Implementasi CLM yang berhasil: Meletakkan dasar
Diterbitkan: 2020-12-18Berhasil menerapkan perangkat lunak manajemen kontrak ke dalam bisnis Anda – terlepas dari industri, ukuran bisnis Anda, atau faktor lainnya – adalah upaya yang bermanfaat yang akan membantu mengurangi jam kerja manual, menghemat uang dan waktu.
Selain itu, perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak tidak harus sulit untuk diperkenalkan ke bisnis Anda.
Mengapa Bisnis Harus Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Kontrak?
Bukan rahasia lagi bahwa berurusan dengan kontrak hukum adalah cobaan berat yang menghabiskan waktu berharga dan terkadang dapat mengakibatkan biaya hukum jika tidak dilakukan dengan benar.
Fakta lain adalah ini – kontrak dalam lanskap bisnis modern menjadi semakin kompleks. Tidak hanya itu, volume kontrak yang harus dikelola oleh bisnis saat ini agar dapat beroperasi juga meningkat.
Tentu, semakin banyak kontrak dan semakin kompleks kontrak kita, semakin banyak masalah yang muncul.
Masalah-masalah ini diperburuk oleh masalah yang sudah ada sebelumnya… sistem manajemen kontrak tradisional sama sekali tidak cocok untuk bisnis saat ini.
Di era digital tempat kita hidup, banyak operasi dan proses kita menjadi lebih mudah berkat solusi online dan perangkat lunak.
Dan, dalam hal manajemen kontrak, perangkat lunak siklus hidup manajemen kontrak telah membuatnya jauh lebih mudah untuk mengelola limpahan kontrak yang mengganggu bisnis ( dari semua ukuran ) saat ini.
Dengan merampingkan seluruh siklus hidup kontrak – mulai dari pembuatan hingga penandatanganan hingga pembaruan – perangkat lunak manajemen kontrak membantu bisnis mengelola kontrak secara lebih efektif dan efisien, juga menghemat waktu dan uang.
Jika bisnis atau organisasi Anda belum menerapkan perangkat lunak manajemen kontrak, yang terbaik adalah melakukannya lebih cepat daripada nanti.
Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa bisnis harus mempertimbangkan untuk menerapkan solusi perangkat lunak manajemen kontrak:
Penyimpanan Online
Salah satu manfaat utama perangkat lunak manajemen kontrak adalah kemampuan untuk menyimpan semua kontrak dalam database online – yang tidak memerlukan perangkat keras fisik untuk menyimpan data, melainkan menggunakan 'cloud'.
Ini berarti tidak ada lagi lemari arsip, folder komputer, kertas yang hilang… setiap dokumen disimpan dengan aman ( dan otomatis ) dalam database yang diamankan dan hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin untuk melihatnya.
Pembuatan Mudah
Dengan perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak, kontrak dapat dibuat berdasarkan kontrak masa lalu dan template yang sah secara hukum.
Bagian terbaik tentang proses pembuatan kontrak menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak adalah tidak ada pena dan kertas yang terlibat.
Tidak ada kesalahan yang disebabkan oleh manusia ( karena perangkat lunak tidak akan mengizinkannya ) dan kontrak akan dikirim untuk persetujuan secara otomatis kepada mereka yang harus menandatanganinya – berjalan tanpa tujuan di sekitar kantor mencoba untuk mendapatkan kontrak yang ditandatangani bukan lagi masalah.
Peringatan Kedaluwarsa
Mengelola kontrak pada dasarnya sulit, dan salah satu aspek tersulit adalah melacak kapan kontrak berakhir dan harus ditinjau dan/atau diperbarui.
Menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak, pengguna dapat menyesuaikan ketika mereka ingin diberitahu tentang kontrak tertentu sehingga tidak ada dokumen hukum yang akan menjadi 'tidak sah' tanpa diketahui oleh pihak terkait.
Bantuan Hukum
Salah satu dari banyak manfaat perangkat lunak manajemen kontrak adalah cara program ini mencegah halangan hukum dalam hal penyusunan dan penandatanganan kontrak.
Kecerdasan buatan dalam perangkat lunak memastikan bahwa tidak ada kontrak yang dapat dibuat jika mencakup klausul yang tidak 'sesuai' dengan kontrak dan apa yang coba dibuat oleh dokumen.
Perangkat lunak manajemen kontrak untuk tim hukum pada dasarnya adalah anggota lain dari departemen hukum dan sangat membantu.
Akses universal
Dengan kontrak tradisional, mengakses dokumen-dokumen ini sulit – jika disimpan di lemari resmi, personel harus hadir secara fisik untuk melihat kontrak… jika disimpan di folder komputer, file harus dikirim ke pengguna sehingga mereka dapat mengaksesnya.
Dengan menggunakan solusi perangkat lunak manajemen kontrak, semua pengguna dengan izin yang tepat dapat mengakses versi apa pun dari kontrak apa pun selama mereka memiliki akses internet.
Ini berarti tidak ada permintaan email atau faks larut malam.
Laporan Otomatis
Namun manfaat lain dari perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak adalah laporan otomatis yang dapat dihasilkan oleh program untuk bisnis.
Pengguna dapat menyesuaikan jenis data yang ingin mereka lihat dalam laporan dan, dalam beberapa klik, dapat memiliki laporan komprehensif lengkap yang melibatkan sejumlah kontrak dalam suatu organisasi.
Kontrak ini kemudian dapat dikirim ke anggota tim lain untuk menyajikan informasi penting, tidak perlu tenaga manual.
Bagaimana Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Siklus Hidup Kontrak
Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya perangkat lunak manajemen kontrak dan manfaat perangkat lunak manajemen kontrak untuk bisnis kecil dan besar, berikut ini cara menerapkan solusi perangkat lunak ini ke dalam bisnis Anda:
- Buat instruksi yang cukup untuk karyawan dan anggota tim untuk membantu mereka mulai menggunakan perangkat lunak dengan lancar
- Sesuaikan instruksi tergantung pada peran karyawan, departemen, dll.
- Miliki tujuan yang jelas dengan apa yang ingin Anda capai dengan menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak
- Identifikasi klausa dan templat sebelumnya yang dapat diinstal ke dalam perangkat lunak untuk pembuatan kontrak yang mudah
- Ketahui dengan tepat jenis kontrak apa yang ingin Anda hasilkan dengan perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak
- Identifikasi dan tetapkan peran kunci dan izin untuk semua karyawan
- Menetapkan tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan manajemen kontrak
- Terus lacak & catat kemajuan dengan menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak
Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Kontrak
Ada manfaat tak terbatas dari perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak, semua mengarah ke lebih sedikit waktu dan uang yang dihabiskan untuk mengelola kontrak.
Apa yang Dapat Dipastikan Perangkat Lunak Manajemen Kontrak?
Perangkat lunak manajemen kontrak memastikan bahwa bisnis menghabiskan waktu sesedikit mungkin untuk manajemen kontrak, membebaskan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk dihabiskan pada apa yang benar-benar penting bagi bisnis – pertumbuhan dan penjualan.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.