8 Cara Perencanaan Teknologi Strategis Dapat Membantu Menyelaraskan Sasaran TI dengan Sasaran Bisnis

Teknik bagi para pemimpin teknologi untuk memenuhi dan melampaui target bisnis

Di dunia pascapandemi, yang sangat mengglobal, dan sangat terhubung, menyelaraskan tujuan TI dengan tujuan bisnis menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Perencanaan teknologi strategis adalah landasan penyelarasan ini, memastikan bahwa investasi TI Anda mendukung dan mendorong kemajuan bisnis Anda. Dengan menyusun rencana yang menjembatani kesenjangan antara teknologi dan bisnis secara cermat, Anda dapat mendorong inovasi, meningkatkan produktivitas, dan tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan.

Di sini, kami mengeksplorasi delapan cara penting untuk mencapai keselarasan ini, dimulai dengan memahami kondisi Anda saat ini dan menentukan aspirasi masa depan Anda.

1. Analisis apa yang akan dilakukan untuk mendokumentasikan tujuan bisnis Anda

Landasan dari setiap rencana teknologi strategis adalah analisis menyeluruh “apa adanya”. Proses ini melibatkan pendokumentasian kondisi Anda saat ini (sebagaimana adanya) dan menentukan kondisi masa depan yang Anda inginkan (yang akan terjadi).

• Identifikasi kemampuan saat ini : Mulailah dengan menilai infrastruktur, proses, dan kemampuan TI Anda yang ada. Teknologi apa yang Anda gunakan? Apa kekuatan dan kelemahan mereka?

• Tentukan tujuan bisnis : Uraikan dengan jelas tujuan bisnis Anda. Apakah Anda ingin berekspansi ke pasar baru, meningkatkan pengalaman pelanggan, atau menyederhanakan operasi?

• Analisis kesenjangan : Bandingkan kondisi Anda saat ini dengan kondisi masa depan yang Anda inginkan untuk mengidentifikasi kesenjangan. Solusi teknologi apa yang belum ada? Proses apa yang perlu diperbaiki?

Memahami di mana Anda berada dan di mana Anda ingin berada membantu Anda membuat peta jalan yang menyelaraskan inisiatif TI dengan tujuan bisnis Anda. Penyelarasan ini menjamin bahwa setiap investasi TI mendukung tujuan bisnis Anda yang lebih luas, yang penting untuk perencanaan teknologi strategis.

2. Mengukur sasaran TI menggunakan metrik SMART

Setelah Anda mendokumentasikan tujuan bisnis Anda, langkah selanjutnya adalah menerjemahkannya ke dalam tujuan TI yang spesifik. Kerangka kerja SMART—Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbatas Waktu—membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

• Spesifik : Tentukan tujuan Anda dengan tepat. Daripada menggunakan tujuan yang tidak jelas seperti “meningkatkan efisiensi TI”, cobalah untuk “mengurangi waktu henti server sebesar 20%”.

• Terukur : Tetapkan metrik untuk melacak kemajuan. Gunakan Indikator Kinerja Utama (KPI) seperti waktu aktif sistem, waktu respons, dan skor kepuasan pengguna.

• Achievable : Tetapkan tujuan yang realistis berdasarkan kemampuan dan sumber daya Anda saat ini. Sasaran yang ambisius namun dapat dicapai memotivasi tim Anda dan mendorong kemajuan.

• Relevan : Periksa apakah tujuan TI Anda secara langsung mendukung tujuan bisnis Anda. Misalnya, jika kepuasan pelanggan adalah prioritas, fokuslah pada peningkatan teknologi yang berhubungan dengan pelanggan.

• Terikat waktu : Tetapkan tenggat waktu untuk tujuan Anda. Hal ini menciptakan rasa urgensi dan memfasilitasi tinjauan kemajuan secara berkala.

Menetapkan sasaran TI yang SMART memungkinkan Anda mengukur kemajuan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan memastikan bahwa inisiatif TI Anda berjalan seiring dengan strategi bisnis Anda.

3. Forecasting dan intelijen bisnis untuk mengantisipasi risiko

Mengantisipasi risiko dan bersiap menghadapi tantangan masa depan sangat penting dalam perencanaan teknologi strategis. Memanfaatkan alat perkiraan dan intelijen bisnis dapat membantu Anda menghindari potensi masalah dan membuat keputusan yang tepat.

• Analisis data : Gunakan alat BI untuk menganalisis data historis dan mengidentifikasi tren. Ini dapat membantu Anda memprediksi tantangan dan peluang di masa depan.

• Manajemen risiko : Mengembangkan rencana manajemen risiko yang mencakup identifikasi potensi risiko, menilai dampaknya, dan merancang strategi mitigasi.

• Perencanaan skenario : Buat skenario berbeda berdasarkan berbagai asumsi tentang kondisi masa depan. Ini membantu Anda bersiap menghadapi berbagai kemungkinan dan memastikan Anda tidak lengah.

• Pemantauan berkelanjutan : Menerapkan sistem untuk melacak metrik utama dan memperingatkan Anda tentang potensi masalah sebelum masalah tersebut menjadi kritis.

Dengan menggunakan perkiraan dan BI, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data yang meminimalkan risiko dan memaksimalkan peluang, menyelaraskan tujuan TI dan bisnis Anda.

4. Menyiapkan proses komunikasi antara IT dan pemangku kepentingan bisnis

Komunikasi yang efektif antara TI dan pemangku kepentingan bisnis sangat penting untuk menyelaraskan tujuan TI dengan tujuan bisnis. Membangun proses komunikasi yang jelas dan konsisten dapat menjembatani kesenjangan antara kedua kelompok ini dan menumbuhkan saling pengertian dan kolaborasi.

• Pertemuan rutin : Jadwalkan pertemuan rutin antara TI dan pemimpin bisnis untuk membahas kemajuan, tantangan, dan peluang. Hal ini mendorong transparansi dan membuat semua orang mempunyai pemahaman yang sama.

• Alat kolaboratif : Untuk memfasilitasi berbagi informasi dan kolaborasi, gunakan alat kolaboratif seperti perangkat lunak manajemen proyek, dasbor bersama, dan platform komunikasi.

• Sesi perencanaan bersama : Melakukan sesi perencanaan bersama di mana pemangku kepentingan TI dan bisnis bekerja sama untuk menetapkan prioritas dan mengembangkan strategi. Hasilnya, inisiatif TI selaras dengan kebutuhan bisnis sejak awal.

• Putaran umpan balik : Tetapkan putaran umpan balik untuk mengumpulkan masukan dari tim TI dan bisnis. Hal ini membantu mengidentifikasi masalah sejak dini dan memungkinkan perbaikan berkelanjutan.

Proses komunikasi yang kuat memastikan bahwa strategi TI Anda selaras dengan tujuan bisnis Anda dan kedua tim bekerja sama secara lancar untuk mencapai tujuan bersama, yang sekali lagi merupakan hal yang harus dimiliki dalam perencanaan teknologi strategis.

5. Indikator kinerja utama yang menghubungkan aktivitas TI dengan hasil bisnis

KPI sangat diperlukan jika Anda ingin mengukur keberhasilan inisiatif TI dan dampaknya terhadap hasil bisnis. Dengan memilih KPI yang tepat, Anda dapat memahami hubungan antara aktivitas TI dan kinerja bisnis – berikut caranya:

• Efisiensi operasional : Mengukur waktu aktif sistem, waktu respons insiden, dan kecepatan penyampaian layanan TI.

• Kepuasan pelanggan : Lacak skor kepuasan pengguna, tingkat retensi pelanggan, dan jumlah tiket dukungan yang diselesaikan.

• Dampak finansial : Memantau penghematan biaya dari investasi TI, pertumbuhan pendapatan yang disebabkan oleh penerapan teknologi baru, dan laba atas investasi.

• Metrik inovasi : Mengevaluasi jumlah produk atau fitur baru yang diluncurkan, kecepatan siklus pengembangan, dan tingkat adopsi teknologi baru.

Memilih dan melacak KPI yang tepat memberikan wawasan berharga tentang bagaimana aktivitas TI berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis dan di mana penyesuaian mungkin diperlukan.

6. Peta jalan teknologi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang selaras dengan rencana bisnis

Peta jalan teknologi yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk menyelaraskan inisiatif TI dengan tujuan bisnis dalam jangka waktu yang berbeda. Peta jalan ini harus dibagi menjadi rencana jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

• Jangka pendek (1-2 tahun) : Fokus pada perbaikan segera dan kemenangan cepat yang mendukung kebutuhan bisnis saat ini. Hal ini dapat mencakup peningkatan sistem yang ada, peningkatan keamanan siber, atau penerapan perangkat lunak baru.

• Jangka menengah (2-5 tahun) : Merencanakan proyek yang lebih besar yang memerlukan lebih banyak waktu dan sumber daya. Hal ini dapat mencakup peningkatan infrastruktur besar-besaran, pengintegrasian alat analisis tingkat lanjut, atau penerapan aplikasi bisnis baru.

• Jangka panjang (5+ tahun) : Tetapkan visi inisiatif transformatif yang selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang. Hal ini mungkin melibatkan adopsi teknologi baru seperti kecerdasan buatan, blockchain, atau proyek transformasi digital skala besar.

Hal ini memungkinkan Anda secara strategis menghentikan investasi TI untuk mendukung pertumbuhan bisnis dan inovasi yang berkelanjutan.

7. Model inovasi digital yang mempertimbangkan risiko dan kepatuhan

Merangkul inovasi digital sangat penting agar tetap kompetitif – namun hal ini harus dilakukan dengan mempertimbangkan risiko dan kepatuhan. Menerapkan model inovasi yang mempertimbangkan faktor-faktor ini akan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan dan aman.

• Penilaian risiko : Secara teratur melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi potensi ancaman dan kerentanan yang terkait dengan teknologi baru.

• Manajemen kepatuhan : Ikuti perkembangan peraturan industri dan persyaratan kepatuhan. Menerapkan proses manajemen kepatuhan yang kuat untuk memperkuat semua aktivitas TI dan memenuhi standar hukum dan peraturan.

• Inovasi tangkas : Mengadopsi metodologi tangkas yang memungkinkan pengembangan berulang dan penyesuaian cepat. Pendekatan ini membantu Anda merespons dengan cepat terhadap risiko baru dan perubahan kepatuhan.

• Praktik pengembangan yang aman : Memasukkan praktik terbaik keamanan ke dalam siklus pengembangan untuk memitigasi risiko yang terkait dengan penerapan teknologi baru.

Mempertimbangkan risiko dan kepatuhan dalam upaya inovasi digital memungkinkan Anda berinovasi dengan aman dan efektif tanpa mengorbankan persyaratan keamanan atau peraturan.

8. Mengelola perubahan dan penerimaan tenaga kerja di setiap tingkatan

Inisiatif teknologi yang sukses memerlukan lebih dari sekedar implementasi teknis; mereka membutuhkan dukungan organisasi dan manajemen perubahan yang efektif. Hal ini memerlukan:

• Keterlibatan pemangku kepentingan : Melibatkan pemangku kepentingan utama sejak awal untuk mempertimbangkan kebutuhan dan mengatasi permasalahan mereka. Hal ini menumbuhkan rasa memiliki dan dukungan.

• Pelatihan dan dukungan : Memberikan pelatihan dan dukungan komprehensif untuk membantu karyawan beradaptasi dengan teknologi dan proses baru. Hal ini mengurangi resistensi dan meningkatkan produktivitas.

• Pejuang perubahan : Mengidentifikasi dan memberdayakan para pemimpin perubahan dalam organisasi yang dapat mengadvokasi inisiatif baru dan membantu mendorong penerapannya.

• Komunikasi yang jelas : Berkomunikasi secara transparan dan konsisten tentang perubahan, manfaatnya, dan bagaimana perubahan tersebut selaras dengan tujuan bisnis.

Melalui perencanaan teknologi strategis, Anda memastikan program digital diterapkan dan berhasil diintegrasikan ke dalam bisnis.

Pemikiran Terakhir

Ketika Anda dan tim TI Anda bekerja sama dengan pimpinan bisnis, investasi teknologi Anda tidak hanya sekedar tindakan pendukung — namun secara aktif mendorong kesuksesan bisnis.

Namun, jalan menuju keselarasan bukannya tanpa tantangan. Perbedaan prioritas antara TI dan unit bisnis, penolakan terhadap perubahan, dan laju kemajuan teknologi yang konstan dapat menimbulkan hambatan. Untuk mengatasi tantangan ini, Anda harus berkomitmen pada pembelajaran berkelanjutan dan kemampuan beradaptasi. Menumbuhkan budaya di mana tim TI dan bisnis berbagi visi dan komitmen yang sama terhadap tujuan jangka panjang.

Memanfaatkan perencanaan teknologi strategis dapat mengubah potensi tantangan menjadi peluang. Terapkan saluran komunikasi yang kuat, tetapkan KPI yang jelas, dan pertahankan peta jalan teknologi fleksibel yang selaras dengan rencana bisnis Anda.