VoIP Bisnis vs Sistem PBX Tradisional: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Diterbitkan: 2018-10-02

Komunikasi Bisnis merupakan aspek penting dari setiap organisasi dan telah sejak penemuan telepon. Apakah organisasi Anda sedang mencari cara untuk mengaktifkan komunikasi internal atau memiliki kebutuhan untuk membuka komunikasi eksternal dengan klien dan pelanggan, sistem telepon bisnis mutlak harus dimiliki. Tidak banyak yang akan membantahnya. Namun, akan ada perdebatan tanpa akhir tentang solusi atau sistem yang tepat.

Solusi Telepon Bisnis telah melalui beberapa evolusi dan perubahan selama beberapa dekade, dengan layanan telepon rumah yang khas, beralih ke telepon bisnis yang lebih maju yang disediakan oleh sistem PBX Tradisional. Memanfaatkan PBX akan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan akses ke lebih banyak saluran telepon dan ekstensi, bersama dengan fitur-fitur canggih seperti perutean panggilan, bergerak lebih dari sekadar fungsi dasar menempatkan dan menerima panggilan.

Namun baru-baru ini, Bisnis telepon telah berubah lagi. Perkembangan yang lebih modern telah melahirkan sistem PBX virtual dan jenis lain dari solusi VoIP Bisnis yang sepenuhnya digital. Namun, dengan kebutuhan dan persyaratan yang tepat dari setiap bisnis yang berbeda, tidak selalu semudah hanya melompati solusi tradisional atau warisan untuk memindahkan semua digital. Dengan solusi PBX Tradisional yang masih berdiri sebagai pilihan populer untuk organisasi besar, kami ingin menawarkan perincian mendalam yang membandingkan solusi lama ini dengan platform VoIP Bisnis yang lebih modern.

Kami akan melihat secara mendalam baik PBX Tradisional dan solusi VoIP Bisnis untuk membantu bisnis Anda melakukan pembelian yang tepat.

PBX Tradisional vs VoIP Bisnis

Sebelum kita menyelam lebih dalam ke perbandingan mendalam tentang apa sebenarnya setiap solusi, dan apa yang diberikannya kepada organisasi, penting untuk mengambil langkah mundur dan menawarkan perbandingan berdampingan yang mudah dicerna. Dalam bagan di bawah ini, Anda dapat dengan cepat memperoleh pemahaman tentang perbedaan utama antara solusi PBX analog tradisional dan platform VoIP Bisnis yang dihosting.

Solusi PBX tradisional telah digunakan untuk organisasi menengah dan besar selama beberapa dekade, dan alasan yang bagus — keandalan koneksi analog standar yang dikombinasikan dengan fungsionalitas PBX sulit dikalahkan. Namun, dengan diperkenalkannya solusi VoIP Bisnis, biasanya disebut sebagai IP PBX, bisnis sekarang memiliki solusi yang sebanding yang menawarkan banyak fungsi yang sama dengan biaya yang lebih murah.

Di sini kita akan memecah gambaran kasar tentang bagaimana PBX Tradisional dan VoIP Hosted kontras satu sama lain. Sama seperti solusi atau platform lain, ada pengorbanan di antara masing-masing. Meskipun mungkin tampak seperti solusi VoIP Bisnis segera lebih baik karena tagihan telepon bisnis yang jauh lebih rendah, keputusan pada akhirnya akan jauh lebih bernuansa dan sangat bergantung pada kebutuhan spesifik suatu organisasi.

PBX tradisional VoIP bisnis
Biaya Menjalankan Tinggi, Organisasi Anda tidak hanya perlu membeli perangkat keras, tetapi biaya operasional per karyawan bisa serendah $100 atau setinggi $1000. Perusahaan kecil dengan karyawan di bawah 100 umumnya akan membayar lebih sedikit, tetapi organisasi yang lebih besar yang akan menggunakan PBX tradisional harus membayar lebih dari solusi VoIP. Rendah, $25-$30 Per Pengguna Perorangan (Untuk Panggilan Tak Terbatas)
Biaya Pengaturan Awal Tinggi – Memerlukan pembelian perangkat keras PBX di tempat serta telepon eksklusif dan membutuhkan instalasi dan pemeliharaan oleh tim yang berpengalaman. Rendah – Tidak memerlukan telepon atau perangkat keras khusus
Kualitas Audio Sangat dihormati, tidak bergantung pada koneksi internet Variabel, dan bergantung pada koneksi internet. Kecepatan internet modern telah meningkatkan VoIP dan dengan keadaan yang tepat VoIP sebanding dengan solusi PBX Tradisional
Skalabilitas Sulit – Menskalakan solusi PBX bisa jadi sulit dan mahal, karena ini akan memerlukan instalasi perangkat keras baru. Jika organisasi Anda ingin memperluas layanan ke lokasi baru, ini memerlukan perangkat keras baru untuk dipasang di setiap lokasi, biasanya oleh teknisi berpengalaman. Mudah – Organisasi dapat dengan mudah menambahkan pengguna tambahan tanpa perlu membeli perangkat keras atau saluran telepon tambahan. Terkadang peningkatan paket diperlukan yang dapat meningkatkan biaya keseluruhan.
Kustomisasi Sulit – Kustomisasi PBX membutuhkan teknisi yang berpengalaman dan berpengetahuan luas, dan penambahan fitur atau fungsi baru umumnya memerlukan penambahan perangkat keras baru. Mudah – Salah satu manfaat terkuat VoIP adalah tingkat penyesuaian yang tersedia. Pengguna dapat menyesuaikan langganan untuk memilih layanan atau fitur tertentu. Pengguna dapat menentukan salam, jam kerja, ekstensi pengguna individu, opsi panggilan, dan banyak lagi.
Kompatibilitas Telepon Terbatas – Solusi PBX tradisional biasanya memerlukan ponsel berpemilik yang akan dikunci oleh sistem atau vendor dan tidak dapat digunakan dengan solusi lain. Banyak Pilihan – Solusi VoIP tidak selalu memerlukan telepon meja khusus, karena pengguna dapat memanfaatkan layanan di perangkat seluler atau softphone virtual di komputer mereka. Telepon Meja IP yang dirancang untuk VoIP terus diperkenalkan dan pengguna bahkan dapat menggunakan telepon meja darat gaya lama dengan adaptor.
Keandalan Tinggi, tetapi Bervariasi – Solusi PBX tradisional tidak secara khusus bergantung pada koneksi internet seperti VoIP, melainkan terhubung ke PSTN tradisional. Namun, dengan perangkat keras PBX yang terpasang di lokasi, dan dikelola oleh organisasi, jika masalah memang terjadi, pemulihan layanan bisa memakan biaya atau sulit. Karena satu lokasi di lokasi, solusi PBX tradisional juga tidak memiliki redundansi dalam pengaturannya. Tinggi, tetapi Bervariasi – Terlepas dari kesalahpahaman umum, solusi VoIP telah meningkatkan keandalannya dari waktu ke waktu. Pengenalan layanan internet yang lebih mumpuni telah memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan VoIP sepenuhnya tanpa khawatir akan gangguan, kegugupan, atau panggilan terputus. Operator juga menjanjikan uptime 99,9% atau lebih. Namun, karena VoIP bergantung pada koneksi internet, dengan koneksi yang buruk, pengguna akan mengalami kualitas panggilan yang buruk. Solusi VoIP didasarkan pada jaringan vendor pusat data secara tradisional akan mencakup redundansi pusat data untuk memastikan konsistensi.
911 Akses Termasuk dan tersedia bahkan ketika internet/listrik mati. Termasuk, dan dibayar oleh pajak. Beberapa layanan bahkan mungkin menyertakan fungsionalitas E911.
Keamanan Tinggi – Seperti sambungan telepon rumah, PBX tradisional bersifat analog dan mentransfer data suara melalui jalur tembaga PSTN. Ini mencegah peretasan. Keamanan juga dapat ditingkatkan dengan Session Border Controller. Ketergantungan – Meskipun VoIP mungkin tampak lebih rentan, hal ini akan berdampak pada praktik keamanan Penyedia, serta organisasi individu. Enkripsi telah menjadi lebih umum, dan firewall harus dimiliki untuk bisnis apa pun.
Panggilan Domestik Selalu disertakan dan umumnya tidak terbatas. Selalu disertakan dan tidak terbatas. Beberapa penyedia mungkin menawarkan paket per menit, tetapi panggilan tak terbatas telah menjadi standar untuk paket yang lebih mendasar atau lanjutan yang akan digunakan sebagian besar bisnis.
Panggilan Internasional Umumnya disertakan, tetapi dikenakan tarif per menit sebagai solusi telepon rumah tradisional. Murah – Beberapa penyedia menawarkan paket Panggilan Internasional Tanpa Batas sementara yang lain akan mengenakan biaya per menit, serendah $0,02 per menit.
Ketergantungan Listrik Independen dari Jaringan Listrik Mengandalkan Kekuatan
Opsi Pesan Suara Mesin penjawab dan pesan suara tersedia dan umumnya disertakan dalam perangkat keras PBX Termasuk, dan dapat diakses secara online dan jarak jauh. Banyak penyedia bahkan menawarkan fungsionalitas pesan suara-ke-email
Seleksi Vendor Terbatas tergantung pada lokasi, karena PBX tradisional semakin populer karena munculnya IP PBX Umumnya tidak dibatasi oleh lokasi dengan banyak pilihan untuk dipilih.
Fungsi Multimedia PBX Tradisional memperluas fungsionalitas di luar telepon rumah dasar, dan biasanya dapat mencakup:

  • Pesan suara
  • Pesan Suara
  • Konferensi Telepon
  • Fungsionalitas faks

 VoIP telah berkembang menjadi Komunikasi Terpadu dan umumnya akan mencakup:

  • Konferensi Telepon
  • Konferensi video
  • SMS bisnis
  • Pesan Tim dan Kolaborasi
  • Berbagi Layar dan Berbagi File
Kontrak Kemungkinan besar, penyedia umumnya akan memerlukan kontrak dengan persyaratan dan tarif tahunan. Kemungkinan kecil, beberapa penyedia menawarkan paket bayar sesuai pemakaian (misalnya, lihat struktur harga Amazon Connect) dan sebagian besar tidak memerlukan kontrak untuk paket bulanan.

Sementara solusi PBX tradisional telah menjadi bahan pokok untuk organisasi perusahaan menengah dan besar, popularitas mereka dengan cepat menyusut. Pendekatan analog tradisional, dikombinasikan dengan perangkat keras lokal, masih dapat menjadi alasan kuat bagi tim yang mencari keandalan dan keamanan mutlak tanpa mengorbankan fungsionalitas (terutama jika dibandingkan dengan koneksi darat standar).

Namun, dengan peningkatan keandalan dan aksesibilitas koneksi internet dan solusi VoIP Bisnis, biaya awal dan keseluruhan yang terkait dengan PBX tradisional merupakan faktor pembatas besar bagi sebagian besar organisasi yang mencari solusi terbaik, sekaligus memangkas biaya.

Keandalan dan keamanan solusi PBX tradisional memerlukan biaya dan memerlukan pemeliharaan dan pemasangan untuk dioperasikan oleh tim profesional yang berpengalaman dan berpengetahuan luas. Sementara Perusahaan skala besar biasanya akan memiliki departemen TI staf sendiri, ini dapat menjadi penghalang utama lainnya bagi organisasi kecil yang ingin mendapatkan fungsionalitas yang sebelumnya disediakan untuk solusi kompleks ini.

Keuntungan dan kerugian

Seperti yang telah saya sebutkan, jenis solusi yang akan digunakan organisasi Anda akan bermuara pada beberapa faktor yang tidak dapat dengan mudah disimpulkan hanya dalam satu diskusi. Misalnya, Perusahaan skala besar mungkin lebih menyukai kontrol total yang diperoleh dengan PBX tradisional, sementara itu, organisasi yang lebih kecil akan lebih menyukai kesederhanaan solusi VoIP Bisnis yang dihosting.

Di sisi lain, bahkan organisasi perusahaan besar mungkin mencari fleksibilitas dan fungsionalitas yang ditingkatkan dari solusi VoIP Bisnis. Di sini kita akan merinci keuntungan dan kerugian utama dari setiap solusi untuk membantu organisasi Anda lebih memahami bagaimana masing-masing akan menguntungkan bisnis.

PBX tradisional VoIP bisnis
Keuntungan
    • Ini memungkinkan organisasi untuk memiliki lebih banyak saluran telepon. Berbeda dengan mengharuskan setiap pengguna untuk memiliki saluran telepon khusus mereka, PBX memperkenalkan saluran telepon baru dengan ekstensi, dan merutekan panggilan dengan tepat.
    • Sangat andal karena layanan ini tidak memerlukan koneksi internet konstan atau bahkan daya listrik, atau bahkan jaringan pusat data vendor.
    • Peralatan di tempat memberikan kendali penuh atas sistem di tangan bisnis dalam hal penyesuaian, pemeliharaan, dan keandalan.
    • Kualitas Panggilan biasanya lebih tinggi daripada VoIP karena sifat analog dari solusi PBX tradisional. Tanpa mengandalkan koneksi internet, panggilan tidak mengalami gangguan atau masalah latensi.
    • Sangat aman karena data tidak dikonversi dan dikirim melalui internet sebagai paket, melainkan jalur tembaga dan peralatan analog PSTN, yang sama sekali tidak rentan terhadap peretasan atau penyadapan.
    • Sifat biaya tetap dari PBX dapat memungkinkan penganggaran dan perencanaan yang lebih mudah.
    • Hal ini memungkinkan untuk komunikasi internal secara umum tanpa biaya tambahan.
      • Keandalan telah meningkat karena kecepatan dan aksesibilitas internet modern telah meningkat untuk menyaingi Telepon Rumah
      • Luar biasa penuh fitur tanpa menambahkan biaya tambahan. Beberapa penyedia mungkin menawarkan opsi fitur a-la-carte, kedua penyedia menyertakan lebih banyak fitur daripada Telepon Rumah sebagai standar
      • Fungsionalitas seluler tingkat lanjut memungkinkan pekerja untuk tetap terhubung dengan perangkat seluler, di mana pun mereka berada
      • Mudah diskalakan, baik naik atau turun, untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Penskalaan tidak memerlukan penambahan perangkat keras baru
      • Umumnya, panggilan domestik tak terbatas sudah termasuk
      • VoIP telah berkembang untuk menyertakan beberapa opsi multimedia dan menyediakan fungsionalitas yang jauh melampaui panggilan telepon sederhana — misalnya, fungsi Kolaborasi Tim menjadi sangat penting bagi organisasi yang kompetitif
      • Berbagai pilihan perangkat keras dan telepon tersedia. VoIP tidak memerlukan telepon fisik apa pun dan dapat menggunakan perangkat seluler Anda, atau telepon perangkat lunak di komputer Anda.

Kekurangan
    • Sistem ini sangat mahal. Organisasi Anda tidak hanya perlu membeli perangkat keras PBX fisik, termasuk PBX itu sendiri serta telepon berpemilik tambahan, fitur dan fungsionalitas juga umumnya memerlukan penambahan perangkat keras baru. Ini semua kemudian perlu dipasang dan dipelihara oleh staf terlatih, dan biaya tahunan keseluruhan untuk menjalankan layanan jauh lebih tinggi daripada solusi VoIP.
    • Fungsionalitas dan fitur masih terbatas. Sementara fungsionalitas sangat meningkat dibandingkan telepon rumah tradisional karena sifat PBX fisik, fitur yang tersedia masih terbatas jika dibandingkan dengan solusi VoIP Bisnis yang dihosting, dan sekali lagi akan memerlukan pemasangan perangkat keras baru.
    • Kustomisasi terbatas dan mahal. Meskipun tersedia dengan kontrol penuh di tangan bisnis karena sifat solusi di lokasi, mengubah sistem memerlukan tim yang berpengetahuan dan terlatih untuk mengelola dan mengendalikan, yang selanjutnya meningkatkan biaya dan memperlambat ekspansi bisnis.
    • Sementara solusi PBX dapat diperluas di antara lokasi, ini memerlukan instalasi perangkat keras PBX baru atau pembuatan pendekatan VoIP hybrid berbasis organisasi, yang semakin menambah kompleksitas dan biaya.
    • Ketersediaan dengan cepat berkurang karena banyak organisasi memilih solusi IP PBX atau VoIP Bisnis yang lebih murah dan mudah yang tidak memerlukan instalasi perangkat keras atau pemeliharaan terkait.
    • Telepon Meja IP untuk PBX tradisional umumnya berpemilik dan oleh karena itu terbatas dalam pilihan yang tersedia. Hal ini meningkatkan biaya dan kerumitan penyiapan awal dan dapat menghambat transisi ke solusi baru.
      • Meskipun keandalan telah meningkat, layanan ini masih bergantung pada koneksi internet Anda dan dapat mengalami perencanaan yang tidak tepat
      • Solusi VoIP bergantung pada daya, oleh karena itu dapat turun saat listrik padam, darurat, atau bencana

Salah satu kelemahan terbesar dari PBX tradisional adalah kompleksitas solusi. Karena PBX tradisional adalah perangkat keras analog fisik, solusi ini perlu diinstal pada premis organisasi, membutuhkan pengetahuan dari tim yang berpengalaman. Solusi ini biasanya terdiri dari PBX fisik itu sendiri, bersama dengan komputer khusus untuk menangani panggilan masuk dan keluar, saluran telepon yang berakhir di PBX, jaringan jalur PBX serta konsol atau switchboard untuk operator manusia jika organisasi yang dianggap perlu.

Semua peralatan fisik ini harus dipasang dan dikonfigurasi dengan benar untuk memastikan solusi berjalan tanpa cacat dan akan memerlukan pemeliharaan oleh departemen TI yang memiliki staf penuh. Ini saja meningkatkan kompleksitas dan biaya yang terkait dengan pemanfaatan PBX tradisional, memposisikan solusi secara umum untuk organisasi Perusahaan yang lebih besar. Sekarang, ini bukan untuk mengatakan bahwa PBX tradisional semuanya buruk — sifat solusi di tempat tidak mengharuskan organisasi untuk bergantung pada jaringan atau layanan pelanggan dari penyedia host atau cloud seperti VoIP Bisnis.

Solusi PBX tradisional juga akan mencakup lebih banyak fitur daripada telepon rumah biasa, termasuk Distribusi Panggilan Otomatis, menu Respon Suara Interaktif, perutean panggilan, pesan suara dan kemampuan untuk membuat salam pesan suara bisnis, faks, konferensi, dan bahkan catatan panggilan terperinci. Namun, daftar ini cukup kecil jika dibandingkan langsung dengan fungsionalitas yang disediakan oleh solusi VoIP Bisnis yang dihosting, dan seperti yang disebutkan fungsionalitas baru dapat memerlukan instalasi lebih banyak perangkat keras, yang semakin menambah kompleksitas solusi.

Perbandingan Fitur

Ketika kami sebelumnya melihat layanan darat tradisional dibandingkan dengan solusi VoIP Bisnis, salah satu kesenjangan terbesar antara keduanya adalah perbedaan tipis fitur dan fungsionalitas yang disertakan. Namun, perbedaan itu tidak secara langsung terbawa ke PBX tradisional dan perbandingan VoIP Bisnis. Solusi PBX tradisional awalnya dikembangkan untuk memungkinkan organisasi membuat dan mengelola beberapa panggilan masuk dan keluar pada saluran individu sambil memanfaatkan layanan panggilan yang sama.

Sederhananya: PBX hanya mengelompokkan nomor telepon dan saluran yang berbeda secara internal sementara hanya menggunakan sejumlah kecil saluran telepon eksternal. Alih-alih membeli 1.000 saluran telepon individu, PBX memungkinkan organisasi untuk menggunakan hanya beberapa saluran telepon eksternal sambil memberikan ekstensi mereka kepada karyawan dan tim. Bersamaan dengan ini, solusi PBX tradisional biasanya menyertakan fitur dan fungsi tambahan yang tidak ditemukan pada koneksi darat standar.

Umumnya seputar kontrol dan perutean panggilan, solusi PBX tradisional telah lama menjadi standar bagi organisasi yang membutuhkan lebih dari sekadar panggilan masuk dan keluar. Namun, dengan diperkenalkannya solusi VoIP Bisnis yang dihosting, fitur dan fungsionalitas yang tersedia terus berkembang, sambil mempertahankan biaya yang lebih rendah. Mari kita lihat lebih dekat untuk lebih memahami pembagian antara solusi ini.

Fitur PBX tradisional VoIP bisnis
Pemblokiran Panggilan Ya Ya
Meneruskan panggilan Ya Ya
Panggilan Kembali Ya Ya
Jejak Panggilan Ya Ya
Panggilan Menunggu Ya Ya
Blok ID Penelepon Ya Ya
Rekaman Panggilan Ya* Ya
Grup Panggilan Ya Ya
Jangan ganggu Tidak Ya
Panggilan Ulang Ya Ya
panggil ulang Ya Ya
Panggilan Cepat Ya Ya
Panggilan Tiga Arah Ya Ya
Panggilan Konferensi Ya* Ya
Pesan suara Ya* Ya
Pesan suara ke Email Ya* Ya
Temukan Saya, Ikuti Saya (Berdering Di Mana Saja) Tidak Ya
Aplikasi dan Dukungan Seluler Tidak Ya
Auto Attendant Ya* Ya
Analisis Panggilan Terbatas Ya
Penolakan Panggilan Anonim Tidak Ya
Kemampuan Softphone Tidak Ya
Integrasi dengan Aplikasi dan Solusi Bisnis lainnya Terbatas* Ya
Salam Kustom Ya Ya
Konferensi video Tidak Ya
SMS bisnis Tidak Ya
Musik Ditahan Ya Ya
Klik untuk Memanggil Tidak Ya
Dial-By-Name Directory Ya Ya
Tekan untuk berbicara Tidak Ya
Respon Suara Interaktif Ya* Ya
Ekstensi Departemen dan Individu Ya Ya
Pesan Tim Tidak Ya
Kehadiran Tim Tidak Ya
File sharing Tidak Ya
Fungsi Pusat Kontak Tidak Ya*

* Fitur-fitur ini tidak akan selalu disertakan langsung dengan paket dan mungkin memerlukan perangkat keras tambahan, atau dalam kasus VoIP yang Di-host, biaya yang meningkat.

Melihat Lebih Dekat Fitur VoIP Bisnis

Seperti yang kami sebutkan dalam perbandingan kami sebelumnya, daftar fitur dan fungsi VoIP ini sama sekali tidak 100% lengkap. Penyedia yang berbeda akan menempatkan fokus yang berbeda pada platform mereka dan mungkin menawarkan fungsionalitas yang lebih besar atau lebih kecil untuk skenario dan kasus penggunaan tertentu. Banyak penyedia yang berbeda akan memiliki fitur yang berbeda dipecah menjadi rencana pembayaran yang berbeda, memungkinkan organisasi untuk memilih dengan tepat apa yang mereka butuhkan, daripada membayar semuanya dan harus membuang fitur yang tidak perlu.

Beberapa penyedia bahkan akan memperluas fungsinya di luar kontrol panggilan dasar dan lebih modern ini. Misalnya, Vonage terus memperluas platformnya dan baru-baru ini menyertakan API berbasis video dengan akuisisi TokBox mereka, dan sekarang fungsionalitas Pusat Kontak tingkat lanjut. Ini karena sifat solusi yang dihosting, karena tidak memerlukan perangkat keras fisik, fiturnya dapat diperluas dengan pembaruan sederhana melalui internet.

Ini, tentu saja, salah satu manfaat terbesar di balik solusi yang dihosting seperti Business VoIP, tanpa memerlukan perangkat keras, penyedia dapat menyertakan fungsionalitas yang jauh lebih besar dengan tingkat yang lebih rendah. Solusi ini juga telah mendorong lebih jauh ke era digital modern dengan dukungan seluler yang ditingkatkan termasuk aplikasi seluler dan fitur seperti "Temukan Saya, Ikuti Saya" yang memungkinkan pengguna menerima panggilan telepon di lebih dari satu perangkat — bukan hanya telepon meja fisik.

Solusi VoIP Bisnis yang Di-host dapat dengan tepat dipandang sebagai evolusi modern dari sistem PBX tradisional.

Melihat Lebih Dekat Fitur PBX Tradisional

Saya mencatat ini selama pengenalan perincian ini, dan ingin berputar kembali. Solusi PBX tradisional pada awalnya dirancang untuk bisnis, dengan gagasan peningkatan fungsionalitas melalui telepon rumah biasa. Awalnya, PBX hanya digunakan untuk memperluas jumlah saluran telepon dan ekstensi di seluruh bisnis, dan lembur dapat menambahkan fungsionalitas dan fitur yang lebih canggih.

Itulah mengapa Anda akan melihat bahwa solusi PBX tradisional mencakup beberapa fungsi lanjutan seperti konferensi, ACD, IVR, ekstensi individual, dan banyak lagi. Nilai jual utama dari PBX tradisional adalah penyertaan perutean panggilan otomatis, bersama dengan sistem IVR yang memungkinkan penelepon menemukan departemen atau ekstensi yang tepat tanpa harus menelepon berkali-kali atau mencari nomor telepon di direktori.

Secara keseluruhan, sementara PBX tradisional dapat memperluas fungsionalitas sistem telepon analog tradisional lebih dari sekadar panggilan dasar, kelemahan utama adalah peningkatan biaya dan kerumitan untuk setiap fitur yang ditambahkan. Sekali lagi, fokus utama dari PBX adalah untuk memperkenalkan lebih banyak saluran telepon atau "cabang" yang hanya didasarkan pada batang telepon telepon. Dimasukkannya fitur dan fungsi baru, bahkan sesuatu seperti IVR atau ACD, umumnya akan membutuhkan perangkat keras tambahan untuk dipasang di tempat, atau hanya biaya tambahan di atas layanan yang sudah mahal.

Sekali lagi, solusi VoIP Bisnis yang dihosting dapat dilihat sebagai evolusi dari solusi PBX tradisional, hanya dengan memindahkan ide ke ranah digital.

Perbandingan Biaya

Tanpa ragu, perbedaan terbesar antara PBX tradisional dan solusi VoIP Bisnis yang dihosting adalah biaya yang terkait dengan masing-masing. Seperti yang telah disebutkan beberapa kali, PBX tradisional saja akan menjadi sistem yang mahal, memerlukan pembelian PBX fisik dan perangkat keras terkait, pembelian telepon berpemilik yang kompatibel dengan sistem, peningkatan biaya untuk saluran telepon dan pengguna, serta sebagai kebutuhan departemen TI in-house untuk memelihara dan mengontrol solusi.

Di sisi lain, solusi VoIP Bisnis menunjukkan penghematan biaya yang mutlak, karena tidak memerlukan perangkat keras yang mahal dan hanya menawarkan lebih banyak dengan harga lebih murah. Namun, ini, tentu saja, tidak menceritakan kisah lengkapnya. Kami ingin melihat lebih dekat dan menawarkan beberapa angka kasar untuk membantu organisasi Anda lebih memahami bagaimana kedua solusi ini akan berbeda dalam biaya awal dan biaya berulang.

Sekarang, saya akan mengawali ini dengan mengatakan bahwa biaya PBX tradisional sulit didapat. Karena itu, kami akan menawarkan perkiraan kasar dan memberikan sumber dan contoh jika memungkinkan untuk memungkinkan tim Anda melihat lebih mendalam.

Sekilas tentang Harga PBX Tradisional

Seperti yang telah disebutkan, penetapan harga PBX tradisional akan didasarkan pada lebih dari sekadar jumlah baris atau pengguna yang dibayar oleh organisasi Anda, atau jumlah menit dalam sebulan yang akan digunakan. Solusi ini akan membutuhkan perangkat keras untuk dipasang di tempat organisasi Anda, dan itu adalah biaya tambahan yang tidak dapat diabaikan. Umumnya, solusi PBX tradisional akan membutuhkan:

  • PBX perangkat keras fisik
  • Komputer khusus untuk memelihara sistem
  • Penyewaan jalur
  • Kontrak khusus dengan penyedia
  • Pemeliharaan terkait dengan solusi
  • Biaya tambahan untuk lebih banyak perangkat keras yang diperlukan untuk fitur-fitur canggih

Umumnya, tidak seperti solusi VoIP Bisnis yang dihosting, platform PBX tradisional akan membebankan biaya kepada organisasi berdasarkan jumlah panggilan yang dilakukan, bersama dengan jumlah saluran yang diperlukan. VirtualPBX menawarkan perincian besar beberapa biaya yang terkait dengan sistem PBX tradisional, dan karena informasi ini mungkin sulit didapat, kami ingin memanfaatkan penelitian ini untuk membantu tim Anda lebih memahami apa yang akan mereka bayar.

  • Biaya di Muka – Ini akan berbeda tergantung pada penyedia dan perangkat keras tertentu yang digunakan organisasi Anda tetapi dapat berkisar hingga $10.000 dan lebih. Ini biasanya mencakup PBX fisik itu sendiri, serta instalasi sistem. Virtual PBX memperkirakan bahwa sistem 5 pengguna dapat menghabiskan biaya hingga $60.000 untuk perangkat keras dan instalasi, dengan jumlah ini turun menjadi sekitar $50.000 untuk sistem 40 pengguna.
  • Saluran Telepon – Sekali lagi, tergantung pada penyedia solusi individu, biaya ini dapat berkisar dari $50, hingga $100, bahkan $1000 per setiap saluran yang diperlukan.
  • Pembayaran Perangkat Keras Bulanan – Biaya yang terkait dengan perangkat keras yang diperlukan tidak selalu hilang begitu sistem dibuat. Beberapa penyedia mungkin membebankan biaya bulanan untuk memelihara dan mendukung perangkat keras, yang dapat berkisar dari $500 hingga $5000 tergantung pada ukuran sistem.
  • Menit Bebas Pulsa – Tidak seperti solusi VoIP yang dihosting, penyedia PBX tradisional umumnya akan mengenakan biaya untuk penggunaan menit bebas pulsa atau bahkan internasional, menempatkan biaya dan batasan yang lebih besar pada layanan organisasi Anda.
  • Pemeliharaan Bulanan – Ini sekali lagi akan sangat berbeda tergantung pada solusi dan pengaturan yang tepat dari sistem Anda, tetapi dapat berkisar hingga $1000. Ini juga dapat berbeda tergantung pada apakah organisasi Anda mengandalkan penyedia untuk pemeliharaan, atau mempekerjakan departemen TI mereka sendiri.

Meskipun angka-angka ini adalah perkiraan yang sangat, sangat kasar, ini dapat memberi organisasi Anda gambaran tentang biaya yang diperlukan terkait. Tidak seperti penyedia VoIP yang Di-host, yang banyak hanya mengenakan biaya berdasarkan jumlah pengguna, solusi PBX tradisional menyertakan daftar biaya terkait yang jauh lebih besar, menetapkan harga solusi di luar anggaran untuk sebagian besar organisasi UKM.

Sekilas tentang Harga VoIP Bisnis

Kami menawarkan penjelasan yang sangat mirip dalam perbandingan VoIP Telepon Rumah dan Bisnis kami, dan tentu saja, nomornya juga dapat dibawa ke sini. Langsung saja, solusi VoIP Bisnis jauh lebih murah daripada opsi yang sebanding. Tanpa memerlukan perangkat keras yang mahal untuk dipasang dan dirawat di lokasi, Anda dapat menghapus biaya awal dan biaya berulang dari persamaan.

Salah satu manfaat terbesar dari solusi VoIP bisnis adalah aksesibilitas dan ketersediaan. Solusi ini umumnya tidak dikunci wilayah, kecuali mencari penyedia internasional, dan ada banyak pilihan untuk dipilih. Solusi ini umumnya dapat disesuaikan dan hanya menawarkan platform yang lebih hemat biaya. Penyedia VoIP bisnis dapat menawarkan layanan yang sama, dan bahkan lebih banyak fitur, daripada PBX tradisional dengan biaya yang lebih murah dengan menghosting solusi di pusat data mereka sendiri dan mengirimkan platform melalui internet.

Karena ada begitu banyak pilihan dalam hal Business IP Telephony, kami akan menawarkan perkiraan harga yang lebih umum dan fungsionalitas yang disertakan. Tergantung pada kebutuhan organisasi Anda, harga dan fitur yang diperlukan akan berubah.

Biaya Layanan VoIP Umum:

  • Paket dasar dapat mulai dari $15,99 per bulan, per pengguna. Harga akan berfluktuasi berdasarkan jumlah pengguna atau bahkan waktu berlangganan. Beberapa penyedia mungkin menawarkan diskon untuk harga tahunan versus tagihan bulanan.
  • Tanpa Biaya Pengaturan – Penyedia VoIP Bisnis tidak biasa meminta atau membebankan biaya pengaturan, karena tidak diperlukan pengaturan perangkat keras fisik dalam prosesnya. Penyedia akan menghasilkan informasi akun dan nomor telepon (atau nomor port yang ada) dan organisasi Anda akan mendapatkan akses ke platform.

Apa yang penting untuk dikenali, bagaimanapun, adalah bagaimana penyedia VoIP Bisnis yang berbeda akan melakukan segmentasi dan tier penawaran solusi mereka. Tidak ada struktur penetapan harga yang disepakati secara universal, dan menemukan kecocokan yang tepat akan membutuhkan sedikit riset. Umumnya, penyedia VoIP akan membedakan penawaran mereka berdasarkan:

  • Jumlah Pengguna – Beberapa solusi akan mengenakan tarif tunggal untuk jumlah pengguna X. Misalnya, 1-5 pengguna seharga $20 per bulan. Beberapa penyedia akan mengenakan biaya berdasarkan jumlah pengguna secara khusus, yang berarti $15 per pengguna, per bulan.
  • Batasan Fitur – Meskipun solusi VoIP Bisnis mampu menyediakan fitur tambahan tanpa biaya tambahan, banyak penyedia akan mengelompokkan fitur mereka dan membatasi fungsionalitas lanjutan ke paket tingkat tinggi. Namun, perlu dicatat bahwa bahkan paket VoIP Bisnis paling dasar pun akan mencakup lebih banyak fungsi daripada Telepon Rumah — lihat saja penawaran AT&T yang terdaftar di atas untuk melihat seberapa terbatasnya.

Jadi sementara harga VoIP akan bervariasi berdasarkan apa yang dibutuhkan tim Anda, ini memungkinkan organisasi untuk membayar tarif yang jauh lebih rendah untuk layanan yang jauh lebih banyak fitur.

Melihat layanan Nextiva, misalnya, penyedia membagi penawarannya menjadi tiga tingkatan:

  • Office Pro – Mulai dari $19,95/bln
    • Tidak ada Biaya Pengaturan
    • Cloud PBX
    • Porting Nomor Gratis
    • Panggilan Tanpa Batas
    • Faks Virtual Tanpa Batas
    • Manajemen Panggilan Tingkat Lanjut
    • Nomor Lokal dan Bebas Pulsa Gratis
    • Pesan suara ke Email
    • Penampilan Panggilan Bersama
    • tongkang masuk
    • Musik HD Ditahan
  • Office Pro Plus – Mulai $20,95/bln
    • Semua fitur Office Pro, plus
    • Satu salam yang direkam secara profesional
    • Hubungi saya Sekarang
    • Jembatan Konferensi
    • Aplikasi Seluler Nextiva
    • Kehadiran Tim
  • Office Enterprise – Mulai dari $27,95/bln
    • Semua Fitur Office Pro, plus
    • Rekaman Panggilan
    • Tiga salam yang direkam secara profesional
    • Nextiva Di Mana Saja

Sebagai contoh lain, kita juga dapat melihat struktur harga RingCentral:

  • Essentials – mulai dari $19,99 per bulan, per pengguna
    • Hingga 10 pengguna
    • Rapat video dan audio tanpa batas dengan berbagi layar – 4 pengguna per rapat
    • Panggilan telepon tanpa batas
    • 100 Menit Bebas Pulsa
    • SMS Bisnis Tanpa Batas
    • Manajemen Panggilan dan administrasi sistem telepon
    • Pilihan sewa telepon: meja dan telepon konferensi
    • Aplikasi seluler
    • Suara HD
    • Pesan suara visual dan pesan suara ke email
    • Kolaborasi tim
    • Integrasi dengan Microsoft, Google, Box, dan Okta
  • Standar – mulai dari $24,99 per bulan, per pengguna
    • Semua fitur Essentials, plus
    • Pengguna tidak terbatas
    • 1.000 menit bebas pulsa
    • Penjawab otomatis multi-level
    • Faks internet
    • Laporan log panggilan
  • Premium – mulai dari $34,99 per bulan, per pengguna
    • Pengguna tidak terbatas
    • Rapat video dan audio tanpa batas dengan berbagi layar – 100 pengguna per rapat
    • Semua fitur Standar, plus
    • 2.500 menit bebas pulsa
    • Perekaman Panggilan Otomatis
    • Dukungan multi-situs
    • Pengembangan/penerapan aplikasi khusus
    • Integrasi dengan Salesforce, Zendesk, dan Desk.com
    • Sistem Masuk Tunggal
    • Transkripsi pesan suara ke teks

Seperti yang Anda lihat, ketersediaan VoIP Bisnis mencakup area aksesibilitas yang luas. Harga mulai cukup rendah bahkan untuk tim terkecil sekalipun untuk mendapatkan solusi sambil menyediakan lebih banyak fitur daripada yang dibutuhkan sebagian besar bisnis. Pada akhirnya, solusi VoIP Bisnis tetap hemat biaya, fleksibel untuk kebutuhan bisnis Anda dan penuh fitur. Solusi PBX tradisional sedang berjuang untuk bersaing, dan ini menjadi semakin jelas seiring berjalannya waktu.

Mengapa Menggunakan PBX Tradisional?

Solusi PBX tradisional sedang dalam perjalanan keluar, seperti rekan-rekan darat mereka. Kami membahas penghentian PSTN yang tak terhindarkan dalam perbandingan terakhir kami, dan perlu disebutkan bahwa ini juga akan berdampak langsung pada solusi PBX Tradisional. Namun, itu tidak berarti bahwa tidak ada kasus penggunaan yang solid untuk pendekatan yang lebih tradisional dengan solusi PBX di lokasi.

Sifat on-premise dari PBX tradisional adalah nilai jual yang kuat bagi banyak organisasi, terutama jika menyangkut perusahaan Enterprise besar. Dengan perangkat keras di tempat, bisnis memperoleh kendali mutlak dan total atas solusi. Ini datang dengan kelemahan, peningkatan biaya, tetapi juga memberikan beberapa manfaat utama. Pertama, dengan perangkat keras di tempat, organisasi tidak bergantung pada penyedia lain, memanfaatkan pusat data dan server vendor tersebut. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memastikan tingkat keamanan tertinggi, kompatibilitas dengan sistem yang ada, dan bahkan keandalan dalam beberapa kasus.

Saat menggunakan solusi VoIP bisnis yang dihosting, organisasi Anda bergantung pada server dan layanan pelanggan dari vendor VoIP tersebut — jika server mereka mati, maka bisnis harus menunggu sampai layanan akhirnya dipulihkan. Ini bisa menjadi kelemahan utama bagi organisasi yang membutuhkan sistem telepon mereka, dan tidak dapat pergi tanpanya bahkan untuk satu menit pun. Ini bukan untuk mengatakan bahwa solusi di tempat bisa gagal, tetapi setidaknya ketika mereka melakukannya, itu ada di tangan organisasi itu sendiri untuk mendapatkannya kembali dan berjalan.

Kontrol yang ditingkatkan ini merupakan kebutuhan dan manfaat besar bagi organisasi besar yang tidak ingin melakukan outsourcing sesuatu yang kritis seperti sistem komunikasi mereka. Meskipun mahal, manfaat keseluruhan mungkin sepadan untuk organisasi yang membutuhkan tingkat konsistensi dan kontrol ini dalam solusi mereka.

Mengapa Menggunakan Bisnis VoIP?

Pada akhirnya, solusi VoIP Bisnis dapat dilihat sebagai evolusi modern dari sistem PBX tradisional. Banyak penyedia akan menganggap platform VoIP Bisnis mereka yang dihosting lebih seperti IP PBX, menawarkan fungsionalitas yang sama dari PBX yang baru saja dikirimkan melalui internet. Ini termasuk beberapa ekstensi dan garis, fungsionalitas lanjutan di luar telepon rumah biasa, dan kemampuan untuk sepenuhnya mengontrol dan menyesuaikan sistem. Sementara solusi VoIP mungkin agak kasar di masa-masa awal, solusi ini berkembang pesat dalam keandalan, ketersediaan, dan aksesibilitas.

Koneksi internet telah berkembang dalam kecepatan dan keandalan juga, semakin memperkuat keberhasilan solusi VoIP Bisnis. VoIP bisnis dipandang sebagai paradigma baru untuk komunikasi bisnis, karena telah berkembang lebih dari sekadar penyertaan panggilan masuk dan keluar, dan fitur-fitur yang diandalkan oleh banyak bisnis dari PBX Tradisional seperti ACD dan IVR. Tanpa ragu, penghematan biaya di balik solusi VoIP Bisnis adalah salah satu manfaat utama dan menarik organisasi yang meyakinkan dari semua ukuran untuk bertransisi.

VoIP juga telah memperkenalkan fungsionalitas yang lebih canggih di luar apa yang dapat ditawarkan oleh PBX tradisional, dan telah mendorong telepon bisnis ke era digital modern. Banyak solusi VoIP Bisnis sekarang dapat dilihat sebagai Komunikasi Terpadu, dan menawarkan fungsi modern seperti penggunaan seluler, berdering di mana saja, faks online, konferensi video, berbagi file, pengiriman pesan tim, dan sejumlah fitur kolaborasi yang lebih jauh dari sekadar panggilan telepon.

Solusi VoIP bisnis secara inheren mobile dan fleksibel, yang cocok dengan sifat baru pekerja modern yang terus bergerak, yang perlu tetap berhubungan di mana pun mereka berada. PBX tradisional, di sisi lain, masih terikat pada telepon meja fisik dan menawarkan sangat sedikit, jika ada, mobilitas. Solusi VoIP juga dapat langsung berintegrasi dengan banyak alat dan perangkat lunak bisnis modern lainnya, seperti solusi CRM, untuk memperluas fungsionalitas lebih jauh.

Pada akhirnya, solusi VoIP Bisnis adalah yang terdepan dalam teknologi komunikasi bisnis dan menawarkan semua yang dibutuhkan organisasi untuk melangkah ke era digital.

Catatan tentang Solusi Hibrida

Sekarang, hanya karena sepertinya PBX Tradisional dan VoIP Bisnis adalah dua sisi dari mata uang yang sama tidak berarti mereka tidak kompatibel dalam beberapa hal. Pendekatan yang sangat populer untuk banyak organisasi besar adalah dengan memanfaatkan mobilitas dan fleksibilitas solusi yang dihosting, dengan keamanan, konsistensi, dan kontrol PBX tradisional di lokasi. Ini akan menjadi pendekatan hibrida, memadukan dua solusi untuk memungkinkan organisasi memperluas jejak komunikasinya secara keseluruhan.

Pendekatan hibrida akan sangat berbeda tergantung pada kebutuhan dan penggunaan bisnis, tetapi prinsip keseluruhannya kira-kira sama. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.

The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.

A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.

Switching to Business VoIP

So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.

Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.

Before You Start

The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.

VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.

Purchase Necessary Devices

Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.

Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.

Shopping for a Solution

Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.

Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.

Garis bawah

It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.

Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.

However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.