Aplikasi Kolaborasi Tim: Lebih Banyak Di Mana Saja di Tempat Kerja 2022

Itu menurut firma riset UCC Metrigy di mana Irwin Lazar adalah Presiden dan Analis Utama . Pada Q2 2021 Lazar menulis laporan tentang kolaborasi tim, di mana dia mencatat, kolaborasi tim adalah: “Yayasan untuk tempat kerja yang mengutamakan digital.” Slack telah berbicara sebentar tentang menjadi hub digital, semacam kantor pusat digital jenis baru.

Ia berharap dapat menata kembali cara pandang kita terhadap konsep tersebut di era pascapandemi. Atau seperti yang dikatakan Slack:

“Pindah ke kantor pusat digital tidak berarti meninggalkan kantor. Ini tentang memberdayakan orang untuk bekerja kapan dan di mana yang terbaik bagi mereka. Kantor hanyalah salah satu alat kami untuk membangun hubungan dan menciptakan ruang untuk pekerjaan yang terfokus.

Slack melanjutkan dengan mengatakan: “Dengan kantor pusat digital, Anda dapat melampaui ruang fisik dan zona waktu untuk menyatukan tim, alat, mitra, dan pelanggan di sekitar tujuan dan prioritas bersama.”

Laporan Metrigy mengungkap banyak angka yang mungkin tidak mengejutkan, tetapi satu, khususnya, menonjol – karena sebagian besar telah mengadopsi beberapa bentuk teknologi kolaborasi tim untuk memungkinkan kelangsungan bisnis selama masa di mana jutaan sekarang bekerja dari rumah. Menurut laporan Metrigy, lebih dari 60% perusahaan telah mengadopsi aplikasi kolaborasi tim.

Para peneliti di sana mengantisipasi angka itu akan meningkat menjadi hampir 70% pada akhir tahun 2021. Dengan demikian, orang mungkin dapat menyimpulkan bahwa jumlah itu akan tumbuh lebih banyak pada tahun 2022.

Kolaborasi Tim untuk Masa Depan Pekerjaan

Aplikasi kolaborasi tim telah banyak berubah sejak diperkenalkannya aplikasi seperti Microsoft Teams dan Slack. Dalam dua tahun, kedua platform ini sendiri terlihat sangat berbeda dari yang mereka lakukan di awal era kolaborasi tempat kerja.

Hari ini, catatan Metrigy, perpesanan terintegrasi, data, akses aplikasi, baik yang siap pakai maupun integrasi khusus telah muncul sebagai persyaratan penting untuk mendukung masa depan pekerjaan. Implementasi yang tepat dari sistem ini dapat menghasilkan banyak keuntungan bagi perusahaan, pelanggan, dan pengguna akhir, dengan Lazar lebih lanjut mengakui bahwa dalam laporannya:

“Bila diterapkan dengan benar, platform kolaborasi tim memberikan ROI yang terukur dengan mengurangi biaya operasional, meningkatkan pendapatan, dan meningkatkan produktivitas.”

Sekitar 35% organisasi telah mengukur beberapa manfaat dari investasi kolaborasi tim mereka, dengan keuntungan paling besar adalah pengurangan rapat, penghematan biaya, dan peningkatan pendapatan.

Jika masa depan pekerjaan dan pengalaman karyawan menjadi sesuatu yang berkualitas, kata Lazar, karyawan harus menjaga kemampuan untuk berkomunikasi/berkolaborasi baik secara internal/eksternal, terlepas dari lokasi, dan dalam konteks aktivitas kerja.

“Platform kolaborasi tim membantu memenuhi kebutuhan ini dengan mengaktifkan aplikasi dan integrasi data untuk mengoptimalkan alur kerja internal, bisnis-ke-bisnis, dan yang dihadapi pelanggan.”

“Pendekatan ini memungkinkan organisasi menyadari manfaat terukur dengan mengadopsi kolaborasi tim sebagai hub untuk bekerja daripada aplikasi perpesanan yang berdiri sendiri,” Lazar menyimpulkan. Banyak implikasi pengalaman pelanggan (CX) yang terkait dengan ruang pusat kontak dan konsep komunikasi eksternal dengan pelanggan juga ada.

Memenuhi Persyaratan Kerja Digital Generasi Berikutnya

Dalam laporan hampir 500 profesional bisnis, termasuk anggota tim TI, Metrigy menemukan bahwa Pandemi Coronavirus menciptakan apa yang disebutnya:

“Perubahan permanen pada bagaimana dan di mana orang bekerja.”

Dari 476 peserta di Metrigy's global Workplace Collaboration, studi 2021-22 – 87% karyawan mengatakan bahwa mereka sekarang bekerja dari rumah baik penuh atau paruh waktu.

“Lebih penting lagi, hanya 12,4% dari organisasi yang berpartisipasi berencana untuk membawa karyawan kembali ke kantor secara penuh waktu setelah aman untuk melakukannya,” lanjut Lazar.

Studi ini juga menemukan bahwa lebih dari 83% dari mereka yang ditanya – mengatakan mereka berharap bahwa karyawan akan bekerja penuh waktu (di rumah) atau akan mengadopsi semacam jadwal kerja hibrida. Karyawan akan membagi waktu mereka antara rumah dan kantor – menciptakan permintaan yang lebih besar akan teknologi untuk mendukung masa depan pekerjaan dan pengalaman karyawan.

Menjual Ide Kolaborasi Tim Tidak Akan Sulit

Menjual ide kolaborasi tim ke tim Anda bukanlah tugas yang sulit. Ini akan membutuhkan beberapa pekerjaan di pihak orang-orang seperti juara di tempat kerja. Dan mereka tidak hanya eksis di IT, melainkan mereka yang sudah memanfaatkan teknologi sehari-hari. Menurut laporan Metrigy:

“Berhasil mengadopsi aplikasi kolaborasi tim tidak sesederhana hanya meluncurkannya dan berharap untuk hasil yang positif.”

Ini menyiratkan bahwa memastikan kesuksesan berarti penerapan perusahaan mendukung semua lokasi dan gaya kerja, memungkinkan manfaat lebih dari sekadar meningkatkan kolaborasi internal, dan memenuhi atau melampaui persyaratan untuk keamanan, tata kelola, dan kepatuhan.

Lebih penting lagi, ini tentang produktivitas tempat kerja dan meningkatkannya. Jika tim dan juara TI dapat memberdayakan orang lain untuk memanfaatkan fitur kolaborasi tim untuk mengoptimalkan alur kerja mereka – ini hanya akan menguntungkan semua orang. Jadi, menyampaikan manfaat platform dan apa artinya melepaskan kekuatan penuh mereka bagi anggota tim di tempat kerja masa depan harus tetap menjadi inti dari setiap strategi komunikasi perusahaan.

Saya akan mengeksplorasi beberapa manfaat tersebut seperti yang dilihat Metrigy. Pertama, ada saluran kontekstual atau ruang kerja. Ini dibuat untuk mendukung aktivitas tertentu, seperti proyek, tim, dll., yang memungkinkan karyawan mengetahui topik percakapan dan informasi terkait, sehingga mereka dapat mempercepat diskusi sebelumnya saat mereka bergabung dengan saluran.

Ini juga mengkonsolidasikan semua komunikasi ke dalam satu tempat, menghilangkan kebutuhan untuk beralih antar aplikasi. Selanjutnya, ada integrasi, yang berperan dalam produksi ini. Integrasi memungkinkan konvergensi data dan aplikasi.

“Misalnya, saluran penjualan dapat menerima pemberitahuan otomatis dari platform CRM terkait dengan peluang, memungkinkan semua individu yang terlibat dengan proses penjualan untuk berkolaborasi seputar langkah selanjutnya yang diperlukan untuk memajukan proposal, dengan akses mudah ke dokumen, riwayat, dan data pelanggan."

Integrasi biasanya datang dalam dua bentuk, siap pakai, yang memungkinkan admin TI untuk secara efisien menambahkan alat atau fungsi penting yang relevan ke dalam ruang tim. Ada juga API, yang popularitasnya meningkat selama beberapa tahun terakhir. API, selanjutnya, memungkinkan banyak interoperabilitas antara sistem UCC , yang mendukung situasi seperti ketika satu anggota tim beroperasi melalui Microsoft Teams sementara yang lain memanfaatkan Slack.

Tanpa API, kedua anggota tim ini tidak dapat terhubung dalam tugas bersama menggunakan antarmuka yang biasa mereka gunakan dan melakukan percakapan tanpa hambatan saat berbagi file, audio, video, dan lainnya. Area utama lain di mana aplikasi kolaborasi tim memberikan banyak manfaat adalah melalui otomatisasi alur kerja dengan kemampuan rendah atau tanpa kode yang sering kali datang tanpa kurva pembelajaran karena merupakan teknologi seret-dan-lepas yang ramah pengguna.

Platform kolaborasi tim, pada akhirnya, juga hadir dengan banyak manfaat lainnya. Mereka memungkinkan penegakan kebijakan tata kelola yang konsisten untuk memastikan keamanan dan kepatuhan.

Terakhir, menurut Metrigy, “Mereka menawarkan kemampuan untuk memperluas saluran kolaborasi tim di luar batas perusahaan, dan semakin, kemampuan untuk memanfaatkan pengetahuan platform untuk memungkinkan individu mencari dan membangun koneksi dengan rekan kerja dalam peran yang sama atau dengan minat yang sama.”

Jika Anda ingin mengunduh laporan lengkap, yang mencakup wawasan tambahan, Anda dapat melakukannya di sini .