Apa itu Nomor VoIP, Bagaimana Cara Kerjanya & Bagaimana Cara Mendapatkannya?

VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah teknologi komunikasi bisnis virtual yang memungkinkan pengguna untuk menelepon, mengirim pesan teks, atau terhubung melalui saluran lain secara real-time terlepas dari lokasi geografis mereka atau jenis perangkat berkemampuan Internet yang mereka gunakan.

Nomor VoIP adalah nomor telepon yang ditautkan ke sistem telepon bisnis Anda, dan ada beberapa jenis yang dapat dipilih.

Di sini, kami akan menguraikan dasar-dasar nomor telepon VoIP: cara kerjanya, perbedaannya dari telepon analog tradisional, manfaatnya, dan banyak lagi.

Apa itu Nomor Telepon VoIP?

Nomor Telepon VoIP adalah nomor telepon virtual yang memungkinkan panggilan suara masuk/keluar melalui Internet alih-alih PSTN (Public Switched Telephone Network) kabel tradisional.

Karena tidak memerlukan koneksi fisik ke PSTN, nomor VoIP tidak terbatas hanya pada satu lokasi fisik, saluran telepon, atau perangkat. Sebaliknya, setiap nomor VoIP dapat diberikan ke pengguna individu, seluruh bisnis, atau departemen tertentu.

Karena layanan telepon VoIP berbasis cloud, seluruh sistem telepon bisnis Anda dapat diakses di perangkat apa pun dengan koneksi internet broadband atau WiFi. Jadi, ketika seseorang menelepon nomor telepon VoIP Anda, Anda dapat menerima panggilan dari komputer desktop, ponsel cerdas, telepon rumah yang mendukung VoIP, atau tablet Anda.

Bagaimana?

Menggunakan antarmuka softphone.

Antarmuka softphone VoIP (ditampilkan di atas) meniru tampilan keypad nada sentuh dan dapat diakses di desktop dan ponsel melalui aplikasi seluler yang kompatibel.

Aplikasi softphone ini pada dasarnya adalah "panel kontrol" telepon VoIP Anda, memungkinkan Anda untuk membuat/menerima panggilan telepon, merancang jalur perutean panggilan, bergabung dengan panggilan konferensi, menyesuaikan level audio, mentransfer panggilan, dan banyak lagi.

Bagaimana Cara Kerja Nomor Telepon VoIP?

Sebuah nomor VoIP bekerja dengan mengubah audio telepon analog tradisional menjadi paket data digital kecil yang melakukan perjalanan ke tujuan mereka melalui Internet, di mana mereka kemudian dipasang kembali menjadi audio suara yang jernih.

Perjalanan audio panggilan suara analog (telepon keras) melalui metode switching sirkuit PSTN dikirim dan diterima menggunakan metode switching sirkuit PSTN – artinya mereka memerlukan titik koneksi fisik.

VoIP mentransfer audio melalui packet switching , yang tidak memerlukan titik koneksi fisik untuk mengirimkan sinyal suara. Packet switching memecah data suara menjadi paket data yang lebih kecil, terdiri dari sinyal audio suara pemanggil. Paket data ini melakukan perjalanan ke tujuan mereka melalui Internet broadband dan dipasang kembali setelah mereka mencapai tujuan mereka (penerima panggilan.)

Teknologi VoIP, tidak seperti PSTN berbasis sirkuit, sebenarnya dapat mengevaluasi jalur perjalanan yang paling efisien untuk paket data ini, meningkatkan kualitas audio dan mengoptimalkan penggunaan bandwidth.

Perbedaan Antara Nomor VoIP dan Telepon Rumah

Perbedaan utama antara Nomor VoIP dan telepon rumah adalah bahwa nomor VoIP memfasilitasi komunikasi berbasis Internet virtual, sedangkan telepon rumah hanya menyediakan panggilan suara melalui POTS (Plain Old Telephone Service) , yang tidak dapat berfungsi tanpa koneksi fisik ke PSTN.

Namun, ini jauh dari satu-satunya perbedaan antara sistem telepon VoIP dan telepon rumah tradisional. Tabel di bawah ini merangkum perbedaan antara nomor VoIP vs. sambungan telepon rumah , yang akan kita jelajahi lebih detail di bawah ini.

Saluran Komunikasi

Sementara sambungan telepon rumah sangat terbatas untuk panggilan suara, bahkan sistem telepon VoIP yang lebih mendasar saat ini memungkinkan setidaknya 2-3 saluran komunikasi.

Panggilan telepon, faks virtual, dan pesan teks bisnis adalah fungsi standar nomor telepon VoIP.

Khususnya pada paket VoIP tingkat tinggi, saluran komunikasi tambahan seperti konferensi video, pesan obrolan tim, dan bahkan pesan media sosial disertakan. Semua saluran ini ada dalam antarmuka omnichannel, menyinkronkan seluruh saluran secara real-time dan memudahkan pengguna untuk beralih antara satu saluran dan lainnya selama percakapan.

Bahkan jika saluran komunikasi tambahan tidak tersedia dengan penyedia Anda, Anda mungkin dapat mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga ke dalam platform VoIP Anda—artinya Anda dapat menggunakan aplikasi yang sudah dikenal seperti Zoom, Slack, atau Microsoft Teams langsung di dalam dasbor VoIP.

Fitur yang Tersedia

Telepon rumah tradisional tidak dapat bersaing dengan fitur nomor telepon VoIP paling dasar sekalipun.

Meskipun sambungan telepon rumah hanya dapat menyediakan pesan suara, panggilan tunggu/panggilan, ID penelepon, dan transfer panggilan, ada lebih dari 50 fitur dan fungsi VoIP, termasuk:

• Penerusan Panggilan: Secara otomatis meneruskan panggilan masuk ke nomor telepon agen tambahan jika panggilan pertama tidak dijawab, tanpa mengharuskan penelepon untuk menutup telepon dan menghubungi nomor lain
• Perutean Panggilan: Secara otomatis mendistribusikan panggilan masuk sesuai dengan jalur/aturan panggilan yang telah ditetapkan (berbasis Keterampilan, Round Robin, Berbasis Waktu, Berbasis Hubungan, Berbasis Daftar, dll.)
• Pesan Suara Visual: Mentranskripsikan pesan pesan suara dan mengirimkan transkripsi pesan suara ke agen melalui pesan suara-ke-teks (ditampilkan langsung di log panggilan) atau pesan suara-ke-email
• Distribusi Panggilan Otomatis (ACD): Secara otomatis menghubungkan penelepon ke perwakilan terbaik yang tersedia
• Respons Suara Interaktif (IVR): Fitur layanan mandiri pelanggan di mana penelepon berinteraksi dengan menu yang telah direkam meminta untuk mengarahkan panggilan mereka sendiri/menyelesaikan tindakan dasar tanpa terhubung dengan agen langsung
• Antrian Panggilan: Jika semua agen sibuk, penelepon yang menunggu diatur ke dalam antrian panggilan yang telah ditentukan hingga agen terbaik yang tersedia kembali
• Alat Kolaborasi Tim: Berbagi layar terus-menerus dan dalam obrolan/dalam-video, penandaan pengguna, kehadiran pengguna, papan tulis virtual, manajemen tugas, dan banyak lagi
• Panggilan Balik Otomatis: Memungkinkan penelepon memilih tanggal/waktu untuk menerima panggilan balik, secara otomatis menambahkan panggilan balik terjadwal ke antrian agen
• CRM Call Pops: Secara instan menampilkan data perangkat lunak CRM asli atau terintegrasi dari penelepon saat ini, catatan agen, riwayat interaksi, dll.
• Pemantauan Panggilan: Perekaman dan transkripsi panggilan, dengarkan panggilan aktif, bisikan panggilan ke agen pelatih secara real-time, panggil tongkang untuk mengambil alih panggilan saat ini
• Grup Dering: Secara bersamaan membunyikan grup agen yang telah ditentukan sebelumnya dengan keterampilan/jadwal yang relevan, agen pertama yang menjawab mendapat panggilan
• Analisis Real-Time Dan Historis: Template pelaporan yang telah disetel dan dapat disesuaikan serta peringatan waktu nyata mengenai aktivitas pusat panggilan, kepuasan pelanggan, dll.
• Direct Inward Dialing (DID): Nomor telepon virtual yang terhubung langsung ke agen atau departemen, menghilangkan kebutuhan untuk menavigasi menu IVR atau penjawab otomatis

Perangkat Keras yang Diperlukan

Telepon rumah datang dengan proses penyiapan dan pemasangan yang panjang yang memerlukan peralatan dan perangkat keras mahal seperti telepon meja, sistem PBX di tempat, pemasangan kabel, outlet, soket telepon, dan ruang kantor yang cukup untuk menyimpan semuanya.

Perangkat keras darat dapat dengan mudah berharga antara $5.000-$10.000 dan lebih tinggi –bahkan untuk bisnis kecil.

Sebaliknya, semua nomor telepon VoIP yang benar-benar perlu berfungsi adalah koneksi Internet broadband yang berfungsi, kabel Ethernet, router, dan kompatibilitas dengan perangkat yang ada.

Peralatan VoIP tambahan, seperti headset, speaker, daya cadangan, dan Adaptor Telepon Analog, bersifat opsional. Plus, tidak seperti sistem telepon darat, nomor telepon VoIP dapat diatur dalam hitungan menit.

Skalabilitas

Mendapatkan nomor telepon rumah tambahan berarti proses instalasi fisik yang panjang, mahal, dan mengganggu—itulah sebabnya sebagian besar perusahaan bahkan tidak mempertimbangkannya.

Tetapi mendapatkan nomor telepon VoIP tambahan hanya membutuhkan satu klik tombol. Cukup buka situs web penyedia Anda, pilih jenis nomor yang Anda inginkan, pilih nomor yang tersedia, dan tambahkan metode pembayaran Anda untuk mulai menggunakannya dalam hitungan menit.

Penyedia nomor VoIP memiliki beberapa paket berjenjang untuk dipilih–dengan opsi untuk menaikkan atau menurunkan skala kapan saja. Pengguna juga dapat menambahkan fitur yang mereka butuhkan satu per satu.

Biaya Rata-rata

Sebagian besar bisnis yang beralih ke VoIP dari sambungan telepon rumah memotong setengah biaya komunikasi mereka.

Bagaimana?

Pertama, penyedia nomor telepon tradisional membebankan biaya layanan bulanan tetap antara $15-$50,00/nomor/bulan–tetapi itu hanya untuk panggilan telepon lokal. Jika Anda ingin melakukan panggilan jarak jauh atau internasional, Anda harus membayar ekstra di atas biaya bulanan.

Membeli peralatan darat dapat dengan mudah menghabiskan biaya hingga $5.000 – dan itu sebelum membayar biaya pemasangan dan pemasangan. Jangan lupa untuk memperhitungkan biaya pemeliharaan dan, terutama untuk perusahaan tingkat perusahaan, biaya tim TI internal.

Penyedia nomor telepon VoIP membebankan biaya layanan bulanan rata-rata antara $20,00-$25,00/pengguna/bulan (meskipun paket tingkat yang lebih tinggi dapat menghabiskan biaya hingga $50,00/pengguna/bulan.)

Namun, biaya ini tidak hanya mencakup fitur tambahan dan saluran komunikasi, tetapi juga biaya semua pemeliharaan–yang ditangani di luar lokasi oleh penyedia Anda. Banyak penyedia nomor VoIP menawarkan dukungan 24/7, menghilangkan kebutuhan akan tim TI internal. Peralatan VoIP tambahan bersifat opsional, dan banyak penyedia menawarkan opsi bayar sesuai penggunaan bagi mereka yang ingin lebih berhemat.

Jenis Nomor VoIP

Ada beberapa jenis nomor VoIP:

• Ported Phone Numbers: Nomor telepon bisnis yang sudah ada (VoIP atau analog) yang ditransfer ke akun VoIP Anda, memungkinkan Anda untuk membuat/menerima panggilan VoIP tanpa harus mengubah nomor telepon.
• Nomor Telepon Lokal: Nomor telepon VoIP dengan kode area lokal (dipilih oleh pemilik nomor), memberikan kehadiran lokal dan menawarkan panggilan masuk dan keluar tanpa batas gratis (hanya panggilan lokal)
• Nomor Telepon Bebas Pulsa: Nomor VoIP yang membebankan biaya panggilan kepada bisnis pemilik nomor bebas pulsa, bukan pelanggan/penerima panggilan. Nomor bebas pulsa dimulai dengan awalan nomor tetap (800, 888, 887, 886, dll.)
• Nomor Telepon Vanity: Nomor VoIP bebas pulsa dengan awalan nomor bebas pulsa dan frasa alfanumerik untuk membuat nomor telepon bisnis bermerek yang mudah diingat (seperti 1-800-BUYCARS, 1-888-COOKIES, dll.)
• Nomor Telepon Internasional: Nomor telepon dengan kode negara internasional yang menetapkan kehadiran lokal di mana saja di bumi. Panggilan internasional biasanya dikenakan biaya sesuai dengan tarif tetap negara tertentu.

Mengapa Anda Harus Mendapatkan Nomor VoIP

Terlepas dari jenis nomor VoIP yang Anda pilih, tim Anda dan pelanggan Anda akan mendapat manfaat dari mobilitas, kemampuan, dan kualitas yang mereka tawarkan.

Mari kita jelajahi beberapa manfaat utama nomor telepon VoIP di bawah ini.

Untuk Mendapatkan Kepercayaan Konsumen

Nomor telepon VoIP meningkatkan legitimasi bisnis Anda dan tingkat kepercayaan konsumen terhadap bisnis Anda dalam berbagai cara.

Memiliki nomor VoIP membuat bisnis Anda tampak mapan, sukses, dan akuntabel – terutama kunci untuk perusahaan yang lebih baru atau ketat online dan eCommerce. Saat Anda melakukan panggilan, nama bisnis Anda atau nama agen akan muncul di ID penelepon penerima – alternatif yang jauh lebih baik daripada “No Caller ID” yang mencurigakan, yang akan dianggap banyak orang sebagai panggilan penipuan.

Nomor telepon VoIP lokal memungkinkan Anda memilih kode area pilihan Anda, memberikan bisnis Anda kehadiran lokal di area di mana basis pelanggan Anda tinggal – terlepas dari lokasi sebenarnya dari bisnis dan karyawan Anda. Melihat kode area yang familier di layar ID penelepon mereka membuat target pasar Anda lebih mungkin untuk menjawab panggilan Anda.

Sebagai bonus tambahan, memiliki nomor VoIP berarti Anda dan karyawan Anda dapat menghindari memberikan nomor telepon pribadi kepada klien.

Untuk Meningkatkan Kualitas Panggilan

VoIP bekerja dengan jaringan data operator Tier-1 untuk menghadirkan audio suara HD berkualitas tinggi dan sejernih kristal.

Fitur tambahan seperti peredam dan pembatalan kebisingan latar belakang, membedakan identifikasi pembicara dalam panggilan suara atau transkrip video, dan kontrol audio lanjutan semakin meningkatkan kualitas panggilan.

Penyedia nomor VoIP juga menyediakan pembaruan status sistem secara real-time dan mengevaluasi kualitas keseluruhan dari setiap panggilan, sehingga memudahkan untuk mengetahui kapan ada masalah dan memberikan solusi untuk masalah VoIP umum.

Penyedia juga menawarkan jaminan uptime yang didukung SLA minimal 99,9%, pemantauan jaringan 24/7, dan beberapa titik kehadiran global untuk lebih memastikan kualitas panggilan yang superior.

Untuk Menurunkan Biaya Operasi

Kami telah membahas bagaimana beralih ke platform VoIP menawarkan pengaturan biaya rendah dengan menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras yang mahal, ruang kantor yang lebih besar, dan instalasi fisik.

VoIP juga menurunkan biaya operasional Anda secara keseluruhan dengan:

• Memberi Anda akses ke panggilan gratis tanpa batas (lokal/jarak jauh)
• Menawarkan paket menit bebas pulsa/jarak jauh berbayar atau bayar sesuai pemakaian
• Mengoptimalkan jadwal agen dengan mengidentifikasi waktu panggilan puncak
• Mengidentifikasi kemacetan alur kerja
• Mengotomatiskan proses bisnis rutin dan tugas berulang
• Meningkatkan opsi layanan mandiri dukungan pelanggan melalui IVR
• Menggunakan sinkronisasi waktu nyata, pemberitahuan push, dan peringatan untuk menghindari miskomunikasi
• Menyediakan fitur-fitur canggih yang meningkatkan produktivitas anggota tim
• Berikan anggota tim akses jarak jauh untuk menghemat biaya perjalanan dan karyawan secara langsung
• Meningkatkan kepuasan karyawan, secara drastis menurunkan tingkat pergantian karyawan

Untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Nomor VoIP tidak hanya menguntungkan tim Anda, tetapi juga menguntungkan pelanggan Anda.

Fitur mereka meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan dengan:

• Meningkatkan kemungkinan terhubung dengan agen langsung
• Menyediakan opsi layanan mandiri
• Memungkinkan pelanggan untuk berkomunikasi di saluran pilihan mereka
• Cegah pelanggan dari keharusan mengulangi diri mereka sendiri ke banyak agen
• Tingkatkan tingkat resolusi panggilan pertama
• Membiarkan pelanggan berkomunikasi dengan bisnis Anda melalui SMS
• Mengirim pengingat janji temu otomatis, konfirmasi, kode kupon, dll. melalui teks
• Menghubungkan mereka dengan perwakilan yang memenuhi syarat untuk membantu mereka, bukan hanya siapa pun yang tersedia

Untuk Memberikan Fleksibilitas Anggota Tim

Karena tidak memerlukan koneksi fisik , nomor VoIP hadir dengan tingkat fleksibilitas dan mobilitas yang tidak dapat disediakan oleh telepon meja tradisional.

Dengan VoIP, agen tidak lagi diharuskan untuk tetap berada di meja mereka untuk waktu yang lama, menunggu panggilan penting masuk. Sebagai gantinya, mereka dapat mengatur penerusan panggilan untuk secara otomatis mengirim panggilan telepon kantor mereka ke beberapa nomor.

Jika mereka perlu berpindah perangkat saat dalam panggilan aktif, fitur flip panggilan memungkinkan dengan satu klik-tidak perlu hangup.

Untuk Menyederhanakan Proses Setup dan Konfigurasi

Nomor telepon Voice over IP sangat mudah diatur, dipasang, dan diskalakan. Tidak seperti perusahaan telepon analog, penyedia telepon IP juga menawarkan basis pengetahuan online 24/7 yang dapat dicari dengan tutorial video, forum pengguna, catatan rilis, webinar pelatihan sesuai permintaan, FAQ, dan banyak lagi.

Mereka yang membutuhkan layanan dan dukungan pelanggan tambahan dapat membeli layanan pramutamu, dukungan prioritas, dan bahkan instruksi perangkat lunak secara langsung.

Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat mengaktifkan dan menjalankan nomor telepon VoIP Anda dalam waktu kurang dari setengah jam.

Untuk Merampingkan Proses Bisnis Dengan Fitur Canggih

Bahkan penyedia nomor telepon VoIP paling dasar pun menawarkan fitur yang tidak pernah bisa dilakukan oleh telepon analog–dan fitur ini dapat secara dramatis meningkatkan alur kerja Anda dengan menyederhanakan tugas-tugas yang sebelumnya rumit .

Integrasi pihak ketiga menghilangkan kebutuhan untuk peralihan aplikasi yang konstan, panggilan CRM yang muncul secara instan menampilkan informasi penelepon yang relevan, dan saran agen berbasis AI secara real-time memberi perwakilan akses dalam panggilan ke skrip panggilan dan rekomendasi dukungan.

Admin dapat mengatur rapat berulang, mengotomatiskan analitik dan KPI, membuat grup dering untuk meningkatkan tingkat resolusi panggilan pertama, dan mengaktifkan kotak masuk bersama sehingga beberapa agen dapat melihat dan menyelesaikan tiket dukungan terbuka dan permintaan pelanggan.

Cara Mendapatkan Nomor VoIP

Cara terbaik untuk mendapatkan nomor VoIP adalah dengan membelinya langsung dari penyedia layanan VoIP Anda.

Dalam kebanyakan kasus, setidaknya satu nomor lokal akan disertakan dengan paket Anda, dan nomor bebas pulsa dan internasional tersedia dengan biaya tambahan. Anda dapat membeli nomor VoIP dari penyedia Anda sebanyak yang Anda butuhkan langsung di dalam portal admin, dan menonaktifkan yang sudah ada kapan saja.

Jika Anda memiliki nomor telepon yang ingin terus digunakan dalam sistem telepon VoIP, Anda dapat mentransfer nomor yang ada ke akun Anda—bahkan jika nomor telepon lama Anda dikaitkan dengan telepon analog. Sebagian besar penyedia tidak mengenakan biaya untuk porting nomor telepon rumah , dan Anda dapat mengakses nomor ini dari semua perangkat VoIP yang kompatibel.

Meskipun platform seperti Google Voice memang menawarkan nomor VoIP gratis, fitur yang tersedia terbatas.

FAQ Nomor VoIP

Di bawah ini, kami telah menjawab FAQ nomor VoIP teratas.