Waktu adalah Uang: Bagaimana Menjadi Tangguh dengan Pelacakan Waktu Planfix untuk Usaha Kecil

Bukan rahasia lagi bahwa usaha kecil seringkali berada pada posisi yang lebih lemah dibandingkan perusahaan besar. Dengan keterbatasan sumber daya finansial dan manusia, usaha kecil harus senantiasa waspada dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya tersebut. Namun, beberapa alat dapat membantu mengurangi kelemahan, meningkatkan efisiensi kerja, dan memungkinkan perusahaan-perusahaan tersebut bersaing dengan pemain besar di industrinya. Salah satu perangkat lunak tersebut adalah sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) dengan fitur pelacakan waktu.

Mengapa pelacakan waktu sangat penting bagi usaha kecil?

Pelacakan waktu memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya yang efisien dan distribusi tugas. Menurut studi yang dilakukan oleh AffinityLive, American Payroll Association, dan TSheets, bisnis kehilangan hampir 7,4 miliar dolar setiap hari karena aktivitas kerja yang tidak terlacak. Inilah sebabnya mengapa pelacakan waktu untuk usaha kecil, yang menganggap setiap jam kerja penting, sangatlah penting. Hal ini tidak hanya memungkinkan perusahaan memantau waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas, namun juga memungkinkan mereka mengoptimalkan proses kerja dan mengidentifikasi hambatan dan area bermasalah.

Manajemen sumber daya: Jika perusahaan mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek, perusahaan dapat mendistribusikan kembali beban kerja dan menggunakan sumber daya timnya dengan lebih efisien.

Wawasan keuangan: Perangkat lunak pelacakan waktu untuk usaha kecil dapat memberikan data berharga untuk penganggaran dan pengelolaan sumber daya keuangan.

Produktivitas karyawan: Pelacakan waktu proyek membantu karyawan fokus pada tugas mereka, sementara pemimpin tim dan supervisor menerima laporan tentang waktu dan uang yang dihabiskan untuk berbagai aktivitas.

Motivasi dan kontrol: Dengan mencatat jam kerja karyawan Anda, Anda dapat memotivasi mereka untuk disiplin diri, membantu HR mengembangkan sistem motivasi, dan mencegah penundaan tim.

Ini hanyalah sebagian kecil dari bagaimana manajemen waktu dapat meningkatkan efisiensi alur kerja dan mengoptimalkan proses bisnis.

Bagaimana usaha kecil dapat mengoptimalkan pelacakan waktu?

Untuk mengoptimalkan proses bisnis dan membangun lingkungan bisnis individual untuk manajemen waktu dan sumber daya, ada beberapa opsi yang tersedia. Setiap alat pelacak waktu memiliki fitur dan manfaatnya masing-masing. Berikut ini ikhtisarnya:

Metode pelacakan waktu tradisional

Tentu saja, metode ketepatan waktu tradisional mungkin sudah ketinggalan jaman, namun masih digunakan. Bayangkan spreadsheet Excel, catatan kertas, atau bahkan mesin pelacak waktu khusus. Sisi negatifnya? Metode-metode ini sering kali tidak memberikan gambaran komprehensif mengenai waktu yang dihabiskan untuk suatu proyek atau tugas, dan keakuratan data yang dikumpulkan dapat dipertanyakan.

Perangkat lunak pelacakan waktu

Perangkat lunak pelacakan waktu khusus untuk bisnis kecil ini memungkinkan karyawan melacak jam kerja mereka, termasuk waktu mulai dan berakhir, waktu istirahat, dan aktivitas dalam berbagai tugas. Pasar memiliki opsi seperti Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime, dan Clockify. Meskipun mereka sangat kuat, kelemahannya adalah waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk berintegrasi dengan sistem manajemen tugas yang ada; akibatnya, jumlah program yang harus digunakan oleh karyawan meningkat.

Aplikasi pelacakan waktu seluler

Beberapa aplikasi memungkinkan karyawan melacak jam kerja mereka menggunakan perangkat seluler seperti ponsel cerdas atau tablet. Aplikasi pelacakan waktu untuk bisnis kecil ini biasanya menawarkan antarmuka yang ramah pengguna dan lugas untuk pelacakan waktu dan fungsi tambahan. Namun, tidak semua karyawan senang memasang aplikasi semacam itu di perangkat mereka. Aplikasi ini mungkin tidak memberikan gambaran lengkap tanpa integrasi yang lancar ke dalam proses bisnis organisasi.

Sistem pelacakan waktu yang terintegrasi dengan CRM

Sistem CRM tertentu seperti Planfix, monday.com, ClickUp, dan Wrike menawarkan fitur pelacakan waktu di platform mereka. Sistem pelacakan waktu untuk usaha kecil memungkinkan pemantauan waktu yang dihabiskan untuk komunikasi pelanggan, penyelesaian tugas, dan aktivitas lainnya secara langsung di sistem manajemen pelanggan. Opsi ini adalah pendekatan optimal untuk mengintegrasikan pelacakan waktu untuk bisnis kecil ke dalam alur kerja sehari-hari dengan lancar.

Memilih solusi pelacakan waktu yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional secara signifikan, terutama bagi usaha kecil yang berurusan dengan kompleksitas pengelolaan sumber daya.

Tingkatkan efisiensi bisnis kecil Anda dengan Planfix

Sistem Planfix CRM adalah alat yang ampuh untuk mengelola usaha kecil. Ini lebih dari sekedar platform untuk manajemen hubungan pelanggan yang efektif serta pemrosesan proyek dan tugas; itu juga mencakup fitur pelacakan waktu yang membantu memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas.

Manfaat menggunakan Planfix untuk optimasi alur kerja

Planfix adalah sistem manajemen bisnis, tetapi lebih dari itu, Planfix juga merupakan transformator CRM yang unik. Dengan Planfix, Anda dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas, serta:

• Atur pekerjaan: Sistem ini memungkinkan Anda menyusun tugas, membuat proyek, dan menetapkan tenggat waktu. Hal ini meningkatkan produktivitas dan kepatuhan terhadap tenggat waktu serta membantu mengidentifikasi hambatan proyek dan meminimalkan risiko.
• Sesuaikan ruang kerja secara fleksibel: Dengan Planfix, Anda dapat menyesuaikan proses bisnis untuk seluruh perusahaan atau departemen atau tim tertentu. Anda memutuskan data apa yang akan dilacak dan dianalisis – apakah itu waktu, pengeluaran keuangan, penggunaan sumber daya, dll.
• Lacak dan catat waktu: Fitur pelacakan waktu mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau proyek, sehingga memudahkan analisis efisiensi kerja dan mengoptimalkan alokasi waktu.
• Kelola sumber daya: Planfix menyediakan alat untuk mengelola sumber daya tim, menetapkan tugas, memantau kemajuan mereka, dan mengendalikan waktu dan pengeluaran sumber daya.

Berkat fleksibilitas dan fitur komprehensif Planfix, Planfix dapat tumbuh dan berkembang sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Alat untuk mengoptimalkan alur kerja di Planfix

Sehubungan dengan pelacakan waktu dan sumber daya, Planfix menonjol dengan pelacak bawaan dan alat analisis yang memungkinkan Anda melacak hampir semua sumber daya.

• Planfix Timer: Fitur ini memungkinkan Anda melacak waktu karyawan secara akurat pada tugas individu atau aktivitas terkait proyek. Anda dapat menghasilkan berbagai laporan dari data yang dikumpulkan, mulai dari waktu yang dihabiskan hingga penghitungan biaya proyek dan alokasi bonus. Berkat antarmuka pengguna yang intuitif, Anda tidak perlu menginvestasikan waktu untuk pelatihan atau orientasi karyawan Anda. Pengatur waktu dapat diaktifkan langsung di sistem atau melalui ekstensi browser.
• Pelacakan waktu: Tag data Planfix memberikan gambaran komprehensif tentang jam kerja, dikelompokkan berdasarkan tugas, proyek, jam kerja tim, dan beban kerja. Data ini memfasilitasi pengelolaan dan optimalisasi proses bisnis dan memungkinkan penghitungan jam kerja yang akurat, pemberian bonus, dan wawasan tentang pengeluaran aktual dalam berbagai kategori.
• Tag akuntansi dan data: Di luar jam kerja, Planfix memungkinkan Anda melacak semua data yang Anda kelola di sistem. Anda memutuskan apa yang akan dilacak; data dapat dikumpulkan tentang proyek, tugas, dan kinerja karyawan. Hitung ROI proyek, waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan produk atau layanan, memperkirakan pendapatan, dan memperhitungkan biaya pelanggan dan overhead atau pemeliharaan kantor.

Kesimpulan

Menerapkan sistem CRM dengan fitur pelacakan waktu seperti Planfix dapat meningkatkan efisiensi operasional usaha kecil secara signifikan. Ini membantu memantau waktu dan sumber daya, mengoptimalkan proses kerja, dan meningkatkan produktivitas tim. Dengan cara ini, perusahaan kecil dapat tetap kompetitif di pasar dan tumbuh dengan sukses.