Panggilan Konferensi RingCentral: Apa yang Dapat & Tidak Dapat Anda Lakukan

RingCentral sudah menonjol karena penyedianya diakui sebagai pemimpin dalam Gartner Magic Quadrant untuk UCaaS, tetapi bagaimana dengan konferensi web mereka ? Ini menjadi semakin kritis karena banyak bisnis beralih ke pekerjaan jarak jauh. Untuk alasan ini, komunikasi bisnis audio dan video membantu menutup kesenjangan antara tim.

Jenis solusi ini juga menutup kesenjangan fisik; solusi seperti yang ditawarkan oleh RingCentral membantu tim internasional merasa lebih terhubung dengan mendorong komunikasi yang mudah meskipun jarak geografis. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang ditawarkan panggilan konferensi RingCentral serta apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan bagi mereka yang ingin menjembatani kesenjangan antara tim dan pelanggan.

Apa itu Panggilan Konferensi RingCentral?

Panggilan konferensi RingCentral adalah cara anggota tim dapat berkomunikasi dan berkolaborasi satu sama lain. Panggilan konferensi ini dilakukan menggunakan video atau suara dan dapat diakses menggunakan perangkat apa pun, baik desktop, tablet, atau smartphone. Panggilan konferensi RingCentral memiliki beberapa batasan untuk setiap jenis panggilan. Misalnya, ada batas 500 peserta untuk video dan batas 1000 peserta untuk rapat online audio. Untuk sebagian besar usaha kecil, ini lebih dari cukup.

RingCentral adalah opsi yang masuk akal untuk berbagai jenis bisnis. Pertama, mereka dikenal dengan struktur harga empat tingkat. Ini memberikan pilihan konferensi untuk bisnis dengan anggaran yang bervariasi. Tidak setiap tingkat sama, tetapi masing-masing menyediakan fungsionalitas penting, dan bisnis selalu dapat ditingkatkan ke rencana lain saat mereka tumbuh.

Komunikasi melalui penyedia ini juga berguna untuk organisasi yang lebih besar. Untuk bisnis dengan beberapa kantor internasional, RingCentral memiliki nomor panggilan internasional dan video definisi tinggi untuk komunikasi yang efisien melintasi jarak geografis yang luas. Batas peserta juga tinggi untuk panggilan konferensi audio dan video, sehingga tim yang lebih besar tidak akan dibatasi.

Perincian Konferensi Audio

Konferensi audio pada dasarnya adalah panggilan telepon yang memungkinkan tim Anda berkomunikasi satu sama lain secara bersamaan. Jadi, alih-alih satu orang melakukan lima panggilan untuk menjangkau setiap anggota tim, konferensi audio akan membantu seluruh tim terhubung dengan satu panggilan. Untuk terhubung, setiap orang akan dial ke saluran konferensi yang dikirim oleh tuan rumah. Ada juga opsi koneksi sekali klik bagi mereka yang lebih suka menggunakan perangkat yang tidak dapat dihubungi. Berikut adalah beberapa fitur audio yang menonjol:

Konferensi Audio Tanpa Batas

Salah satu aspek yang paling nyaman dari panggilan konferensi audio RingCentral adalah kenyataan bahwa peserta tidak perlu berada di jaringan RingCentral untuk bergabung. Ini akan memungkinkan tim untuk berkomunikasi dengan tim lain dan membawa klien atau pelanggan potensial ke dalam percakapan. Setiap panggilan konferensi hanya berlangsung enam jam, tetapi jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, tidak ada batasan jumlah panggilan yang dilakukan.

Dengan jenis panggilan audio ini, tidak ada batasan yang membatasi siapa yang bergabung dengan panggilan itu. Juga tidak ada batasan jumlah konferensi yang dapat diselenggarakan oleh pengguna, dan setiap panggilan memiliki batas maksimum 1.000 peserta. Untuk memulai panggilan konferensi audio, penyaji harus memiliki langganan RingCentral Office. Peserta tidak perlu mengunduh aplikasi apa pun untuk bergabung; mereka hanya perlu dikirimi undangan untuk panggilan tersebut.

Konferensi Antar Perangkat

Konferensi audio dapat diakses dari telepon kantor, komputer Windows atau MAC, dan ponsel cerdas. Baik ponsel Apple dan Android memiliki aplikasi yang bekerja dengan panggilan konferensi RingCentral. Jika Anda perlu bepergian di tengah panggilan, konferensi dapat dengan mudah berpindah perangkat selama konferensi.

Untuk mengakses pesan di perangkat apa pun, yang Anda perlukan hanyalah menggunakan koneksi sekali ketuk alih-alih kode akses. Undangan dikirim ke calon peserta melalui pesan teks untuk mempermudah konferensi seluler. Undangan juga dikirim melalui email, sehingga panggilan di perangkat apa pun menjadi mudah. Integrasi Gmail yang mungkin dimiliki UKM akan terlihat seperti ini:

Konferensi Internasional yang Mudah

Jika Anda memiliki anggota tim di seluruh dunia, konferensi internasional adalah sesuatu yang harus Anda pertimbangkan juga. Jika Anda menggunakan nomor lokal untuk konferensi, maka peserta cukup menghubungi nomor tersebut untuk bergabung. Nomor lokal tersedia di lebih dari 50 negara, dan ini adalah metode komunikasi yang tidak dikenakan biaya tambahan selama ada undangan.

Ada juga nomor telepon virtual bebas pulsa yang tersedia di lebih dari 80 negara. Hal ini memungkinkan peserta internasional untuk mengakses panggilan audio tanpa dikenakan biaya untuk panggilan tersebut. Selama panggilan, tuan rumah dapat mengatur konferensi agar memiliki hingga 20 nomor bebas pulsa yang tersedia untuk digunakan oleh peserta rapat di seluruh dunia.

Kontrol Rapat yang Disempurnakan

Dalam jenis konferensi audio ini, penyelenggara rapat akan memiliki akses ke kontrol yang disesuaikan. Jika Anda mengendalikan panggilan, Anda akan dapat membisukan individu dalam panggilan, mengaktifkan perekaman panggilan, dan mengakhiri panggilan kapan saja. Call flip juga tersedia untuk peserta sehingga mereka dapat dengan mudah berpindah perangkat saat bepergian.

Sebagai tuan rumah, tabulasi jumlah peserta konferensi dengan mudah dikelola, dan Anda bahkan akan dapat mendengar peringatan yang akan memberi tahu Anda ketika seseorang masuk atau keluar. Peserta yang tidak diinginkan dapat dengan mudah diblokir dari panggilan juga.

Perincian Konferensi Video

Konferensi berbasis video di platform membawa pertemuan tim selangkah lebih maju dan memberi mereka kesempatan untuk bertemu tatap muka, meskipun mereka berada di wilayah yang berbeda di dunia. Hal ini memungkinkan kolaborasi tim dengan hingga 500 individu dengan mudah.

Video RingCentral memiliki nomor masuk yang tersedia di lebih dari 40 negara, sehingga pertemuan global membutuhkan beberapa detik untuk terhubung, dan beberapa fitur membuat jenis panggilan ini dapat diandalkan dan layak dipertimbangkan untuk UKM.

Umpan Konferensi yang Andal

Saat terlibat dalam konferensi berbasis video, baik umpan audio maupun umpan video adalah definisi tinggi. Ini memastikan bahwa rapat Anda selalu jelas dan menarik, sehingga tim Anda tetap berada di halaman yang sama dalam hal tugas.

RingCentral juga memiliki tingkat stabilitas yang tinggi dengan jaminan uptime lima-sembilan. Ini berarti bahwa mereka menjamin bahwa layanan mereka akan naik 99,999% dari waktu, yang hanya menyisakan sedikit lebih dari lima menit waktu henti dalam setahun.

Berbagi Layar Interaktif

Alih-alih hanya melihat penyaji atau peserta lain selama konferensi video, ada opsi yang memungkinkan Anda berbagi aplikasi, presentasi, papan tulis, dan file saat terlibat dalam rapat. Ini membantu tuan rumah berbagi informasi dengan para peserta dan membuat mereka tetap terlibat.

Dengan semua orang mengambil bagian dalam rapat, tim Anda menjadi lebih efisien. Peserta akan dapat memiliki akses jarak jauh ke layar yang dibagikan sehingga mereka dapat berinteraksi dengannya. Ini bisa berguna saat tim mencoba memecahkan masalah dan anggota tim yang sedang menelepon memiliki solusi yang dapat mereka tunjukkan kepada semua orang.

Selain itu, sharing dapat dilakukan dengan maksimal 500 peserta, sehingga dapat menampung tim besar ketika perlu berkumpul dan mendiskusikan proyek. Ini juga akan menjadi alat yang hebat untuk digunakan ketika tim membutuhkan pelatihan.

Perlu menunjukkan cara menggunakan solusi tertentu? Berbagi aplikasi membantu Anda hanya membagikan detail aplikasi yang sedang Anda demokan. Ini berguna saat Anda tidak ingin peserta melihat informasi atau aplikasi apa pun yang mungkin Anda jalankan secara bersamaan di mesin Anda.

Pertemuan Tatap Muka

Saat Anda memiliki tim, yang terbaik adalah selalu memastikan bahwa ada pertemuan tatap muka sesekali. Dengan video RingCentral, tim dapat memiliki efek yang sama seperti berada di ruang rapat tanpa biaya perjalanan. Ini juga menghilangkan waktu yang dibutuhkan peserta untuk melakukan perjalanan berada di ruang yang sama.

Undangan dikirim baik secara individu ke setiap orang atau dalam grup, yang membuat pengiriman undangan ke tim penuh menjadi tugas yang mudah. Faktanya, integrasi kalender yang digunakan seluruh tim setiap hari juga berguna saat mengundang peserta dengan cepat ke konferensi video.

RingCentral Meetings dirancang untuk bekerja dengan lancar saat disinkronkan dengan Microsoft Outlook. Menjadwalkan rapat, mengundang peserta ke konferensi, memperbarui detail rapat, dan memulai rapat dapat dilakukan dengan beberapa klik. iCal atau Google Kalender juga memudahkan menghadiri rapat dan mengirim undangan di perangkat seluler Anda.

Panggilan akan dapat diakses di komputer desktop untuk siapa saja yang berada di kantor atau yang ingin menggunakan softphone. Namun, video RingCentral juga memungkinkan untuk menjadi bagian dari panggilan konferensi di tablet atau smartphone untuk peserta yang perlu tetap mobile.

Mudah untuk Membuat Sesi Breakout

Selama panggilan konferensi besar, terkadang, tuan rumah memutuskan untuk membagi grup menjadi sesi yang lebih kecil, yang disebut sesi breakout. Sesi ini memungkinkan lebih banyak pendekatan pembelajaran langsung yang akan memungkinkan lebih banyak anggota kelompok untuk berpartisipasi. Kelompok yang lebih kecil ini juga memungkinkan tim untuk bertukar pikiran dan kembali ke kelompok yang lebih besar dengan mudah setelah beberapa waktu berlalu.

Dengan video RingCentral, hingga 50 grup breakout dapat dibuat secara bersamaan dari konferensi yang sama. Selain itu, ketika peserta berada dalam kelompok yang lebih kecil ini, mereka akan memiliki akses ke fungsi seperti berbagi layar untuk meningkatkan produktivitas mereka dan membantu memfokuskan kelompok pelatihan. Video, audio, papan tulis, dan obrolan dapat dibagikan di seluruh layar.

Di mana RingCentral Conferencing Menonjol?

Ada kontingen virtual platform konferensi di pasar, terutama di dunia pasca COVID-19, jadi apa yang membuat RingCentral menonjol di atas yang lain? Dalam ulasan pengguna RingCentral GetVoIP , kami menemukan bahwa penerimaan pelanggan sebagian besar positif. Berikut adalah beberapa aspek paling positif dari layanan menurut ulasan ini dan analisis platform kami sendiri:

• Tidak ada batasan jumlah panggilan konferensi yang dapat dilakukan atau dapat dilakukan secara bersamaan.
• RingCentral menggunakan Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) dan Transport Layer Security (TLS) untuk memastikan bahwa semua data dilindungi dan kehilangan paket dicegah.
• Mereka memantau semua panggilan audio dan video untuk memeriksa aktivitas mencurigakan untuk mencegah pelanggaran keamanan VoIP .
• RingCentral memiliki dukungan telepon dan obrolan online yang tersedia 24/7.
• Ada basis pengetahuan online untuk pertanyaan umum yang mungkin Anda miliki tentang panggilan konferensi RingCentral.
• Portal RingCentral mudah dinavigasi sehingga Anda dengan cepat mengubah pengaturan konferensi.
• Tuan rumah tidak harus hadir selama konferensi.
• Ada berbagai macam telepon meja dan perangkat konferensi yang kompatibel dengan layanan ini. RingCentral juga akan membantu dalam penyediaan perangkat yang tidak mereka jual.

Apakah Ada Kelemahan?

Konferensi RingCentral tidak sempurna. Kami menganalisis fitur solusi dan melihat apa yang dikatakan beberapa pelanggan RingCentral tentang kemampuan rapat platform. Di sinilah sistem telepon cloud tertinggal:

• Hanya 100 karyawan jarak jauh yang dapat bergabung ke konferensi dari jarak jauh dengan Paket Standar. Ini meningkat menjadi 200 dengan Paket Premium dan mencapai 500 untuk Ultimate. Hal ini dapat menghambat perusahaan besar.
• Tautan konferensi terkadang gagal mengirim penerima ke konferensi yang sebenarnya.
• Pengambilalihan layar terbatas pada perangkat desktop.
• Video RingCentral tidak memiliki enkripsi ujung ke ujung untuk umpan video.
• Konferensi audio tanpa batas hanya tersedia dengan paket Standar ke atas.
• Sementara 500 peserta rapat untuk video HD dan 1.000 untuk audio kuat, ada solusi konferensi dengan jumlah peserta hingga 2.500 (Civicom).

Cara Mengatur Dengan RingCentral Conferencing

Memulai panggilan konferensi menggunakan RingCentral relatif mudah. Setelah Anda masuk ke sistem telepon bisnis RingCentral, Anda memilih Conferencing dari opsi. Sistem kemudian akan meminta Anda untuk memilih nomor dial-in untuk digunakan peserta saat mereka terhubung ke konferensi. Host yang terhubung akan memerlukan kode host, yang digunakan saat konferensi dimulai. Setiap kali pengguna memulai konferensi RingCentral, mereka secara otomatis dianggap sebagai tuan rumah konferensi, tetapi jika mereka tiba setelah rapat dimulai, mereka akan memerlukan kode tersebut.

Setelah peserta masuk, mereka juga memerlukan kode peserta untuk terhubung dengan aman. Ini mencegah pengguna palsu untuk terhubung ke konferensi. Saat mengatur pertemuan, tuan rumah juga memiliki kemampuan untuk membuat hingga 20 nomor masuk internasional untuk pengguna di luar negeri. Ini disesuaikan dengan peserta yang dikonfirmasi dan membantu mereka menghindari biaya panggilan internasional. Saat mengatur ini, tautan ke semua nomor internasional akan dibuat untuk digunakan peserta.

Untuk tuan rumah yang tidak akan segera tersedia, solusi konferensi juga memiliki fitur "Bergabung sebelum tuan rumah" yang memungkinkan peserta untuk memulai rapat. Ini berguna untuk situasi di mana pemangku kepentingan menugaskan tim mereka untuk mengerjakan proyek dan mengembangkan strategi sebelum mereka tiba untuk rapat.

Selain itu, tuan rumah memiliki kemampuan untuk menambahkan peserta selama konferensi yang sebenarnya. Dari aplikasi RingCentral, opsi undangan dengan teks dan undangan dengan email tetap tersedia. Ada juga tombol “Tambah Peserta” yang memungkinkan Anda memasukkan nomor telepon atau nama individu yang ingin Anda tambahkan ke konferensi. Masing-masing fitur ini berguna untuk konferensi dadakan – Anda cukup memulai rapat dan menambahkan peserta saat Anda pergi. Ada juga ikon plus yang memungkinkan Anda menambahkan peserta dari kontak RingCentral Anda.

Konferensi tersedia dari kantor dengan telepon meja, aplikasi desktop RingCentral Phone (softphone), dan perangkat smartphone Android atau iPhone. Untuk aplikasi seluler, perangkat lunak dapat diunduh dengan mudah melalui Google App Store atau Apple App Store.

Apakah RingCentral Memiliki Fitur Konferensi yang Tepat?

Sebagai solusi untuk menghubungkan tim atau bahkan bertemu dengan pelanggan, RingCentral lebih dari cukup untuk sebagian besar bisnis. Ini berguna untuk bisnis yang terpaksa melakukan jarak sosial dan merupakan solusi kuat untuk bisnis dengan kantor yang berbeda dengan jarak geografis yang luas.

Topi peserta juga sangat kompetitif dengan solusi ini. Bandingkan RingCentral dengan penyedia seperti BlueJeans, yang memiliki batas 100 peserta, dan Anda akan mulai melihat bagaimana RingCentral adalah solusi tangguh untuk perusahaan besar. Penyedia sudah menang di bagian RingCentral vs Dialpad kami tahun ini, dan juga berfungsi dengan baik sebagai alternatif untuk beberapa penyedia konferensi web lainnya.

Jika Anda mencari penyedia yang memiliki fitur konferensi web ekstensif yang mirip dengan RingCentral, lihat tabel interaktif kami tentang penyedia perangkat lunak konferensi web terkemuka , dan bandingkan RingCentral dengan Zoom di sini. Kami memberikan ulasan terperinci dan akan menunjukkan kepada Anda pro dan kontra masing-masing.