Perencanaan Skenario: Mempersiapkan Perusahaan Teknologi untuk Berbagai Masa Depan

Pandemi COVID-19 menunjukkan betapa rapuhnya rencana yang telah disusun dengan matang sekalipun. Bagi perusahaan teknologi yang mengutamakan inovasi dan kemampuan beradaptasi, mengantisipasi dan mengatasi ketidakpastian sangatlah penting. Di sinilah perencanaan skenario bersinar.

Ini adalah alat strategis yang menghasilkan dan menganalisis berbagai kemungkinan masa depan. Selain itu, hal ini membantu perusahaan teknologi mengembangkan strategi fleksibel untuk berkembang di dunia yang terus berubah.

Dalam artikel ini, kita akan memeriksa manfaat dan keterbatasan perencanaan skenario dan mendiskusikan bagaimana mengintegrasikannya ke dalam strategi Anda.

• Definisi Perencanaan Skenario
• Menjelajahi Berbagai Jenis Perencanaan Skenario
• Bagaimana Perencanaan Skenario Bekerja
• Bagaimana Menerapkan Perencanaan Skenario di Perusahaan Teknologi
• Keuntungan & Tantangan Perencanaan Skenario untuk Perusahaan Teknologi
• Praktik Terbaik untuk Perencanaan dan Analisis Skenario
• Kesalahan Umum dalam Perencanaan Skenario yang Harus Dihindari
• Memanfaatkan Perencanaan Skenario untuk Mengubah Bisnis Teknologi Anda

Apa itu Perencanaan Skenario?

Perencanaan skenario, atau perkiraan skenario, adalah strategi di mana bisnis mengeksplorasi beberapa hasil di masa depan untuk mempersiapkannya. Mereka membayangkan berbagai skenario “bagaimana-jika” untuk menemukan kelemahan atau mengevaluasi proyek baru.

Berbeda dengan metode tradisional yang sangat bergantung pada data masa lalu, peramalan skenario melibatkan opini dan asumsi subjektif. Model tradisional sering kali gagal karena proyeksi liniernya. Perencanaan skenario, di sisi lain, menawarkan perkiraan yang lebih realistis dengan mempertimbangkan berbagai kemungkinan.

Itu disusun di ruang perang selama Perang Dunia Kedua. Sejak itu, ia telah menemukan jalannya ke ruang dewan. Penerima manfaat utama adalah Shell, yang menggunakan strategi ini untuk mengatasi krisis minyak pada tahun 1970an.

Pentingnya Perencanaan Skenario untuk Perusahaan Teknologi

Industri teknologi ditandai dengan inovasi yang pesat. Perusahaan yang berpegang teguh pada satu visi sering kali dikejutkan oleh kejadian yang tidak terduga. Yang semakin memperburuk masalah ini adalah kenyataan bahwa konsumen membutuhkan perubahan dan pesaing bermunculan dengan cepat.

Perencanaan skenario mendorong perusahaan teknologi untuk menerima perubahan dan bereksperimen dengan berbagai strategi. Mereka dapat mengantisipasi masa depan yang berbeda, mulai dari terobosan teknologi yang disruptif hingga perubahan peraturan. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengubah atau menangkap peluang baru dengan cepat. Hal ini juga membantu mereka mengatasi implikasi etika dan sosial dari pekerjaan mereka.

Perencanaan Skenario vs. Perencanaan Kesinambungan Bisnis

Keduanya sering dipertukarkan. Namun keduanya mempunyai perbedaan utama.

Perencanaan skenario terutama bersifat proaktif dan berfokus pada masa depan. Ini melibatkan pengembangan dan evaluasi skenario dengan penekanan pada pendapatan bisnis jangka panjang.

Sebaliknya, perencanaan kesinambungan bisnis bersifat proaktif dan reaktif. Strategi ini menguraikan prosedur teknis dan administratif untuk mengelola bencana dalam jangka pendek.

Bersama-sama, keduanya memastikan bisnis Anda tangguh dan mudah beradaptasi di masa yang tidak menentu.

Jenis Perencanaan Skenario

Perencanaan skenario dapat dibagi menjadi empat tipe utama. Organisasi biasanya mencapai hasil terbaik dengan menggunakan kombinasi.

1. Skenario Kuantitatif

   Skenario kuantitatif menggunakan data numerik dan statistik untuk memproyeksikan hasil di masa depan. Perusahaan teknologi menggunakan ini untuk memperkirakan:

   • Tren pasar masa depan
   • Penjualan
   • Pendapatan

   Hal ini dapat mempengaruhi keputusan mengenai investasi dan pengeluaran lainnya. Skenario ini juga dapat menilai berbagai risiko, membantu perusahaan bersiap menghadapi kemerosotan ekonomi, pelanggaran data, dan ancaman operasional lainnya.

2. Skenario Operasional

   Skenario operasional menggambarkan proses dan tindakan spesifik serta mengeksplorasi hasil selanjutnya. Mereka digunakan untuk menganalisis dan merencanakan operasi sehari-hari dan kontinjensi untuk berbagai situasi.

   Skenario operasional dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area yang tidak efisien dalam alur kerja mereka. Perusahaan juga dapat mempersiapkan dan melakukan penyesuaian untuk mengatasi kejadian yang tidak terduga, seperti:

   • Pemadaman sistem
   • Gangguan dalam rantai pasokan
   • Serangan atau kebocoran keamanan siber

3. Skenario Normatif

   Skenario normatif adalah visi berorientasi masa depan tentang bagaimana perusahaan idealnya ingin beroperasi. Mereka merangkum serangkaian nilai, tujuan, dan sasaran yang berfungsi sebagai prinsip panduan untuk pengambilan keputusan dan perencanaan strategis. Keputusan kemudian dievaluasi berdasarkan keselarasan dengan prinsip inti perusahaan dan visi jangka panjang.

4. Skenario Manajemen Strategis

   Skenario manajemen strategis adalah narasi hipotetis yang mengeksplorasi berbagai situasi masa depan yang mungkin dihadapi perusahaan. Mereka mempertimbangkan tren industri dan pasar, perubahan peraturan, dan kemajuan teknologi. Perubahan terhadap entitas-entitas ini dapat mempunyai konsekuensi yang luas di masa depan. Perusahaan kemudian dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai arah jangka panjangnya dengan mengantisipasi ancaman yang ditimbulkan oleh faktor-faktor yang terus berkembang ini.

Bagaimana Perencanaan Skenario Bekerja

Proses perencanaan skenario terdiri dari langkah-langkah berikut:

1. Tentukan Masalah Utama

   Pertama, Anda perlu mempersempit perspektif Anda dan mengidentifikasi permasalahan atau tantangan utama yang perlu diatasi oleh organisasi Anda. Begini caranya:

   1. Lihatlah tren terkini di pasar, ekonomi, teknologi, politik, hukum, dan masyarakat. Identifikasi masalah yang berpotensi memengaruhi organisasi Anda.
   2. Mengumpulkan masukan dari berbagai pemangku kepentingan di dalam dan di luar organisasi.
   3. Lihatlah data kinerja internal, laporan keuangan, dan metrik operasional. Identifikasi pola atau anomali apa pun yang menunjukkan masalah apa pun.

2. Memahami Ketidakpastian Kritis

   Ketidakpastian kritis adalah peristiwa yang lebih mungkin terjadi atau mempunyai dampak yang lebih besar terhadap bisnis Anda. Untuk memahami ketidakpastian ini, pertimbangkan:

   • Bagaimana tren dan kondisi pasar berubah seiring waktu.
   • Faktor eksternal seperti ekonomi, persaingan, dan peraturan.
   • Faktor internal seperti sumber daya, keterampilan, dan kemampuan beradaptasi.

3. Definisikan Asumsi dengan Jelas

   Bahkan dengan pengetahuan pasar yang mendalam, Anda harus membuat tebakan cerdas tentang masa depan berdasarkan tren masa lalu, penelitian, atau pendapat para ahli. Asumsi-asumsi ini perlu didefinisikan dengan jelas dan diperiksa untuk memastikan asumsi-asumsi tersebut relevan dan sesuai dengan permasalahan utama dan ketidakpastian kritis Anda:

   • Kumpulkan data, lakukan penelitian, dan konsultasikan dengan para ahli untuk mendukung asumsi Anda dengan informasi dunia nyata.
   • Mintalah masukan dari pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa asumsi tidak bias atau terbatas cakupannya.
   • Uji asumsi dengan mempertimbangkan sudut pandang alternatif dan kejadian potensial yang dapat membatalkan asumsi tersebut.

4. Buat Banyak Skenario Sederhana

   Selanjutnya, saatnya membuat serangkaian skenario yang cukup sederhana agar tidak membebani tim Anda. Begini caranya:

   • Buat 2 hingga 4 skenario berbeda dengan menggabungkan asumsi berbeda tentang ketidakpastian yang paling berdampak.
   • Setiap skenario harus menceritakan kisah yang kohesif dan masuk akal tentang masa depan isu utama.
   • Pertimbangkan hasil yang optimis dan pesimistis.
   • Pastikan skenario tersebut menantang asumsi yang ada dan merangsang pemikiran strategis.

5. Pahami Implikasinya

   Langkah terakhir adalah menganalisis potensi konsekuensi dari setiap skenario terhadap bisnis Anda. Tanyakan pada diri Anda dan tim Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

   • Apa saja potensi ancaman dan manfaat yang ditimbulkan oleh setiap skenario?
   • Bagaimana seharusnya perusahaan kita merespons setiap skenario untuk memaksimalkan peluang dan mengurangi risiko?
   • Tindakan apa yang dapat kita ambil sekarang untuk bersiap menghadapi berbagai kemungkinan masa depan?

Analisis ini dapat membantu Anda mengidentifikasi kerentanan dan peluang serta mengembangkan rencana untuk mengatasi berbagai kemungkinan di masa depan.

( Baca Juga: Perencanaan Teknologi Dapat Membantu Menyelaraskan Tujuan TI dengan Tujuan Bisnis)

Menerapkan Perencanaan Skenario di Perusahaan Teknologi

Berikut cara menerapkan perencanaan skenario di perusahaan teknologi Anda:

1. Melibatkan Pemangku Kepentingan

   Mereka dapat melihat skenario yang mungkin tidak terlihat oleh Anda karena terbatasnya pengalaman atau visi terowongan Anda. Melibatkan berbagai kelompok dalam perencanaan skenario memberi Anda akses terhadap pengetahuan dan wawasan yang lebih luas. Ini dapat membantu menutupi titik buta Anda.

   Pertimbangkan tips berikut untuk memaksimalkan masukan mereka:

   • Tentukan pemangku kepentingan inti Anda.
   • Jelaskan tujuan proses perencanaan skenario dan bagaimana masukan mereka dapat membantu mencapainya.
   • Gunakan berbagai saluran untuk mengakomodasi preferensi dan ketersediaan yang berbeda.
   • Ciptakan lingkungan di mana mereka merasa nyaman untuk berbagi dan ide-ide yang menantang.
   • Terus beri tahu mereka tentang kemajuan dan dampak kontribusi mereka.

2. Membuat Tim Perencanaan Skenario

   Selanjutnya, bentuk tim lintas fungsi dengan perpaduan keterampilan dan perspektif. Berdasarkan langkah sebelumnya, pilih individu yang berbeda dari berbagai latar belakang. Identifikasi ahli materi pelajaran dan pemecah masalah. Anggota tim ini harus:

   • Mampu mengidentifikasi pola, koneksi, dan potensi implikasi masa depan.
   • Miliki kreativitas untuk memunculkan ide-ide baru dan menantang pemikiran konvensional.
   • Ketahui persaingan, kebutuhan pelanggan, dan teknologi baru.
   • Mahir dalam mengumpulkan, menafsirkan, dan menggunakan data untuk mengembangkan skenario.
   • Memiliki keterampilan interpersonal yang kuat untuk kerja tim yang efektif.

3. Menggunakan Alat dan Perangkat Lunak Perencanaan Skenario

   Alat dan perangkat lunak tertentu juga dapat menyederhanakan prosesnya. Ada banyak pilihan yang tersedia, termasuk:

   • Mosaik atau Anaplan: Platform tangguh untuk pemodelan skenario, perencanaan keuangan, visualisasi data, analisis, dan pelaporan.
   • Sistem ERP (misalnya SAP, Oracle NetSuite): Menyediakan data keuangan dan operasional inti yang diperlukan untuk pemodelan skenario yang akurat.
   • Sistem CRM (misalnya, Salesforce, HubSpot): Menawarkan wawasan tentang perilaku pelanggan dan data penjualan.

Manfaat Perencanaan Skenario untuk Perusahaan Teknologi

Perencanaan skenario menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan teknologi. Berikut beberapa di antaranya:

• Hal ini membantu perusahaan teknologi mengenali potensi risiko sejak dini, seperti perubahan peraturan, perubahan preferensi konsumen, dan kemajuan teknologi.

• Mendorong pengambil keputusan untuk menantang asumsi dan bias mereka untuk mempertimbangkan hasil yang tidak diharapkan. Hal ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik.

• Meningkatkan kemampuan perusahaan untuk merespons pesaing baru, peluncuran produk, dan tren industri.

• Menyelaraskan rencana perusahaan dengan strategi yang ada, memastikan bahwa keputusan mendukung tujuan mereka secara keseluruhan.

• Mendorong kolaborasi, memicu pemikiran inovatif, dan mengurangi penolakan terhadap perubahan, sehingga memudahkan penerapan inisiatif strategis.

• Memberikan peramalan yang lebih akurat dengan mempertimbangkan berbagai kemungkinan yang tidak dibatasi oleh data historis.

Tantangan Perencanaan Skenario

Sebelum menerapkannya ke dalam bisnis Anda, ada beberapa tantangan bawaan dalam perencanaan skenario yang perlu Anda pertimbangkan:

• Perencanaan skenario memerlukan investasi finansial dan personel yang signifikan.

• Hal ini bergantung pada asumsi-asumsi mengenai masa depan, yang mungkin tidak akurat atau ketinggalan jaman karena sifat subjektifnya dan potensi bias.

• Hal ini sangat berfokus pada faktor eksternal, sehingga menyebabkan perusahaan hanya bereaksi terhadap kejadian-kejadian dibandingkan secara proaktif membentuk masa depan mereka.

• Perencanaan skenario tidak dapat memprediksi semua kejadian, terutama kejadian “angsa hitam” yang tidak dapat diprediksi dan dapat mengganggu rencana terbaik sekalipun.

• Banyaknya skenario yang terkadang membuat para pengambil keputusan kewalahan, menyebabkan keragu-raguan karena terlalu banyak pilihan dan kurangnya arah yang jelas.
• Tantangan dalam perencanaan skenario terus berubah seiring berkembangnya lingkungan bisnis, sehingga memerlukan proses pemantauan dan adaptasi yang berkelanjutan.

Praktik Terbaik dalam Perencanaan & Analisis Skenario

Berikut beberapa tip untuk memaksimalkan perencanaan skenario Anda:

1. Mulailah dengan Tujuan Utama

   Perencanaan skenario yang efektif bergantung pada pemahaman yang jelas tentang tujuan utama Anda. Tujuan-tujuan ini dapat berupa:

   • Finansial, misalnya pertumbuhan pendapatan, profitabilitas
   • Berorientasi pasar, misalnya pangsa pasar, kesadaran merek
   • Operasional, misalnya efisiensi, inovasi

   Proses yang berorientasi pada tujuan memastikan skenario yang dikembangkan relevan dan dapat ditindaklanjuti.

2. Tindak lanjuti dengan Rencana Dasar

   Perusahaan Anda kemungkinan besar memiliki rencana operasi dasar – serangkaian strategi dan taktik yang dirancang untuk mencapai tujuan utama Anda dalam kondisi normal. Perencanaan skenario harus melengkapi, bukan menggantikan, rencana ini. Lakukan analisis kesenjangan antara rencana dasar Anda dan setiap skenario. Identifikasi kelemahan rencana dasar Anda dan kembangkan tindakan untuk mengatasi kesenjangan ini, seperti menyesuaikan sumber daya, merevisi strategi pemasaran, atau menjajaki kemitraan baru.

3. Buat Skenario Kasus Terbaik dan Terburuk

   Jangan lupa untuk mempertimbangkan hal-hal ekstrem. Perencanaan untuk kasus terbaik dan terburuk membantu Anda melihat semua kemungkinan dan bersiap menghadapi peluang dan ancaman. Saat membuat model skenario seperti itu, pertimbangkan faktor-faktor di luar kendali Anda. Hal ini dapat mengungkap risiko dan prospek yang sebelumnya tidak disadari dalam skenario yang lebih konservatif.

4. Ciptakan Strategi Respons yang Fleksibel

   Perencanaan skenario lebih pada persiapan masa depan. Oleh karena itu, skenario Anda harus terus beradaptasi dengan perubahan keadaan. Temukan peringatan dini yang mengindikasikan adanya pergeseran menuju skenario tertentu. Hal ini dapat mencakup metrik penting, tindakan pesaing, atau peristiwa industri.

5. Ukur ROI Perencanaan Skenario

   Perencanaan skenario adalah sebuah investasi, jadi penting untuk mengukur efektivitasnya. Lacak bagaimana hal itu memengaruhi keputusan Anda. Apakah ada perubahan positif? Mengukur ROI Anda dapat mencegah pemborosan waktu dan uang yang berharga serta menunjukkan nilainya kepada pemangku kepentingan.

Masalah Perencanaan Skenario yang Harus Dihindari

Perencanaan skenario memiliki serangkaian permasalahan tersendiri yang harus dihindari. Memulai perencanaan skenario tanpa terlebih dahulu mengidentifikasi isu-isu utama akan menghasilkan proses yang tidak fokus dan tidak produktif, serta membuang-buang waktu dan sumber daya. Selain itu, berfokus hanya pada permasalahan yang mendesak akan menghilangkan nilai sebenarnya dari perencanaan skenario, yaitu mengantisipasi permasalahan jangka panjang yang dapat berdampak signifikan pada bisnis Anda di masa depan.

Membuat terlalu banyak skenario dapat mengakibatkan kelebihan informasi, sehingga sulit untuk menganalisis implikasinya dan mengembangkan strategi. Mengupayakan skenario yang sempurna juga kontraproduktif, karena dapat menyebabkan kelumpuhan analisis dan menghambat pengambilan keputusan. Selain itu, terpaku pada satu skenario yang diinginkan dapat membutakan Anda terhadap kemungkinan-kemungkinan lain dan membatasi kemampuan Anda untuk beradaptasi.

Contoh Perencanaan Skenario Khusus Industri

Dalam industri perangkat lunak dan SaaS, perencanaan skenario sangat berharga untuk menavigasi perubahan cepat dalam ekspektasi pelanggan dan teknologi. Misalnya, perusahaan SaaS dapat membuat skenario yang mengeksplorasi dampak peningkatan adopsi kecerdasan buatan (AI) dalam layanan pelanggan. Melalui skenario ini, mereka dapat secara proaktif mengembangkan fitur-fitur yang didukung AI dan tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan.

Perusahaan teknologi layanan kesehatan menghadapi tantangan unik karena peraturan yang ketat dan pengetahuan medis yang terus berkembang. Perencanaan skenario membantu mengantisipasi perubahan undang-undang layanan kesehatan atau metode pengobatan baru.

Sektor teknologi keuangan (fintech) terus berkembang. Teknologi baru seperti blockchain, pembayaran digital, dan robo-advisor mengalahkan layanan keuangan tradisional. Perencanaan skenario dapat membantu perusahaan fintech tetap menjadi yang terdepan dan mengelola potensi dampak digitalisasi terhadap bisnis mereka.

Temukan Kekuatan Perencanaan Skenario untuk Bisnis Teknologi Anda

Sekali lagi, ingatlah langkah-langkah penting berikut untuk mengintegrasikan perencanaan skenario ke dalam bisnis teknologi Anda dengan sukses:

1. Tentukan isu-isu utama.
2. Identifikasi ketidakpastian kritis.
3. Bentuk tim lintas fungsi.
4. Buat skenario masa depan yang sederhana.
5. Analisis dampak setiap skenario.
6. Kembangkan rencana darurat.
7. Gunakan wawasan untuk keputusan strategis.

Jadikan ini sebagai proses yang berkelanjutan. Perbarui skenario secara berkala, masukkan informasi baru, dan analisis peristiwa masa lalu untuk perbaikan. Carilah umpan balik dari pemangku kepentingan untuk memastikan skenario memenuhi kebutuhan mereka.

Memasukkan Perencanaan Skenario ke dalam Budaya Perusahaan

Memasukkan perencanaan skenario ke dalam budaya perusahaan Anda melibatkan menjadikannya bagian integral dari diskusi strategis, proses pengambilan keputusan, dan bahkan program pelatihan karyawan. Anda dapat mengadakan lokakarya rutin atau sesi curah pendapat. Anda juga dapat memasukkannya ke dalam evaluasi kinerja untuk menanamkan pola pikir berpikiran maju.

Memanfaatkan Analisis Data dalam Perencanaan Skenario

Analisis data dapat memberikan wawasan yang lebih komprehensif mengenai tren, pola, dan korelasi dengan menganalisis data besar. Algoritme pembelajaran mesin juga dapat mengidentifikasi potensi risiko dan peluang yang tidak terlihat melalui analisis tradisional.

Pikiran Terakhir

Perencanaan skenario membantu perusahaan membayangkan dan mempersiapkan masa depan. Laporan ini mengeksplorasi berbagai “bagaimana-jika” untuk membantu pengambil keputusan beradaptasi terhadap perubahan sehingga bisnis mereka dapat bertahan di dunia yang tidak dapat diprediksi.

Jangan biarkan perusahaan teknologi Anda lengah. Gunakan perencanaan skenario sehingga Anda dapat melanjutkan operasi Anda dengan percaya diri dan pandangan ke depan. Ketika kecerdasan buatan, analisis data, dan pembelajaran mesin terus meningkat, mereka yang beradaptasi dan merencanakan masa depan adalah mereka yang benar-benar sukses.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Perencanaan Skenario

T. Apa manfaat perencanaan skenario bagi upaya inovasi perusahaan teknologi saya?

A. Perencanaan skenario dapat memicu inovasi dengan mendorong Anda untuk berpikir melampaui masa kini dan mengeksplorasi ide-ide yang tidak konvensional. Ini membantu mengidentifikasi teknologi dan tren yang sedang berkembang, membuka jalan bagi produk atau layanan baru.

T. Dapatkah perencanaan skenario membantu perusahaan teknologi saya menarik investor?

A. Perencanaan skenario menunjukkan kepada investor bahwa Anda proaktif dan strategis. Anda dapat membuat investor merasa yakin dengan investasinya di perusahaan Anda dengan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda melihat ke depan.

T. Dapatkah perencanaan skenario membantu perusahaan teknologi saya bersiap menghadapi potensi resesi?

A. Perencanaan skenario membantu Anda menghadapi kemerosotan ekonomi. Perencanaan untuk berbagai tingkat resesi membantu Anda menilai dampaknya terhadap bisnis Anda dan mempersiapkan diri menghadapinya. Hal ini dapat mencakup cara untuk memangkas biaya, mendapatkan pendapatan baru, atau mengubah model bisnis Anda.

Artikel Terkait:

Merancang Keunggulan: Strategi untuk Kerangka Keuangan Unggul