Fitur Kolaborasi yang Paling Diabaikan: Manfaat Berbagi Layar

Aplikasi Komunikasi Terpadu benar-benar dipenuhi dengan fitur-fitur unik. Sedemikian rupa sehingga kita mungkin lupa sebagian besar ada. Rasanya seolah-olah banyak yang mengabaikan apa sebenarnya beberapa fitur kolaborasi terkuat yang dapat diperoleh bisnis Anda. Sebelumnya kami melihat Indikasi Kehadiran sebagai salah satu fitur kolaborasi favorit kami yang tidak diperhatikan — dan dengan cara yang sama, saya ingin melanjutkan diskusi dengan beberapa fitur favorit kami yang lain.

Berbagi layar khususnya harus menjadi salah satu fitur paling berguna yang pernah ada, dan itu benar-benar tidak terasa seperti mendapatkan cinta yang layak. Sekarang, saya tidak mengatakan tidak ada yang tahu bahwa Indikasi Kehadiran dan Berbagi Layar ada, tentu saja mereka tahu, dan saya yakin banyak yang sudah menggunakannya setiap hari.

Namun, saya benar-benar ingin meluangkan waktu untuk menjelaskan seberapa banyak yang dapat diperoleh tim, bisnis, atau organisasi Anda dengan memanfaatkan fitur sederhana ini.

Apa itu Berbagi Layar?

Kita akan menyelesaikan hal-hal yang mudah terlebih dahulu. Bagi mereka yang tidak tahu, Berbagi Layar mungkin adalah salah satu fitur UC paling jelas yang pernah Anda temui. Baik Anda menyebutnya Berbagi Desktop, atau Berbagi Layar , semuanya sama

Berbagi layar adalah cara mudah namun ampuh untuk mendorong kolaborasi langsung, di mana saja dan kapan saja. Pengguna dapat berbagi umpan video langsung tentang apa yang terjadi di layar komputer mereka, dengan peserta konferensi web lainnya.

Saya ingin membuat perbedaan di sini: beberapa solusi yang lebih canggih bahkan akan memungkinkan pengguna untuk menyerahkan kontrol desktop, sehingga profesional TI dapat membuat perubahan dari jarak jauh. Ini akan menjadi fitur Remote Desktop . Keduanya umumnya berjalan beriringan, tetapi tidak semua solusi berbagi layar menawarkan kontrol desktop jarak jauh.

Sama seperti dalam diagram kecil yang saya pinjam dari HipChat ini, berbagi layar adalah salah satu cara termudah untuk mendorong kolaborasi yang efektif dan menambahkan elemen dinamis ke rapat yang statis. Berbagi layar memungkinkan konferensi web lebih dari sekadar suara di telepon, atau melihat umpan webcam rekan kerja Anda.

Tambahkan kontrol Desktop Jarak Jauh, dan bisnis Anda sekarang memiliki alat yang sangat kuat di tangannya yang dapat melakukan lebih dari sekadar membumbui rapat Anda.

Lagian Kenapa repot?

Sekarang, saya yakin ada beberapa dari Anda yang membaca ini, mengatakan bahwa saya salah karena berbagi layar tidak pernah berhasil, atau terlalu kikuk, atau apa gunanya? Tentu, beberapa di antaranya mungkin benar dalam solusi yang lebih lama, saya cukup kesal mencoba membuat koneksi jarak jauh. Namun di era dominasi UC saat ini, Anda tidak memerlukan seluruh staf TI untuk membuat sesi berbagi layar, bahkan Skype versi konsumen dasar membuatnya semudah mengklik menu. Sejumlah solusi gratis juga ada, jadi tidak seperti Anda bahkan harus merogoh kocek untuk mewujudkannya.

Jadi mengapa repot-repot dengan berbagi desktop di rapat web Anda? Bergantung pada apa yang dilakukan bisnis Anda, mungkin ada sejumlah kasus penggunaan yang berbeda untuk fitur canggih ini. Misalnya, Vendor Perangkat Lunak akan menyukai kemampuan menunjukkan kepada pembeli atau klien cara kerja suatu produk, tanpa perlu menyiapkan pertemuan langsung dan membayar biaya perjalanan. Pusat Kontak juga harus memasukkannya ke dalam daftar fitur yang harus mereka miliki.

Dan itu hanya satu skenario, tentu saja. Terlepas dari ukuran tim Anda, berbagi layar berguna dalam beberapa cara:

Tingkatkan Rapat Online

Mungkin yang paling jelas dari semuanya, berbagi layar menambahkan elemen yang sama sekali baru ke rapat online Anda. Alih-alih mengirim salinan PowerPoint itu melalui email ke setiap peserta, atau menjatuhkan file di klien web berharap mereka semua akan membuka dan mengikuti di halaman yang tepat, pengguna dapat mengontrol presentasi mereka di desktop mereka sendiri dengan berbagi layar.

Peserta kemudian dapat mengikuti dengan menonton streaming, tanpa perlu mengunduh file tambahan apa pun, mengkhawatirkan masalah kompatibilitas apa pun.

Demonstrasi Produk Mendalam

Saya sudah menyebutkan contoh ini di atas, tetapi ini bisa menjadi salah satu manfaat terkuat untuk berbagi layar. Vendor produk harus benar-benar memanfaatkan berbagi layar saat mereka bekerja dengan calon pelanggan.

Alih-alih mengandalkan jawaban kalengan umum untuk pertanyaan klien, tunjukkan saja. Berbagi layar akan membuat agen Anda bekerja langsung dan benar-benar memamerkan kekuatan dari apa yang dilakukan platform Anda.

Pelatihan dan Bimbingan Jarak Jauh

Mirip dengan ide demonstrasi produk, organisasi Anda dapat memanfaatkan berbagi layar untuk menawarkan program pelatihan dengan klien. Sekali lagi, alih-alih memaksa klien untuk mengandalkan presentasi PowerPoint, atau menonton video YouTube How-To yang umum, lakukan langsung dengan produk dan klien pada saat yang bersamaan.

Jika klien tidak yakin tentang cara menggunakan fitur tertentu, atau mengalami masalah sama sekali, berbagi layar berfungsi di kedua ujungnya dengan menghapus tebakan. Klien dapat menunjukkan kepada agen apa yang salah, dan agen dapat menunjukkan kepada klien apa yang harus mereka lakukan.

Pertahankan Kontrol Mesin Jarak Jauh

Dengan solusi dan fitur berbagi layar yang lebih canggih, pengguna dapat menyerahkan kendali desktop mereka kepada siapa pun yang berada di ujung lain rapat. Ini adalah fitur hebat untuk tim TI Perusahaan, memperluas kontrol mesin jarak jauh di mana pun mereka berada.

Bisnis Anda dapat membuat staf TI tetap berada di kantor pusat utama, dan berbagi layar bersama dengan konferensi web dapat digunakan untuk memberikan dukungan yang diperlukan ke lokasi yang tersebar.

Kolaborasi Tim dan Kerja Jarak Jauh

Mengikuti rapat online yang disempurnakan, berbagi layar dapat secara drastis meningkatkan kolaborasi online tim Anda sekaligus mengaktifkan kemampuan kerja jarak jauh. Jika pengguna bekerja dari jarak jauh, mereka dapat mengakses komputer kantor mereka dari mana saja menggunakan berbagi layar, dan tentu saja rapat online memasuki ranah produktivitas baru.

Dengan berbagi layar, pengguna dapat mengerjakan dokumen secara berdampingan, meskipun sebenarnya tidak secara fisik berdampingan.

Contoh Dunia Nyata Terbaik

Berbagi layar dan kontrol desktop jarak jauh telah ada cukup lama sekarang. Tanyakan kepada teman TI Anda tentang hal itu, dan mereka mungkin memiliki beberapa cerita horor tentang betapa sulitnya membuat sesi dengan solusi lama.

Tetapi pada titik ini, Berbagi Layar telah menjadi sangat populer bahkan Google memungkinkan Anda berbagi layar, atau bahkan mengontrol desktop dari jarak jauh dengan sangat mudah.

Faktanya, berkat kemajuan WebRTC, Berbagi Layar hanya akan terus berkembang dalam penggunaan dan kemudahan. Saya telah menyoroti sampel yang tepat ini sebelumnya, tetapi Amazon menggunakan bentuk berbagi layar untuk tablet Fire mereka.

Jika ada pengguna yang membutuhkan bantuan dengan perangkat mereka, mereka dapat mengklik tombol Mayday untuk bantuan dalam aplikasi. Ini membuat konferensi video satu arah, dengan pengguna dapat melihat streaming langsung dari agen yang membantu mereka. Agen tidak dapat melihat siapa yang meminta bantuan, tetapi sebaliknya dapat melihat dengan tepat apa yang terjadi di layar perangkat Anda, atau aplikasi Amazon, dan bahkan mengambil kendali langsung, atau menggunakan alat menggambar.

Dengan cara ini agen dapat menunjukkan kepada pengguna apa yang harus mereka lakukan, daripada hanya memberi tahu mereka melalui telepon. Seperti yang saya katakan, ini sangat membantu menghilangkan banyak tebakan.

Masa Depan Berbagi Layar?

Apa yang benar-benar menarik bagi saya bukanlah di mana berbagi layar saat ini, melainkan di mana ia dapat pergi hanya dalam beberapa tahun. Kita sudah tahu bahwa Virtual dan Augmented reality mulai berkembang di dunia bisnis, dan saya pikir Augmented Reality secara khusus dapat dikaitkan langsung dengan konsep berbagi layar.

Alih-alih berbagi layar desktop, bagaimana jika pekerja di lokasi terpencil dapat memakai AR Goggles, atau kacamata, yang dapat mengalirkan umpan video langsung kembali ke ruang konferensi di lokasi utama organisasi. Pengguna di ujung lain dapat melihat dengan tepat apa yang dilihat oleh teknologi jarak jauh, dan seperti berbagi layar, ini dapat membantu menghilangkan pekerjaan tebakan yang mengganggu yang melibatkan komunikasi normal.

Tetapi Anda benar-benar dapat melakukannya sekarang dengan webcam, jadi selangkah lebih maju, pengguna yang melihat umpan langsung juga dapat memperoleh alat yang mirip dengan Amazon Mayday. Dengan kemampuan untuk menggambar langsung pada umpan video, atau mengunggah skema atau diagram, para pekerja jarak jauh dapat diberikan arahan yang nyata dan berguna. Jika pipa terlihat bocor, seseorang di pangkalan dapat menyorot pipa itu untuk dilihat pekerja di dalam kacamatanya. Atau, mereka dapat menarik skema untuk ditampilkan tepat di kacamata pekerja.

Sekarang ini lebih seperti "berbagi dunia nyata" daripada "berbagi layar", tetapi ini hanya membawa konsep yang sama ke tingkat berikutnya. Dan teknologi semacam ini tidak jauh dari kita, sama sekali.

Bahkan Saat Ini, Berbagi Layar Sangat Kuat

Sekarang, sebelum kita semua bersemangat tentang apa yang bisa terjadi, kita harus mundur selangkah dan mengingat di mana berbagi layar sekarang, dan itu di tempat yang sangat baik. Konsepnya sederhana, ada banyak alat yang tersedia untuk memungkinkan — bahkan Slack dan HipChat menawarkan berbagi layar asli sekarang.

Baik bisnis Anda mengoperasikan Pusat Kontak dan ingin memanfaatkan fitur apa pun yang memungkinkan untuk menawarkan dukungan terbaik, atau vendor produk yang berharap mendapatkan lebih banyak penjualan — Berbagi Layar adalah salah satu alat yang tidak boleh Anda lewatkan.