Alat Kerja Jarak Jauh Penting Selama COVID-19 dan Selanjutnya

Beberapa bulan sebelum menjadi berita utama pada Maret 2020, CDC sedang mencari cara untuk mengurangi penyebaran virus corona atau COVID-19. Jauh sebelum pandemi meningkat ke tingkat karantina, sekolah, institusi, dan pengusaha mengambil kesempatan ini untuk mengajari semua orang tentang jarak sosial.

Universitas beralih ke pembelajaran online secepat mungkin. Perusahaan teknologi seperti Google menerapkan kebijakan kerja dari rumah secara sukarela. Meskipun tidak setiap majikan atau karyawan memiliki kesempatan untuk bekerja jarak jauh, mereka yang melakukannya didorong untuk melakukannya. Namun, penting bagi karyawan untuk tetap produktif dan menjalankan rapat dengan efisien bahkan saat karyawan tidak berada di kantor.

Sementara perusahaan sudah mengandalkan pelacakan waktu dan perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana, Trello, Toggl, Jira, atau Basecamp, sebagian besar alat ini gagal menghasilkan konektivitas tim yang nyata. Papan Kanban dan bagan Gantt dapat membantu sebagai alat produktivitas tim, tetapi komunikasi merupakan elemen penting yang hilang dari alat produktivitas.

Beralih ke pekerjaan jarak jauh dapat menyebabkan kepanikan di bisnis kecil, tetapi setiap orang harus membangun pekerjaan jarak jauh yang berkelanjutan dan infrastruktur jarak sosial jika terjadi keadaan darurat. Kolaborasi tim yang tepat dan perangkat lunak kerja jarak jauh akan mempertahankan pertumbuhan bisnis bahkan ketika kantor adalah kota hantu.

• Perangkat Lunak Kolaborasi Tim
  • Fitur Kolaborasi Tim Esensial
    • Aliran Aktivitas
    • Integrasi Kalender
    • Akses File Jarak Jauh
    • Versi File
  • Penyedia Kolaborasi Tim Teratas
• Perangkat Lunak Konferensi Web
  • Fitur Konferensi Web Penting
    • Berbagi layar
    • papan tulis
    • Penjelajahan bersama
  • Solusi Konferensi Web Teratas
• Aplikasi VoIP Seluler
  • Fitur VoIP Seluler Penting
    • Panggilan Balik
    • Penampilan Panggilan Bersama
    • Rapat Video
  • Aplikasi VoIP Seluler Teratas
• Perangkat Lunak Pusat Panggilan dan Alat Panggilan
  • Fitur Perangkat Lunak Pusat Panggilan Penting
    • Pemanggil Otomatis
    • Sistem IVR
    • Pencatatan Panggilan dan Perekaman Panggilan
  • Penyedia Perangkat Lunak Pusat Panggilan Teratas
• Mempersiapkan Bisnis untuk Social Distancing Menjaga Pertumbuhan di Jalur

Perangkat Lunak Kolaborasi Tim

Solusi kolaborasi tim terbaik adalah perangkat lunak berbasis browser atau aplikasi yang membantu tim untuk tetap berhubungan satu sama lain. Dalam satu platform terpadu, tim dapat melacak percakapan, produktivitas, email, dan bahkan file yang dibagikan dalam bisnis. Beberapa saluran memungkinkan tim untuk memecah sedetail yang diperlukan untuk mempertahankan diskusi terorganisir tentang setiap aspek proyek.

Sementara Slack adalah nama rumah tangga untuk kolaborasi tim, ada lusinan alternatif Slack yang menyediakan lebih banyak fitur daripada yang ditawarkan solusi gratis populer.

Fitur Kolaborasi Tim Esensial

Dengan aliran aktivitas, integrasi kalender, berbagi file, pembuatan versi, dan kemampuan yang Anda harapkan dalam alat manajemen proyek, kolaborasi tim mengatur anggota tim jarak jauh apa pun hambatan yang mereka hadapi. Setiap orang akan merasa terhubung dengan pekerjaan tidak peduli apakah cuaca buruk membuat karyawan tetap di rumah atau jika pandemi mengancam karyawan dalam perjalanan mereka.

Aliran Aktivitas

Tidak peduli ukuran bisnis, selalu ada beberapa proyek di udara sekaligus. Proyek jangka panjang dan jangka pendek dapat dipertanggungjawabkan dengan aliran aktivitas. Ketergantungan dapat dihubungkan bersama sehingga anggota tim akan tahu untuk memprioritaskan pekerjaan yang ditunggu rekan kerja mereka, bahkan ketika zona waktu mereka terpisah.

Dipasangkan dengan alat pesan instan dan aplikasi seluler untuk alat kolaborasi tim, karyawan jarak jauh dan pekerja lepas di zona waktu yang berbeda dapat menjadi bagian dari komunikasi tim.

Integrasi Kalender

Untuk manajer proyek dan anggota tim, mengelola jadwal dan konflik yang berbeda dapat membutuhkan banyak kerja keras. Saat berada di kantor, mudah untuk tidak fokus dan melihat apakah Susan dapat bertemu tentang proyek Mike pada hari Senin. Selama masa jarak sosial atau saat bekerja jarak jauh, integrasi kalender memberi tahu Anda kapan waktu terbaik untuk rapat.

Alat-alat ini menawarkan kemampuan untuk membuat tugas, tenggat waktu, dan daftar tugas sambil menambahkan kolaborator di sepanjang jalan.

Akses File Jarak Jauh

Tim yang sedang dalam perjalanan atau yang terpisah satu sama lain dapat kesulitan untuk menjaga agar file tetap teratur. Server file jarak jauh memerlukan penyiapan dan pemeliharaan, yang tidak mungkin dilakukan untuk berbagai ukuran bisnis. Untungnya, akses file jarak jauh tersedia saat menggunakan penyimpanan file berbasis cloud melalui aplikasi kolaborasi tim.

Meskipun beberapa perangkat lunak kolaborasi tim memungkinkan penyimpanan cloud, sebagian besar terintegrasi dengan alat berbagi umum seperti Github, Dropbox, dan G-Suite atau Google Drive.

Versi File

Dalam dunia perangkat lunak, jurnalisme, kedokteran, hukum, atau di mana pun Anda menemukan dokumen yang dibagikan oleh banyak kolaborator, pembuatan versi adalah suatu keharusan. Jika Jane telah mengerjakan perubahan besar pada sebuah dokumen sepanjang hari dan tidak tahu tentang pekerjaan yang akan dilakukan Larry sesaat sebelum dia pergi, dia bisa meminta pekerjaannya ditimpa tanpa menyadarinya.

Kontrol versi memberi tahu kolaborator ketika ada perubahan, akan memperbarui dokumen secara otomatis, atau mengizinkan orang untuk mengerjakan dokumen secara bersamaan. Dengan perubahan yang dicatat dalam pelacak dokumen, semua orang akan tahu apa yang terjadi selama masa hidup proyek atau dokumen. Dalam kebanyakan kasus, pekerjaan yang Anda lakukan dapat diekspor dalam jenis file yang sudah dikenal yang kompatibel dengan Microsoft Word, Excel, atau Google Documents.

Penyedia Kolaborasi Tim Teratas

• Glip
• Lagu pelaut
• Tim Microsoft
• Fleep
• Kendur

Perangkat Lunak Konferensi Web

Komunikasi tatap muka sangat penting untuk menghindari miskomunikasi. Ini terutama benar ketika meliput detail proyek yang rumit dan mengarahkan karyawan. Mengingat bahwa nada suara dapat menyebabkan kesalahpahaman yang serius, kurangnya nada suara dalam komunikasi berbasis teks membuat anggota tim menghadapi masalah.

Dengan perangkat lunak konferensi web, anggota tim dapat berinteraksi secara intim terlepas dari jarak sosial atau hambatan kerja jarak jauh. Konferensi web dapat diatur antara dua pihak atau dengan ratusan pemirsa langsung, dapat bergabung, mengobrol teks, atau berbagi layar mereka. Panggilan penghubung konferensi membuat tim Anda tetap terhubung selama rapat yang dijadwalkan secara rutin, bahkan selama karantina.

Konferensi web menawarkan kemampuan yang lebih luas daripada alat gratis seperti Google Hangouts atau panggilan video media sosial. Anda dapat membagikan layar dan mengirim tangkapan layar penting, menyiapkan webinar pelatihan, atau check-in cepat saat tim Anda membutuhkannya. Alih-alih mengirim Powerpoint atau Google Documents yang mungkin tidak pernah terlihat, konferensi web memungkinkan Anda berkomunikasi dengan semua rekan kerja jarak jauh sekaligus.

Fitur Konferensi Web Penting

Kekuatan terbesar dari perangkat lunak konferensi web adalah kemampuannya untuk mengambil pengalaman menonton video dan membuatnya terasa seinteraktif pertemuan langsung. Saat mendiskusikan masalah melalui telepon atau melalui obrolan video, penting untuk dapat menunjukkan contoh masalah yang dipecahkan. Berbagi layar, papan tulis, dan penelusuran bersama hanyalah beberapa cara solusi ini merangkul kolaborasi, di mana pun anggota tim berada secara fisik.

Berbagi layar

Pengembang perangkat lunak, penulis, dan desainer semuanya mengandalkan layar untuk menampilkan karya mereka. Jika proyek sedang berlangsung, solusi satu klik seperti berbagi layar memungkinkan semua peserta konferensi web melihat masalah yang sama pada waktu yang sama. Mendapatkan umpan balik tentang masalah tertentu tidak pernah semudah ini berkat berbagi layar.

Untungnya, ini adalah fitur yang sangat populer sehingga mudah untuk menemukan aplikasi konferensi web gratis dengan berbagi layar.

papan tulis

Brainstorming spontan dari masa lalu telah dipindahkan ke konferensi video. Kolaborator dapat mengambil penanda virtual dan menggambar diagram dan membuat daftar secara real-time menggunakan papan tulis online atau konferensi web dengan papan tulis. Kebanyakan papan tulis juga memungkinkan untuk drag and drop langsung dari desktop Anda ke konferensi.

Dengan fitur simpan dan kirim, sesi curah pendapat ini dapat langsung dibagikan dan diedit oleh tim Anda, bahkan jika semua orang sedang duduk di rumah.

Penjelajahan bersama

Baik Anda sedang membangun situs web atau melakukan penelitian, navigasi bersama melalui penjelajahan bersama memungkinkan semua orang benar-benar berada di halaman yang sama. Saat memimpin tim atau presentasi melalui berbagai opsi di situs, penelusuran bersama melakukan apa yang tidak bisa dilakukan oleh berbagi layar. Ini memungkinkan semua orang dalam konferensi web di sepanjang jalur yang dipandu tanpa harus memulai dari awal sendiri.

Harapkan alat agar kompatibel dengan Firefox, Chrome, IE, dan Safari.

Solusi Konferensi Web Teratas

• Perbesar
• Cisco WebEx
• Pergi rapat
• Rapat Ringcentral
• MiKolaborasi

Aplikasi VoIP Seluler

Sementara solusi VoIP perusahaan telah membantu bisnis untuk membuat pusat panggilan mereka sendiri dan menyebarkan komunikasi terpadu di seluruh perusahaan, VoIP seluler membuat raksasa itu tetap fleksibel. Aplikasi VoIP seluler memungkinkan tim Anda mengakses alat komunikasi terintegrasi saat bekerja dari jarak jauh. Tim akan tetap terhubung dan pelanggan akan mendapatkan layanan dan dukungan yang sama seperti yang mereka harapkan di mana pun staf Anda tersebar.

Lebih dari sekadar manajemen waktu dan manajemen tugas yang produktif, alat kerja jarak jauh ini menawarkan pengalaman mengobrol atau konferensi yang familiar bagi pengguna di perangkat Android atau iPhone asli.

Fitur VoIP Seluler Penting

Aplikasi VoIP seluler hanya menyediakan sebagian dari seluruh rangkaian solusi yang Anda harapkan saat berada di kantor, tetapi dengan bantuan integrasi, aplikasi tersebut dapat menjembatani kesenjangan selama keadaan darurat. Aplikasi yang menawarkan pengalihan panggilan, tampilan panggilan bersama, dan rapat video membuat perangkat tim Anda agnostik tanpa mengorbankan kualitas layanan yang diharapkan pelanggan.

Panggilan Balik

Call flip adalah fitur yang diperlukan untuk tim saat bepergian karena memungkinkan pengguna untuk mentransfer panggilan dari satu perangkat ke perangkat lainnya. Saat panggilan masih berlangsung, karyawan yang terikat meja dapat memeriksa sesuatu di gudang saat terhubung ke perangkat seluler. Staf jarak jauh dapat melakukan panggilan dari laptop mereka di rumah dan mentransfer ke perangkat seluler mereka saat pindah ke tempat yang lebih tenang.

Penampilan Panggilan Bersama

Saat karyawan bekerja dari jarak jauh, Anda tidak ingin nomor bisnis Anda tidak dijawab. Bisnis juga harus dapat menelepon dari saluran resmi daripada dari sekumpulan perangkat pribadi.

Dengan tampilan panggilan bersama, satu nomor akan muncul selama panggilan keluar tidak peduli berapa banyak perangkat yang melakukan panggilan. Saat satu staf jarak jauh melakukan panggilan menggunakan nomor itu, nomor yang sama dapat digunakan untuk panggilan terpisah kedua. Tampilan panggilan bersama membuat bisnis berfungsi seperti biasa sejauh menyangkut pelanggan dan klien Anda.

Rapat Video

Sementara perangkat lunak konferensi web menawarkan daftar panjang fitur penting untuk kolaborasi tim, rapat video cepat dapat dilakukan dengan aplikasi VoIP seluler. Alih-alih menjalankan perangkat lunak lain, rapat video menit terakhir dapat menyelesaikan masalah yang muncul saat pekerja berada jauh. Jarak sosial dengan aplikasi VoIP seluler memungkinkan anggota staf untuk secara virtual mengarahkan kepala mereka ke rapat yang sedang berlangsung.

Aplikasi VoIP Seluler Teratas

• Skype untuk Bisnis
• panggilan udara
• Vonage
• Belalang
• RingCentral

Perangkat Lunak Pusat Panggilan dan Alat Panggilan

Jika Anda khawatir tentang gagasan seluruh tim terkena virus, citra pusat panggilan yang ramai akan membuat Anda bergidik. Jika Anda telah mempertimbangkan untuk mengganti perangkat keras dialer yang sudah ketinggalan zaman dan sistem telepon meja dengan perangkat lunak pusat panggilan, sekaranglah saatnya.

Hanya dengan satu atau dua hari penyiapan dan pengujian, perusahaan dengan skala apa pun dapat memindahkan operasi mereka dari jarak jauh. Asalkan mereka memiliki perangkat seluler khusus dan komputer dengan perangkat lunak yang diinstal, mereka dapat melompat ke kampanye pusat panggilan Anda kapan saja.

Fitur Perangkat Lunak Pusat Panggilan Penting

Solusi perangkat lunak pusat panggilan mencakup berbagai fitur yang diperlukan untuk pusat kontak perusahaan. Penyedia perangkat lunak pusat panggilan teratas menawarkan fitur penting seperti dialer otomatis, IVR, dan alat pencatatan panggilan di setiap tingkat layanan berlangganan mereka.

Pemanggil Otomatis

Dialer otomatis dulunya merupakan solusi perangkat keras yang mengotomatiskan proses panggilan untuk dijalankan melalui daftar nomor telepon untuk pusat panggilan. Dialer pusat panggilan teratas saat ini adalah solusi perangkat lunak untuk menjalankan nomor dengan cepat sambil berintegrasi dengan perangkat lunak CRM untuk menyediakan agen pusat panggilan keluar dengan info pelanggan terkini.

Saat menggunakan dialer otomatis, perangkat lunak dapat menjalankan daftar nomor dan merutekan panggilan ke pelanggan sambil secara otomatis menutup nomor yang terputus, mesin faks, dan sinyal sibuk.

Sistem IVR (Respons Suara Interaktif)

Sistem IVR harus dimiliki untuk pusat panggilan masuk. Jika bisnis Anda menjalankan saluran dukungan, penelepon akan dapat beralih melalui menu dengan menyampaikan kekhawatiran mereka kepada sistem. Sistem AI kemudian mengarahkan penelepon ke agen jarak jauh Anda yang terhubung melalui koneksi internet rumah mereka.

Sistem IVR merutekan panggilan tentang informasi dasar ke respons yang direkam dan mengirim panggilan mendesak ke agen langsung.

Pencatatan Panggilan dan Perekaman Panggilan

Mencatat informasi tentang panggilan masuk atau keluar sangat penting untuk mengoptimalkan saluran penjualan. Mengetahui terakhir kali tim Anda melakukan kontak dengan pelanggan, tentang apa itu, dan produk atau layanan apa yang mereka sukai memberikan informasi tentang di mana mereka berada dalam pengambilan keputusan mereka. Dengan setiap kontak, tim akan membangun kumpulan data yang dapat diuraikan oleh pemasaran untuk memutuskan layanan atau produk baru mana yang akan ditawarkan dan siapa yang harus mereka targetkan.

Perangkat lunak perekaman panggilan yang terintegrasi ke dalam alat ini memungkinkan Anda untuk menangkap panggilan tidak wajar atau panggilan yang ditangani oleh agen top. Panggilan ini dapat digunakan untuk tujuan pelatihan. Rekaman panggilan juga merupakan alat hukum yang penting untuk kepatuhan dalam industri keuangan, kedokteran, atau pemerintah yang sangat diatur.

Penyedia Perangkat Lunak Pusat Panggilan Teratas

• Lima9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• Kontak yang BAGUS

Mempersiapkan Bisnis untuk Social Distancing Menjaga Pertumbuhan di Jalur

Baik kita sedang melihat peristiwa iklim, pandemi seperti Coronavirus, atau tragedi lokal, menyediakan staf dengan alat untuk bekerja dari rumah membuat bisnis Anda tidak terpukul. Pada Maret 2020, pasar saham AS terpukul karena pandemi COVID-19 yang menyebabkan keadaan darurat di seluruh negeri. Gubernur New York, New Jersey, California, dan negara bagian Washington mendesak orang-orang untuk menghindari angkutan umum yang padat dan bekerja dari rumah.

Meskipun ada kepanikan di sekitar kebijakan kerja jarak jauh menit terakhir ini, ada juga manfaat dari kerja jarak jauh yang mencakup peningkatan kesehatan mental dan kepuasan kerja secara keseluruhan.

Bagi perusahaan yang baru mengenal perangkat lunak yang memungkinkan kerja jarak jauh, ini dapat menyebabkan kepanikan tersendiri. Namun, tim yang akan memanfaatkan waktu yang penuh tekanan ini adalah mereka yang telah menyiapkan dan menempatkan staf mereka menggunakan VoIP bisnis teratas dan perangkat lunak kolaborasi tim.