Komunikasi Virtual: Tantangan, Anjuran, Larangan, dan Alat Teratas

Dengan merebaknya pandemi virus corona, komunikasi bisnis tatap muka telah musnah untuk sementara waktu. Pertemuan tatap muka dan percakapan pendingin air dengan cepat digantikan dengan alat komunikasi virtual. Pekerjaan jarak jauh sedang meningkat sebelum pandemi, tetapi wabah virus corona membuatnya benar-benar berakselerasi.

Karena kurangnya komunikasi langsung, sangat penting bagi bisnis Anda untuk menguasai platform komunikasi jarak jauh. Dalam artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang komunikasi virtual, mulai dari alat itu sendiri hingga etiket yang harus Anda ikuti. Kami akan membahas bagian berikut dalam artikel:

• Apa itu Komunikasi Virtual?
• Tantangan Komunikasi Virtual
• Anjuran dan Larangan Komunikasi Virtual
• Alat Komunikasi Virtual Teratas
• Pertanyaan Umum

Apa itu Komunikasi Virtual?

Perangkat lunak ini memungkinkan orang untuk berkomunikasi tanpa berada di ruangan yang sama. Ini dilakukan melalui kombinasi alat audio dan video yang memungkinkan komunikasi waktu nyata. Alat-alat ini mungkin telah meroket dalam penggunaan karena COVID-19 , tetapi mereka sudah ada selama bertahun-tahun. Seiring kemajuan teknologi, alat-alat ini berkembang pesat.

Alat yang Tersedia untuk Komunikasi Virtual

Alat Konferensi Video — Solusi ini adalah salah satu alat komunikasi virtual paling berharga di pasar. Mereka memungkinkan Anda untuk melakukan pertemuan langsung dengan mengirimkan audio dan video antara dua titik akhir. Mereka adalah pengganti yang mudah untuk pertemuan langsung.

Perangkat Lunak Obrolan Tim — Alat ini memungkinkan Anda mengirim pesan instan ke rekan kerja Anda. Mereka adalah pilihan yang bagus untuk mengajukan pertanyaan cepat dan mengikuti olok-olok kantor ramah yang mungkin Anda lewatkan dari ruang kerja Anda sebelumnya.

Alat Manajemen Proyek — Perangkat lunak ini akan membantu Anda mengatur, mendelegasikan, dan mengelola semua tugas yang terkait dengan proyek Anda yang sedang berjalan.

Sistem Telepon VoIP Bisnis — Platform ini memungkinkan pengguna melakukan panggilan telepon melalui internet. Dengan begitu, karyawan tidak perlu menggunakan ponsel pribadinya untuk urusan bisnis.

Email — Email sudah cukup lama menonjol sehingga tidak memerlukan definisi. Tapi itu adalah aset penting dalam tumpukan perangkat lunak komunikasi virtual perusahaan mana pun.

Tantangan Komunikasi Virtual

Teknologi ini menawarkan tingkat kenyamanan yang signifikan ketika interaksi langsung tidak mungkin dilakukan. Tetapi hanya karena mereka adalah pilihan kedua yang baik, ini tidak berarti mereka tidak memiliki tantangan. Berikut adalah beberapa rintangan yang mungkin Anda hadapi saat menggunakan perangkat lunak ini.

Kurangnya bahasa tubuh — Bahasa tubuh adalah kunci komunikasi. Kata-kata hanya menjelaskan sebagian kecil dari pesan yang Anda coba sampaikan. Faktanya, Business Know How menyatakan bahwa 93% persen dari pesan Anda adalah non-verbal, dengan 55% adalah bahasa tubuh.

Ini terutama dapat menyebabkan masalah jika Anda berkomunikasi melalui sistem pesan instan, seperti Slack. Misalnya, seorang manajer dapat mengirimkan pesan satu kalimat sederhana kepada bawahan langsungnya. Tapi tanpa konteks tambahan, seperti bahasa tubuh, pesan bisa disalahartikan. Penafsiran yang salah itu dapat menyebabkan gangguan yang dapat meredam produktivitas karyawan.

Direktur dan Psikolog Humintell Dr. David Matsumoto menyatakan bahwa masalah ini bermula dari kenyataan bahwa manusia tidak berevolusi untuk melakukan komunikasi dua dimensi. Kami hanya dirancang untuk berfungsi di dunia tiga dimensi. Jadi, tidak peduli seberapa besar kita bergantung pada teknologi, pikiran kita tidak akan pernah sepenuhnya beradaptasi dengannya.

Berkomunikasi dengan orang-orang di zona waktu yang berbeda — Ini adalah masalah umum dalam hal komunikasi jarak jauh, tetapi tidak unik untuk COVID-19. Kemungkinannya adalah Anda memiliki karyawan di zona waktu yang berbeda, apakah itu di negara Anda yang sama atau di seluruh dunia. Ini berarti bahwa jika Anda perlu terhubung dengan salah satu karyawan tersebut, Anda mungkin hanya memiliki waktu singkat untuk membuat rapat terjadi.

Budaya perusahaan menderita — Bagi banyak karyawan, mereka datang untuk bekerja dan bertahan karena budaya perusahaan yang berkembang. Tetapi jika Anda sepenuhnya bergantung pada komunikasi jarak jauh, budaya perusahaan bisa hilang. Selama pandemi COVID-19, perusahaan di seluruh dunia berkreasi dengan happy hour virtual dan malam permainan.

Namun sayangnya, ada beberapa hal yang tidak sebaik aslinya. Menurut Clutch.co , 63% karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu bersosialisasi dengan rekan kerja sejak awal pandemi COVID-19. Bahkan setelah penyebaran virus mereda, semakin banyak karyawan kemungkinan akan terus bekerja dari jarak jauh. Artinya, budaya kerja akan terus menderita.

Bekerja dari rumah memiliki gangguannya — Lingkungan kerja apa pun memiliki gangguannya. Tetapi jika tim Anda menggunakan perangkat lunak ini dari rumah, itu datang dengan tingkat gangguan yang berbeda.

Sangat mudah bagi karyawan untuk mengambil istirahat yang berubah menjadi tidur siang selama satu jam atau sesi bermain dengan anjing — tanpa hadir di kantor, tidak ada yang meminta pertanggungjawaban mereka. Gangguan di rumah dapat dengan cepat menumpuk sebelum tidak ada pemulihan darinya.

Menurut KDSDK , 54% orang Amerika yang disurvei dalam survei melaporkan lebih banyak gangguan bekerja dari rumah. 86% responden juga menyatakan bahwa mereka telah memanfaatkan kebebasan mereka bekerja dari rumah. Insiden seperti ini tidak bisa dihindari ketika tim Anda bekerja dari rumah.

Koneksi internet tidak stabil — Kantor Anda kemungkinan terhubung dengan koneksi internet yang stabil. Itu tidak berlaku untuk rumah semua orang. Beberapa orang mungkin memiliki koneksi internet yang buruk karena wilayah tempat mereka tinggal atau seberapa mahal layanannya.

Sayangnya, alat ini sepenuhnya bergantung pada koneksi internet Anda. Jadi koneksi yang tidak stabil dapat menyebabkan pemadaman layanan, yang dapat menyebabkan anggota tim tertinggal.

Anjuran dan Larangan dalam Komunikasi Virtual

Alat-alat ini adalah aset yang sangat besar, selama Anda memanfaatkannya dengan cara yang benar. Berikut adalah daftar yang harus dan tidak boleh dilakukan.

Tentukan saluran untuk setiap jenis komunikasi — Teknologi ini menawarkan manfaat besar bagi tim karena menawarkan beragam pilihan untuk berkolaborasi dengan rekan kerja. Tetapi pada saat yang sama, ini bisa sangat melelahkan. Dengan begitu banyak jalur komunikasi, penting untuk mengetahui jenis percakapan yang sesuai untuk alat apa.

Itulah mengapa akan bijaksana untuk membuat protokol untuk solusi komunikasi tertentu. Misalnya, check-in cepat paling sesuai untuk alat perpesanan tim Anda. Percakapan yang lebih panjang dan mendalam paling cocok untuk konferensi video .

Perhitungkan zona waktu — Karena Anda mungkin memiliki karyawan yang tersebar di zona waktu yang berbeda, Anda harus memperhatikan hal itu dalam hal komunikasi. Jangan mengirim sesuatu yang mendesak melalui platform perpesanan tim Anda, karena kolega Anda mungkin tidak dapat melakukannya selama berjam-jam.

Anda juga harus memperhatikan jam berapa Anda menjadwalkan panggilan konferensi video. Cobalah untuk menemukan waktu yang berada dalam jam kerja untuk semua pihak yang menelepon. Pertimbangkan untuk memanfaatkan alat ini untuk membantu Anda menemukan waktu rapat yang sesuai untuk Anda dan kolega Anda di zona waktu lain.

Berkomunikasi berlebihan — Karena Anda tidak dapat membaca bahasa tubuh melalui alat-alat ini, Anda perlu memberikan kompensasi yang berlebihan dengan berkomunikasi secara berlebihan. Dengan percakapan tatap muka yang teratur, Anda dapat mengukur konteks penuh dari apa yang coba dikatakan seseorang dengan bahasa tubuhnya. Itu jelas tidak berlaku untuk di sini.

Pastikan untuk berkomunikasi secara berlebihan dengan rekan kerja Anda sehingga Anda tidak meninggalkan kebutuhan bisnis yang terlewat dalam hal pesan yang ingin Anda sampaikan. Masuk ke detail menyeluruh saat Anda mengirim email atau pesan instan untuk memastikan Anda mencakup setiap detail.

Tentukan dan kerjakan budaya perusahaan Anda — Budaya adalah aspek kunci dari perusahaan mana pun. Meskipun sedikit lebih menantang melakukannya dari jarak jauh, itu benar-benar masih mungkin. Memanfaatkan alat konferensi video adalah cara yang bagus untuk melakukannya. Gunakan alat konferensi video Anda untuk acara virtual. Anda bahkan dapat memanfaatkan berbagi layar untuk menghosting hal-hal sepele virtual. Pastikan platform perpesanan tim Anda menyambut percakapan yang lebih dingin di ruang yang sesuai untuk membangun hubungan di antara rekan kerja.

Gunakan video jika memungkinkan — Pekerjaan jarak jauh dapat mengisolasi, dan kesepian itu dapat berdampak negatif pada kualitas kerja tim Anda. Cara terbaik untuk mengatasi ini adalah dengan menggunakan konferensi video daripada panggilan telepon bila memungkinkan. Melihat rekan kerja akan membantu tim Anda merasa jauh lebih tidak sendirian daripada sebelumnya.

Jangan menjadwalkan rapat hanya untuk kepentingan itu — Sementara tim virtual sebelumnya mungkin mengalami hal ini sebelumnya, istilah “Zoom fatigue” menjadi menonjol selama krisis COVID-19.

BBC menyatakan bahwa karyawan menjadi terkuras oleh rapat Zoom lebih dari pertemuan langsung, karena orang perlu bekerja lebih keras untuk menafsirkan berbagai isyarat, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh — itu melelahkan. Pastikan Anda berkomunikasi secara berlebihan dalam rapat online untuk menyampaikan maksud dan menghilangkan kebutuhan akan rapat yang tidak perlu.

Jangan mengukur produktivitas dengan seberapa sering seseorang berkomunikasi — Orang berkomunikasi secara online berbeda dari yang mereka lakukan secara langsung, jadi Anda tidak dapat menahannya. Hanya karena seseorang mungkin tidak banyak berpartisipasi dalam rapat virtual tidak berarti mereka tidak unggul. Pastikan Anda menilai mereka hanya dari kualitas pekerjaan mereka.

Beri tahu tim Anda cara menghubungi Anda — Ini sangat penting bagi manajer. Jika tim Anda jauh, mereka tidak bisa hanya mampir ke meja Anda untuk bertanya. Belum lagi, banyak orang membuat jadwal yang cukup sporadis jika mereka jauh. Anda perlu memastikan tim Anda tahu kapan dan bagaimana menghubungi Anda. Pastikan mereka tidak mencengkeram sedotan ketika harus mencari cara untuk menghubungi Anda. Jika Anda menggunakan Slack atau Microsoft Teams, opsi yang bagus adalah membiarkan informasi kontak Anda dalam status Anda.

Pikirkan kembali daftar undangan rapat Anda — Ini terkait dengan kelelahan Zoom. Jika seseorang tidak perlu menelepon, jangan sertakan mereka. Selalu pastikan untuk memeriksa ulang daftar undangan sebelum mengirimkannya.

Jangan fokus pada pekerjaan saja — Saat bekerja di kantor, bisnis cenderung mengadakan acara perusahaan di mana rekan kerja dapat terikat dan berbicara tentang kehidupan di luar pekerjaan. Tim jarak jauh biasanya berarti bahwa karyawan tersebar di kantor yang berbeda, jadi itu tidak mungkin. Jika Anda hanya fokus pada pekerjaan, karyawan akan cepat burn out. Jadi pastikan untuk menemukan cara untuk mengundang percakapan pribadi ke dalam pekerjaan, bila perlu, untuk memerangi ini.

Alat Komunikasi Virtual Teratas

Jika Anda ingin meningkatkan tumpukan komunikasi virtual Anda, pertimbangkan untuk menerapkan alat ini.

Perpesanan Tim — Slack

Slack adalah opsi yang bagus untuk platform perpesanan tim Anda. Dengan alat ini, Anda dapat mengirim pesan langsung atau grup ke rekan kerja dan memulai saluran yang berlaku untuk topik pekerjaan atau pendingin air. Slack menawarkan lebih dari 2.200 integrasi dan bahkan memungkinkan penggunanya untuk melakukan panggilan video atau suara.

Berikut adalah beberapa pro Slack dari halaman ulasannya :

• Kemampuan untuk menyematkan pesan
• Menawarkan tempat yang aman dan terlindungi untuk berbagi data
• Kemampuan untuk mengatur waktu notifikasi dan jangan ganggu sangat membantu

Konferensi Video — Zoom

Zoom adalah alat yang ideal untuk digunakan untuk kebutuhan konferensi video Anda. Ini adalah pemain terkenal di bidangnya, karena dinobatkan sebagai Pemimpin di Gartner Magic Quadrant 2020 untuk Solusi Rapat dan Pemimpin di Magic Quadrant untuk UCaaS, Seluruh Dunia.

Ini menawarkan pengalaman rapat video yang konsisten yang memberi bisnis peluang untuk menggunakan rapat dan obrolan, webinar video, konferensi, dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa pro Zoom dari halaman ulasannya :

• Mampu melihat siapa yang dibisukan adalah fitur yang hebat
• Integrasi PowerPoint-nya berguna
• Rapat yang dilindungi kata sandi membuat rapat menjadi aman

Manajemen Proyek — Asana

Asana adalah pilihan tepat untuk kebutuhan manajemen proyek Anda. Anda dapat melihat proyek yang sedang berlangsung dari pandangan sekilas, atau menelusuri tugas individu setiap anggota tim. Ikat semua tugas tersebut bersama-sama dengan lebih dari 100 integrasi.

Berikut adalah beberapa pro Asana dari halaman ulasannya :

• Memberi tag proyek memungkinkan tim untuk tetap teratur
• Mengizinkan manajer untuk menetapkan tanggal jatuh tempo menetapkan pedoman yang jelas untuk tim
• Alat yang sangat fleksibel

Telepon VoIP Bisnis — RingCentral

RingCentral adalah pilihan ideal untuk kebutuhan telepon VoIP Anda. Platform ini menawarkan pengalaman komunikasi terpadu yang mulus , yang mencakup solusi telepon bisnisnya. Ini menawarkan audio HD yang andal, kemampuan untuk mengalihkan panggilan ke perangkat apa pun, dan Anda dapat mengelola semuanya dari portal admin.

Berikut adalah beberapa pro RingCentral dari halaman ulasannya :

• Panggilan interkom mudah digunakan
• RingCentral mudah dipasang
• Penerusan panggilan adalah fitur hebat

Email — Gmail

Jika Anda mencari solusi email baru, Gmail adalah pilihan yang bagus. Ini adalah platform yang intuitif dan efisien. Gmail menawarkan penyimpanan 15 GB, lebih sedikit spam, dan akses perangkat seluler. Karena ini adalah bagian dari G-suite Google yang kaya, Anda juga dapat memanfaatkan alat Google seperti Google Meet dan Google Documents dari antarmuka yang sama.

Berikut adalah beberapa pro Gmail dari halaman G2-nya:

• Gmail sangat ramah pengguna
• Google menawarkan fitur luar biasa seperti opsi tanya, penjadwalan email, pemfilteran, dan penundaan
• Anda dapat menautkan beberapa akun di bawah satu antarmuka

Kesimpulan: Menguasai Komunikasi Virtual Akan Membantu Bisnis Anda

Jika pandemi virus corona telah mengajarkan dunia bisnis apa pun, kerja jarak jauh akan tetap ada. Itu berarti perangkat lunak ini tidak akan kemana-mana. Jika bisnis Anda menjadi yang terdepan dan mempelajari apa yang harus dan tidak boleh dilakukan, bersama dengan menguasai tantangan komunikasi jarak jauh, Anda akan menemukan diri Anda dengan karyawan yang lebih bahagia. Karyawan yang bahagia mengarah ke tempat kerja yang berkembang dan sukses.

Jika Anda ingin sepenuhnya bersandar pada gaya hidup kerja jarak jauh, lihat daftar gadget dan aksesori kerja dari rumah terbaik kami .