7 strategi manajemen waktu untuk membantu Anda terbang melalui daftar tugas Anda

Apakah Anda salah satu dari 20% orang dewasa Amerika yang berurusan dengan penundaan kronis atau Anda hanya ingin memaksimalkan produktivitas Anda tanpa bekerja lembur, manajemen waktu yang efektif memegang kunci untuk menjaga jadwal Anda di jalur.

Manajemen waktu tidak hanya membantu menumbuhkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sehat, tetapi juga salah satu keterampilan yang paling dicari oleh majikan. Dan saat mengelola waktu Anda secara efektif tidak sesederhana melambaikan tongkat ajaib, menguasai keterampilan bisa lebih mudah daripada yang Anda pikirkan, dengan bantuan strategi manajemen waktu yang telah dicoba dan diuji.

Dari teknik terkenal seperti Pomodoro hingga strategi yang kurang dikenal seperti 'Eat That Frog', kami menguraikan tujuh tips manajemen waktu untuk membantu Anda mendapatkan bola bergulir, dan meninggalkan tenggat waktu kecemasan di masa lalu.

Mengapa manajemen waktu penting?

Beban kerja telah meningkat untuk kami 9-5 pekerja selama bertahun-tahun. Akibatnya, 52% pekerja penuh waktu melaporkan bekerja lebih dari 40 jam seminggu menurut jajak pendapat Gallup, dengan sebagian besar mengalami semacam stres di tempat kerja.

Jika bekerja lembur bukanlah tas Anda, mengelola waktu Anda secara efektif adalah salah satu cara terbaik untuk menyelesaikan daftar tugas Anda tanpa mengorbankan keseimbangan kehidupan kerja Anda.

Selain dari kegembiraan yang jelas meningkatkan produktivitas, manajemen waktu juga telah terbukti meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilakukan, dan meningkatkan pengambilan keputusan, sambil membantu meredakan stres dan kecemasan.

Manajemen Waktu adalah salah satu keterampilan yang paling dihargai oleh majikan

Manajemen waktu yang efektif juga merupakan salah satu keterampilan yang paling diinginkan oleh pengusaha, seperti yang ditemukan oleh dampak tahunan kami pada laporan tempat kerja . Di balik komunikasi dan pemecahan masalah, manajemen waktu adalah pencarian keterampilan yang paling dihormati ketika mempekerjakan kandidat, dengan 44% pemimpin senior menggambarkan atribut tersebut sebagai 'sangat penting'.

Terlepas dari sifat tenaga kerja yang terus berkembang, survei kami menemukan bahwa itu bahkan lebih diinginkan daripada keterampilan seperti manajemen data dan keahlian AI, membuat 2025 sebagai waktu yang baik seperti untuk mendapatkan keterampilan di bawah ikat pinggang Anda.

Anda juga tidak perlu memulai dari awal. Apakah Anda ingin waktu mengelola lebih efektif untuk meningkatkan peluang Anda untuk dipekerjakan, atau mengelola jadwal Anda yang ada, ada berbagai strategi yang dapat diandalkan di luar sana untuk membantu. Kami menutupi pick teratas kami di bawah ini.

7 strategi manajemen waktu yang perlu Anda coba

Namun, dimungkinkan untuk berhenti menunda -nunda - Anda hanya perlu menemukan strategi manajemen waktu yang cocok untuk Anda. Berikut adalah beberapa favorit kami.

1. Pemblokiran waktu
2. Hukum Parkinson
3. Teknik Pomodoro
4. Analisis Pareto
5. Matriks Eisenhower
6. Metode Perencanaan Cepat (RPM)
7. Makan teknik katak itu

1. Pemblokiran waktu

• Terbaik untuk: Pekerja dan Siswa yang sibuk

Apa kesamaan Bill Gates dan Elon Musk? Nah, kecuali untuk menjadi staples daftar kaya miliarder Forbes, mereka berdua menggunakan metode pemblokiran waktu.

Pemblokiran waktu adalah teknik manajemen waktu yang populer di mana Anda menjadwalkan blok waktu untuk tugas atau kegiatan tertentu. Bekerja dengan cara yang mirip dengan 'daftar tugas', metode ini mengharuskan Anda untuk mengidentifikasi semua tugas utama yang perlu Anda capai dalam sehari-baik pribadi maupun profesional-sebelum memperkirakan berapa lama Anda menyelesaikan masing-masing.

Aplikasi seperti Zapier membantu Anda membuat blok waktu untuk mengelola beban kerja Anda secara lebih efektif. Sumber: Zapier

Anda kemudian mengalokasikan slot waktu tertentu untuk setiap tugas, menggunakan selembar kertas, kalender, atau perangkat lunak manajemen tugas - dan voilai! Kami juga merekomendasikan menambahkan waktu buffer di antara setiap blok waktu untuk memungkinkan penyesuaian pada siang hari. Dan jika Anda membuat satu secara manual, menggunakan warna yang berbeda adalah cara yang bagus untuk dengan cepat membedakan antara tugas dan kegiatan.

2. Ajukan Hukum Parkinson

• Terbaik untuk: Penunda

Hukum Parkinson adalah teori bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Dalam istilah lain, jika Anda memberikan waktu waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas tertentu, katakanlah seminggu, berapa lama mungkin untuk menyelesaikannya, bahkan jika Anda akhirnya mengisi waktu luang dengan penundaan yang tidak perlu.

Namun, hal yang sama dapat dikatakan untuk kebalikannya. Saat Anda menerapkan hukum Parkinson ke alur kerja Anda dan memberi diri Anda waktu yang lebih singkat untuk menyelesaikan tugas, Anda akan mampu bekerja lebih efisien dalam waktu yang lebih singkat.

Menerapkan Hukum Parkinson untuk Strategi Manajemen Waktu Anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas

Ada sejumlah cara Anda dapat mengimplementasikan metode ini, termasuk menetapkan tenggat waktu yang ketat untuk menyelesaikan tugas, memprioritaskan tugas -tugas yang lebih sulit dengan mengeluarkannya lebih awal, atau bahkan bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan sebanyak mungkin sebelum laptop Anda meninggal. Metode ini juga bekerja dengan baik dalam hubungannya dengan strategi lain seperti daftar tugas dan prioritas tugas.

3. Teknik Pomodoro

• Terbaik untuk: Pekerja yang terbakar

Teknik Pomodoro adalah salah satu strategi manajemen waktu paling populer di luar sana. Diciptakan oleh pengusaha dan penulis Francesco Cirillo pada akhir 1980-an, teknik ini melibatkan memecah pekerjaan Anda menjadi interval 25 menit, diikuti dengan istirahat pendek lima menit, sebelum mengambil istirahat lebih lama setelah setiap empat interval kerja.

Manusia tidak bekerja seperti robot. Jadi, dengan memberikan waktu untuk istirahat dan menetapkan batasan yang jelas antara kerja dan istirahat, teknik ini membantu meminimalkan kelelahan mental dan mencegah serangan penundaan yang lebih besar terjadi. Bekerja dalam semburan pendek juga merupakan cara yang berguna untuk mempertahankan fokus dan motivasi sepanjang hari kerja Anda.

Teknik Pomodoro mendorong jadwal istirahat untuk meningkatkan produktivitas

Tekniknya juga pemeliharaan super rendah. Anda tidak memerlukan aplikasi atau perangkat lunak khusus, yang Anda butuhkan hanyalah timer fisik atau smartphone, dan Anda bisa retak.

4. Analisis Pareto

• Terbaik untuk: pemikir analitik

Atau dikenal sebagai aturan 80/20, analisis Pareto adalah gagasan bahwa 20% tindakan bertanggung jawab atas 80% hasil. Konsep ini biasanya digunakan untuk membantu pengambilan keputusan di bidang bisnis dan ekonomi tetapi memiliki aplikasi yang berguna di bidang manajemen waktu juga.

Untuk menggunakan aturan dalam manajemen waktu, Anda perlu mengidentifikasi 20% tugas yang berkontribusi pada 80% dari hasil Anda. Ini dapat mencakup berbagai kegiatan yang berdampak termasuk penjualan pendapatan tinggi, tugas manajemen proyek bertingkat tinggi, atau tugas perencanaan kritis. Kemudian, Anda perlu memfokuskan lebih banyak waktu dan energi pada tugas-tugas berdampak tinggi ini dan menjadwalkannya selama waktu produktivitas puncak Anda untuk meminimalkan gangguan.

Grafik Pareto memungkinkan orang untuk memprioritaskan tugas terpenting mereka terlebih dahulu

Akibatnya, Anda juga harus mempertimbangkan untuk mendelegasikan tugas yang kurang penting dalam membantu Anda menyelesaikan tujuan Anda. Prioritas sering berubah, jadi kami sarankan meninjau strategi Anda secara teratur untuk memastikan Anda selalu menginvestasikan lebih banyak waktu ke dalam kegiatan berdampak tinggi.

5. Eisenhower Matrix

• Terbaik untuk: Pemimpin Senior

Juga dikenal sebagai matriks yang sangat penting, matriks Eisenhower adalah konsep manajemen waktu yang melibatkan prioritas tugas berdasarkan urgensi mereka.

Dipopulerkan dalam buku Stephen Covey 'The 8 Kebiasaan orang yang sangat efektif', matriks itu dianggap terinspirasi oleh kutipan Dwight D. Eisenhower: “Saya memiliki dua jenis masalah, yang mendesak dan penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak. ”

Matriks Eisenhower mendorong Anda untuk memprioritaskan tugas mendesak

Dalam praktiknya, metode ini melibatkan Anda memisahkan tugas Anda menjadi empat kuadran yang berbeda:

1. Mendesak dan penting
2. Penting, tidak mendesak
3. Mendesak, tidak penting
4. Tidak mendesak, tidak penting

Anda kemudian harus mengerjakan tugas -tugas ini dalam urutan naik, memprioritaskan tugas -tugas mendesak dan penting, dan kemudian mempertimbangkan untuk mendelegasikan atau menghilangkan tugas di bagian bawah ke kuadran.

6. Metode Perencanaan Cepat (RPM)

• Terbaik untuk : Orang dengan tujuan jangka panjang

Seringkali disingkat RPM, metode perencanaan yang cepat adalah strategi manajemen waktu yang dikembangkan oleh pembicara motivasi Tony Robbins.

Daripada mendaftarkan tugas secara pasif, tujuan dari metode RPM berfokus pada secara aktif mendefinisikan hasil yang dirancang secara aktif. Ini juga mendorong Anda untuk mengidentifikasi motivasi yang mendasari tujuan Anda, untuk membantu Anda termotivasi.

Metode perencanaan yang cepat membantu orang mencapai tujuan mereka dengan berfokus pada tujuan yang mendasarinya. Sumber: Clockify

Untuk menggunakan RPM untuk mengelola waktu Anda, Anda perlu menuliskan semua tugas yang perlu Anda selesaikan dalam jumlah waktu tertentu dan mengelompokkannya menjadi potongan -potongan. Kemudian, untuk setiap potongan, tanyakan pada diri Anda tiga pertanyaan berikut:

1. Hasil: Hasil apa yang ingin saya capai?
2. TUJUAN: Mengapa saya ingin mencapai ini?
3. Rencana Tindakan Masif (MAP): Tindakan apa yang akan saya ambil untuk mencapai ini?

Setelah Anda menyelesaikan langkah ini, Anda perlu menerapkan peta dengan menjadwalkan waktu tertentu di kalender Anda untuk mengerjakan setiap langkah tindakan Anda.

7. Makan teknik katak itu

• Terbaik untuk : Penunda

Belum memperoleh selera escargot? Jangan khawatir, teknik makan katak itu hanya menggambarkan memulai hari Anda dengan melakukan tugas yang paling berat terlebih dahulu.

Dinamai sesuai dengan kutipan Mark Twain “Eat a Live Frog hal pertama di pagi hari dan tidak ada yang lebih buruk akan terjadi pada Anda sepanjang hari”, metode manajemen waktu membuat Anda sukses di awal hari dengan memanfaatkan jam kerja Anda yang lebih efisien.

Yang perlu Anda lakukan adalah menyusun daftar hal -hal yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan, mengatur daftar dalam urutan kesulitan, dan menangani tugas yang paling sulit terlebih dahulu.

Metode produktivitas ini memang membutuhkan sedikit lebih banyak kemauan daripada strategi manajemen waktu lainnya, karena mengharuskan Anda untuk menangani tugas-tugas kompleks tanpa banyak pemanasan mental. Tapi ini cara yang bagus untuk membebaskan bagian terakhir dari hari kerja Anda, itu masih jauh lebih mudah daripada makan katak yang sebenarnya.

Gabungkan strategi Anda dengan perangkat lunak manajemen tugas

Bersamaan dengan menggunakan salah satu strategi di atas, perangkat lunak manajemen tugas dapat digunakan untuk membantu Anda memprioritaskan tugas -tugas utama, menetapkan tenggat waktu, memvisualisasikan beban kerja Anda, dan banyak lagi.

Perangkat lunak ini memungkinkan Anda tugas kode warna berdasarkan prioritas dan bidang subjek, mengatur ulang tugas dengan fungsi seret-dan-drop, dan melihat visualisasi yang jelas dari kemajuan Anda, menjadikannya sangat cocok untuk pelajar visual dan kinestetik.

Setelah meneliti dan mendapatkan pengalaman langsung dengan perangkat lunak manajemen tugas terbaik di luar sana, Clickup adalah pilihan terbaik kami secara keseluruhan, karena opsi tampilan proyek yang luas, alat kolaborasi yang berguna, dan rencana gratis yang benar-benar mengesankan. Jika Anda bersedia sedikit lebih banyak untuk penyesuaian yang ditingkatkan dan perpustakaan integrasi yang lebih besar, Wrike adalah pilihan bagus lainnya, sementara Senin.com sejauh ini adalah yang termudah untuk memulai.