Apa itu Faktur Proforma dan Bagaimana Cara Menghasilkannya?

Faktur proforma bertindak seperti penawaran atau perkiraan, memungkinkan Anda menguraikan detail pesanan dan mengamankan pembayaran di muka sebelum mengambil risiko pengiriman. Namun jika dibuat dengan tidak benar, faktur proforma dapat menyebabkan sakit kepala yang parah, penundaan, dan hilangnya keuntungan.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari segala hal tentang faktur proforma, mulai dari apa itu faktur hingga cara membuatnya langkah demi langkah. Anda akan menemukan detail yang harus dimiliki untuk disertakan, menghindari kesalahan amatir, dan menggunakan faktur proforma untuk memproses pesanan dengan lancar setiap saat.

Baik Anda seorang penjual e-niaga kecil yang memenuhi pesanan pertama Anda atau manajer ekspor berpengalaman, panduan ini siap membantu Anda. Pada akhirnya, Anda akan dengan percaya diri membuat faktur proforma yang mengesankan pembeli dan mempercepat perdagangan. Jadi mari kita mulai!

TLDR; Apa itu Faktur Proforma dan Bagaimana Cara Menghasilkannya?

• Faktur proforma adalah faktur awal yang menguraikan rincian pesanan yang diusulkan sebelum pengiriman
• Mereka digunakan dalam perdagangan untuk menentukan persyaratan, mengamankan pembayaran, dan mempercepat bea cukai
• Proforma bertindak sebagai kutipan, sedangkan faktur akhir menagih barang setelah pengiriman
• Proforma memerlukan rincian seperti jumlah, harga, metode pengiriman, bea masuk, dan syarat pembayaran
• Penjual menggunakan faktur proforma untuk mengurangi risiko pesanan ekspor dan mendapatkan pembayaran di muka
• Pembeli dapat meninjau dan mengonfirmasi biaya sebelum menyelesaikan pembelian
• Proforma pada akhirnya menjadi faktur akhir setelah pengiriman dikirim

Faktur Proforma vs Faktur Standar

Faktur proforma berfungsi sebagai penawaran harga, sedangkan faktur akhir mendokumentasikan pengiriman aktual dan pembayaran permintaan. Secara hukum, proforma mewakili penawaran kontraktual yang harus mendapat persetujuan pembeli, sedangkan faktur standar bertindak sebagai bukti penjualan barang yang diterima.

Proformas memberikan perkiraan pra-pengiriman untuk mengamankan pembayaran di muka melalui persyaratan yang disepakati. Faktur standar meminta pembayaran pascapengiriman untuk barang yang sudah diterima pembeli sesuai persyaratan tersebut.

Proforma mengurangi risiko melalui persyaratan yang disepakati namun tidak memiliki bantuan jika tidak dibayar. Faktur standar membuktikan pemenuhan persyaratan yang telah disepakati sebelumnya dengan bantuan hukum jika tidak dibayar.

Bersama-sama, proforma dan faktur standar secara resmi mendokumentasikan penjualan dari awal hingga akhir sekaligus melindungi pembeli dan penjual. Anda dapat menemukan banyak sekali templat faktur proforma yang tersedia online. Sedangkan alat seperti pembuat faktur gratis dari Freshbooks membantu membuat faktur standar dengan mudah.

Apa itu Faktur Proforma?

Faktur proforma adalah faktur awal yang dikirimkan kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa. Berbeda dengan faktur biasa yang menuntut pembayaran, faktur proforma menguraikan rincian pesanan untuk memberikan waktu kepada pembeli untuk mengonfirmasi dan mengatur pembayaran sebelum pesanan dikirimkan.

Faktur proforma biasanya digunakan dalam pesanan perdagangan dan ekspor. Mereka memungkinkan eksportir untuk menentukan rincian komersial dengan pembeli dan mengamankan pembayaran di muka sebelum mengambil risiko dan logistik pengiriman.

Meskipun faktur biasa adalah tagihan yang meminta pembayaran atas barang yang telah dikirimkan, faktur proforma lebih merupakan kutipan atau perkiraan yang merinci apa yang ingin dikirim oleh penjual dan biaya yang diusulkan jika pembeli setuju. Anggap saja seperti formulir pemesanan yang dinegosiasikan sebelum produksi atau pengiriman.

Setelah pembeli menyetujui faktur proforma dan membuat perubahan yang diinginkan, mereka akan mengirimkan pembayaran berdasarkan rincian proforma. Penjual kemudian akan mengubah proforma tersebut menjadi faktur komersial akhir dan mengirimkan barangnya.

Faktur Proforma menambah kejelasan di muka untuk pesanan dan perlindungan bagi penjual yang memerlukan deposit. Mereka juga mempercepat proses bea cukai karena rincian komersial telah ditetapkan sejak dini. Oleh karena itu, faktur proforma merupakan praktik standar untuk ekspor.

Detail Penting dalam Faktur Proforma

Faktur proforma mencakup semua detail pesanan, pembeli, dan komersial yang relevan untuk mendokumentasikan transaksi ekspor dengan benar. Detail utamanya meliputi:

• Nomor faktur/ID untuk pelacakan internal
• Nama pemasok, alamat, info kontak
• Nama pembeli, alamat, info kontak
• Deskripsi produk lebih lengkap
• Jumlah yang tepat sedang dikirim
• Harga satuan untuk setiap item
• Daftar terperinci yang menampilkan biaya
• Syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo
• Mata uang transaksi
• Incoterms menyatakan tanggung jawab pembeli/penjual
• Metode pengiriman dan jangka waktu pengiriman
• Asuransi dan biaya pengiriman
• Pajak dan bea yang berlaku
• Jumlah total yang harus dibayar dari pembeli
• Tanggal kedaluwarsa kutipan
• Tanda tangan pembeli dan penjual

Faktur proforma membantu menghindari kejutan dengan menangkap semua aspek komersial di muka dalam kutipan formal. Mereka mengizinkan kedua belah pihak untuk mengonfirmasi logistik seperti biaya pengiriman, pajak, dan perkiraan pengiriman sebelum pembayaran.

Memastikan detail yang akurat dalam proforma juga mempercepat proses akhir penagihan dan bea cukai nantinya. Pembeli mendapatkan kepercayaan diri dengan mengetahui secara pasti apa yang mereka bayar dan kapan. Mendefinisikan hal-hal spesifik ini sejak dini adalah kuncinya.

Kegunaan dan Manfaat Faktur Proforma

Faktur Proforma menawarkan beberapa manfaat utama:

Untuk perdagangan: Faktur proforma memungkinkan eksportir untuk menentukan transaksi, biaya, persyaratan, dan tanggung jawab secara tertulis sebelumnya. Hal ini mengurangi miskomunikasi atau kejutan saat pengiriman.

Untuk mengutip/memperkirakan: Proforma memberikan penawaran formal yang menguraikan harga dan rincian yang diusulkan. Pembeli dapat mengkonfirmasi ruang lingkup dan biaya secara tertulis daripada mengandalkan diskusi informal.

Untuk mengamankan pembayaran: Penjual dapat meminta deposit atau pembayaran di muka berdasarkan proforma sebelum produksi. Hal ini memastikan mereka tidak menanggung biaya sampai pembayaran diatur.

Untuk bea cukai: Faktur proforma terperinci mempercepat pemrosesan bea cukai di negara pembeli. Ketika petugas bea cukai mengetahui nilai dan rinciannya terlebih dahulu, mereka menghindari penundaan pengiriman yang terkait dengan nilai yang tidak diumumkan.

Untuk manajemen properti: Faktur Proforma memungkinkan manajer properti memberikan perkiraan biaya rinci kepada penyewa sebelum mulai bekerja. Hal ini memungkinkan penyewa untuk meninjau dan menyetujui perkiraan biaya pemeliharaan, perbaikan, atau renovasi. Setelah penyewa menandatangani faktur proforma, manajer properti memiliki komitmen untuk pembayaran dan dapat dengan yakin menjadwalkan pekerjaan. Faktur proforma mengurangi kebingungan dengan membuat catatan tertulis yang jelas tentang ruang lingkup dan biaya layanan manajemen properti . Mereka juga memberikan visibilitas kepada penyewa mengenai proyeksi pengeluaran untuk tujuan penganggaran

Faktur proforma juga mendukung pembeli melalui kejelasan biaya, fleksibilitas untuk melakukan perubahan sebelum penyelesaian, dan kemampuan untuk mengatur pembiayaan atau membuka letter of credit sebelumnya. Secara keseluruhan, faktur proforma mengurangi risiko dan penundaan di setiap langkah.

Membuat Faktur Proforma

Membuat faktur proforma melibatkan:

Mengumpulkan rincian yang diperlukan – Kumpulkan rincian spesifik tentang pembeli, produk/layanan, jumlah, biaya, ketentuan penjualan, metode pengiriman, tanggal pengiriman, dan pajak atau bea.

Menggunakan templat faktur – Manfaatkan templat proforma untuk memastikan Anda mencakup semua bidang yang diperlukan dan bahasa hukum. Banyak program akuntansi atau alat faktur online menyediakan templat.

Menyesuaikan bidang templat – Isi templat dengan detail transaksi, persyaratan komersial, penghitungan, dan total Anda. Jelaskan produk dengan jelas dan tentukan jumlah, tarif, dan biaya.

Meninjau sebelum menyelesaikan – Periksa kembali semua detail komersial, spesifikasi, tarif, dan total sebelum dikirim ke pembeli. Mintalah orang lain meninjau juga untuk mengetahui kesalahan apa pun.

Pertimbangkan untuk memberi nomor pada faktur dan menyertakan batasan jangka waktu – Memberi nomor pada faktur secara berurutan dan menyertakan tanggal kedaluwarsa akan mencegah kebingungan dan membuat proposal tetap teratur.

Secara keseluruhan, faktur proforma mengikuti proses yang mudah. Tujuannya adalah memastikan detail yang lengkap dan akurat, format profesional, dan pengiriman yang cepat ke pembeli untuk ditinjau dan disetujui terlebih dahulu. Dengan pendekatan yang terorganisir dan peninjauan yang cermat, faktur proforma mempercepat proses penjualan ekspor.

Mengirim dan Menerima Pembayaran

Setelah faktur proforma diselesaikan, segera kirimkan ke pembeli. Perjelas bahwa langkah mereka selanjutnya adalah meninjau semua detail dan mengatur pembayaran sesuai ketentuan yang disebutkan.

Setelah pembeli menyetujui proforma, mereka akan mengirimkan pembayaran deposit atau jumlah penuh yang diuraikan. Hanya setelah pembayaran diterima barulah penjual dapat memproduksi atau mengirimkan pesanan.

Setelah mengirimkan barang, penjual kemudian mengirimkan tagihan faktur komersial akhir untuk barang yang dikirimkan berdasarkan perjanjian proforma. Faktur akhir bertindak sebagai tagihan penjualan setelah pengiriman.

Mengubah Faktur Proforma menjadi Faktur Akhir

Saat mengonversi proforma menjadi faktur akhir, tinjau penyesuaian yang diperlukan:

• Jika biaya pengiriman sebenarnya berbeda, perbarui biaya pengiriman/asuransi
• Jika pajak atau bea ternyata lebih tinggi, sesuaikan totalnya
• Jika jumlah berubah karena produksi, ubah item baris
• Jika pembeli meminta perubahan, terapkan kredit/perubahan apa pun

Setelah memasukkan perubahan apa pun yang disetujui, ubah proforma menjadi faktur komersial akhir:

• Perbarui judul menjadi “Faktur”
• Tandai sebagai salinan asli, bukan duplikat
• Perbarui total atau tarif jika disesuaikan
• Tambahkan tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran
• Catatan “Faktur” menggantikan proforma

Dengan langkah-langkah ini, proforma menjadi dokumen penagihan akhir dengan mulus.

Poin Penting: Apa itu Faktur Proforma dan Bagaimana Cara Menghasilkannya?

Dengan risiko yang besar, datang pula imbalan yang besar. Bagi eksportir, faktur proforma adalah kunci Anda untuk mendapatkan manfaat global tersebut dengan aman.

“Formulir usulan” awal ini mengurangi risiko di muka dengan menyelaraskan dengan pembeli mengenai biaya, logistik, dan pembayaran sebelum Anda memenuhi pesanan dalam jumlah besar. Tidak ada lagi kejutan di menit-menit terakhir atau penundaan bea cukai!

Kini Anda dilengkapi dengan panduan lengkap untuk membuat faktur proforma mengesankan yang memposisikan bisnis Anda sebagai eksportir ahli. Anda tahu detail apa yang harus didefinisikan, kesalahan yang harus dihindari, dan langkah-langkah yang harus dilakukan dengan sempurna. Yang terpenting, Anda memahami dengan tepat bagaimana faktur proforma melindungi keuntungan dan mempercepat penjualan.

Dunia menunggu. Klien impian Anda di penjuru dunia sedang menunggu. Raih peluang tersebut dengan keahlian faktur proforma Anda. Selesaikan penawaran harga dengan lancar, setorkan setoran, cepat melewati bea cukai, dan kelola klien dengan percaya diri menggunakan alat perdagangan penting ini. Ingat saja – proforma dulu, baru untung. Sekarang menjadi makmur di pasar-pasar itu! Apa yang kamu tunggu?