5 Manfaat Utama Mengadopsi Solusi Kolaborasi Tim Melalui Email

Email telah menjadi raja dalam komunikasi bisnis untuk beberapa waktu sekarang, sebelumnya mengalahkan telepon meja dan menelepon antar rekan kerja. Dengan email, komunikasi antar rekan kerja bisa terjadi lebih cepat dan lebih nyaman. Email menawarkan satu tempat untuk melacak semua kontak masuk dan keluar Anda, dengan beberapa upaya untuk mengatur semuanya. Tapi telepon itu tidak pernah hilang, begitu pula surat siput kuno yang bagus. Email mungkin tidak akan pernah hilang, tetapi seharusnya tidak terlalu diandalkan.

Pergeseran terbesar berikutnya dalam komunikasi di tempat kerja tampaknya mengarah pada solusi Kolaborasi Tim. Slack telah membuat gelombang berita dan mungkin merupakan salah satu contoh tercepat dari kolaborasi tim yang dilakukan dengan benar. Namun, jangan hanya berasumsi bahwa solusi ini adalah generasi berikutnya dari Yahoo atau AOL messenger. Mengalihkan fokus dari email, layanan kolaborasi tim ini memungkinkan pekerja menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, dan menyelesaikannya lebih cepat. Berdasarkan Cloud, solusi ini menyimpan file di tempat yang Anda butuhkan, dan memungkinkan kegigihan dalam pesan Anda – mereka selalu berada tepat di tempat Anda meninggalkannya. Solusi kolaborasi tim membebaskan tim untuk melakukan hal itu, berkolaborasi. Jika Anda masih ragu-ragu dan tidak yakin apakah sudah waktunya untuk menghentikan ketergantungan pada email, kami menyusun daftar yang menguraikan beberapa manfaat mengadopsi solusi kolaborasi tim dibandingkan dengan email tradisional.

1) Kolaborasi Lebih dari sekedar Komunikasi

Email memungkinkan kita untuk dengan cepat meletakkan pikiran kita dan mengirim pesan bersama. Di sisi lain, email juga menawarkan satu lokasi khusus untuk mengakses semua komunikasi kami. Tetapi email bergantung pada pendekatan tertutup, dan sering kali berfungsi lebih sebagai jalan satu arah yang hanya mendorong informasi. Jika Anda memiliki memo baru untuk dibagikan dengan tim, Anda dapat mengirimkannya dalam satu email untuk dilihat semua orang. Setiap pertanyaan atau permintaan datang di saluran dari masing-masing penerima individu, dan ini terbukti sulit untuk melacak semuanya.

Aplikasi kolaborasi tim menyusun komunikasi kita dengan cara yang jauh lebih efisien, dengan fokus khusus pada konten dan bukan hanya pesan. Dengan konten yang terdepan, aplikasi kolaborasi tidak hanya mempromosikan informasi push out kepada orang lain, tetapi juga efek tarik yang berlawanan. Alih-alih mengirim satu email ke 10 orang dengan pembaruan pada proyek terbaru Anda, aplikasi kolaborasi memungkinkan Anda memulai ruangan atau percakapan dengan 10 orang yang diperlukan dan relevan, beri label "Memo Q2", masukkan file langsung, dan saksikan rekan kerja Anda memulai bukan hanya percakapan tetapi proses kolaborasi. Obrolan mengalir bebas dari aplikasi kolaborasi memungkinkan setiap anggota tim untuk berinteraksi dengan grup secara langsung, alih-alih pertanyaan datang satu per satu. Struktur solusi kolaborasi juga memungkinkan pekerja untuk mampir di saat yang paling nyaman bagi mereka, mengejar semua yang terlewat, dan bergabung setiap kali sesuatu yang relevan muncul. Email tidak mengizinkan alur bebas, struktur percakapan ini, tetapi membatasi kolaborasi bolak-balik.

2) Tetap Terorganisir

Satu percakapan pada satu waktu, dengan daftar panjang bolak-balik, mudah tersesat dalam serangkaian email. "Di mana pesan yang dikirim Steve kepada saya tentang laporan TPS baru?" Sebelum Anda menyadarinya, 15 menit telah berlalu dan Anda masih tidak dapat menemukan satu pun keterikatan yang sangat Anda butuhkan sebelum rapat! Aplikasi kolaborasi memudahkan pengorganisasian, karena dibuat berdasarkan gagasan untuk tetap teratur, dengan konten dan file yang langsung ada di kamar Anda. Dengan kemampuan untuk mengatur proyek dan tim ke dalam ruangan atau percakapan tertentu, ini menghemat waktu yang dihabiskan untuk mencari antara 15 email berbeda dari orang yang sama, hanya untuk menemukan satu email yang relevan, atau rantai informasi tertentu. Sebagai gantinya, dengan solusi Kolaborasi Tim, Anda bisa langsung masuk ke ruang berlabel jelas dan menemukan apa pun yang Anda butuhkan dengan menggulir konten.

Di atas komunikasi yang terorganisir, aplikasi Kolaborasi Tim berisi fungsi pencarian yang kuat untuk menyaring teks tertulis dan file apa pun yang disimpan di dalam ruangan. Karena aplikasi kolaborasi ini terus-menerus, percakapan yang Anda lakukan dua hari yang lalu tidak hilang – Anda hanya perlu menggulir ke atas dan melihat apa yang dikatakan Steve tentang rapat tersebut. Kamar individu untuk proyek tertentu atau kolaborasi dengan rekan kerja tertentu berarti tetap berada di puncak proyek semudah mengirim pesan singkat di ruang yang relevan, sekali lagi mempromosikan kolaborasi – setiap dan semua pihak dapat melihat pesan dan berpadu jika perlu, dan kapan mereka mendapatkan kesempatan terbaik. Tidak ada lagi hari-hari untuk memulai utas email, mengirim CC ke orang yang salah, atau setengah jalan menyadari percakapan Anda hilang separuh tim.

3) Kegigihan Melalui Awan

Saya terus mengacu pada gagasan kegigihan ini, tetapi apa artinya sebenarnya? Segala sesuatu (pesan, file, rapat) yang dikirim dan diterima di aplikasi Kolaborasi Tim ini disimpan di cloud, disimpan di sana, dan dapat diakses oleh semua klien dari mana saja. Dengan semua yang ditangani di jaringan cloud, semuanya dapat tetap berada di tempatnya, tidak peduli perangkat apa yang Anda gunakan untuk mengaksesnya. Dan tidak seperti email, aplikasi kolaborasi ini tidak hanya satu lawan satu, tetapi memungkinkan obrolan grup yang selalu seluler dan selalu aktif. Jika Anda ingin menyelesaikan pekerjaan dan memecahkan masalah, Anda memerlukan lebih dari satu orang untuk bergabung dalam percakapan, dan aplikasi kolaborasi tim adalah alat yang memberdayakan tim untuk bekerja dalam kelompok. Namun seiring bertambahnya ukuran grup, kemungkinan semua orang online pada saat yang sama untuk membaca pesan Anda sangat tipis. Di sinilah, sekali lagi, di mana sifat awan yang persisten masuk.

Dengan aplikasi Kolaborasi Tim, antara klien desktop, klien ponsel, atau bahkan klien browser web online, Anda dapat tetap terhubung di perangkat apa pun, di mana pun. Dikombinasikan dengan obrolan terus-menerus dan hosting file, mengakses informasi yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dapat terjadi secara instan. Melewatkan satu hari di kantor? Luncurkan aplikasi di ponsel Anda dan tetap up to date saat cloud menarik semua pesan yang Anda lewatkan. Lupa laptop Anda dengan laporan TPS yang diperbarui di kantor? Tidak masalah, cukup masuk ke aplikasi kolaborasi tim Anda di ponsel pintar atau bahkan komputer di rumah, intip ruangan tempat file dijatuhkan dan unduh ke perangkat Anda.

4) Sesuaikan Sesuai Kebutuhan Anda

Aplikasi kolaborasi tim ini bukan hanya versi yang lebih cantik dari instant messenger jadul, tetapi juga menawarkan pengalaman kolaborasi kerja yang dapat disesuaikan dan kuat. Dengan pikiran kreatif seorang pengembang, dan API yang disediakan, tim dapat sepenuhnya menyesuaikan solusi mereka untuk menciptakan pengalaman yang benar-benar unik, dan menjembatani kesenjangan antara alat produktivitas lainnya. Penambahan sederhana seperti bot obrolan dapat memungkinkan pengguna untuk menyimpan daftar tugas yang sedang berlangsung tepat di ruang kolaborasi mereka, atau mengatur pengingat, atau bahkan membuat berbagi file lebih mudah. Penambahan seperti teknologi Watson IBM ke Cisco Spark akan menelurkan asisten pribadi tingkat baru yang hidup tepat di dalam platform kolaborasi Anda.

Satu langkah lebih jauh adalah kekuatan integrasi. Melalui integrasi dengan aplikasi kerja populer dari Office 365 dan DropBox, hingga integrasi dengan CRM populer seperti Salesforce dan Zendesk, tim dapat membangun aplikasi kolaborasi mereka sendiri yang berfungsi dengan aplikasi lain yang telah mereka gunakan. Integrasi memungkinkan penyesuaian yang tidak bisa dilakukan email. Menautkan Salesforce secara langsung ke aplikasi kolaborasi Anda dapat membuat ruang obrolan baru setiap kali tiket panggilan baru dibuka, sehingga pekerja dapat menulis informasi yang diperlukan, memasukkan file yang diperlukan, dan melacak kemajuan panggilan atau tiket. Karena ruangan ini persisten dan tertaut ke Salesforce, semua informasi tetap ada bahkan setelah panggilan. Jika Anda membutuhkan bantuan dari agen lain, cukup tambahkan agen atau anggota tim yang relevan ke ruangan dan mulailah berkolaborasi! Apa yang dapat Anda lakukan dengan integrasi dan chatbots hanya dibatasi oleh kreativitas Anda.

5) File Langsung Di Aplikasi

Dengan konten di garis depan kolaborasi, file drop hanyalah bagian lain dari apa yang membuat solusi kolaborasi ini begitu kuat untuk grup yang ingin menyelesaikan lebih banyak hal. Konten adalah inti dari tugas yang ada, dan ketika dibagikan di aplikasi kolaborasi, file tersebut langsung berada di dalam ruangan. Dengan cara ini Anda dapat bertindak, bereaksi, dan menyimpan riwayat perubahan apa pun yang berkelanjutan. Berapa kali Anda mengirim email tetapi lupa menyertakan lampiran? Itu tidak akan pernah terjadi lagi dengan aplikasi kolaborasi sebagai metode komunikasi utama Anda.

File tidak harus dikirim sebagai lampiran pada pesan, dan dapat dengan mudah diseret dan dijatuhkan langsung ke ruang atau percakapan Anda. Melalui kecanggihan cloud dan kegigihan perpesanan, lampiran tidak akan hilang di rantai email lebih lama dari kotak masuk Anda. Berbagi file melalui email hanya menambah kekacauan, dan mengharuskan pekerja untuk tetap berada di atas kotak masuk mereka sehingga menarik mereka keluar dari pekerjaan. Sekali lagi dengan ketekunan di semua platform, file dapat diakses di mana saja kapan saja, bersama dengan semua kolaborasi dan pekerjaan yang menyertainya.

Garis bawah

Saat tempat kerja berubah, begitu juga alat yang kita gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Email pernah menjadi raja, mengalahkan telepon dan bahkan panggilan video untuk tetap terhubung. Aplikasi Kolaborasi Tim menawarkan perubahan baru dalam cara kami menyelesaikan pekerjaan. Kegigihan pengiriman pesan dan berbagi file yang andal menjaga konten tetap fokus, dan memberdayakan kolaborasi alami antara anggota tim di mana pun mereka berada.

Meskipun mereka mungkin tidak pernah benar-benar menggantikan email, aplikasi Kolaborasi Tim dan Perpesanan Bisnis akan berfungsi untuk melengkapi banjir email harian, dan menjaga kotak masuk Anda bebas dari kekacauan. Rapat akan terjadi terus-menerus, seketika dan produktivitas dapat mencapai tingkat baru ketika kolaborasi menjadi fokusnya. Jika menurut Anda aplikasi Kolaborasi Tim akan sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat melihat rincian masing-masing penyedia dan apa yang ditawarkan layanan mereka. Untuk memberikan wawasan yang lebih baik tentang platform mana yang bekerja paling baik, Anda juga dapat melihat seri perbandingan Chat Wars kami di mana kami menempatkan Cisco Spark dan HipChat terhadap aplikasi kolaborasi paling populer, Slack.