Kiat Teratas untuk Bekerja Secara Efektif dengan Perusahaan Manajemen Perjalanan Anda

Manajemen perjalanan bisnis adalah proses bisnis yang kompleks. Anda dapat membuat perjalanan bisnis sukses hanya dengan meningkatkan pengalaman perjalanan bisnis karyawan. Demikian pula, Anda harus fokus pada pengurangan biaya perjalanan bisnis rata-rata untuk mendapatkan keuntungan yang lebih tinggi atas pengeluaran perjalanan bisnis.

Anda dapat menyederhanakan manajemen perjalanan bisnis dengan mengalihdayakan prosesnya ke perusahaan manajemen perjalanan yang tepat. Perusahaan akan membantu karyawan Anda mencapai tujuan perjalanan bisnis dengan menyediakan layanan dan solusi manajemen perjalanan.

Selain itu, ini akan membantu bisnis Anda mengendalikan biaya rata-rata perjalanan bisnis dengan mengalahkan inflasi global. Namun Anda harus ingat bahwa banyak perusahaan dan startup merasa kesulitan untuk membangun hubungan kerja yang baik dengan perusahaan manajemen perjalanan mereka. Berikut beberapa tips dan praktik terbaik yang harus Anda ikuti agar dapat bekerja sama dengan perusahaan manajemen perjalanan (TMC) Anda secara lebih efektif.

9 Tips Bekerja dengan Perusahaan Manajemen Perjalanan Anda Secara Efektif

1. Definisikan Peran dan Tanggung Jawab TMC

Anda dapat melakukan outsourcing proses manajemen perjalanan bisnis ke TMC secara penuh atau sebagian. Misalnya, Anda dapat bermitra dengan TMC untuk mengelola langkah-langkah spesifik dalam proses tersebut, seperti pemesanan perjalanan bisnis. Pada saat yang sama, Anda dapat membuat TMC mengelola program perjalanan bisnis Anda sepenuhnya.

Anda dapat membangun hubungan kerja yang baik dengan TMC dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawabnya. Selain itu, Anda harus membuat TMC memahami persyaratan pelaporan dan tingkat layanan dengan jelas. Pemahaman tersebut akan membantu Anda menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman dan konflik setelah TMC mulai mengelola program perjalanan bisnis Anda.

2. Komunikasikan Kebijakan Perjalanan dan Pengeluaran

Anda tidak dapat menyederhanakan manajemen perjalanan bisnis tanpa menentukan kebijakan perjalanan dan pengeluaran dengan jelas. Kebijakan ini membantu karyawan membedakan antara biaya perjalanan yang dapat diganti dan tidak dapat diganti. Demikian pula, TMC Anda akan mengacu pada kebijakan yang telah ditetapkan ini untuk hanya memesan produk perjalanan sesuai kebijakan.

Itulah mengapa; Anda harus mengomunikasikan kebijakan perjalanan dan pengeluaran organisasi Anda kepada TMC dengan jelas. Komunikasi ini akan membantu TMC mengendalikan rata-rata biaya perjalanan bisnis dengan menghilangkan pelanggaran kebijakan.

3. Sentralisasi Pemesanan Perjalanan Bisnis

Organisasi Anda dapat memusatkan pemesanan perjalanan bisnis dengan menggunakan TMC. Sentralisasi akan membuat TMC memesan produk perjalanan bisnis seperti penerbangan, hotel, dan persewaan mobil untuk karyawan Anda. TMC akan memesan produk perjalanan sesuai dengan rencana perjalanan dan preferensi perjalanan masing-masing karyawan.

Pada saat yang sama, hal ini akan menghemat uang dalam menyelesaikan pemesanan perjalanan bisnis lebih awal dan memastikan kepatuhan kebijakan. TMC selanjutnya akan memesan tiket yang sepenuhnya fleksibel sehingga karyawan Anda dapat memodifikasi dan membatalkan tiket tersebut tanpa membayar biaya tambahan dan penalti.

4. Memanfaatkan Solusi Teknologi

Organisasi Anda dapat mengotomatiskan langkah-langkah penting dalam manajemen perjalanan bisnis menggunakan solusi teknologi yang disediakan oleh TMC. Misalnya, solusi pemesanan perjalanan yang disediakan oleh TMC memungkinkan karyawan Anda memesan produk perjalanan bisnis pilihan mereka tanpa melanggar kebijakan organisasi.

Demikian pula, solusi manajemen pengeluaran yang disediakan oleh TMC membantu tim keuangan Anda melacak, meninjau, dan mengganti biaya perjalanan bisnis yang dikeluarkan oleh karyawan. Anda harus mendorong karyawan Anda untuk menghemat waktu dan tenaga menggunakan solusi teknologi yang disediakan oleh TMC.

5. Memberikan Informasi Wisatawan Secara Dini dan Akurat

Saat Anda memusatkan pemesanan perjalanan bisnis, TMC akan memesankan produk perjalanan bisnis untuk karyawan Anda. Dibutuhkan berbagai informasi wisatawan saat memesan perjalanan bisnis. TMC akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pemesanan perjalanan bisnis ketika karyawan memberikan informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat.

Organisasi Anda harus memudahkan TMC melakukan pemesanan perjalanan bisnis dengan membuat karyawan membagikan informasi pribadi yang akurat. Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa mereka membagikan informasi yang diperlukan, seperti tanggal perjalanan, rencana perjalanan, dan preferensi perjalanan, kepada TMC sedini mungkin.

6. Pastikan Komunikasi yang Lancar

Banyak organisasi gagal membangun hubungan kerja yang baik dengan TMC karena tidak adanya komunikasi yang jelas. Anda harus ingat bahwa TMC akan memerlukan berbagai informasi untuk mengelola program perjalanan bisnis Anda secara efisien.

Demikian pula, Anda dapat meningkatkan manajemen perjalanan bisnis dengan berbagi perubahan kebijakan dan masalah terkait perjalanan dengan TMC. Oleh karena itu, Anda harus menjaga rencana komunikasi yang jelas saat melakukan outsourcing manajemen perjalanan bisnis.

Rencana ini akan membantu TMC menyempurnakan layanan manajemen perjalanan dan menyelesaikan masalah terkait perjalanan melalui komunikasi yang lancar. Selain itu, ini akan membuat TMC merespons Anda secara dini dan teratur.

7. Dapatkan dan Manfaatkan Wawasan Berbasis Data

Satu TMC saat ini mengelola program perjalanan bisnis dari beberapa perusahaan. Demikian pula, sebagian besar TMC saat ini menganalisis data perjalanan dan pengeluaran klien menggunakan analisis data. Oleh karena itu, mereka dapat membantu organisasi Anda mendapatkan keuntungan perjalanan bisnis yang lebih tinggi dengan berbagi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Organisasi Anda harus fokus untuk memanfaatkan pengalaman dan keahlian TMC. Anda harus meminta TMC untuk memberikan saran dan berbagi wawasan secara teratur. Namun, Anda harus menerapkan wawasan berbasis data untuk membuat perubahan pada kebijakan organisasi dan menyempurnakan program perjalanan bisnis.

8. Bagikan Masukan Secara Teratur

Meskipun melakukan outsourcing manajemen perjalanan bisnis, Anda tidak boleh lupa untuk menilai biaya perjalanan bisnis karyawan secara teratur. Penilaian ini akan membantu Anda menentukan apakah TMC meningkatkan pengalaman perjalanan bisnis setiap karyawan. Selain itu, Anda dapat mendeteksi masalah yang memengaruhi pengalaman perjalanan bisnis karyawan.

Anda harus menyampaikan masukan tersebut kepada TMC untuk memudahkan karyawan mencapai tujuan perjalanan bisnis. Umpan balik tersebut akan membantu TMC menyesuaikan layanan dan solusi manajemen perjalanan sesuai dengan kebutuhan dan harapan karyawan Anda. Selain itu, umpan balik akan membuat TMC memenuhi tujuan perjalanan bisnis organisasi Anda.

9. Diskusikan Tren Perjalanan Bisnis yang Sedang Muncul

Anda dapat meningkatkan program perjalanan bisnis dengan mengadopsi tren yang sedang berkembang sejak dini. Misalnya, organisasi Anda dapat memotivasi karyawan untuk melakukan perjalanan kerja dengan mendukung perjalanan bleisure. Demikian pula, Anda dapat membuat perjalanan bisnis berkelanjutan dengan membuat karyawan memesan produk perjalanan bisnis yang ramah lingkungan.

Saran dan wawasan yang dibagikan oleh TMC akan membantu Anda mendeteksi tren perjalanan bisnis yang sedang berkembang. Namun Anda dapat mengadopsi tren yang muncul secara paling efektif dengan mendiskusikan ide-ide tersebut dengan TMC. Mengadopsi tren baru selalu penting dengan membentuk kemitraan kerja dengan TMC.

Kesimpulan

Anda dapat bekerja sama dengan perusahaan manajemen perjalanan yang tepat untuk mencapai tujuan perjalanan bisnis tanpa menaikkan biaya rata-rata perjalanan bisnis. Namun Anda dapat meningkatkan ROI perjalanan bisnis secara konsisten hanya dengan bekerja sama dengan perusahaan manajemen perjalanan secara lebih efektif. Anda dapat menerapkan kiat-kiat ini untuk bekerja dengan perusahaan manajemen perjalanan Anda dengan lebih efisien.