Nomor Telepon Virtual: Bagaimana Cara Kerja & Cara Mendapatkannya?

Nomor telepon virtual, kadang-kadang disebut nomor panggilan langsung ke dalam (DID), memungkinkan Anda menjangkau pelanggan yang jauh dan menambahkan kehadiran nasional ke bisnis Anda, bahkan jika Anda baru saja mulai berekspansi di luar pasar asal Anda.

Ini memberikan lebih banyak fleksibilitas daripada nomor telepon tradisional karena tidak ada koneksi bawaan dan Anda dapat menggunakannya dari hampir semua tempat di dunia.

Mari kita lihat apa itu nomor virtual, cara kerjanya, manfaatnya, dan cara mendapatkannya.

Langsung ke

• Apa itu Nomor Telepon Virtual?
• Bagaimana Cara Kerja Nomor Telepon Virtual?
• Cara Mendapatkan Nomor Telepon Virtual
• Nomor Telepon Virtual vs Nomor Telepon Tradisional
• Manfaat Nomor Telepon Virtual
• Ikhtisar Penyedia Nomor Telepon Virtual
• FAQ Nomor Telepon Virtual

Apa itu Nomor Telepon Virtual?

Nomor telepon virtual adalah nomor telepon berbasis cloud yang memungkinkan bisnis dijangkau tanpa ketergantungan pada jaringan telepon rumah tradisional. Nomor telepon bisnis virtual menggunakan internet untuk terhubung ke jaringan telepon tanpa memerlukan saluran atau pertukaran tradisional. Perangkat keras fisik sangat minim dengan nomor virtual, sehingga panggilan masuk dapat dijawab di perangkat apa pun yang terhubung ke cloud.

Bisnis Anda dapat membeli nomor telepon virtual sebanyak yang dibutuhkan dari penyedia layanan VoIP untuk menjangkau penduduk lokal di berbagai pasar. Setiap nomor mudah dikelola melalui perangkat lunak VoIP, dan kode area lokal, 800 kode, dan nomor internasional semuanya dapat ditetapkan untuk bisnis Anda.

Bagaimana Cara Kerja Nomor Telepon Virtual?

Nomor telepon virtual menggunakan internet untuk melakukan panggilan telepon. Tidak memerlukan kartu SIM, jangkauan menara seluler, atau alamat fisik untuk membuat atau menerima panggilan. Ini mengikuti aturan yang sama seperti nomor telepon rumah tradisional - nomor lokal dan nasional memiliki 10 digit, yang mencakup kode area, pertukaran tiga digit, dan nomor pelanggan empat digit.

Untuk menggunakan nomor virtual, Anda memerlukan koneksi internet cepat melalui kabel, jaringan LTE atau Wi-Fi, dan perangkat seperti desktop, laptop, atau ponsel. Jika koneksi internet Anda tidak dapat diandalkan, kualitas panggilan mungkin terganggu.

Tidak perlu terhubung ke jaringan kabel tembaga, yang membawa serta biaya jarak jauh, instalasi mahal, dan persyaratan pemasangan kabel.

Ada empat jenis utama nomor telepon virtual yang digunakan bisnis:

• Vanity Numbers: Ini menggunakan frasa atau angka alfanumerik yang menarik yang memudahkan untuk mengingat merek Anda.
• Nomor Bebas Pulsa: Ini adalah nomor nasional yang digunakan pelanggan untuk menjangkau merek dari mana saja tanpa biaya jarak jauh.
• Nomor Lokal: Nomor telepon lokal menggunakan kode area tertentu untuk membuat bisnis tampak lebih lokal, bahkan saat berlokasi jauh.
• Nomor Internasional Lokal: Sama halnya dengan nomor lokal, nomor internasional lokal membuat bisnis tampak seperti lokal di pasar luar negeri.

Layanan telepon virtual memungkinkan bisnis untuk menerima panggilan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Ingin menerima panggilan setelah pukul 17:00 di Pantai Timur setelah jam kerja pusat panggilan berakhir? Perangkat lunak nomor telepon virtual secara otomatis merutekan panggilan layanan pelanggan yang masuk ke pusat panggilan West Coast, yang dibuka nanti.

Cara Mendapatkan Nomor Telepon Virtual

Baik Anda memerlukan nomor lokal, meja rias, atau bebas pulsa, sebagian besar penyedia menyediakan Anda dengan nomor telepon virtual selama proses pendaftaran. Biasanya, mereka mengenakan biaya per saluran telepon, per bulan dan mentransfer nomor lama ke layanan mereka.

Meskipun ada penyedia nomor telepon virtual yang menawarkan nomor gratis, mereka tidak akan menawarkan opsi panggilan tak terbatas atau kemampuan untuk terhubung ke banyak pengguna. Bila Anda ingin panggilan pelanggan dialihkan ke tempat yang tepat tanpa batasan, layanan berlangganan adalah caranya.

Mendapatkan nomor telepon virtual adalah proses sederhana yang dapat dilakukan dalam beberapa langkah:

1. Temukan penyedia layanan telepon virtual yang tepat dan daftar untuk layanan mereka
2. Saat mendaftar, pilih kota atau kode area dari nomor masa depan Anda
3. Selesaikan proses pendaftaran dengan memasukkan detail pembayaran Anda. Catatan, langkah ini akan tertunda tergantung pada penyedia

Setelah semuanya diatur, Anda akan siap untuk mulai menggunakan sistem telepon virtual.

Nomor Telepon Virtual vs Nomor Telepon Tradisional

Perbedaan utama antara nomor telepon virtual dan nomor telepon tradisional adalah bahwa nomor telepon virtual memungkinkan pengguna untuk membuat dan mendapatkan panggilan melalui Internet, sedangkan sambungan kabel tradisional mengandalkan PSTN fisik untuk komunikasi telepon.

Tabel di bawah ini memberikan gambaran singkat tentang telepon virtual vs sistem telepon tradisional:

Telepon PSTN terbatas pada satu nomor telepon dan satu saluran per alamat fisik, yang berarti mereka tidak memiliki mobilitas dan portabilitas nomor telepon virtual. Telepon berkabel mengharuskan perusahaan membeli nomor telepon terpisah untuk setiap lokasi tempat mereka berbisnis.

Karena sistem telepon PBX tradisional ditempatkan di lokasi, menambahkan saluran telepon baru atau meningkatkan teknologi merupakan kerumitan yang memakan waktu bagi tim TI – belum lagi biaya besar bagi pemilik bisnis. Selain itu, agar beberapa agen dapat menggunakan saluran telepon secara bersamaan, departemen TI harus melalui proses penginstalan sistem telepon multisaluran yang mengganggu.

Nomor virtual, di sisi lain, tidak terikat oleh kabel atau lokasi fisik, bergantung sepenuhnya pada VoIP (Voice over Internet Protocol) untuk membuat/menerima panggilan telepon melalui Internet.

VoIP memfasilitasi panggilan suara melalui aplikasi softphone seluler yang dapat diakses di beberapa perangkat secara bersamaan. Pengguna sistem telepon virtual dapat melakukan/menerima panggilan suara kapan saja, dari mana saja, dan di perangkat apa pun dengan koneksi Internet seperti smartphone, komputer desktop dan laptop, serta tablet.

Sistem telepon virtual juga jauh lebih terukur daripada yang tradisional, dan menambahkan saluran/ekstensi telepon baru ke nomor telepon VoIP yang ada tidak memerlukan instalasi fisik. Sebagai gantinya, admin cukup menambahkan saluran telepon baru dengan membeli dan menetapkannya langsung di situs web penyedia VoIP. Seluruh proses hanya memakan waktu beberapa menit dan menghilangkan waktu henti yang disebabkan oleh pemasangan saluran telepon manual.

Dengan nomor telepon bisnis virtual, seluruh tim agen, tidak hanya satu pengguna, dapat melakukan percakapan suara atau mengirim pesan teks SMS bisnis secara bersamaan menggunakan nomor telepon yang sama.

Nomor telepon virtual juga dilengkapi dengan fitur yang lebih canggih daripada nomor telepon rumah.

Misalnya, administrator dapat merutekan panggilan masuk ke perangkat yang telah ditetapkan selama jam-jam tertentu, sesuai dengan jadwal kerja agen. Setiap nomor telepon atau ekstensi dapat melayani fungsi tertentu – misalnya, pengguna dapat menghubungi satu nomor untuk departemen penjualan, atau memasukkan ekstensi untuk terhubung ke layanan pelanggan.

Pendeknya?

Sistem telepon bisnis virtual menawarkan lebih banyak kenyamanan, mobilitas, fungsionalitas, dan keterjangkauan daripada telepon darat standar.

Manfaat Nomor Telepon Virtual

Ada beberapa manfaat unik untuk nomor telepon virtual. Untuk bisnis kecil, nomor ini sering digunakan ketika pemilik bisnis tidak ingin memberikan data pribadi atau nomor pribadi. Nomor telepon bisnis virtual berdering di telepon apa pun yang kompatibel, dan sebagian besar layanan bahkan memungkinkan pengiriman pesan teks dan pesan suara.

Semua ini dikelola dengan teknologi packet-switching yang sama yang digunakan dengan layanan berbasis internet lainnya. Tidak perlu pemeliharaan kabel telepon dan tidak ada sirkuit terbuka yang harus diperhitungkan saat panggilan dilakukan.

Ada beberapa alasan lain untuk mempertimbangkan layanan telepon virtual untuk usaha kecil.

Tautkan Lokasi Bisnis dengan Satu Nomor Telepon

Dengan nomor telepon virtual, beberapa lokasi di seluruh dunia menggunakan satu nomor terpusat untuk menjawab panggilan. Jika pelanggan di zona waktu tertentu membutuhkan bantuan, dia mendapatkannya dari agen di wilayah mereka di dunia. Menggunakan ekstensi dengan nomor virtual juga dimungkinkan, jadi jika pelanggan membutuhkan bantuan yang lebih khusus, mereka terhubung ke departemen yang tepat. Ini dilakukan bahkan ketika pusat nomor awal terletak ratusan mil jauhnya dari ekstensi.

Akses ke Kumpulan Bakat yang Lebih Luas

Tidak ada batasan fisik saat membuka pusat telepon di seluruh dunia dengan telepon virtual. Ini berarti bahwa sistem telepon bisnis Anda menghubungkan pelanggan dengan agen yang tepat, terlepas dari titik asal atau lokasi agen. Karena nomor telepon virtual tidak bergantung pada perangkat keras PSTN dan PBX tradisional, agen yang sedang dalam perjalanan menerima panggilan bisnis di ponsel cerdas dan laptop mereka. Dengan konektivitas semacam ini, pelanggan mudah terhubung dengan agen yang sebelumnya telah membantu mereka.

Mencocokkan titik asal dengan call center di area tersebut juga jauh lebih mudah. Amerika Serikat dan Kanada dipenuhi dengan dialek regional dan pusat panggilan lokal yang menangani kasus lokal memudahkan agen untuk memahami kebutuhan pelanggan. Dengan telepon virtual lokal, bisnis dengan mudah mencocokkan panggilan tertentu dengan agen yang berbicara dengan dialek atau slang. Bahkan jika mereka berada ratusan mil jauhnya, penelepon melihat kode area dan mengira panggilan tersebut dialihkan secara lokal.

Terima Panggilan Di Mana Saja

Nomor telepon virtual memberikan lebih banyak fleksibilitas bagi karyawan di luar kantor. Misalnya, jika resepsionis harus bekerja dari jarak jauh, dia masih menerima panggilan apa pun yang diarahkan ke perusahaan. Ini dilakukan melalui aplikasi desktop atau seluler. Sejak nomor virtual datang dengan perangkat lunak untuk manajemen panggilan, mudah untuk menggunakan penerusan panggilan atau perutean panggilan untuk terhubung dengan departemen lain.

Beberapa perangkat lunak VoIP memiliki fungsi mentransfer panggilan dari perangkat ke perangkat. Panggilan yang diterima di softphone dengan cepat dikirim ke smartphone atau ponsel saat karyawan perlu berpindah lokasi. Ketika seorang karyawan memiliki panggilan balik terjadwal, dia menjalankan bisnis mereka tanpa perlu menunggu di telepon. Karena pandemi COVID-19, ini menjadi penting karena nomor virtual memungkinkan karyawan menerima panggilan dari rumah, bahkan ketika mereka jauh secara sosial.

Berikan Nomor Panggilan untuk Pasar Internasional

Beberapa produk berkembang pesat di luar negeri, dan salah satu cara terbaik untuk berekspansi ke pasar luar negeri adalah dengan memberikan nomor lokal kepada pelanggan untuk menjangkau organisasi Anda. Nomor telepon virtual tidak terbatas pada kode area AS dan 800 nomor. Anda juga dapat membeli nomor internasional dari beberapa penyedia agar pelanggan asing dapat menghubungi Anda.

Dengan nomor telepon virtual, mudah untuk membuat pusat panggilan di kawasan seperti Nova Scotia dan menerima panggilan dari pelanggan yang berbasis di pasar luar negeri seperti Italia. Penelepon tidak perlu melakukan panggilan jarak jauh, dan perangkat lunak pusat panggilan mengarahkan jenis panggilan ini ke agen yang berpengalaman dalam bahasa Italia. Bagi penelepon, tidak ada indikasi bahwa mereka melakukan panggilan ke luar negeri, dan Anda akan memberikan pengalaman layanan pelanggan yang kuat kepada mereka yang menjangkau merek Anda dari pasar luar negeri tanpa perlu membuka pusat panggilan lokal.

Karena teknologi ini merutekan semua panggilan ke satu nomor, teknologi ini menyediakan cara untuk menjamin bahwa pasar internasional memiliki nomor panggilan lokal di mana pelanggan mencapai bisnis dan departemen yang mereka perlukan untuk berbicara dan menyelesaikan masalah mereka dengan cepat. .

Ukur Kinerja Penjualan dan Pemasaran

Dalam pemasaran atau penjualan, Anda harus dapat melacak jumlah panggilan yang Anda terima, terutama jika Anda menerima panggilan dari beberapa kampanye. Anda dapat mengaitkan nomor telepon tertentu ke kampanye pemasaran, alih-alih menggunakan nomor telepon utama Anda, dan secara efektif mengukur kinerja dan tingkat konversi kampanye tersebut.

Dengan nomor telepon virtual, mudah untuk memetakan kesuksesan di berbagai pasar. Misalnya, jika penelepon menghubungi nomor Anda di kode area 515 lebih sering, ini merupakan indikator bahwa kampanye Anda mungkin memiliki lebih banyak penelepon Des Moines. Mungkin promosi di kota itu bisa menular dengan baik ke daerah lain untuk meningkatkan penjualan.

Ikhtisar Penyedia Nomor Telepon Virtual

Tabel di bawah ini memberikan dan ikhtisar dari lima penyedia yang menawarkan nomor telepon virtual bebas pulsa, lokal, dan batil dalam paket mereka.

FAQ Nomor Telepon Virtual

Di bawah ini, kami telah menjawab beberapa FAQ teratas tentang nomor telepon virtual.