penting.

Fitur nyaman seperti panggilan video sekali klik, pengeditan jalur alur panggilan seret-dan-lepas, dan basis pengetahuan dukungan online menyederhanakan proses lebih lanjut. Banyak penyedia juga memberikan pelatihan berdasarkan permintaan atau tatap muka untuk lebih menyesuaikan tim.

Cara Memilih Sistem PBX Untuk Bisnis

Saat memilih sistem PBX untuk bisnis Anda, pertimbangkan:

• Layanan di tempat vs di luar kantor/dihosting
• Total biaya/anggaran (biaya layanan bulanan, biaya pemasangan/pemasangan, biaya peralatan/perangkat keras, biaya panggilan internasional dan jarak jauh, fitur tambahan, dll.)
• Fitur dan saluran komunikasi yang tersedia
• Jenis nomor telepon yang tersedia (Lokal, internasional, bebas pulsa, nomor cantik)
• Struktur harga (bayar sesuai penggunaan, menit yang dibundel, paket bulanan, kontrak tahunan, dll.
• Kemudahan penggunaan, pelatihan pengguna, dan dukungan pelanggan
• Uptime dijamin setidaknya 99,9%, pemantauan jaringan, sertifikasi keamanan

Penyedia Sistem Telepon PBX Teratas

Berdasarkan penelitian dan pengalaman langsung kami, di samping masukan dari ulasan pengguna, kami telah menentukan penyedia sistem telepon PBX terbaik adalah:

FAQ Sistem PBX

Di bawah ini, kami telah menjawab FAQ teratas tentang Sistem PBX.