Apa itu Manajemen Portofolio Proyek (PPM)?

Manajemen Portofolio Proyek, atau PPM, adalah jenis manajemen yang terpusat di sekitar teknologi, proses, dan metode yang digunakan oleh manajer proyek. PPM membantu kantor manajemen proyek untuk menganalisis dan mengelola proyek yang diusulkan berdasarkan berbagai ciri utama yang mungkin ada di dalamnya.

• Pentingnya Manajemen Portofolio Proyek
• Proses Manajemen Portofolio Proyek
• Fase PPM
• Keuntungan Manajemen Portofolio Proyek
• Industri yang Menggunakan PPM
• Apa Peran Manajer Portofolio Proyek?
• Praktik Terbaik PPM
• Manajemen Proyek vs. Manajemen Portofolio

Pentingnya Manajemen Portofolio Proyek

Ada beberapa alasan mengapa manajer proyek dapat mengambil manfaat dari manajemen portofolio proyek. Menerapkan jenis praktik ini ke dalam lingkungan kerja Anda dapat secara efektif mengubah kebiasaan organisasi serta menjalankan bisnis secara efisien.

Pentingnya manajemen portofolio proyek tidak hanya dapat mengurangi risiko disorganisasi tetapi juga membantu seluruh perusahaan fokus pada gambaran utama proyek-proyek tertentu.

Misalnya, ketika mengawasi tujuan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu, penting untuk diingat bahwa manajemen portofolio proyek dapat meningkatkan proses dan teknik pemilihan keseluruhan dalam proyek untuk klien atau organisasi.

Penggunaan sumber daya juga dapat berhasil digunakan dengan bantuan manajemen portofolio proyek karena dapat memperjelas alat yang tepat atau sumber daya tersebut yang dapat membantu memilih dan meninjau proyek tim Anda. Terakhir, kolaborasi dengan tim Anda di bawah manajemen portofolio proyek menyeimbangkan konsep berkolaborasi dan bersaing dalam tim.

Proses Manajemen Portofolio Proyek

1. Buat Inventaris dan Tetapkan Strategi

   Proyek pertama dalam proses manajemen portofolio adalah menetapkan strategi untuk proyek Anda. Saat memulai sebuah proyek, solusi terbaik adalah menentukan apa pro dan kontra dari pembuatan strategi, dan bagaimana hal itu akan berkontribusi pada inventaris mereka.

2. Analisis Strategi

   Setelah membuat strategi untuk sebuah proyek, langkah selanjutnya adalah menganalisis secara menyeluruh. Saat menganalisis solusi terhadap sebuah proyek, penting untuk mengambil jenis langkah apa yang ingin Anda dan tim Anda ambil dalam memajukan sebuah proyek. Anda harus memiliki tujuan agar berhasil. Oleh karena itu, analisis tentang strategi tersebut.

3. Pastikan Keselarasan

   Menyelaraskan keyakinan Anda dengan tujuan Anda adalah langkah berikutnya dalam menerapkan strategi untuk sebuah proyek. Ini selanjutnya menjadi realistis dalam jenis proses karena itu semua tergantung pada pelaksanaan proyek.

4. Pengelolaan

   Dengan asumsi ada jadwal dengan proyek Anda, tim di bawah manajemen portofolio proyek harus selalu mengatur waktu secara efisien dan memiliki semua tugas dan konsep secara berurutan. Sebagai bagian dari perencanaan strategi dan menyelaraskan strategi tersebut ke dalam tujuan proyek, tepat waktu adalah bagian dari keseluruhan proses dengan manajemen portofolio proyek.

5. Uji dan Adaptasi

   Berhasil dengan kinerja proyek dan menentukan bagaimana proyek itu akan beradaptasi adalah tahap akhir dari proses manajemen portofolio proyek. Pemantauan dan evaluasi seluruh proyek dapat menciptakan lebih banyak waktu untuk meningkatkan dan mengidentifikasi masalah yang terjadi di seluruh proyek.

   Karena kurangnya ruang karena kerangka waktu, penting untuk rajin mengidentifikasi masalah Anda serta melakukan beberapa tes sebelum mengirimkan proyek akhir.

( Baca Juga : Manajemen Portofolio Agile Menjadi Mudah )

Tahapan Manajemen Portofolio Proyek

Fase 1. Kelompok Proses Penyelarasan

• Identifikasi: Langkah pertama dalam proses penyelarasan adalah mengidentifikasi proyek-proyek dalam jalur pipa. Ini dapat berupa semua jenis proyek yang berkisar dari yang terbaru hingga yang berkelanjutan. Namun, tujuan utama untuk mengidentifikasi proyek adalah untuk mengumpulkan informasi proyek kunci organisasi sebelum bergerak maju ke langkah berikutnya.

• Kategorisasi: Mengkategorikan proyek membantu mengatur semua jenis proyek dengan lebih baik. Saat Anda mengkategorikan sebuah proyek, tim Anda dapat dengan mudah mengelola dalam menemukan proyek yang tepat serta mengevaluasi proyek satu per satu.

• Evaluasi: Mengevaluasi proyek ketika memastikan keselarasan dengan proyek akan membantu memastikan apakah suatu proyek berhasil atau tidak. Hal ini dapat memungkinkan tim Anda untuk menentukan apakah produk akhir suatu proyek tidak boleh digunakan atau tidak.

• Seleksi: Memilih jenis proyek yang tepat akan kembali ke pencapaian kriteria manajemen portofolio proyek Anda. Beberapa kualitas yang harus dicari dalam proyek yang sukses adalah relevansi, dampak, koherensi, dan efisiensi.

• Prioritas: Menjadikan proyek tertentu sebagai prioritas sama pentingnya dengan membuat jadwal untuk proyek itu sendiri. Pikirkan tentang tujuan utama yang harus dilakukan, dan bagaimana Anda akan berkolaborasi dengan tim Anda untuk itu. Yang terbaik adalah mempertimbangkan prioritas utama sebuah proyek untuk didahulukan sebelum membuat rencana yang stabil.

• Otorisasi: Memiliki otorisasi akan menjadi salah satu hal utama yang harus diperoleh saat mengerjakan proyek dan portofolio dalam manajemen portofolio proyek. Sama seperti fungsi baterai di dalam remote control, tim Anda harus memiliki kemampuan untuk otorisasi untuk proses penyelarasan proyek.

Fase 2. Kelompok Pemantau

• Tinjauan dan Pelaporan Berkala Portofolio: Akan ada waktu-waktu tertentu di mana portofolio akan ditinjau secara berkala dan menerima laporan secara keseluruhan. Di sinilah pemantauan terjadi ketika mengabaikan proyek atau portofolio. Ini sendiri adalah lambang manajemen portofolio proyek karena memungkinkan analisis mendalam tentang ROI, KPI, dan jenis kriteria lain yang telah ditetapkan untuk proyek tersebut.

• Perubahan Strategis: Setelah meninjau dan melaporkan, saya menemukan perubahan strategis. Selalu ada ruang untuk perbaikan, terutama untuk proyek yang buruk. Jika sebuah tim menemukan proyek yang dievaluasi dengan buruk, strategi baru dan lebih baik harus ikut bermain begitu perubahan diizinkan dilakukan.

Fase 3: Proses Komponen

• Eksekusi dan Pelaporan Komponen: Penggunaan indikator kunci dan kriteria berbobot adalah bagian dari proses komponen. Pelaporan proyek memungkinkan evaluasi tinjauan umum dari proyek tersebut. Ini menentukan seberapa baik komponen dieksekusi di seluruh proyek, dan mungkin melibatkan umpan balik untuk tim Anda.

Manfaat untuk Manajemen Portofolio Proyek

• Meminimalkan risiko

  Salah satu manfaat terbesar dari manajemen portofolio proyek adalah lebih banyak organisasi dan lebih sedikit risiko yang Anda ambil dengan proyek tertentu. Minimisasi portofolio proyek dapat menyebabkan lebih banyak fleksibilitas pada manajemen, dan peningkatan fokus pada prioritas utama terhadap suatu proyek.

• Mengizinkan Penyelarasan Anggaran

  Tujuan dari manajemen portofolio proyek adalah keseimbangan. Konsep menyeimbangkan ide dengan anggaran Anda membuat manajemen portofolio proyek lebih mudah karena Anda memiliki kemampuan untuk fokus pada gambaran yang lebih besar dari proyek tertentu.

• Mengoptimalkan Manajemen Sumber Daya

  Dengan manajemen portofolio proyek, riset operasional, dan optimalisasi menjadi lebih baik. Manajer proyek dapat memiliki kendali dan kemampuan untuk mengawasi sumber daya yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu yang berkontribusi pada proyek. Konsep ini dapat membantu karyawan mencapai tujuan mereka dengan cara yang jauh lebih baik.

• Mendorong Pengambilan Keputusan Kolaboratif

  Manfaat lain yang dibawa oleh manajemen portofolio proyek ke meja adalah pengambilan keputusan kolaboratif. Pengambilan keputusan dengan karyawan lain dalam tim Anda menjadi lebih sering didorong karena struktur manajemen portofolio proyek.

• Memberikan Nilai Proyek kepada Pemangku Kepentingan

  Manajemen portofolio proyek juga hadir dengan memberikan nilai proyek itu sendiri kepada pemangku kepentingan Anda. Tim Anda tidak hanya memahami kepentingan pemangku kepentingan Anda dalam bisnis, tetapi juga memiliki keuntungan dalam menentukan bagaimana pemangku kepentingan Anda dapat memperkuat nilai-nilai inti mereka secara keseluruhan.

• Meningkatkan Tingkat Keberhasilan Proyek

  Jika kata "manajemen" dalam istilah manajemen portofolio proyek belum muncul sekarang, maka kami sarankan Anda terus membaca untuk meyakinkan Anda sebaliknya. Karena struktur dan organisasi yang fleksibel, manajer proyek dapat dengan mudah mengelola proyek pada tingkat yang lebih tinggi. Ini adalah proses langsung yang memungkinkan Anda mendapatkan pekerjaan lebih cepat dan tepat waktu.

Industri dan Organisasi yang Menggunakan PPM

Setiap industri memiliki PPM yang disesuaikan, yang membuatnya lebih efisien bagi industri dan organisasi untuk berkembang. Di bawah ini adalah industri berikut yang menggunakan manajemen portofolio proyek sebagai sarana untuk berhasil mengintegrasikan alur kerja dan strategi bisnis yang jelas. Lihat saran kami untuk perangkat lunak PPM untuk setiap industri.

• DIA
• rumah sakit/kesehatan
• Konstruksi, otomotif
• Nirlaba
• Layanan keuangan dan perbankan
• Layanan dan perekrutan staf
• Pertanggungan
• Telekomunikasi
• Administrasi pemerintah

Apa Peran Manajer Portofolio Proyek?

Sekarang setelah kita membahas tujuan manajemen portofolio proyek, inilah saatnya kami memberi tahu Anda peran utama manajer portofolio proyek. Posisi ini terdiri dari hanya mengelola proyek-proyek kecil yang memiliki beberapa tugas dan kebutuhan yang diselesaikan dengan tenggat waktu. Manajer portofolio proyek harus mengawasi semua tanggung jawab yang terkait dengan keseluruhan proyek itu sendiri.

1. Manajemen permintaan proyek

   Sebagai manajer portofolio proyek, Anda dapat memilih jenis proyek yang tampaknya cocok untuk bisnis atau organisasi. Namun, manajemen permintaan adalah bagian dari sistem di mana sebuah proyek harus melalui kriteria berbasis nilai untuk disetujui.

   Mencari tahu di mana sumber daya tertentu harus dialokasikan dalam suatu proyek adalah peran lain yang harus dilakukan oleh manajer portofolio proyek untuk melaksanakan proyek secara efektif. Saat alokasi sumber daya, manajer portofolio proyek harus menetapkan dan menjadwalkan sumber daya tersebut yang tersedia.

2. Manajemen risiko

   Meminimalkan jumlah masalah potensial adalah tanggung jawab lain yang harus dilakukan manajer portofolio proyek ketika mengambil posisi ini. Mereka harus memastikan bahwa tidak ada yang berdampak negatif terhadap jadwal proyek.

3. Identifikasi dan kurangi inefisiensi

   Karena portofolio proyek mengawasi tugas dan tujuan keseluruhan dengan proyek, penting juga bahwa manajer proyek mengidentifikasi inefisiensi dan mengurangi kemungkinan inefisiensi tersebut terjadi dalam jadwal proyek.

4. Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan senior

   Menjaga hubungan bisnis yang stabil antara sistem manajemen portofolio proyek dan pemangku kepentingan adalah tugas penting lainnya bagi manajer portofolio proyek. Menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan senior menjadi efektif untuk berhasil dalam proyek-proyek mendatang yang melibatkan mereka.

5. Ubah manajemen

   Mempelajari cara menerapkan manajemen perubahan membantu meningkatkan kinerja pelaksanaan proyek dalam manajemen portofolio proyek. Sangat penting bahwa manajer proyek mengambil peluang dan mengatasi masalah utama apa pun sebelum bergerak maju menuju keputusan berikutnya yang perlu dibuat selama proses berlangsung.

6. Melacak ROI bisnis proyek

   Pengembalian investasi (ROI) proyek sama pentingnya dengan posisi ini. ROI adalah indikator kinerja utama yang menentukan profitabilitas pencairan. Manajer proyek harus melacak ini untuk mengukur keberhasilan kumulatif dari investasi bisnis.

Praktik Terbaik untuk Manajemen Portofolio Proyek

• Memahami strategi bisnis

  Mengetahui rencana permainan sebelum menyelam ke dalam situasi diperlukan untuk berhasil dalam manajemen portofolio proyek. Memiliki gagasan yang jelas tentang strategi bisnis apa yang digunakan untuk suatu proyek sama suksesnya dengan berjalan melalui gagasan tertentu yang ingin Anda terapkan sebelum membuat keputusan.

• Mengidentifikasi rangkaian proyek yang tepat

  Mengidentifikasi rangkaian proyek yang tepat kembali ke peran manajer portofolio proyek. Sebagai manajer proyek, adalah tanggung jawab mereka untuk menentukan apakah akan mengejar proyek berdasarkan proses manajemen permintaan proyek.

• Mendirikan Kantor Manajemen Proyek (PMO)

  PMO adalah tanda pertama dari praktik yang baik menuju manajemen portofolio proyek yang efektif. Mendirikan kantor manajemen proyek memberikan rasa kontrol dan pengaruh saat mengelola proyek. Oleh karena itu, mengapa ini merupakan strategi yang sangat baik ketika membangun tulang punggung konsep manajemen portofolio proyek.

• Membuat standar untuk evaluasi proyek

  Saat mengevaluasi proyek, penting bagi Anda untuk membuat standar untuk dijalankan. Membuat standar untuk proyek Anda akan membuat Anda memiliki pola pikir yang harus dimiliki tim Anda saat melalui proses evaluasi. Kriteria tersebut harus mencakup koherensi, efisiensi, relevansi, dan bahkan dampak yang dimiliki proyek.

• Merumuskan strategi untuk manajemen risiko

  Manajemen risiko akan terus menjadi masalah yang harus selalu diwaspadai. Itu sebabnya ketika datang ke manajemen portofolio proyek, tim Anda harus memiliki strategi yang dirumuskan untuk mempersiapkan yang terburuk.

• Merumuskan strategi untuk manajemen perubahan

  Di atas manajemen risiko datang ke manajemen perubahan. Merumuskan strategi untuk manajemen perubahan harus sama relevannya dengan strategi yang dikembangkan untuk manajemen risiko. Ingat, salah satu komponen terpenting dari pemasaran digital dan manajemen portofolio proyek adalah meningkatkan kinerja.

• Gunakan alat PPM

  Ada banyak sekali perangkat lunak PPM yang dapat digunakan oleh tim Anda. Alat PPM sangat membantu, dan awal yang baik untuk berhasil dalam manajemen portofolio proyek. Perangkat lunak terkenal untuk dipertimbangkan dan dijalankan dapat berupa Wrike, Asana, dan Planview.

Perbedaan Antara Manajemen Proyek dan Manajemen Portofolio

Meskipun terdengar serupa, ada perbedaan antara manajemen proyek dan portofolio. Untuk memperjelas, manajemen proyek adalah ketika tindakan memimpin tim dalam memenuhi tujuan suatu proyek. Sedangkan manajemen portofolio terutama berfokus pada memilih dan memilih berbagai jenis investasi yang dapat memenuhi tujuan keuangan klien untuk jangka panjang.

Pada akhirnya, lebih baik bagi organisasi untuk menjalankan proyek dan portofolio dengan cara PPM karena memberikan lebih banyak kontrol dan fleksibilitas untuk semua jenis tugas yang perlu dikelola dalam proyek atau portofolio.

Pikiran Akhir

Ada banyak alat yang dapat membantu manajer proyek dengan manajemen portofolio. Contohnya dapat mencakup perangkat lunak seperti Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink, dan Trello. Dengan menggunakan alat PPM ini, manajer proyek dapat membuat PMO, atau Kantor Manajemen Proyek lebih cepat, dan lebih efektif.

PPM juga kompatibel di semua jenis industri. Ini dapat bervariasi dari perawatan kesehatan, konstruksi, dan bahkan administrasi pemerintah. Secara keseluruhan, manfaat manajemen portofolio proyek dapat membantu meningkatkan tidak hanya organisasi proyek terbaru dan yang diusulkan dalam perusahaan Anda, tetapi juga membantu manajer proyek bekerja secara efektif di bidangnya.

Sumber Daya Berguna Lainnya:

5 Langkah Untuk Menerapkan Proses Manajemen Portofolio Proyek yang Berhasil

3 Alasan Proyek Gagal dan Cara Menghindarinya