Keuntungan & Kerugian VoIP: Semua Yang Harus Anda Ketahui

Voice over Internet Protocol (VoIP) adalah teknologi komunikasi yang mengangkut panggilan suara dan data komunikasi bisnis lainnya melalui Internet sebagai lawan dari kabel tembaga PSTN. Fitur canggih VoIP, audio berkualitas tinggi, dan penghematan biaya telah membuat telepon rumah tradisional hampir usang,

Penyedia VoIP saat ini menawarkan lebih dari sekadar panggilan suara saja. Fungsionalitas seperti konferensi video, strategi perutean panggilan, Respons Suara Interaktif, dan otomatisasi proses bisnis telah membantu membuat VoIP menjadi industri bernilai 20 miliar dolar.

Haruskah Anda beralih ke telepon virtual? Temukan kelebihan dan kekurangan VoIP teratas di bawah ini.

Langsung ke

• Keuntungan VoIP
• Kekurangan VoIP
• Haruskah Anda Beralih ke VoIP?
• Ikhtisar Penyedia VoIP Terbaik
• Pertanyaan yang Sering Diajukan

Keuntungan VoIP

Mari kita mulai dengan kelebihan VoIP:

• Biaya Lebih Rendah
• Portabilitas
• Kualitas Suara Lebih Baik
• Fitur lanjutan
• Aksesibilitas Lebih Besar
• Peningkatan Keamanan
• Mudah Terukur
• Mendukung Beberapa Saluran Komunikasi

Biaya Lebih Rendah

Biaya operasi yang jauh lebih rendah adalah salah satu manfaat terbesar dan paling banyak dibicarakan dari VoIP.

Sistem telepon lawas memerlukan perangkat keras dan peralatan yang mahal, pemeliharaan dan peningkatan yang konstan, proses penyiapan dan pemasangan yang lama, dan banyak biaya tersembunyi.

Setiap bisnis yang beralih ke VoIP akan menghemat 49-69% biaya komunikasi bulanan..

Bagaimana?

Pertama, saluran telepon lama (PSTN) berharga sekitar $40 per saluran sementara satu saluran VoIP bisnis berharga sekitar setengahnya.

Selain itu, sistem telepon tradisional umumnya menambahkan biaya per menit untuk panggilan jarak jauh.

Dengan sistem VoIP, panggilan tak terbatas gratis di AS dan Kanada adalah standar. Selanjutnya, panggilan internasional sering tersedia dalam paket menit bayar sesuai penggunaan atau paket bulanan paket tak terbatas. Bisnis yang melakukan panggilan internasional reguler akan dapat menghemat lebih banyak lagi dengan beralih ke VoIP.

Sementara sistem telepon tradisional mengharuskan pengguna akhir untuk membayar perawatan internal yang mahal, penyedia VoIP bertanggung jawab untuk meningkatkan, memantau, dan memelihara perangkat lunak di luar lokasi di cloud. Ini berarti VoIP memiliki sedikit atau tanpa biaya pemeliharaan–dan berfungsi dengan peralatan desktop dan seluler Anda yang sudah ada.

Meskipun beberapa perusahaan memilih untuk membeli perangkat keras VoIP seperti headset, telepon meja IP, atau speaker, yang Anda perlukan untuk mengoperasikan sistem telepon VoIP adalah koneksi Internet yang berfungsi dengan bandwidth yang cukup, kabel ethernet, dan/atau koneksi nirkabel.

Akhirnya, sistem telepon PBX tradisional hadir dengan sangat sedikit fitur, (pesan suara, ID penelepon, panggilan tunggu, panggilan tiga arah) yang mengharuskan bisnis membeli perangkat lunak terpisah untuk mengakses SMS bisnis, konferensi web, dan IVR.

Di sisi lain, solusi Business VoIP dan UCaaS menyediakan sejumlah besar fitur komunikasi canggih tanpa biaya tambahan.

Portabilitas

Portabilitas adalah keuntungan lain dari VoIP, terutama untuk tim jarak jauh, hibrida, atau sangat mobile.

Karena VoIP beroperasi secara online, pengguna dapat mengakses sistem telepon mereka dari mana saja dengan koneksi Internet yang berfungsi—bisnis yang ideal dengan pekerja di seluruh zona waktu dan lokasi. VoIP juga berfungsi dengan desktop atau perangkat seluler apa pun yang mendukung Internet, menawarkan aplikasi iOS atau Android, panggilan berbasis browser web, dan antarmuka softphone.

VoIP membuat tim, eksekutif, dan pelanggan tetap terhubung di mana pun mereka berada, memungkinkan akses instan 24/7 ke kontak, file, dan fitur.

Banyak penyedia VoIP juga menyertakan ruang kolaborasi tim yang kuat untuk obrolan video, pesan instan, berbagi file dan pengeditan bersama, dan alat papan tulis untuk ide yang mulus.

Beralih ke VoIP membantu memenuhi kebutuhan tenaga kerja jarak jauh saat ini yang sedang bepergian – menurunkan biaya operasi lebih jauh tanpa mengorbankan komunikasi.

Kualitas Suara Lebih Baik

Pada hari-hari awal VoIP, telepon analog darat masih menawarkan kualitas panggilan yang lebih tinggi dan layanan telepon yang lebih andal.

Namun, selama sepuluh tahun terakhir, kualitas panggilan VoIP telah meningkat berkat suara HD, titik kehadiran global, kemitraan dengan operator tingkat-1, dan penyesuaian bandwidth otomatis.

Sekarang, teknologi VoIP memberikan panggilan yang lebih konsisten dan berkualitas lebih tinggi daripada sambungan telepon rumah dengan waktu aktif yang dijamin SLA setidaknya 99,9%.

Kualitas suara dan masalah VoIP umum lainnya biasanya disebabkan oleh koneksi Internet yang buruk. Masalah seperti audio yang rusak, jitter, dan latensi sering kali disebabkan oleh kelebihan bandwidth dan dapat diperbaiki dengan meningkatkan ke Internet berkecepatan lebih tinggi setidaknya 5-25 Mbps.

Fitur lanjutan

Fitur VoIP baru yang mengesankan yang dirancang untuk merampingkan alur kerja dan meningkatkan pengalaman pelanggan selalu dalam pengembangan – dengan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin yang memimpin dalam beberapa tahun terakhir.

Misalnya, analisis sentimen panggilan langsung menggunakan pengenalan ucapan dan Pemrosesan Bahasa Alami (NLP) untuk memindai semua panggilan masuk dan keluar untuk kata kunci dan frasa yang menunjukkan sentimen pelanggan yang positif, negatif, atau netral. Manajer dapat meninjau semua aktivitas call center secara real-time, menilai antrian panggilan, efisiensi agen, tingkat kepuasan pelanggan untuk lebih mengoptimalkan strategi komunikasi bisnis. Penyedia VoIP dan CCaaS bisnis seperti Dialpad dan Nextiva menawarkan fitur ini.

Contoh hebat lainnya adalah Vonage AI Virtual Assistant, yang bertindak sebagai resepsionis digital. Asisten Virtual dapat menjawab semua panggilan masuk, berkomunikasi dengan penelepon menggunakan AI percakapan, menawarkan solusi yang relevan, menyediakan opsi menu, dan meneruskan panggilan—semuanya tanpa melibatkan agen langsung.

Ini hanyalah dua contoh dari banyak fitur VoIP mutakhir yang dirancang untuk membuat bisnis lebih efisien dan produktif. Belum lagi fitur VoIP standar yang jarang (jika pernah) tersedia dengan sambungan telepon rumah seperti menu IVR, perutean panggilan, penerusan panggilan, obrolan video, SMS/MMS, efax, panggilan konferensi, dan banyak lainnya. Akses ke fitur-fitur canggih bukan hanya sesuatu yang menyenangkan—ini adalah sesuatu yang diharapkan pelanggan, memacu pertumbuhan bisnis, dan menghemat waktu dan uang tim Anda.

Aksesibilitas Lebih Besar

Karena VoIP nirkabel dan portabel, ini jauh lebih mudah diakses daripada telepon bisnis tradisional.

Ini memungkinkan manajer memperluas kumpulan perekrutan mereka di luar lokasi fisik bisnis, dan terhubung dengan karyawan jarak jauh di mana pun lokasinya. Tingkat keragaman geografis ini membuat layanan dan dukungan pelanggan 24/7 layak dan terjangkau–dan membuat karyawan senang. Banyak penyedia VoIP juga menawarkan fitur terjemahan langsung dan dukungan multibahasa sehingga rekan kerja dapat berkomunikasi tanpa hambatan bahasa.

Peningkatan Keamanan

Meskipun keamanan VoIP memiliki awal yang sulit, penyedia saat ini menawarkan pemantauan jarak jauh tingkat tinggi dengan peringatan keamanan waktu nyata dan kontrol akses.

VoIP telah menjadi sama – jika tidak lebih – aman daripada sambungan telepon rumah tradisional karena fitur keamanan seperti:

• Otentikasi Dua Faktor (2FA)
• Pemblokiran spam
• Pencegahan penipuan
• 24/7/265 pemantauan jaringan
• HIPAA, GDPR, SOC 3 Tipe 3, HITECH, kepatuhan PCI
• Enkripsi ujung ke ujung (E2EE)
• Pencadangan data otomatis
• Ruang tunggu rapat, kontrol tuan rumah rapat
• Pemblokiran panggilan
• Pemberitahuan dan pelaporan keamanan langsung

Mudah Terukur

Sistem telepon PBX tradisional sulit dan mahal untuk diukur. Menambahkan saluran telepon baru atau lokasi kantor memerlukan pembelian tidak hanya saluran tambahan dari penyedia jaringan telepon Anda, tetapi juga perangkat keras baru, kabel, dan bahkan soket telepon.

VoIP, di sisi lain, dikenal karena skalabilitasnya yang cepat dan mudah. Jalur tambahan–dan kursi pengguna– dapat ditambahkan secara online secara instan dengan hanya membeli nomor telepon baru–tidak memerlukan pengaturan atau pemasangan kabel yang rumit.

Plus, pengguna dapat memilih dari beberapa nomor telepon virtual VoIP, termasuk opsi lokal, internasional, bebas pulsa, dan meja rias.

Fitur tambahan seperti ruang penyimpanan ekstra, saluran komunikasi baru, salam yang direkam secara profesional, dan banyak lagi dapat ditambahkan dengan meningkatkan ke paket tingkat yang lebih tinggi, atau dibeli satu per satu sesuai kebutuhan, secara a la carte.

Tingkat skalabilitas ini sangat ideal untuk bisnis atau tim baru yang membutuhkan sistem telepon bisnis yang sangat disesuaikan.

Mendukung Beberapa Saluran Komunikasi

Meskipun komunikasi suara masih menjadi cara yang populer untuk berkomunikasi dengan perusahaan, pelanggan milenial dan Gen Z semakin memilih untuk berkomunikasi dengan bisnis melalui teks, email, obrolan langsung, dan media sosial – tidak ada yang didukung oleh sistem telepon tradisional. Konsumen saat ini berharap dapat terhubung dengan bisnis di setidaknya 3 saluran.

Dengan VoIP Bisnis dan platform omnichannel, pengguna dapat berkomunikasi dengan pelanggan di berbagai saluran, beralih saluran di tengah percakapan, dan mengakses informasi pelanggan dan riwayat komunikasi kapan saja. Ini mencegah pelanggan mengulangi diri mereka sendiri dan mempercepat tingkat resolusi.

Kekurangan VoIP

Sekarang mari kita lihat kekurangan dari sistem VoIP:

• Membutuhkan Koneksi Internet yang Baik
• Membutuhkan Catu Daya Terus Menerus
• Latensi dan Jitter
• Tidak Mendukung Panggilan Darurat

Membutuhkan Koneksi Internet yang Baik

Kerugian terbesar dari telepon virtual adalah memerlukan router VoIP berkualitas tinggi dan koneksi Internet yang andal. Setidaknya 5-25 Mbps direkomendasikan untuk panggilan VoIP serta fitur lain seperti konferensi video. Untungnya, biaya layanan Internet telah menurun seiring dengan meningkatnya kecepatan koneksi broadband. Biaya setup awal untuk layanan Internet juga jauh lebih rendah daripada sistem PBX berbasis darat.

Membutuhkan Catu Daya Terus Menerus

Karena VoIP beroperasi melalui Internet, diperlukan catu daya berkelanjutan yang tidak pernah terputus.

Sementara telepon rumah, yang berjalan pada kabel tembaga, akan tetap stabil selama pemadaman listrik atau darurat, telepon VoIP tidak akan. Pengguna VoIP harus memilih antara bisnis mereka benar-benar terganggu sampai listrik dipulihkan, atau berinvestasi dalam catu daya cadangan yang mahal dan agak besar.

Latensi dan Jitter

VoIP bekerja dengan mengirimkan paket data kecil di Internet dan kemudian merakit kembali paket-paket tersebut di alamat IP tujuan/penerimanya.

Kehilangan paket terjadi ketika paket data ini gagal mencapai tujuannya, mengakibatkan panggilan terputus. Jitter terjadi ketika paket mencapai tujuannya, tetapi tiba dalam urutan yang salah, mengakibatkan panggilan yang tidak dapat dipahami.

Jitter dan packet loss biasanya merupakan akibat dari kemacetan jaringan. Fitur Quality of Service (QoS) untuk melindungi aliran paket yang membawa data VoIP.

Latensi adalah jeda waktu antara saat Anda berbicara dan orang di ujung telepon mendengar apa yang Anda katakan. Latensi biasanya dapat diperbaiki dengan memastikan bahwa perangkat telah menginstal pembaruan terbaru dan perangkat keras yang digunakan (headset, telepon IP, dll.) direkomendasikan dan didukung oleh penyedia VoIP.

Tidak Mendukung Panggilan Darurat

Sistem darurat 911 dibuat ketika sambungan telepon rumah merupakan satu-satunya pilihan, dan sistem tersebut dibuat untuk sistem telepon tradisional.

Nomor telepon rumah dikaitkan dengan alamat fisik dan perangkat tidak portabel, sehingga mudah bagi layanan darurat untuk mengetahui lokasi seseorang yang menelepon 911 dari telepon rumah, bahkan jika mereka tidak dapat mengomunikasikan lokasi mereka.

Layanan VoIP sebaliknya dirancang untuk mobile dan portabel, sehingga penelepon tidak perlu berada di "alamat penagihan" mereka pada saat panggilan darurat. Ketika Anda menambahkan fakta bahwa VoIP menjadi tidak dapat dioperasikan dalam pemadaman listrik, menghubungkan dengan layanan dalam keadaan darurat menjadi rumit. Bahkan dengan telepon seluler, layanan darurat harus menggunakan GPS untuk menemukan penelepon.

Banyak perusahaan VoIP menyediakan layanan yang disebut Enhanced 911, atau E911, yang memungkinkan pengguna memberikan alamat fisik ke layanan darurat untuk setiap nomor VoIP.

Meskipun ini tidak menyelesaikan masalah beberapa/lokasi yang salah atau kehilangan daya, ini lebih baik daripada tidak sama sekali.

Next Generation 911 (NG911) adalah rencana layanan darurat berbasis IP yang saat ini sedang dilaksanakan di beberapa bagian AS dan Kanada. NG911 menggunakan WiFi, bluetooth, dan sistem informasi geografis lainnya untuk menemukan penelepon, memungkinkan publik untuk mengirimkan informasi melalui suara, teks, dan video.

Haruskah Anda Beralih ke VoIP?

Jika Anda telah membaca sejauh ini dan masih tidak yakin untuk beralih, pertimbangkan bahwa sistem telepon kabel tembaga akan segera menjadi usang.

VoIP memiliki beberapa kelemahan-dan yang tersisa dengan cepat diperbaiki-sementara manfaatnya terus tumbuh dan berkembang dengan kebutuhan pelanggan dan bisnis.

Untuk individu, perusahaan rintisan, usaha kecil, perusahaan, pusat panggilan, dan sungguh, bisnis apa pun yang melakukan panggilan telepon atau memiliki komunikasi bisnis, VoIP adalah cara yang tepat. Ini hanya pertanyaan tentang penyedia layanan VoIP mana yang terbaik untuk melayani kebutuhan bisnis Anda.

Ikhtisar Penyedia VoIP Terbaik

Berikut adalah ikhtisar singkat dari penyedia VoIP teratas.

FAQ

Di bawah ini, kami telah menjawab beberapa pertanyaan tentang kelebihan dan kekurangan VoIP.