Cara Menulis Tanda Tangan Email Profesional (dengan 15 Contoh)

Komunikasi email telah mengambil alih sebagai salah satu cara paling umum untuk mengirim pesan antara rekan kerja di dalam dan di luar lokasi, menurut sebuah studi Radicati. Meskipun aplikasi komunikasi baru sering menggembar-gemborkan akhir zaman untuk email, email tampaknya selalu berjalan seperti sebelumnya, acuh tak acuh terhadap dogma zaman modern, kemajuan, dan kultus masa depan.

Yah, mungkin itu tidak berlangsung begitu puitis. Tapi untuk masa mendatang, email akan tetap menjadi pokok komunikasi profesional. Kami dapat menyesuaikan korespondensi email kami untuk memenuhi tujuan bisnis kami - apakah korespondensi umum atau pemasaran email - dan sebagai media membawa konteksnya, tidak hanya konten kami penting, tetapi juga presentasinya.

Banyak kesan pertama dilakukan melalui email. Tanda tangan email Anda yang hebat adalah kesempatan untuk membentuk kesan itu. Tanda tangan email profesional secara visual menarik sekaligus menyampaikan keahlian, pengalaman, dan detail kontak kami.

Ada banyak subjektivitas saat mempelajari cara membuat tanda tangan email profesional menonjol saat memimpin otoritas. Untungnya, dalam hal gaya dan implementasi, ada daftar yang cukup singkat tentang apa yang dapat diterima – dan tidak perlu memaksakan diri untuk menunjukkan tanda tangan yang dipoles dan profesional.

Contoh Terbaik Tanda Tangan Email Profesional

1. Tetap singkat.

Tanda tangan email profesional harus singkat dan manis. Cantumkan nama, jabatan, perusahaan, informasi kontak, dan tempat menarik profesional Anda. Ini mungkin tiga atau empat baris teks – enam dapat bekerja tetapi Anda merentangkannya. Ketika datang ke desain, pertimbangkan 'kurang lebih' – tanda tangan Anda dimaksudkan untuk melengkapi, bukan menjaga mata orang dari apa yang ingin mereka baca.

Tanda tangan email ini konvensional, seimbang dan menyampaikan semua poin penting – sedikit kesalahan. Jangan takut untuk menggunakan pembuat tanda tangan email untuk mempertahankan kendali atas tanda tangan Anda.

2. Gunakan merek Anda sebagai panduan tematik.

Perusahaan Anda mungkin memiliki batasan kreatif pada tanda tangan email. Masuk akal – merek didahulukan. Anda harus mengekspresikan diri Anda dalam batasan tematik – jenis huruf, warna, gambar, ikon, pengaturan – yang disediakan oleh logo Anda. Beberapa mungkin merasa lega, yang lain mungkin gatal. Jangan khawatir, terkadang keterbatasan menghasilkan seni terbaik. Lihatlah tanda tangan email ini oleh Sombras Blancas Design.

Contoh tanda tangan email ini menggabungkan warna merek dan tema desain – lihat bagian tepi yang diburamkan dengan lembut – untuk menampilkan nama, judul, dan info kontak dalam suara merek. Harmoni total. Baik Anda menggunakan klien email profesional seperti Outlook atau layanan email konsumen gratis seperti Gmail, Anda tetap harus terus mendorong merek Anda.

3. Sertakan headshot.

Melampirkan wajah ke nama membantu orang membuat asosiasi pribadi. Jika Anda ingin membangun hubungan dengan penerima Anda, atau hanya untuk mendapatkan umpan balik positif, melampirkan foto wajah dengan wajah Anda di samping nama Anda membangun koneksi dengan penerima Anda. Headshot profesional harus memiliki pencahayaan yang baik dan bidikan yang baik. Anda ingin itu menyampaikan atribut yang diinginkan untuk profesi Anda (atau apa pun) – kompetensi, kecerdasan, keandalan. Tidak perlu glamor. Jangan gunakan selfie.

Batas bulat atau persegi tergantung selera Anda. Dalam tanda tangan email ini, foto kepala subjek diberikan bobot yang sama dengan informasi kontaknya dengan merek yang ditampilkan di bagian bawah. Tip tanda tangan email pribadi ini akan melakukan pekerjaan yang baik untuk menyeimbangkan nuansa profesional itu, membuat Anda lebih relatable yang selalu merupakan nilai tambah.

4. Gunakan warna untuk tekstur daripada perhatian.

Tanda tangan email yang berwarna-warni dapat menjadi aset dalam industri kreatif. Dalam industri yang lebih tradisional, kelimpahan secara visual mengganggu dan dapat terlihat amatir. Jika Anda tidak yakin seberapa baik Anda dapat melakukannya, atau jika industri Anda tidak begitu luar biasa, lebih baik berhati-hati. Tanda tangan email profesional dapat berbicara lebih banyak melalui pengaturan berselera tinggi daripada warna-warna cerah. Sekali lagi, tetap dalam palet merek.

Contoh ini, juga oleh Sombras Blancas Design, memiliki latar belakang putih pudar, dua warna font yang berbeda, dan dua tipografi yang sedikit berbeda. (Perhatikan bahwa jenis huruf merek memiliki serif sedangkan teks lainnya adalah sans-serif.) Desain yang lembut menyampaikan kepastian – tentu saja merupakan hal yang menarik bagi seorang psikolog – dan warna yang halus membantu mencapai hal ini.

5. Tetap dengan satu atau dua tipografi standar.

Dalam hal tipografi, keterbacaan adalah standar terendah yang harus Anda penuhi. Bukan hal yang aneh untuk memiliki lebih dari satu jenis huruf – contoh sebelumnya menggunakan dua jenis huruf – tetapi selain dari huruf merek, tanda tangan email profesional tidak memerlukan lebih dari dua. Dan jangan biarkan itu menjadi terlalu boros atau main-main. Yang pertama – bayangkan satu dengan serif yang megah dan luas – akan membuatnya terlihat seperti Anda sedang mengirim undangan pernikahan. Yang terakhir – pikirkan Comic Sans – akan membuat Anda terlihat konyol dan merusak kredibilitas Anda. Temukan font yang jernih dan bersih dan pertahankan ukurannya antara 10 hingga 12 poin.

Pengecualian adalah penafian hukum panjang yang harus Anda sertakan, yang merupakan kerusakan pemandangan yang tidak dapat dihindari yang dapat Anda pertahankan.

Perhatikan dua tipografi dalam contoh di atas – satu untuk logo dan satu untuk detailnya. Jenis huruf ini memberikan tanda tangan emailnya tampilan yang keren dan halus.

6. Arahkan mata dengan hierarki visual.

Rancang tanda tangan email Anda berdasarkan apa yang menarik perhatian, sehingga pembaca secara alami akan mengalir dari satu item ke item berikutnya tanpa poin-poin yang canggung. Skala, warna, dan bobot font memberikan perhatian pada elemen paling penting dari tanda tangan, apakah nama Anda atau nama perusahaan. Orang membaca dari atas ke bawah, besar ke kecil, tebal ke tipis. Gunakan ini dengan bijak – menyorot setiap kata lain dengan cara ini akan memiliki efek sebaliknya. (Jika semuanya unik, tidak ada yang unik.)

Desain oleh Email Signature Rescue ini memperjelas ke mana mata Anda harus pergi berdasarkan berat font, warna, dan pengaturan. Mata Anda secara alami tertarik pada gambarnya, dan kemudian beralih ke nama dan gelarnya sementara detail selanjutnya diatur dalam urutan relevansi hingga bagian bawah tanda tangan.

7. Pisahkan teks dengan pembagi.

Pembagi dapat berupa grafik atau dapat berupa mesin terbang. Glyph adalah simbol di dalam tipografi. Saya berpikir secara khusus tentang mesin terbang vertikal: |. Bilah vertikal memungkinkan Anda memecah garis panjang yang canggung atau detail yang tidak terkait, menghindari ruang kosong, dan mengurangi elemen grafis jika Anda lebih suka menjaga jumlahnya tetap rendah. Glyph bilah vertikal umum di tanda tangan email profesional, tetapi jangan berlebihan. Moderasi berlaku dalam segala hal, terutama selera yang baik.

Templat tanda tangan email horizontal oleh Penyelamatan Tanda Tangan Email ini menggunakan mesin terbang garis vertikal untuk memisahkan informasi kontak. Perhatikan bahwa perancang memilih titik peluru antara nama dan judul – ini memecah pola, mencegah rasa berlebihan, yang berguna mengingat headshot dipisahkan dari detail oleh bilah vertikal serupa.

8. Buat grafik tetap sederhana.

Semakin rumit grafiknya, semakin menarik mata – Anda tidak ingin itu membanjiri teks. Jika Anda tidak bekerja di industri visual, lebih baik Anda membuat grafik terbatas pada ikon, selain dari logo perusahaan Anda. Bagaimanapun, buat grafik Anda tetap sederhana, dan seimbangkan dengan jumlah teks yang sesuai untuk mengurangi 'kekacauan' visual.

Contoh ini mencakup konsistensi merek dan grafik sederhana yang efektif. Logonya sendiri cukup minim, jadi tanda tangan email lainnya harus berhati-hati agar tidak berlebihan. Perhatikan bagaimana garis pandang Anda ditarik dari logo ke namanya ke judulnya (ditekankan dengan font-weight) lalu ke info kontaknya – hierarki visual beraksi.

9. Gunakan ikon untuk menautkan ke akun media sosial.

Anda telah melihat ini dalam contoh sebelumnya yang ditampilkan di sini. Hampir setiap orang memiliki akun media sosial; bahkan mereka yang tidak memiliki akun setidaknya mengenali simbol-simbol itu. Menampilkan profil Anda sebagai ikon yang dapat diklik menghemat ruang visual dan memberikan tampilan halus pada tanda tangan email Anda. Tautan media sosial memberikan lebih banyak informasi dan terlihat bagus dari segi desain – dua hal yang Anda inginkan dalam tanda tangan email yang profesional dan kreatif.

Jangan menawarkan setiap pilihan. Sederhanakan dengan LinkedIn, Google, dan ikon sosial apa pun yang ditautkan ke perusahaan atau bisnis kecil Anda.

Contoh ini, oleh seniman Kalacakravarthi, sebagian besar terdiri dari ikon media sosial. Dalam industri yang lebih konvensional, gaya minimal ini mungkin sedikit kurang detail untuk tanda tangan Anda, tetapi Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana ikon itu sendiri mengirim pesan.

10. Jadikan tanda tangan Anda ramah seluler.

Selain menjaga keseimbangan visual melalui etos 'kurang lebih', desain responsif memastikan tanda tangan email Anda konsisten di seluruh platform. Orang-orang membaca email di perangkat seluler mereka lebih dari sebelumnya – jangan menjadi orang yang tanda tangannya menjadi sangat besar atau sangat kecil sehingga tidak dapat dibaca di layar ponsel. Berhati-hatilah dengan grafik yang memiliki teks kecil – mereka mungkin tidak dapat diskalakan dengan baik. Ketika berbicara tentang ikon media sosial, beri jarak di antara mereka atau buat mereka cukup besar untuk ditekan dengan jari.

Tanda tangan email ini memiliki tata letak yang sederhana namun mencolok dengan pengaturan yang diterjemahkan dengan baik di perangkat seluler. Motif hitam dan putih sangat mencolok dan terlihat. Perhatikan ukuran relatif dari ikon media sosial. Penghilangan headshot adalah pilihan desain; mengingat tanda tangan itu milik pemilik perusahaan, mungkin tidak diperlukan identifikasi visual.

Apa yang Harus Ditinggalkan dari Tanda Tangan Email Profesional Anda

1. Jangan sertakan informasi yang tidak relevan.

Hindari teks yang berlebihan. Ini termasuk kutipan. Apa yang menurut seseorang menginspirasi, orang lain mungkin menganggapnya basi. Simpan informasi di tanda tangan email Anda yang relevan dengan jabatan, perusahaan, keterampilan, atau detail kontak Anda – Anda tidak mengirimkan resume Anda di tanda tangan email Anda. Dan Anda tidak perlu menyertakan setiap metode yang mungkin untuk menghubungi Anda. Terakhir, Anda juga tidak perlu memasukkan alamat email Anda di sana. Berikan penghargaan kepada penerima Anda – mereka akan mencari cara untuk membalasnya.

Ada begitu banyak yang terjadi di sini. Itu diisi dengan informasi yang tidak penting dan akan menelan setiap pesan di semua utas email Anda. Orang-orang perlu menulis esai untuk bersaing dengan tanda tangan email ini. Satu nomor telepon sudah cukup.

Catatan: Ini tidak dihitung untuk penafian hukum. Jika Anda diminta untuk memasukkannya, masukkan. Desain tidak terlalu penting ketika kita berbicara tentang tetap berada dalam batas-batas hukum. Lakukan bisnis dalam hukum.

2. Jangan gunakan grafik yang terlalu besar.

Pemandangan puncak gunung seperti yang dilihat melalui DSLR Anda dari liburan Norwegia baru-baru ini, tidak diragukan lagi, menakjubkan dalam keagungan alamnya. Ini juga akan menempati ruang yang sangat besar di email penerima Anda. Dalam utas panjang, menjadi menjengkelkan untuk menggulir melewati. Juga, perlu diingat bahwa sebagian besar penerima email akan memuat desain tanda tangan email Anda melalui ponsel cerdas mereka.

Cantik, murni, dan tidak ditampilkan ribuan kali dalam tanda tangan email profesional Anda. Simpan untuk media sosial pribadi Anda di mana itu akan lebih dihargai.

3. Jangan menyebarkan warna yang berlebihan.

Seperti banyak aturan dalam seni, yang satu ini subjektif. Jika bidang profesional Anda menyukai kreativitas artistik, maka memiliki banyak warna mungkin merupakan hal yang hebat. Ini juga sangat tergantung pada kemampuan Anda sendiri untuk mengoordinasikan warna dan naluri desain Anda. Masalah dengan kelimpahan warna adalah ada lebih banyak peluang untuk melakukan kesalahan – warna yang bentrok ketidakseimbangan visual, komplikasi yang berlebihan, dan keluar dari tujuan utama – presentasi atribut profesional Anda. Oleh karena itu, saya tidak menyarankan untuk memberikan terlalu banyak warna pada tanda tangan email profesional Anda, tetapi jika Anda yakin dapat melakukannya – itu terserah Anda.

Demi melemahkan diri saya sendiri, saya tunjukkan contoh Miguel Oliva Marquez, yang melakukan pekerjaan dengan baik.

Mengapa itu berhasil? Dalam hal ini karena warna terkonsentrasi pada salah satu ujung strip tipis dengan ujung yang lain diseimbangkan dengan namanya di print besar dengan motif minimalis secara keseluruhan.

Mungkin Anda bisa melakukannya dengan baik. Jika demikian, bagus. Jika Anda tidak yakin… yah, untuk tanda tangan email profesional Anda, saya sarankan untuk berhati-hati. Tapi itu hanya aku.

4. Jangan gunakan font khusus atau 'menyenangkan'.

Sebelumnya saya menyebutkan Comic Sans. Anda mungkin ingat saya tidak mengatakan sesuatu yang positif tentang itu. Pertama, saya pikir agak konyol menggunakan komputer untuk meniru tulisan tangan seperti anak kecil, tapi bukan itu intinya. Lebih penting lagi, font seperti ini merusak kredibilitas Anda sebagai seorang profesional yang serius.

Menggunakan templat tanda tangan email profesional dapat mencegah Anda melakukan kesalahan semacam ini.

5. Jangan biarkan mandek.

Saat detail profesional Anda berubah, perbarui tampilan tanda tangan email Anda. Pastikan tautan berfungsi, profil media sosial masih relevan, konten peka waktu dan ajakan bertindak dihapus setelah tanggal yang ditentukan berlalu. Tetap di atas itu - jika tampaknya biasa bagi Anda, mungkin sudah waktunya untuk pembaruan. Gaya teknologi juga berubah.

Tanda tangan email ini pernah tampak hebat. Sekarang, saya pikir, itu terlihat usang. Elemen individualnya tidak buruk, tetapi kami telah melampaui tombol persegi panjang yang besar, dan dua Ajakan Bertindak tampaknya berlebihan. Kedua tombol itu akan lebih baik disajikan sebagai ikon.

Jadilah Kreatif Saat Membuat Tanda Tangan Email Profesional

Seni itu subjektif dan kecerobohan gaya tertentu dapat dibuat untuk bekerja, tergantung pada karakter bisnis Anda. Penuhi audiens Anda, bidang pekerjaan Anda, seberapa baik itu muncul di platform yang berbeda dan apa yang Anda rasa perlu disertakan dalam setiap email. Jika Anda menyertakan CTA, gunakan bahasa dan nada yang mirip seperti yang digunakan di bagian lain tanda tangan. Konsistensi adalah kuncinya.

Pertimbangkan tanda tangan email baru atau sign-off saat karir Anda bergeser. Tanda tangan email terbaik memberikan gambaran tentang siapa pengirimnya tanpa mempengaruhi nada email bisnis.

Gaya tertentu klasik, yang lain berubah dengan cepat – tujuannya adalah untuk tetap terkini, atau bahkan di depan kurva, dan selalu dirancang dengan baik.