Manfaat Komunikasi Terpadu Utama untuk Bisnis Anda

Bisnis harus dapat berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan secara efisien, lancar, dan andal. Konsumen modern mengharapkan komunikasi yang sangat responsif dan dipersonalisasi dari perusahaan tempat mereka berbisnis.

Maka tidak mengherankan jika popularitas Unified Communications as a Service (UCaaS) – solusi komunikasi bisnis berbasis cloud yang menghubungkan orang, proses, dan sistem pada satu platform terpadu – telah berkembang pesat.

Platform UC memungkinkan komunikasi omnichannel, real-time, dan kolaborasi tim bersama dengan pemantauan agen, otomatisasi proses bisnis, dan analitik. Baca terus untuk mengetahui tentang manfaat utama UC.

Manfaat Penting Komunikasi Terpadu

Unified Communications meningkatkan layanan pelanggan dan produktivitas karyawan sambil memotong biaya komunikasi tanpa mengorbankan keandalan dan keamanan platform.

Berikut adalah manfaat utama beralih ke Komunikasi Terpadu:

• Peningkatan Produktivitas Tim
• Penghematan biaya
• Analisis bisnis
• Komunikasi Multisaluran yang Mulus
• Peningkatan Keamanan dan Kepatuhan
• Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

1. Peningkatan Produktivitas Tim

Peningkatan produktivitas tim adalah salah satu manfaat paling menonjol dari Komunikasi Terpadu. Dengan platform UC, karyawan dapat berkomunikasi secara real-time di saluran pilihan mereka, meningkatkan kolaborasi proyek, meningkatkan tingkat resolusi kontak pertama, dan menghilangkan kemacetan alur kerja.

Pengguna dapat menyesuaikan pemberitahuan dan peringatan, memperbarui status kehadiran pengguna mereka untuk memberi tahu anggota tim, mengatur peringatan pesan dan pengingat rapat, dan dengan cepat mengakses data pelanggan utama. Semua ini terjadi dalam antarmuka terpadu dengan sinkronisasi omnichannel dan integrasi pihak ketiga–jadi tidak perlu lagi beralih di antara aplikasi yang berbeda.

Alat komunikasi terpadu seperti obrolan, berbagi layar, konferensi video, berbagi file, dan fungsionalitas VoIP menghubungkan karyawan jarak jauh dari seluruh dunia , memungkinkan mereka untuk bekerja sama dengan mulus. Mempertahankan hubungan antara peningkatan pekerja jarak jauh membuat semua orang berada di halaman yang sama – secara drastis mengurangi jenis miskomunikasi yang memperlambat proyek.

Platform Komunikasi Terpadu juga membantu produktivitas dengan meningkatkan proses orientasi. Dengan fitur UC populer seperti perekaman dan transkripsi video, pemantauan panggilan, dan tampilan layar, perusahaan dapat dengan mudah membuat program pelatihan yang kuat untuk karyawan baru yang memungkinkan individu untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dengan akses ke semua yang mereka butuhkan.

Terakhir, platform UC meningkatkan produktivitas dengan menghilangkan tugas berulang yang memakan waktu. Banyak platform UC memungkinkan pengguna untuk membangun alur kerja dan proses otomatis. Hampir semua tugas berulang dapat diotomatisasi–termasuk panggilan keluar, penerusan panggilan, pesan teks bisnis, dan menjalankan laporan analitik.

Tugas yang berulang meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia, menguras motivasi, dan pada akhirnya menyebabkan peningkatan kelelahan karyawan. Ketika karyawan tidak lagi perlu khawatir tentang tugas yang berulang, mereka menghemat waktu dan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih menantang dan bermakna bagi mereka.

2. Penghematan Biaya

Hampir setiap perusahaan akan mengalami penghematan besar dengan beralih ke sistem Komunikasi Terpadu. Meskipun jumlah yang dihemat akan bervariasi tergantung pada lokasi bisnis Anda, jumlah karyawan, dan industri, faktor penghematan biaya di bawah ini menunjukkan seberapa besar UC dapat membantu Anda memangkas biaya.

Mengurangi Biaya Perjalanan

Karena tim dapat tetap terhubung di mana saja, kapan saja, dan di perangkat apa pun, perangkat lunak UC membantu bisnis menghemat waktu dan biaya perjalanan . Dengan meningkatnya biaya bahan bakar dan perjalanan pesawat (belum lagi menginap di hotel dan makan) bisnis yang seharusnya membutuhkan karyawan untuk melakukan perjalanan jarak jauh untuk bekerja berdiri untuk menghemat paling banyak.

Perusahaan yang memanfaatkan UC untuk beralih dari tenaga kerja langsung ke tenaga kerja jarak jauh juga akan sangat menghemat biaya. Dengan sekitar 25% dari semua pekerjaan profesional di Amerika Utara menjadi terpencil pada tahun 2022, manfaat bekerja dari rumah bukan lagi rahasia.

Mengurangi Peralatan dan Biaya Pemeliharaan

Dengan komunikasi terpadu, bisnis dapat menghilangkan kebutuhan akan banyak telepon, mesin faks, dan peralatan mahal lainnya —mengurangi pengeluaran modal dan biaya operasional.

Karena platform UC berbasis cloud dan dihosting oleh penyedia, pengguna akhir tidak perlu lagi membayar biaya pemeliharaan, peningkatan peralatan yang mahal, panggilan jarak jauh, dan penggunaan energi. Anggota tim bahkan dapat menggunakan perangkat mereka yang sudah ada, seperti ponsel cerdas dan komputer desktop, untuk mengakses sistem UC mereka—jadi sebenarnya tidak perlu membeli perangkat keras baru.

Mengurangi Biaya TI

Solusi Komunikasi dan Kolaborasi Terpadu juga membantu perusahaan mengurangi biaya dukungan teknis . Karena sistem UCaaS menawarkan layanan terkelola, pemadaman listrik, waktu henti, atau masalah teknis lainnya ditangani oleh penyedia. Ini tidak hanya berarti resolusi yang lebih cepat, tetapi juga menghilangkan kebutuhan akan staf TI internal.

Selain itu, mengingat bahwa penyedia UCaaS juga menawarkan jaminan uptime SLA minimal 99,9%, tim Anda akan mengalami gangguan layanan yang jauh lebih sedikit.

Dengan UC, semua layanan yang dibutuhkan bisnis ditangani pada satu platform sebagai lawan memiliki penyedia yang berbeda untuk alat kolaborasi, telepon, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dll. Ini merampingkan operasi dan membuat segalanya lebih mudah bagi pengguna akhir, semakin mengurangi TI biaya.

Skalabilitas

Penskalaan bisa mahal, terutama untuk usaha kecil dan UKM. Biaya dimuka untuk mempekerjakan pekerja baru, membeli peralatan baru, menyewa ruang kantor yang lebih besar, dll, dapat membuat pertumbuhan menjadi sulit atau lebih buruk, menjadi tidak mungkin.

Sistem Komunikasi Terpadu tidak dapat menghilangkan setiap biaya penskalaan, tentu saja, tetapi mereka dapat menghilangkan kebutuhan akan peralatan baru dan ruang fisik yang lebih besar. Karena sifat seluler UC, perusahaan yang berkembang dapat menerapkan orientasi swalayan, membawa kebijakan perangkat Anda sendiri (BYOD) dan kerja jarak jauh untuk memangkas biaya penskalaan secara drastis.

3. Analisis Bisnis

Analisis bisnis adalah proses pengumpulan dan analisis data pelanggan dan karyawan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik .

Ada banyak peluang bagi bisnis untuk memanfaatkan data guna meningkatkan operasi dan pengalaman pelanggan mereka. Dengan sistem UC berbasis cloud, sejumlah besar data dikumpulkan dari berbagai sumber seperti pesan teks, transkrip rapat, panggilan suara, komentar media sosial, riwayat pembelian, email, dan banyak lagi. Data ini kemudian dianalisis, seringkali dengan bantuan kecerdasan buatan, pemrosesan bahasa alami, dan pembelajaran mesin untuk memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Analisis bisnis dapat digunakan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dengan mengumpulkan data tentang bagaimana pelanggan berinteraksi dengan produk dan/atau layanan , sehingga perusahaan dapat mempelajari di mana perbaikan dapat dilakukan untuk meningkatkan retensi dan loyalitas pelanggan.

Demikian pula, analitik prediktif (sejenis analitik bisnis) dapat digunakan untuk memprediksi perilaku pelanggan berdasarkan data historis tentang pelanggan serupa (seperti pola pembelian mereka). Semakin banyak data yang dikumpulkan, prediksi menjadi semakin akurat–sehingga perusahaan dapat menyesuaikan layanan dengan basis pelanggan unik mereka. Sebagian besar penyedia UC perusahaan menawarkan analitik prediktif sebagai fitur, add-on, atau integrasi yang disertakan.

Analisis bisnis juga dapat digunakan untuk memperketat operasi. Analitik pusat kontak, misalnya, akan mengumpulkan data tentang metrik seperti waktu penanganan rata-rata, pertanyaan umum, dan jumlah panggilan tak terjawab. Data ini akan menghasilkan wawasan tentang di mana mungkin ada kebutuhan untuk lebih banyak pelatihan agen, sistem layanan mandiri pelanggan yang lebih baik, atau pengoptimalan jadwal.

4. Komunikasi Multisaluran yang Mulus

Komunikasi Terpadu menghubungkan anggota tim dengan rekan kerja dan pelanggan mereka di berbagai saluran, termasuk panggilan suara, panggilan video, SMS, obrolan tim/pesan instan, dan media sosial. Pengguna dapat mengirim pesan kepada siapa pun dari perangkat apa pun dengan koneksi Internet, termasuk komputer desktop dan perangkat seluler seperti ponsel cerdas atau tablet. Selanjutnya, sistem UC menggabungkan saluran komunikasi, alat pihak ketiga, dan fitur tambahan ke dalam satu antarmuka yang disederhanakan.

Layanan omnichannel ini memungkinkan perusahaan berkomunikasi di banyak saluran dan menyatukan semua komunikasi dengan mulus. Setiap karyawan bisa mendapatkan akses ke riwayat percakapan pelanggan omnichannel, interaksi IVR, informasi pesanan dan akun, pesan suara visual, catatan dari agen lain, dan banyak lagi. Hal ini memungkinkan layanan dan dukungan pelanggan yang dipersonalisasi dan efisien dan memungkinkan beberapa agen menangani permintaan dukungan yang sama tanpa memaksa pelanggan untuk mengulanginya sendiri.

5. Peningkatan Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan dan kepatuhan yang kuat diperlukan untuk menghindari pelanggaran data yang berpotensi merusak dan hilangnya kepercayaan pelanggan yang tidak dapat diperbaiki.

Penyedia UCaaS teratas transparan tentang perlindungan keamanan yang disertakan dalam sistem mereka.

Sebagian besar akan mencantumkan tingkat enkripsi, kontrol admin, izin, dll., serta standar keamanan yang dipatuhi penyedia seperti SOC 2, GDPR, atau HIPAA. Platform UC yang sangat aman akan memantau masalah umum dan anomali keamanan VoIP secara real-time, mengurangi ancaman sebelum menyebabkan kerusakan.

Banyak platform juga menawarkan metode otentikasi lanjutan seperti otentikasi dua faktor dan biometrik, yang memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi atau aplikasi sensitif. Protokol keamanan ini juga dapat mengurangi kemungkinan serangan orang dalam.

6. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Pengalaman pelanggan – persepsi pelanggan tentang bisnis Anda – sebagian besar didasarkan pada kualitas dan efisiensi interaksi mereka dengan bisnis Anda.

Ini sering diukur dengan KPI seperti kepuasan pelanggan (CSAT), loyalitas pelanggan, dan Skor Promotor Bersih (kemungkinan pelanggan akan merekomendasikan perusahaan kepada teman atau anggota keluarga.)

Sebagian besar sistem UC menyertakan alat canggih untuk membantu meningkatkan pengalaman pelanggan. Misalnya, sistem respons suara interaktif (IVR) dapat diterapkan untuk menyelesaikan masalah pelanggan dengan lebih cepat. Solusi layanan multisaluran memungkinkan pelanggan menjangkau saluran yang paling nyaman bagi mereka. Terakhir, analitik bisnis memungkinkan merek untuk terus memantau dan menyesuaikan pengalaman pelanggan untuk memenuhi kebutuhan setiap pelanggan individu.

Dengan meningkatnya permintaan akan platform kolaborasi bisnis untuk membantu karyawan bekerja sama secara lebih efisien seiring dengan meningkatnya harapan pelanggan, komunikasi terpadu telah menjadi solusi pilihan oleh banyak organisasi yang ingin meningkatkan tingkat produktivitas, meningkatkan pendapatan secara keseluruhan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

FAQ