Think Beyond the Spreadsheet: 3 Alat Yang Dapat Meningkatkan Efektivitas Operasional Anda

Diterbitkan: 2022-11-23

Operasi sehari-hari merupakan jantung dari setiap bisnis. Karyawan, pesanan penjualan, proses, peralatan, dan peralatan membuat perusahaan tetap berjalan. Masing-masing bagian itu harus sering bergerak seperti jarum jam agar bisnis berhasil. Ketika interupsi atau bottleneck muncul, mereka dapat menurunkan produktivitas, mengganggu fungsi bisnis, dan membahayakan keamanan dan keselamatan.

Menjalankan perusahaan mereka secara efisien dan lancar adalah prioritas utama bagi pemilik bisnis. Dan tugas ini sangat penting pada saat meningkatnya ancaman online dan standar kepatuhan yang kompleks. Di bawah ini kami akan membahas tiga alat yang dapat meningkatkan efektivitas operasional perusahaan sekaligus menjaga keamanannya.

1. Perangkat Lunak Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan

Undang-undang privasi konsumen, ancaman ransomware, dan risiko pelanggaran data membuat operasi di era digital semakin kompleks. Namun, teknologi jaringan seperti internet tidak sepenuhnya bisa disalahkan. Orang dan proses adalah faktor lain yang dapat memaparkan bisnis pada risiko dan masalah kepatuhan.

Katakanlah perusahaan Anda membangun menara seluler dan menyewakan peralatannya ke bisnis lain dan operator nirkabel. Tujuan Anda adalah menyelesaikan konstruksi menara dengan biaya sesedikit mungkin, sehingga Anda dapat memaksimalkan keuntungan. Tetapi beroperasi di industri ini berarti Anda harus mematuhi peraturan kota, negara bagian, dan federal.

Fokus Anda pada proses dan biaya konstruksi ramping bukanlah pendekatan yang salah. Namun, itu menyebabkan perusahaan memilih peralatan di bawah standar di masa lalu. Peralatan itu tidak hanya di bawah standar industri, tetapi pemerintah federal juga melarangnya karena masalah keamanan nasional. Perusahaan harus melalui proses yang menyakitkan dan mahal untuk mengganti peralatan radio masing-masing menara.

Solusi tata kelola, risiko, dan kepatuhan membantu mengevaluasi teknologi, pengawasan manusia, dan proses yang menciptakan kerentanan bisnis. Juga dikenal sebagai GRC, pendekatan ini memandang operasi perusahaan sebagai sistem holistik. Alih-alih mengibarkan bendera merah pada satu prosedur, alat GRC menunjukkan bagaimana seluruh operasi menciptakan potensi risiko. Pemilik dan manajer kemudian dapat dengan jelas mengidentifikasi metode dan keputusan yang mungkin tidak sesuai dengan kepentingan terbaik perusahaan.

2. Sistem Manajemen Inventaris

Perusahaan yang menjual produk harus menemukan cara untuk menyimpan, memindahkan, dan melacak inventaris. Operasi Anda juga bergantung pada persediaan dan peralatan internal, meskipun bisnis Anda tidak menjual produk nyata. Anda harus mengawasi aset perusahaan Anda, seperti komputer, lisensi perangkat lunak, dan materi kantor. Jika tidak, penyusutan atau kehilangan inventaris mungkin menjadi tidak terkendali, dan sumbernya mungkin sulit untuk ditentukan.

Penyusutan inventaris dapat dengan cepat menjadi mahal, dan sumber mungkin menunjukkan masalah keamanan yang lebih besar. Beberapa penelitian mengungkapkan pencurian karyawan dan pengutilan menyebabkan 78,3% dari kehilangan persediaan. Kesalahan matematika dan dokumen menyumbang 15,4% kasus, sementara penipuan vendor menyebabkan 3,7% kasus. 3,9% lainnya berasal dari penyebab yang tidak diketahui yang tidak dapat dilacak oleh perusahaan, terkadang karena proses yang buruk atau tidak memadai.

Sistem manajemen inventaris membantu meningkatkan proses pelacakan, pemantauan, dan kontrol inventaris bisnis. Aplikasi ini juga menyinkronkan aset dan perubahan distribusi produk saat perusahaan meningkatkan lokasinya. Anda dapat melihat di mana produk dan aset lainnya berada secara real time, termasuk seberapa besar nilai yang diwakilinya. Sistem manajemen inventaris juga mengotomatiskan penghitungan, seperti biaya pembelian dan penyusutan, yang dapat membantu menentukan di mana penyusutan terjadi.

Saat Anda memiliki lebih dari satu gudang yang menerima dan mengirimkan produk ke beberapa toko, sulit bagi spreadsheet untuk mengikutinya. Untuk bisnis non-ritel, spreadsheet tidak cukup dinamis untuk melacak ke mana perginya laptop dan perangkat seluler yang dikeluarkan perusahaan. Anda memerlukan sistem otomatis yang mengelola tingkat stok dan aset secara efisien dan tidak memerlukan campur tangan manusia terus-menerus.

3. Aplikasi Manajemen Hubungan Pelanggan

Apakah bisnis Anda masih mengelola basis pelanggannya dengan spreadsheet? Selain memakan waktu, pendekatan ini dapat membuat perusahaan Anda terkena masalah keamanan dan privasi. Karena spreadsheet memerlukan entri dan manipulasi data terus-menerus, spreadsheet mungkin berisi informasi yang kedaluwarsa. Anda mungkin memiliki orang di spreadsheet Anda yang bukan lagi pelanggan atau tidak ingin menerima komunikasi tertentu.

Misalnya, beberapa klien mungkin ingin menyisih dari email terkait pemasaran atau promo. Seseorang harus membuat kolom di spreadsheet Anda untuk menunjukkan ini. Selain itu, pemasaran akan bertanggung jawab untuk memeriksa spreadsheet secara manual untuk menentukan siapa yang harus mereka keluarkan dari daftar mereka. Lalu ada masalah berbagi dan menyimpan spreadsheet, termasuk mengelola akses karyawan dan mematuhi peraturan privasi.

Aplikasi manajemen hubungan pelanggan merampingkan data klien, preferensi komunikasi, dan keamanan informasi. Aplikasi CRM memungkinkan Anda membatasi akses karyawan dan memberikan tingkat izin yang berbeda. Misalnya, staf penjualan dan layanan mungkin memerlukan izin melihat dan mengedit untuk menambahkan atau mengubah informasi klien. Namun, mereka mungkin tidak memerlukan akses admin yang memungkinkan mereka menambah atau menghapus pengguna atau mengintegrasikan program lain.

Kemampuan perangkat lunak CRM mencakup komunikasi pemasaran, termasuk daftar email. Katakanlah seorang pelanggan menerima pesan promo setiap bulan, tetapi mereka tidak ingin melihatnya lagi. Mereka dapat berhenti berlangganan, secara otomatis menghapusnya dari daftar kontak pemasaran. Sementara informasi mereka akan tetap ada di database, aplikasi CRM juga akan mencatat tindakan pelanggan. Karyawan akan segera mengetahui mengapa klien tersebut tidak menerima email promo.

Alat untuk Meningkatkan Efektivitas Operasional

Mencapai efektivitas operasional melibatkan menemukan dan menerapkan praktik terbaik yang meningkatkan kualitas, efisiensi, atau kinerja. Aplikasi perangkat lunak adalah alat penting yang membantu perusahaan menjalankan praktik terbaik. Meskipun spreadsheet mungkin telah memotongnya di masa lalu, kini spreadsheet dapat menjadi penghalang kepatuhan, produktivitas, dan keamanan. Solusi yang lebih dinamis, seperti perangkat lunak GRC, sistem manajemen inventaris, dan aplikasi CRM, menghilangkan rintangan operasional yang dapat membahayakan kesuksesan bisnis.