Aplikasi Perpesanan Tim Ada Di Dalam — Inilah Cara Menemukan Yang Tepat Untuk Tim Anda

Aplikasi perpesanan tim bukanlah hal yang sangat baru, tetapi begitu Slack muncul, mereka dengan cepat menjadi salah satu alat kolaborasi tempat kerja yang paling banyak diadopsi. Pada titik ini, aman untuk mengatakan bahwa banyak tim akan tersesat di tengah lautan aplikasi perpesanan dan kolaborasi jika mereka ingin mengadopsi solusi baru.

Dengan begitu banyak pilihan di luar sana, mustahil untuk memutuskan solusi mana yang paling cocok untuk tim Anda. Sayangnya, kecuali bisnis Anda adalah perusahaan besar, sumber daya untuk CTO khusus tidak ada. Jadi, bagaimana tim Anda menyaring labirin pilihan ini? Bagaimana mereka mulai memahami solusi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan budaya tempat kerja Anda?

Ini adalah ide di balik seri Chat Wars head-to-head kami, di mana kami membandingkan alternatif populer dengan Slack — dianggap pada titik ini sebagai standar. Namun, masih sulit untuk menyimpulkan dua aplikasi mana yang menjadi fokus. Lagi pula, ada pesaing baru yang terus bermunculan, seperti Zang dari Avaya. Itulah mengapa kami ada di sini — untuk membantu tim Anda memahami apa yang ada dalam solusi ini, dan bagaimana memahami semuanya.

Mengapa Tim Anda Harus Mengganggu?

Mengapa bahkan menggunakan aplikasi perpesanan dan kolaborasi tim? Lagi pula, email dan panggilan telepon dapat menyelesaikan pekerjaan, bukan? Panggilan telepon menawarkan komunikasi yang benar-benar instan dan real-time (jika ujung yang lain mengangkat, yaitu). Email memungkinkan kita untuk merangkai percakapan panjang dari waktu ke waktu dan menyertakan file dan tautan yang relevan. Jadi, apa masalahnya — mengapa membuang apa yang kita tahu berhasil?

Yah, saya jelas bukan orang pertama yang menunjukkan bahwa cara kita bekerja berubah — dan begitu drastis. Meskipun saya tidak menyukai generalisasi, sebagai seorang milenial, saya dapat memahami kebutuhan — atau bahkan keinginan untuk — apa yang pada dasarnya merupakan aplikasi perpesanan instan di tempat kerja. Ketika saya pertama kali diperkenalkan ke Slack, saya tidak mengerti hype. Saya masih belum, sampai taraf tertentu, tapi itu cerita yang berbeda untuk hari yang berbeda. Namun, saya setidaknya mengerti perlunya sesuatu seperti Slack di kantor.

Manfaat Lebih Dari Komunikasi Tradisional

Saya telah menggunakan instant messenger sejak saya diperkenalkan ke internet, dan Slack tampak seperti versi cantik dari yang lama, yang sama lama — dan itu hal yang bagus. Generasi saya telah menjadi mahir dengan teknologi, dan pada titik ini sangat normal untuk melakukan percakapan penuh melalui pesan teks atau aplikasi obrolan konsumen.

Meskipun obrolan terus-menerus dan platform cloud yang mendukung semuanya masih baru, konsepnya tidak. Saya tidak ragu untuk menyebut solusi ini, "klien IRC yang cantik." Mengapa tim Anda harus repot dengan salah satu aplikasi ini? Saya menyusun posting mendalam tentang manfaatnya, tetapi untuk meringkasnya dengan baik di sini, aplikasi perpesanan tim memungkinkan untuk:

• Kolaborasi lebih dari sekadar komunikasi: Aplikasi kolaborasi tim menyusun komunikasi kita dengan cara yang jauh lebih efisien, dengan fokus khusus pada konten dan bukan hanya pesan. Email dibungkam dan berantakan, panggilan telepon hanyalah percakapan yang menghilang begitu saja.
• Aplikasi Perpesanan Promosikan Organisasi: Seperti yang saya katakan, email bisa menjadi sangat cepat berantakan. Saya yakin kita semua tahu kengerian menggali melalui rantai email besar-besaran, kehilangan CC, file yang hilang, apa pun. Aplikasi kolaborasi secara native memungkinkan pengguna untuk mengatur ruang kerja mereka dan mendedikasikan bagian untuk tim, percakapan, atau proyek tertentu.
• Persistence Through the Cloud: Semuanya disimpan di cloud, dan semua konteks dan komunikasi Anda benar-benar konsisten di mana pun atau kapan pun Anda mengakses aplikasi. Mulai mengobrol di komputer Anda, ambil ponsel Anda untuk minum kopi, dan terus mengobrol tanpa henti. Semuanya disimpan di cloud, bahkan file dan proyek Anda dan tetap, hampir, selamanya.
• Penyesuaian Intens: Aplikasi kolaborasi tim ini bukan hanya versi yang lebih cantik dari pengirim pesan instan jadul, tetapi juga menawarkan pengalaman kolaborasi kerja yang dapat disesuaikan dan kuat. Dengan pikiran kreatif seorang pengembang, dan API yang disediakan, tim dapat sepenuhnya menyesuaikan solusi mereka untuk menciptakan pengalaman yang benar-benar unik, dan menjembatani kesenjangan antara alat produktivitas lainnya.
• Konteks Selalu Terlihat: Semua file, draf, rapat cepat, dan pembaruan proyek yang dibagikan langsung langsung di dalam aplikasi obrolan Anda. Dengan konten di garis depan kolaborasi, file drop hanyalah bagian lain dari apa yang membuat solusi kolaborasi ini begitu kuat untuk grup yang ingin menyelesaikan lebih banyak hal. Konten adalah inti dari tugas yang ada, dan ketika dibagikan di aplikasi kolaborasi, file tersebut langsung berada di dalam ruangan.

Apa yang Sudah Diandalkan Tim Anda?

Tempat pertama untuk memulai adalah memutuskan apakah bisnis Anda memerlukan solusi perpesanan dan kolaborasi tim atau tidak, atau apa yang sebenarnya dibutuhkan tim Anda dari salah satu alat ini. Kita sudah tahu betapa bermanfaatnya mereka ketika berkolaborasi melalui email dan telepon. Tetapi pada titik ini, menyebut solusi ini "aplikasi obrolan sederhana" tidak benar-benar tepat sasaran.

Bahkan Slack telah berkembang untuk menyertakan panggilan video dan berbagi layar. Sementara itu, opsi lain seperti Cisco Spark difokuskan pada fitur kolaboratif yang berat sejak awal. Beberapa opsi di pasar bahkan terlalu macet saat mencoba menjejalkan sebanyak mungkin ke dalam satu aplikasi. Bagian dari mengapa Slack begitu sukses adalah karena mereka pertama-tama berfokus pada satu fungsi tertentu .

Pahami Apa yang Dilakukan dan Tidak Dibutuhkan Tim Anda

Konferensi video dapat menjadi alat yang sangat kuat untuk mendorong kolaborasi yang mendalam ketika teks atau panggilan telepon tidak dapat dilakukan. Namun, jika tim Anda kecil dan selalu berada di kantor yang sama, mengapa harus membayar?

Cara yang bagus untuk membantu merinci apa yang sebenarnya dibutuhkan tim Anda adalah dengan mengidentifikasi cara Anda bekerja, dan bahkan meminta karyawan Anda untuk membuat daftar alat yang mereka gunakan saat ini, dan alasannya. Untuk perincian cepat, fungsi kolaborasi dan perpesanan yang paling umum meliputi:

• Obrolan terus-menerus di semua perangkat
• Ruang obrolan individu untuk mengatur konten dan percakapan
• Antarmuka Pengguna yang mudah dipahami dan Pengalaman Pengguna yang sederhana
• Berbagi file waktu nyata dengan seret dan lepas sederhana
• Integrasi dengan aplikasi dan solusi lain
• Obrolan video, berbagi layar, dan terkadang panggilan suara

Sangat mungkin bahwa tim Anda telah mulai mengadopsi solusi mereka sendiri untuk memecahkan masalah ini, atau tim Anda beralih antara email, Skype, panggilan telepon, dan Dropbox untuk menyelesaikan semuanya.

Setelah Anda memiliki gagasan tentang alat apa yang dibutuhkan tim Anda untuk berhasil menyelesaikan pekerjaan, Anda dapat fokus pada fitur spesifik yang dibutuhkan tim Anda, dan mencoret fitur yang tidak akan mereka gunakan. Ini akan membantu menyederhanakan pencarian Anda dengan menghapus solusi yang tidak sesuai dengan tagihan. Misalnya, jika tim Anda tidak akan pernah menggunakan konferensi video, maka solusi dengan video di garis depan tidak akan menjadi yang terbaik untuk tim Anda.

Membandingkan Pilihan Anda

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang manfaat yang dapat diperoleh tim Anda, kita akan melihat lebih dekat bagaimana membandingkan solusi yang berbeda. Dalam pertandingan kami sebelumnya, kami cenderung berfokus pada beberapa poin kunci spesifik untuk menawarkan pertandingan apel-ke-apel terbaik mungkin. Berdasarkan kriteria yang telah kami gunakan, kami biasanya menjalankan daftar fitur dan fungsi serta seperti apa rasanya menggunakan aplikasi, seberapa terorganisirnya aplikasi tersebut, dan berapa biayanya. Mari kita uraikan itu satu per satu.

Termasuk Fitur dan Fungsi

Kami menyentuh ini sedikit di bagian sebelumnya, tetapi perlu disorot lagi secara mendalam. Banyak dari aplikasi ini akan fokus pada satu ide dan membangun di sekitarnya, seperti Slack, atau beberapa akan mencoba memberikan setiap fitur dan fungsi kecil kepada Anda dalam pendekatan "satu ukuran untuk semua". Bergantung pada bagaimana tim Anda bekerja, dan berkomunikasi, ini akan dengan cepat mengesampingkan pesaing tertentu.

Bahkan Slack telah mulai memperluas daftar fiturnya: dulunya hanya aplikasi komunikasi obrolan, sekarang ia memiliki panggilan video dan suara asli. Di sisi lain, solusi seperti GoToMeetings atau Amazon's New Chime terutama merupakan opsi yang berfokus pada video. Solusi lain seperti Glip sangat berfokus pada ide kolaborasi dan berbagi file, seperti halnya Microsoft Teams, yang dibangun dari ekosistem Office 365 yang ada.

Integrasi dan Fleksibilitas

Beberapa fitur dari aplikasi perpesanan tim tidak selalu seperti yang mereka lakukan secara asli, tetapi seberapa banyak tim Anda dapat membengkokkan aplikasi sesuai keinginannya dan membangun hampir solusi unik mereka sendiri. Integrasi dengan mudah menjadi salah satu tren kolaborasi tim terbesar di tahun 2017, karena mereka akan membantu kita menghemat banyak waktu dan meningkatkan produktivitas. Integrasi hanya memungkinkan kita untuk terhubung ke dua platform yang berbeda untuk menggabungkan fitur dan fungsi.

Tidak diragukan lagi, integrasi dan fleksibilitas platform secara keseluruhan adalah beberapa faktor terpenting untuk dipertimbangkan saat mencari solusi. Slack, misalnya, cukup kuat untuk mengubah aplikasi menjadi solusi manajemen pekerja jarak jauh secara keseluruhan. Slack dengan mudah memiliki perpustakaan integrasi out-of-the-box terbesar, dan itu hanya akan terus berkembang. Sementara itu, solusi yang kurang dikenal akan memiliki daftar yang lebih kecil, dan bahkan mungkin lebih rumit untuk dikembangkan.

Pengalaman Pengguna dan Kemudahan Penggunaan

Saya terus kembali ke satu frasa ini, tetapi itu sepenuhnya benar: jika produk atau solusi Anda tidak sederhana dan bahkan terkadang menyenangkan untuk digunakan, orang tidak akan menggunakannya. Apple telah menerapkan ini di kepala, dan memahami UX sebelum hal lain. Desain dan antarmuka pengguna juga penting, tetapi UX dan UI umumnya berjalan beriringan – dengan UI yang buruk memberikan pengalaman pengguna yang buruk. Jadi sungguh, kami membahas UI tetapi sangat fokus pada UX yang dibawanya.

Selain pilihan desain, pengalaman pengguna akan dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Ini dapat berkisar dari fitur asli yang ditawarkan platform, hingga betapa mudahnya mengakses menu dan pengaturan penyesuaian. Tetapi juga, seberapa konsisten notifikasi bekerja, dan bahkan lebih banyak aspek kecil seperti pesan berulir, atau alat pencarian responsif. Beberapa dari aplikasi ini mencoba untuk menyesuaikan setiap fitur dalam satu penawaran, atau mencoba untuk keluar dengan desain edgy baru — dan pada akhirnya pengalaman pengguna menderita.

Harga dan Batasan

Sekarang penendang sebenarnya, dan bisa dibilang aspek terpenting di penghujung hari, adalah berapa banyak solusi yang akan Anda keluarkan. Tentu saja, kita semua ingin menghemat uang, dan mendapatkan hasil terbaik, dan aplikasi perpesanan ini tidak berbeda. Bergantung pada struktur harga, berapa banyak paket yang tersedia, dan bahkan bagaimana pengguna dikenakan biaya, fitur yang disertakan akan berubah – beberapa penyedia bahkan akan menempatkan batasan buatan pada paket yang lebih murah.

Sekarang ini normal — begitulah cara model freemium beroperasi: Anda memerlukan insentif bagi pengguna Anda untuk meningkatkan versi bila perlu. Namun, perlu dicatat bahwa penyedia tertentu sedikit lebih liberal daripada yang lain dalam hal fitur dan fungsionalitas yang disertakan, serta struktur harga. Misalnya, Slack mengunci beberapa paket yang lebih murah dengan batasan besar. Tetapi mereka juga dikenal hanya menagih bisnis untuk pengguna AKTIF, bukan hanya semua anggota bisnis Anda yang memiliki akun yang diamanatkan.

Menyatukan semuanya

Setelah Anda memiliki pemahaman tentang bagaimana tim Anda bekerja dan alat apa yang mereka butuhkan, saatnya untuk memulai pencarian. Pendekatan yang paling jelas bisa menjadi pencarian Google sederhana, dengan daftar atau spreadsheet Excel untuk melacak semua opsi relevan yang Anda temukan.

Akan sangat membantu untuk membuat daftar berjalan serta semua fitur utama yang dibutuhkan tim Anda, dan periksa apakah setiap solusi daftar Anda menyertakan fitur itu, atau bahkan jika mereka mengenakan biaya khusus. Jangan takut untuk menyodok penyedia ini di jalur dukungan mereka juga untuk memahami seperti apa layanan mereka, dan seberapa efektif dukungan jika terjadi keadaan darurat.

Coba Sebelum Anda Membeli

Jangan takut untuk mengunduh uji coba gratis atau versi aplikasi juga, coba sebelum Anda membeli selalu merupakan strategi yang solid – itulah sebabnya perusahaan mobil menawarkan test drive. Hampir setiap solusi perpesanan di pasar akan menawarkan versi uji coba atau freemium.

Tim Anda dapat mencoba memutar alat yang berbeda, atau hanya mencoba salah satu yang terlihat paling baik untuk melihat apakah alat itu cocok. Ulasan langsung kami terdiri dari bermain, mengklik, dan menjelajah. Jangan lupa untuk melihat halaman perbandingan Kolaborasi Tim kami, serta ulasan langsung dan head to head kami.