UCaaS vs VoIP: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Diterbitkan: 2020-07-02

Komunikasi bisnis terus berkembang. Bagaimana Anda menjangkau pelanggan Anda, dan bagaimana tim Anda berkolaborasi? Ada dua kata kunci utama ketika Anda berbicara tentang bagaimana bisnis tetap dalam lingkaran: VoIP dan Komunikasi Terpadu sebagai Layanan (UCaaS. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan masing-masing dan menunjukkan kepada Anda bagaimana kedua teknologi itu berbeda.

Apa itu VoIP?

VoIP, yang merupakan singkatan dari voice over internet protocol, adalah teknologi yang menggunakan internet untuk meniru proses panggilan tradisional. Layanan VoIP terhubung secara mulus dengan jaringan telepon umum (PSTN) standar tanpa banyak batasan yang terkait dengan saluran ini. VoIP kurang bergantung pada perangkat keras. Dengan PSTN, Anda ditambatkan ke jalur tembaga berusia seabad, yang harus disambungkan ke titik akhir (ponsel) Anda.

Dengan PSTN, kabel ini harus dipelihara, itulah sebabnya panggilan jarak jauh membutuhkan biaya tambahan. Dengan koneksi VoIP, teknologi digunakan untuk mengirimkan suara Anda melalui internet melalui paket data. Mereka dienkripsi saat Anda melakukan panggilan dan dikirim ke telepon VoIP lain atau telepon rumah tradisional. Sebagian besar perangkat keras yang mendukung panggilan telepon rumah tidak ada hubungannya dengan VoIP, jadi tidak perlu biaya jarak jauh yang besar. Faktanya, sebagian besar penyedia VoIP melipat di AS dan Kanada tanpa biaya tambahan dalam paket mereka.

Semua fitur yang mungkin Anda temukan di telepon rumah standar tersedia dengan VoIP. Ini termasuk Jangan Ganggu, ID penelepon, pesan suara, dan penerusan panggilan. VoIP bahkan menawarkan fitur seperti:

Penerusan Panggilan Jarak Jauh – Ini memungkinkan Anda mengirim panggilan ke tempat yang Anda butuhkan, bahkan saat Anda menggunakan ponsel.
Nomor Telepon Virtual – Ini memungkinkan Anda untuk menggunakan nomor cantik (yaitu 1-800-YOURBIZ), nomor lokal, atau nomor bebas pulsa untuk memperluas jangkauan bisnis Anda.
Perutean Panggilan Tingkat Lanjut – IVR yang dihosting dan penjawab otomatis adalah sistem perutean berbasis cloud dan bebas perangkat keras. Teknologi ini mengirim penelepon ke departemen yang tepat melalui menu dan menyediakan opsi layanan mandiri.

VoIP jauh lebih fleksibel daripada layanan telepon PBX lokal tradisional. Misalnya, dengan panggilan PSTN, Anda terbatas pada komunikasi telepon. Dengan VoIP, Anda dapat menerima dan melakukan panggilan di telepon meja, telepon lunak yang merupakan perangkat lunak berbasis cloud, dan di perangkat smartphone Apple iOS, Windows Phone, dan Google Android. Hal ini membuat komunikasi menjadi lebih mulus, dan ada beberapa teknologi untuk mendorong perubahan cepat antara titik akhir VoIP tanpa waktu henti.

kelebihan	Kontra
Panggilan tak terbatas ke beberapa wilayah di dunia.	VoIP dibatasi oleh kecepatan koneksi. Dengan koneksi yang lebih lambat, ada insiden kehilangan paket yang lebih tinggi.
Mudah diupgrade dengan fitur tambahan yang biasanya tersedia pada paket yang lebih tinggi.	Potensi masalah keamanan VoIP jika Anda tidak melindungi jaringan Anda.
Dapat diandalkan, terutama jika penyedia memiliki pengaturan server geo-redundan.	Pelacakan lokasi terbatas pada panggilan VoIP karena tidak ada menara panggilan atau data GPS yang terkait dengan panggilan yang dilakukan pada VoIP. Ini menjadi masalah untuk hal-hal seperti panggilan 911.
Kualitas panggilan tinggi jika Anda memiliki koneksi untuk mendukungnya.	Saat menelepon melalui komputer atau ponsel cerdas, permintaan daya pemrosesan akan memengaruhi kualitas panggilan VoIP.

Apa itu UCaaS?

UCaaS adalah platform terpadu teknologi komunikasi yang digunakan bisnis untuk mendorong setiap dan semua komunikasi dan kolaborasi secara internal dan eksternal. Di masa lalu, ruang konferensi sesekali digunakan yang akan menghubungkan dua kantor melalui koneksi telepon tradisional. Saat ini, penyedia seperti Zoom, 8×8, RingCentral, dan Nextiva, memberikan solusi konferensi web dan alat lain yang digunakan tim untuk tetap terhubung. Ini secara khusus berguna ketika jarak geografis memisahkan tim.

Misalnya, konferensi video lengkap tidak diperlukan untuk berkomunikasi dengan satu rekan kerja. Salah satu alat komunikasi terpadu yang diberikan penyedia adalah obrolan bisnis. Seperti program pesan instan, solusi obrolan bisnis menyediakan cara berbasis teks bagi rekan kerja untuk berbicara satu sama lain. Melalui aplikasi obrolan, anggota tim dengan cepat berbagi ide dan file saat dibutuhkan.

Fungsi solusi UCaaS lain yang sering digabungkan ke dalam penawaran sebagian besar penyedia adalah berbagi layar. Berbagi layar adalah alat konferensi yang digunakan anggota tim untuk menunjukkan kepada kolega mereka apa yang terjadi di desktop/layar ponsel cerdas mereka. Ini berguna saat memberikan presentasi PowerPoint atau saat mendemonstrasikan perangkat lunak baru.

Alat manajemen proyek juga sering disertakan dalam rangkaian komunikasi terpadu. Ini membantu manajer melacak alur kerja dan menetapkan tugas ke anggota tim sambil menjaga fitur seperti konferensi dan berbagi file tersedia untuk digunakan tim.

Konferensi web, obrolan, manajemen proyek, dan berbagi layar adalah semua alat kerja jarak jauh yang berguna, tetapi komunikasi terpadu menonjol karena kemampuan untuk mengintegrasikan masing-masing ke dalam pengalaman yang mulus. Beberapa suite UC memungkinkan Anda mengalihkan obrolan satu lawan satu ke konferensi video hanya dengan beberapa klik.

Faktanya, integrasi adalah salah satu fitur paling penting dari alat komunikasi terpadu sebagai layanan (UCaaS). Dengan banyak solusi, platform UCaaS Anda berinteraksi dengan perangkat lunak pihak ketiga seperti Salesforce, Miscrosoft, Oracle, dan banyak lagi. Ketika ini terjadi, tim Anda mengobrol dan menelepon prospek langsung dari CRM.

Komunikasi terpadu membuat beberapa kemajuan signifikan di pusat kontak. Berdasarkan studi oleh Frost dan Sullivan, Unified Communication and Collaboration (UCC) meningkatkan produktivitas (85%), mempercepat pengambilan keputusan (84%), meningkatkan pengalaman pelanggan (83%), dan mendorong inovasi (82%).

kelebihan	Kontra
Interoperabilitas yang mulus antara berbagai aplikasi komunikasi.	Beberapa sistem komunikasi terpadu memerlukan jaringan khusus dan perangkat keras komputasi. Ini membuat konversi ke komunikasi terpadu menjadi mahal.
Meningkatkan kerjasama antar anggota tim.	Selalu ada periode adaptasi dalam hal mengadopsi teknologi baru. Saat pertama kali diterapkan, beberapa solusi UC mungkin kurang dimanfaatkan.
Pelacakan proyek yang lebih baik melalui perangkat lunak manajemen proyek.	Tidak semua sistem sama. Beberapa penyedia memiliki konferensi video berkualitas tinggi, tetapi alat UC lain di suite UCaaS mereka tidak sekuat itu.
Dengan opsi untuk mengobrol, konferensi, berbagi aplikasi dan file, serta manajemen proyek, komunikasi terpadu membuat berbagi informasi lebih efisien.	Seperti VoIP, komunikasi terpadu ditambatkan ke koneksi internet yang kuat. Layanan jerawatan atau koneksi yang lambat sangat menghambat efisiensi solusi UC.

UCaaS vs VoIP: Kerusakan Lengkap

	VoIP	UCaaS
Beberapa Titik Akhir
Tersedia di Perangkat Seluler
Waktu untuk Menerapkan	Menit	Tergantung pada Perangkat Keras
saluran komunikasi	Suara	Suara Teks (SMS dan Obrolan) Video audio
Biaya Rata-rata per Bulan	$19 hingga $25 per pengguna	$30 hingga $40 per pengguna
Jenis Konferensi	audio	Video dan Audio
Pemeliharaan dan Penambalan	Ini adalah tanggung jawab penyedia layanan. Pembaruan gratis.	Ini adalah tanggung jawab penyedia UCaaS. Pembaruan gratis.
Fitur Kritis	Nomor virtual ID Penelepon Pesan suara Perutean panggilan Jangan Ganggu (DND) Rekaman panggilan Konferensi audio Pemantauan panggilan Meneruskan panggilan Pemindahan nomor Log panggilan	Beberapa saluran komunikasi Integrasi Kolaborasi tenaga kerja Fitur kehadiran seluler Webinar dan konferensi video Fitur pesan suara lanjutan seperti pesan suara visual dan pesan suara ke teks
Penggunaan Utama	Menelepon pelanggan dan kolega	Komunikasi di berbagai saluran dengan pelanggan dan kolega

Sekarang, Anda dapat melihat bahwa VoIP dan komunikasi terpadu adalah dua teknologi canggih yang mendorong komunikasi yang lebih baik. Namun, bagaimana perbandingan kedua teknologi tersebut? Penting untuk dipahami bahwa komunikasi terpadu dan perangkat lunak VoIP dipasangkan bersama oleh banyak penyedia.

Misalnya, RingCentral memiliki komunikasi terpadu dan fitur VoIP di semua paket harga RingCentral. Dengan penawaran tingkat dasar mereka, Paket Essentials, Anda diberikan panggilan tak terbatas di AS dan Kanada serta perpesanan tim dan berbagi dokumen. Jumlah fitur komunikasi terpadu meningkat secara signifikan saat Anda menavigasi ke tingkat yang lebih tinggi.

Bahkan dengan pemikiran itu, VoIP agak terbatas ketika melihat pada skala yang lebih luas. Hanya dengan VoIP, Anda hanya akan melakukan panggilan suara. Itu tidak memasukkan banyak hal di luar panggilan point-to-point dan fitur-fitur seperti ID penelepon dan nomor virtual. Ini memberikan penghematan dibandingkan panggilan tradisional, tetapi tentu saja ini bukan tujuan akhir dari semua komunikasi bisnis.

Paket UCaaS, di sisi lain, cenderung menggabungkan panggilan VoIP ke dalam rangkaian solusi komunikasi yang lebih luas. Ini memungkinkan Anda untuk mengobrol dengan rekan kerja dan secara instan mengubah obrolan menjadi panggilan atau konferensi yang diberdayakan internet dengan beberapa penekanan tombol.

Komunikasi terpadu memiliki cakupan yang jauh lebih luas daripada panggilan VoIP sederhana karena UC berfokus pada semua bidang profil komunikasi bisnis. UC juga digunakan untuk berkolaborasi atau berkomunikasi dengan pelanggan melalui metode omnichannel seperti SMS dan email dengan sangat mudah.

Apakah teknologi ini berinteraksi pada tingkat teknis? Mereka pasti melakukannya. Baik VoIP dan komunikasi terpadu bergantung pada protokol inisiasi sesi (SIP). SIP adalah protokol yang memungkinkan pembukaan dan penutupan koneksi data, yang membuat SIP menjadi pilihan yang stabil untuk panggilan SIP atau hanya untuk transfer informasi. VoIP membutuhkan SIP untuk mengatur panggilan dan menghubungkannya ke jaringan PSTN yang ada – ini menentukan pesan yang dikirim dan membuat dan menutup koneksi saat dibutuhkan.

UCaaS juga menggunakan SIP untuk semua fungsinya. Jika Anda akan membuka obrolan, konferensi, berbagi file, atau mengirim tugas melalui perangkat lunak alur kerja, maka SIP digunakan di sebagian besar paket UCaaS untuk mengelola dan menutup koneksi.

Karena kedua teknologi ini bergantung pada SIP, tidak mengherankan jika keduanya sering saling berhubungan. Untuk alasan ini, lebih baik mencari penyedia yang memberikan kedua teknologi sehingga Anda memiliki profil komunikasi bisnis yang lebih kuat. Namun, jika Anda menemukan bahwa bisnis Anda tidak memerlukan fitur kolaborasi, solusi panggilan VoIP sederhana akan menghemat uang Anda, terutama jika Anda melakukan panggilan jarak jauh yang ekstensif.

Komunikasi terpadu hampir selalu memerlukan beberapa bentuk investasi perangkat keras, terutama jika Anda tidak memiliki jaringan atau arsitektur komputer yang ada untuk mendukung persyaratan perangkat lunak. Namun, mereka yang menggunakan UCaaS seringkali lebih mobile, terutama ketika terjadi krisis, dan ada kebutuhan untuk bekerja dari jarak jauh. MIT menemukan bahwa, pada April 2020, 34% pekerja yang sebelumnya bepergian bekerja dari rumah menggunakan alat komunikasi terpadu.

VoIP dan Komunikasi Terpadu Berjalan Bergandengan Tangan

Sederhananya, perluas kemampuan komunikasi bisnis Anda dengan merangkul VoIP dan UC.

Ada beberapa titik persimpangan antara dua jenis teknologi komunikasi bisnis, ada beberapa penyedia VoIP perusahaan yang akan membantu Anda memulai.