10 Fitur Faks Online Hebat yang Akan Membangkitkan Produktivitas Anda

Ketika kita memikirkan faks online, prosesnya mudah dikacaukan dengan berbagi file sederhana. Dokumen yang dikirim sebagai lampiran dalam email sepertinya bukan sesuatu yang menarik atau berguna. Tapi jujur, fax online jauh lebih dari sekedar mengirim rekan Anda dokumen kata untuk tiba di kotak masuk email mereka.

Mengabaikan fakta sederhana bahwa prosesnya sebenarnya lebih rumit daripada berbagi file – faks online menggunakan email untuk mengirim dokumen ke mesin faks penerima, atau memungkinkan Anda menerima faks sebagai email, atau bahkan teks. Ini sangat sederhana sehingga Anda bahkan dapat mengirim faks langsung dari Gmail atau faks dari ponsel Anda. Manfaat mobilitas dan kemudahan penggunaan sangat bagus dan akrab bagi sebagian besar orang, tetapi bagaimana dengan fitur yang kurang dikenal yang benar-benar membantu faks online mengubah cara Anda mengirim dan berbagi dokumen? Untuk membantu Anda memaksimalkan layanan faks online, kami menyusun daftar fitur yang paling berguna dan kurang dikenal yang dapat membawa produktivitas Anda ke tingkat yang sama sekali baru.

1. Tanda Tangan Digital

Pertama dalam daftar kami dapat diperdebatkan sebagai salah satu fitur yang paling berguna untuk faks online, benar-benar mengisi titik sakit yang sebelumnya dirasakan saat mengirim dokumen legal atau mengikat yang memerlukan tanda tangan. Penyedia faks online yang memungkinkan tanda tangan digital ideal untuk hampir semua bisnis, membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas dengan memotong langkah-langkah yang tidak perlu untuk proses faks Anda.

Tanda tangan digital atau elektronik memungkinkan Anda untuk menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen elektronik sebelum mengirim faks dalam perjalanan ke penerima. Beberapa layanan memungkinkan drag and drop sederhana dari file tanda tangan tulisan tangan langsung ke dokumen. Ini berguna untuk memastikan Anda memiliki tanda tangan yang cocok pada dokumen elektronik atau salinan cetak Anda – Anda dapat mengunggah tanda tangan pilihan Anda sendiri dan menggunakan kembali tanda tangan yang sama sebanyak yang Anda butuhkan.

Metode lain menggunakan layar sentuh pada perangkat seluler Anda, memungkinkan Anda untuk menandatangani dengan jari Anda atau bahkan pena stylus untuk memastikan akurasi yang lebih baik. Metode yang Anda pilih mungkin bergantung pada fleksibilitas dan akses Anda ke perangkat seluler, tetapi opsi ini tentu saja merupakan salah satu fitur paling berguna yang harus dicari saat berbelanja untuk penyedia faks online.

2. Pengiriman Grup

Kedua dalam daftar kami adalah fitur lain yang sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas Anda dan mengurangi tingkat sakit kepala terkait faks yang dibagikan di sekitar kantor. Kadang-kadang disebut ledakan faks, pengiriman grup atau faks massal, fitur yang berguna ini adalah salah satu yang harus diwaspadai saat berbelanja antar penyedia faks internet. Dengan pengiriman grup, sekarang dimungkinkan untuk mengirim dokumen faks Anda ke sejumlah besar penerima, terkadang hingga 20 alamat sekaligus, semuanya pada waktu yang sama.

Tidak ada lagi hari-hari mengantre menunggu giliran karena Tina dari HR mengirimkan faks yang sama sebanyak 50 kali, berulang kali. Ledakan faks sekarang benar-benar mungkin dan memastikan setiap penerima yang termasuk dalam daftar akan menerima salinan pesan mereka secara bersamaan, langsung di kotak masuk email mereka. Sekarang Anda dapat meningkatkan kolaborasi dan tetap fokus pada tugas Anda dengan memastikan seluruh tim mendapatkan pesan atau dokumen yang tepat saat mereka membutuhkannya, di tempat yang mudah ditemukan dan diatur di kotak masuk email mereka.

3. Pengiriman Terjadwal

Ini mungkin tampak sepele, tetapi dengan diperkenalkannya faks online, salah satu masalah yang terkait dengan mesin faks standar dan tradisional adalah kebutuhan untuk berada tepat di depan mesin faks pada waktu yang tepat yang Anda perlukan untuk mengirim faks Anda. Jadi, jika Anda perlu mengirimkan dokumen penting itu melalui faks terlebih dahulu di pagi hari tiga zona waktu ke depan – saat Anda biasanya tidur, Anda tidak hanya harus memastikan bahwa Anda sudah bangun dan siap, tetapi Anda juga perlu memastikan bahwa Anda dapat menemukan mesin faks! Sekarang, itu tidak lagi menjadi masalah dengan faks online.

Dengan kemampuan untuk menjadwalkan pengiriman faks keluar Anda, adalah mungkin untuk memastikan faks Anda dikirim ke penerima yang tepat pada waktu yang tepat, baik secara instan atau tidak sampai setelah pertemuan penutupan penting. Gabungkan ini dengan kemampuan untuk mengirim faks dari ponsel Anda atau perangkat apa pun dengan koneksi internet, dan Anda tidak perlu khawatir, yang biasanya mengharuskan Anda memiliki akses langsung ke mesin faks pada saat yang genting itu. Cukup jadwalkan pengiriman faks dari portal online atau aplikasi seluler Anda dan lanjutkan hari Anda dengan tenang karena mengetahui faks Anda tidak akan sampai di sana terlalu dini, atau terlalu terlambat.

4. Pemutaran Faks Sampah

junk_fax

Kami mengundang surat siput, dan datanglah surat sampah yang tidak diinginkan. Kami akhirnya beralih ke email, dan datanglah email spam yang tidak diinginkan. Kami bahkan mendapatkan panggilan telepon yang tidak diinginkan yang menyumbat saluran kami dengan promosi telemarketing dan sekarang bahkan panggilan robot. Jadi tentu saja masuk akal bahwa akan ada gerombolan faks sampah yang tidak diinginkan masuk ke mesin faks Anda, atau lebih tepatnya dengan mengirim faks online ke kotak masuk email Anda. Jadi seperti filter spam, di situlah penyaringan faks sampah masuk. Penyaringan faks sampah sebenarnya bekerja dalam dua cara, dengan daftar putih dan daftar hitam. Manfaatkan daftar putih untuk menambahkan alamat dan nomor yang disetujui untuk memastikan Anda hanya akan menerima dokumen dan pesan dari nomor tertentu ini, dan tidak ada orang lain. Namun, ini dapat mengunci kotak masuk Anda untuk hanya menerima pesan dari orang yang Anda kenal, memblokir pelanggan atau klien baru.

Daftar hitam, di sisi lain, memungkinkan Anda untuk memasukkan alamat dan nomor tertentu untuk diblokir dari layanan faks online Anda, mencegah spammer sial itu. Beberapa fitur penyaringan faks sampah bahkan memungkinkan "wildcard" untuk menyertakan kode area, set angka, atau awalan tertentu. Mengurangi spam dan kekacauan akan membantu menjaga kotak masuk Anda tetap rapi dan teratur.

5. Pelacak Kemajuan & Status

Pernah mengirim faks, hanya untuk membuat penerima Anda menunggu dan menunggu, hanya untuk tidak pernah sampai di ujungnya? Faks online tidak hanya membantu Anda tetap lebih teratur dengan menyimpan log faks yang dikirim dan diterima, serta menyimpannya di kotak masuk email Anda, tetapi beberapa layanan bahkan dapat melacak pesan Anda saat dikirimkan ke penerima Anda.

Pelacak kemajuan adalah perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk melihat status faks keluar saat ini dalam transisi, dan bahkan mengikutinya setiap perhentian dari saat Anda menekan tombol kirim, hingga saat itu dimaksudkan untuk muncul di faks penerima Anda mesin atau kotak masuk. Pelacak kemajuan dapat membantu mengurangi faks yang hilang dan menunggu untuk berharap faks terakhir akan berhasil.

6. Integrasi dan API

Semua platform produktivitas kami menjadi semakin fleksibel dan dapat disesuaikan. Berkat dunia API, kini mudah bagi pengembang untuk membangun jembatan antara dua solusi tenaga kerja yang sebelumnya independen. API adalah string kode berbasis web yang pendek dan mudah digunakan yang memungkinkan dua platform berinteraksi satu sama lain. Sama seperti Anda dapat mengintegrasikan CRM Anda secara langsung ke alat obrolan tim seperti Slack, Anda dapat dengan mudah menggunakan API untuk mengintegrasikan layanan faks online Anda langsung ke alat tempat kerja apa pun yang sudah digunakan tim Anda.

Fungsi faks dapat diintegrasikan ke dalam aplikasi bisnis apa pun yang menggunakan SMTP, XML teks, atau API layanan web untuk mengotomatiskan proses, meningkatkan komunikasi, dan kolaborasi. Berkat API, prosesnya mudah untuk menambahkan tombol faks langsung ke CRM Anda, sehingga Anda dapat memotret profil klien ke mesin faks kolega Anda hanya dengan mengklik satu tombol.

7. Berbagi File Besar

Meskipun faks online lebih dari sekadar berbagi file, itu tidak berarti Anda tidak dapat menggunakan layanan untuk berbagi file. Faks online menggunakan alamat email Anda untuk mengirim dan menerima dokumen digital sebagai faks baik di mesin Anda sendiri, atau menerima di email Anda. Namun, karena sifat email, sangat mungkin Anda mencapai batas ukuran file saat mencoba mengirim dokumen yang agak besar, atau bahkan jenis file yang sama sekali berbeda (bahkan video).

Berbagi file besar adalah fitur yang berguna bagi mereka yang perlu mengirim dokumen teks yang agak besar atau panjang (pikirkan lebih dari 100 halaman!) atau bahkan jenis file yang sama sekali berbeda seperti gambar beresolusi tinggi, file audio, spreadsheet, dan bahkan video. Penyedia faks online yang memungkinkan berbagi file besar biasanya menyertakan batasan ukuran file, tetapi pada 3GB dan lebih tinggi, ini melampaui batasan file apa pun yang diberlakukan oleh layanan email Anda. Jika layanan Anda juga menyertakan pengiriman grup, Anda juga dapat mengirim file berukuran besar ini ke lebih dari satu penerima dalam satu waktu – sesuatu yang mungkin sulit dihadapi oleh platform berbagi file lainnya.

8. Beberapa Alamat Email

Jangan bingung dengan pengiriman kelompok dokumen, mengirim faks satu dokumen ke banyak penerima, dimungkinkan dengan faks online – satu fitur yang kurang umum dalam faks online adalah kemampuan untuk menautkan beberapa alamat email ke satu saluran faks. Dengan cara ini, Anda tidak perlu membuat alamat email mandiri untuk diberikan kepada setiap anggota tim untuk memungkinkan akses ke portal atau fungsi faks online Anda. Sebagai gantinya, dengan dukungan beberapa alamat email, Anda dapat menyertakan email individu sebanyak yang Anda inginkan untuk memberikan akses ke setiap dan semua anggota tim, yang kemudian masing-masing akan menerima kotak masuk dan portal mereka sendiri. Semua saat masih di bawah satu langganan faks online mandiri.

Melanjutkan sifat hemat biaya dari faks online, menambahkan beberapa alamat email ke satu saluran faks akan mengurangi jumlah langganan atau lisensi yang diperlukan untuk tim Anda. Dengan kontrol administrasi, mudah untuk tetap memegang kendali dan memberikan akses hanya kepada mereka yang membutuhkannya, dan bahkan mungkin membatasi fungsionalitas alamat email individual yang diberikan akses.

9. Arsip Faks

Mengurangi kekacauan dengan faks online tidak hanya tentang lebih sedikit kertas, tetapi juga lebih sedikit lemari arsip. Dengan segala sesuatu yang ditangani secara digital berkat faks online, begitu juga pengarsipan Anda. Sementara beberapa penyedia akan meminta Anda menyimpan semuanya dengan benar di kotak masuk email Anda, satu fitur berguna yang harus diperhatikan adalah Arsip Faks, solusi penyimpanan file khusus yang dapat dicari untuk semua faks masuk dan keluar yang dikirim dan diterima di seluruh akun.

Sekarang Anda dapat dengan aman menghapus faks lama tersebut dari kotak masuk Anda dan tetap memastikan mereka akan dikonsolidasikan dalam catatan Anda untuk berjaga-jaga jika Anda perlu mengingatnya di lain waktu. Beberapa penyedia akan membatasi jumlah faks yang dapat Anda arsipkan, sementara yang lain mengizinkan jumlah dokumen yang tidak terbatas untuk disimpan selama yang Anda butuhkan.

10. Keamanan dan Kepatuhan

Meskipun faks online secara inheren meningkatkan keamanan dokumen Anda, hanya mereka yang memiliki akses ke kotak masuk email Anda yang dapat membaca faks Anda, penting juga untuk memastikan enkripsi yang tepat disediakan untuk dokumen Anda. Ini dapat bermanfaat saat berbelanja untuk penyedia untuk memastikan tidak hanya keluar, tetapi bahkan enkripsi faks masuk. Beberapa penyedia bahkan akan melangkah lebih jauh untuk memastikan konfirmasi pengiriman Anda dienkripsi, dan mengizinkan nomor tujuan tersembunyi.

Jika Anda berada di industri terkait, penting juga untuk meminta penyedia yang memastikan kepatuhan terhadap peraturan keamanan data seperti Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan Amerika, karena tidak semua penyedia akan bekerja lebih keras. Enkripsi biasanya akan terjadi berkat teknologi keamanan standar yang biasanya digunakan untuk membuat tautan terenkripsi antara klien dan server – yang dikenal sebagai SSL, Lapisan Soket Aman.

Faks online saja dapat membantu meningkatkan produktivitas di sekitar kantor, sambil mengurangi biaya dan masalah yang biasanya terkait dengan pengoperasian saluran faks standar, dan mesin faks yang ditakuti. Tetapi manfaatnya tidak berhenti di situ, dengan beberapa fitur tambahan yang patut diperhatikan.