10 Manfaat VoIP untuk Bisnis di Tahun 2023

Meskipun banyak bisnis masih mengandalkan saluran telepon tradisional, semakin banyak pula yang menggunakan sistem Voice Over Internet Protocol (VoIP) untuk berkomunikasi karena fleksibilitasnya yang lebih baik, fitur panggilan yang canggih, dan tarif panggilan domestik dan internasional yang menguntungkan. Ini hanyalah beberapa dari banyak manfaat VoIP yang akan kita jelajahi dalam panduan ini.

Misalnya, bisnis yang melakukan panggilan internasional akan menghabiskan banyak tagihan telepon jika menggunakan saluran telepon tradisional. Karena menggunakan koneksi internet, sistem VoIP terbaik juga dapat digunakan di mana saja, membantu menghubungkan tim jarak jauh dan hybrid.

Manfaat VoIP sangat jelas, sehingga saat ini digunakan oleh hampir sepertiga bisnis di Amerika, menurut statistik VoIP terbaru. Pergeseran ini bahkan lebih dramatis lagi di masyarakat luas, dengan data Pusat Kesehatan Nasional baru-baru ini mengungkapkan bahwa 73% orang dewasa Amerika tidak lagi memiliki telepon rumah di rumah mereka!

Sistem VoIP memiliki beberapa kelemahan kecil , namun manfaatnya jauh lebih besar daripada kerugiannya, terutama untuk bisnis modern. Jika Anda belum menjelajahi kekayaan fitur dan keunggulan VoIP, mari kita lihat lebih dekat mengapa VoIP penting untuk bisnis saat ini, dan bagaimana memilih penyedia yang tepat.

Apa itu VoIP? Definisi Sederhana

Voice Over Internet Protocol (VoIP) adalah teknologi komunikasi yang memungkinkan Anda melakukan panggilan melalui internet. Saat Anda membandingkan VoIP vs telepon rumah , Anda melihat bahwa meskipun telepon rumah mengandalkan jaringan fisik kabel tembaga, sistem VoIP berbasis cloud dapat digunakan di mana saja dengan koneksi internet yang stabil. Mereka juga kompatibel dengan berbagai sistem bisnis lain seperti konferensi web dan perangkat lunak CRM bisnis kecil .

Teknologi VoIP hadir dalam dua bentuk utama: telepon meja dan telepon lunak. Telepon meja VoIP adalah telepon fisik berbentuk tradisional yang terhubung ke perangkat lunak VoIP, dan telepon lunak adalah aplikasi perangkat lunak yang dapat berjalan di banyak perangkat seperti telepon seluler, tablet, komputer desktop, dan laptop.

Manfaat VoIP: 10 Keuntungan untuk Bisnis Anda

Di bawah ini, kami mengeksplorasi 10 keuntungan utama yang dapat diberikan sistem VoIP bagi bisnis pada tahun 2023.

1. Selenggarakan Panggilan Konferensi

Saluran telepon tradisional sangat terbatas dalam panggilan konferensi dan ini mungkin menjadi masalah bagi banyak pemilik bisnis. Saat Anda menggunakan layanan VoIP, Anda dapat menyertakan orang sebanyak yang Anda inginkan dalam panggilan konferensi Anda, selama kecepatan Internet Anda cukup untuk mentransfer semua data suara. Teknologi VoIP terus dikembangkan & ditingkatkan, sehingga semua paket suara dikompresi dan ditransfer secara efisien untuk meningkatkan kualitas koneksi dan panggilan.

2. Pangkas Biaya Anda

Jika Anda tidak menggunakan VoIP saat ini, Anda mungkin menggunakan saluran telepon tradisional yang telah ada selama beberapa dekade. Dalam situasi ini Anda akhirnya membayar untuk setiap menit yang dihabiskan untuk berbicara melalui telepon, yang berarti tagihan bulanan Anda bisa sangat tinggi, terutama jika Anda rutin melakukan panggilan internasional. Situasi dengan VoIP benar-benar berbeda, dan biaya Anda akan berkurang secara signifikan. Switchboard telepon modern berbasis cloud dan jauh lebih murah untuk dijalankan.

Untuk memanfaatkan layanan VoIP Anda hanya perlu memiliki koneksi Internet berkualitas tinggi, sebaiknya ADSL. Dengan cara ini Anda akan dapat menikmati kualitas suara yang luar biasa, keandalan panggilan, dan biaya bulanan Anda akan tetap. Menurut statistik, usaha kecil yang beralih ke VoIP mengurangi biaya lokal hingga 40%, dan menghemat hingga 90% pada panggilan internasional.

3. Pemanfaatan Bandwidth

Mengoptimalkan paket VoIP sesuai kebutuhan Anda mungkin sedikit rumit pada awalnya, namun jika penyedia Anda memberikan statistik terperinci tentang penggunaan data bulanan Anda, maka prosesnya akan jauh lebih mudah. Apa yang hebat tentang layanan VoIP adalah Anda dapat melihat setiap detail kecil yang dapat membantu Anda mengoptimalkan panggilan masuk/keluar untuk mendapatkan nilai terbaik untuk uang.

4. Perangkat Lunak & Perangkat Keras yang Terjangkau

VoIP sepenuhnya menghilangkan kebutuhan akan saluran telepon mahal, perangkat telepon, dan perangkat keras dasar lainnya yang dapat meningkatkan biaya awal komunikasi perusahaan Anda hingga ribuan dolar.

Selain perangkat lunak VoIP, yang Anda perlukan hanyalah koneksi internet yang baik, komputer, kartu suara, mikrofon, dan speaker atau headphone – hal-hal yang cukup umum di setiap kantor di seluruh dunia. Sebagian besar paket VoIP juga sangat masuk akal, dengan harga berkisar antara $10 hingga $30 per pengguna, per bulan , tergantung pada kebutuhan dan keadaan bisnis Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang berapa biaya sistem VoIP.

5. Beragam Fitur Hebat

Fitur-fitur yang disertakan dengan layanan VoIP jauh lebih baik daripada yang ditawarkan oleh saluran telepon tradisional. Anda akan memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam hal manajemen panggilan, serta memanfaatkan fasilitas tambahan seperti pesan suara, nomor ekstra-virtual, daftar kontak, ID penelepon, dll. Berikut adalah beberapa fasilitas lebih spesifik yang akan Anda dapatkan kesempatan untuk menikmati saat menggunakan solusi VoIP untuk bisnis Anda:

Perutean Panggilan VoIP

Jika Anda sering harus menerima panggilan penting, mengapa mengambil risiko melewatkannya? Berkat “Perutean Panggilan Temukan Saya” yang ditawarkan oleh sebagian besar penyedia layanan VoIP, penelepon akan ditransfer melalui beberapa nomor sebelum dikirim ke pesan suara. Misalnya, dia akan menelepon dua kali di telepon seluler Anda, dua kali di telepon kantor Anda, dan terakhir dua kali di telepon rumah Anda sebelum dikirim ke pesan suara.

Musik Tahan Kustom

Fitur hebat lainnya yang dimanfaatkan banyak bisnis adalah “Musik Ditahan”. Menunggu panggilan Anda dijawab bisa sangat melelahkan dan membosankan, jadi mengapa tidak membumbui proses ini dengan musik? Sistem VoIP modern memungkinkan Anda menambahkan melodi unik & menenangkan ke setiap panggilan yang ditunda.

6. Komunikasi Efektif Antar Pekerja Jarak Jauh

Berbeda dengan telepon rumah, sistem VoIP memungkinkan karyawan bekerja di mana saja dengan koneksi internet yang stabil. Fleksibilitas ini menjadikan teknologi ini pilihan sempurna untuk bisnis yang mengelola tim jarak jauh dan hybrid. Selain fungsi panggilan dasar, sebagian besar sistem VoIP juga menawarkan fitur kolaborasi serbaguna seperti berbagi dokumen dan manajemen tugas, memberikan pekerja berbagai cara untuk berkomunikasi dan menyampaikan informasi.

Sistem VoIP juga menciptakan wawasan berbasis data secara real-time, memungkinkan manajer memantau produktivitas pekerja dari jauh. Hal ini membantu bisnis mengatasi hambatan produktivitas dengan lebih mudah dibandingkan jika mereka mengandalkan sistem telepon lama yang kurang paham teknologi.

7. Skalabilitas Bisnis

Jika bisnis Anda berharap untuk berkembang di masa depan, sistem VoIP dilengkapi dengan sempurna untuk meningkatkan skala bisnis Anda. Sebagian besar penyedia menawarkan paket modular dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Selain itu, jika tim Anda berkembang dan Anda memerlukan layanan yang berbeda di masa mendatang, Anda juga dapat meningkatkan ke paket dengan lebih banyak pilihan fitur dan batasan pengguna yang lebih banyak.

Hal ini memberikan softphone VoIP keuntungan besar dibandingkan sistem telepon rumah untuk bisnis yang sedang berkembang, karena lebih mahal untuk memperluas perangkat keras dan mungkin ada batasan berapa banyak kabel telepon yang dapat dipasang di tempat Anda.

8. Kualitas Suara

Meskipun telepon rumah menawarkan kualitas panggilan yang sedikit lebih unggul dibandingkan sistem VoIP, hampir tidak ada manfaatnya. Kualitas suara VoIP bergantung pada kekuatan koneksi internet Anda, jadi selama jaringan Anda dapat diandalkan, Anda tidak perlu khawatir.

Beberapa penyedia VoIP lebih baik daripada yang lain dalam aspek ini, jadi jika Anda menginginkan kualitas suara yang jernih, kami sarankan untuk memilih sistem terkemuka seperti RingCentral atau GoTo Connect.

9. Portabilitas

Keuntungan utama lainnya dari sistem VoIP adalah fleksibilitasnya. Dibandingkan dengan telepon rumah yang terbatas pada satu lokasi tertentu, teknologi VoIP sepenuhnya portabel, karena dapat digunakan pada berbagai perangkat bisnis.

Hal ini memungkinkan karyawan untuk memindahkan teknologi ke mana pun mereka pilih, baik di kantor, rumah, atau lokasi kerja fleksibel lainnya. Hal ini tidak hanya merupakan keuntungan nyata bagi tim jarak jauh dan hybrid, tetapi juga merupakan keuntungan bagi pekerja yang sering bepergian dan melakukan pertemuan bisnis dari berbagai lokasi.

10. Keamanan

Ketika serangan siber seperti pembobolan data dan malware menjadi semakin umum, keamanan menjadi prioritas utama bagi bisnis yang ingin menghindari ancaman. Meskipun internet lebih rentan terhadap risiko keamanan dibandingkan sambungan telepon rumah, layanan VoIP sama amannya dengan sistem lama, selama Anda memilih penyedia dengan langkah keamanan yang memadai.

Misalnya, sebagian besar penyedia VoIP menerapkan sejumlah mekanisme keamanan seperti otentikasi multi-faktor, izin pengguna, dan enkripsi panggilan. Jika Anda ingin bekerja lebih keras, kami merekomendasikan penyedia seperti Google Voice dan 8×8, karena mereka menawarkan perlindungan tingkat lanjut seperti aturan kata sandi yang ketat dan sertifikasi kepatuhan. Dengan memilih penyedia yang aman, Anda dapat memperoleh manfaat dari sistem VoIP sambil merasa tenang.

Lihat panduan lengkap kami tentang keamanan VoIP untuk mempelajari lebih lanjut.

Cara Memilih Penyedia VoIP Untuk Bisnis Anda

Jika Anda ingin mencicipi sendiri keunggulan VoIP, ada banyak sekali penyedia berkualitas yang dapat dipilih. Namun, berikut beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan sebelum Anda berkomitmen pada suatu layanan:

• Berapa anggaran saya? Sistem VoIP jauh lebih terjangkau dibandingkan sistem lama, namun ada beberapa yang lebih hemat biaya dibandingkan yang lain. Sebelum melanjutkan dengan suatu solusi, pastikan solusi tersebut sesuai dengan anggaran bisnis Anda. Jangan hanya mempertimbangkan harga bulanan juga. Perhatikan biaya tersembunyi, biaya awal, dan biaya pemasangan, untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang besarnya biaya yang dapat ditanggung oleh bisnis Anda.
• Seberapa besar tim saya? Paket VoIP yang berbeda akan memiliki batasan pengguna yang berbeda. Jadi, Anda harus memilih rencana yang sesuai dengan ukuran bisnis Anda. Terlebih lagi, jika tim Anda cenderung berkembang seiring waktu, kami juga menyarankan untuk memilih paket yang skalabel dan paket dengan fitur orientasi dan pelatihan yang kuat.
• Kemampuan VoIP apa yang saya perlukan? Meskipun sebagian besar penyedia VoIP menawarkan kemampuan serupa, rangkaian fitur akan berbeda-beda di setiap sistem. Misalnya, meskipun beberapa perusahaan mungkin memprioritaskan fitur komunikasi masuk seperti antrean panggilan dan grup dering, perusahaan lain mungkin menawarkan alat kolaborasi yang lebih kuat. Bekerjalah mundur dengan menetapkan fitur apa saja yang dibutuhkan bisnis Anda sebelum memilih penyedia yang mencerminkan kebutuhan ini.
• Apakah saya memerlukan perangkat keras? Softphone VoIP tidak akan cukup untuk semua bisnis. Jika bisnis Anda menangani volume panggilan yang besar dan memerlukan kualitas panggilan yang unggul, mungkin lebih baik memilih salah satu telepon keras VoIP terbaik . Untuk bisnis lainnya – terutama yang memiliki kebijakan fleksibel – aplikasi telepon lunak VoIP kemungkinan akan lebih cocok.