Apa itu HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia)?

Jika Anda pernah bertanya-tanyaapa itu HRIS, Anda berada di tempat yang tepat.

HRIS, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, sangat penting dalam mengelola departemen SDM modern.

Ini adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan proses SDM, mengurangi dokumen, dan meningkatkan operasi sehari-hari.

Berdasarkan pengalaman saya, bisnis yang menerapkan HRIS sering kali merasakan peningkatan produktivitas, alur kerja yang lebih lancar, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Tim SDM dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas yang memakan waktu ke inisiatif yang lebih strategis. Tertarik dengan cara kerjanya dan mengapa ini mengubah permainan?

Mari selami lebih dalam pemahaman HRIS, jenis-jenisnya, dan bagaimana HRIS dapat mentransformasi organisasi Anda.

Apa itu HRIS (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia)?

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak yang membantu bisnis memusatkan dan mengotomatisasi proses SDM mereka.

Ini menangani segalanya mulai dari data karyawan hingga penggajian, kepatuhan, rekrutmen, dan banyak lagi, sehingga mengurangi kebutuhan akan tugas-tugas SDM manual .

Baik Anda bisnis kecil atau perusahaan besar, HRIS dapat membantu menyederhanakan operasional dan meningkatkan efisiensi.

HRIS adalah database komprehensif yang menampung informasi penting karyawan, memfasilitasi tugas-tugas HR, dan memastikan bahwa data selalu dapat diakses oleh personel yang berwenang.

Pendekatan terpusat untuk mengelola SDM memungkinkan lingkungan yang lebih terorganisir, terstruktur, dan berbasis data.

Sebagian besar sistem HRIS dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis, menawarkan fitur mulai dari pencatatan penting hingga analisis tingkat lanjut.

Dengan adanya HRIS, pengelolaan SDM melalui spreadsheet dan dokumen yang tiada habisnya sudah lama berlalu.

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan tugas yang berulang dan meminimalkan kesalahan manusia, sehingga meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam operasi sehari-hari.

Fitur Utama dari HRIS

HRIS terdiri dari fitur-fitur yang menyederhanakan manajemen SDM dan membuatnya lebih efisien dan terorganisir dengan lebih baik. Berikut adalah beberapa fungsi inti yang umum ditemukan dalam solusi HRIS:

• Manajemen Data Karyawan:HRIS menyimpan semua informasi terkait karyawan, seperti detail pribadi, riwayat pekerjaan, evaluasi kinerja, dan banyak lagi, di satu lokasi terpusat. Hal ini membuat akses dan pembaruan catatan karyawan menjadi lancar dan efisien.
• Integrasi Penggajian:Perangkat lunak HRIS sering kali menyertakan fungsi manajemen penggajian yang mengotomatiskan penghitungan gaji, pemotongan pajak, bonus, dan bentuk kompensasi lainnya. Hal ini memastikan bahwa karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu, sehingga mengurangi risiko kesalahan penggajian.
• Pelacakan Kepatuhan:Mengikuti undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bisa jadi sangat melelahkan. Perangkat lunak HRIS membantu bisnis tetap patuh dengan melacak perubahan peraturan dan memastikan semua data yang diperlukan dicatat dan disimpan dengan benar.
• Rekrutmen dan Orientasi:Sistem HRIS juga menyederhanakan proses perekrutan dengan memungkinkan tim HR untuk memposting lowongan pekerjaan, melacak pelamar, menjadwalkan wawancara, dan menerima karyawan baru secara efisien. Hal ini memastikan transisi yang lancar bagi karyawan baru dan memungkinkan tim HR untuk mengelola proses perekrutan dari awal hingga akhir dalam sistem.
• Manajemen Kinerja:Solusi HRIS biasanya mencakup alat untuk memantau dan mengelola kinerja karyawan. Alat-alat ini memungkinkan HR untuk menetapkan tujuan, melacak kemajuan, dan memberikan evaluasi kinerja, semuanya dalam satu sistem.
• Administrasi Tunjangan:Fitur lain dari HRIS adalah mengelola tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan cuti berbayar. Sistem ini memastikan bahwa tunjangan dikelola dengan benar dan karyawan dapat mengakses informasi tunjangan mereka.
• Layanan Mandiri untuk Karyawan:Banyak sistem HRIS yang menawarkan portal layanan mandiri karyawan, yang memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui informasi pribadi mereka, melihat slip gaji, meminta waktu istirahat, dan meninjau opsi tunjangan tanpa melalui HR.

Manfaat Menggunakan HRIS

Ada beberapa keuntungan menggunakan HRIS di perusahaan Anda. Ini termasuk:

• Peningkatan Efisiensi:Mengotomatiskan tugas yang berulang dan memusatkan penyimpanan data memberikan waktu bagi tim SDM untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis. Peningkatan efisiensi ini dapat menghasilkan penghematan biaya dan alokasi sumber daya yang lebih baik.
• Peningkatan Akurasi Data:Ketika informasi SDM dikelola secara manual, selalu ada risiko kesalahan, seperti kesalahan ketik dalam catatan karyawan atau kesalahan penghitungan gaji. HRIS meminimalkan kesalahan ini dengan mengotomatiskan entri data dan perhitungan, sehingga memastikan akurasi yang lebih baik.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik:Fitur analisis data memungkinkan tim HR menghasilkan laporan dan wawasan dari metrik dan tren karyawan. Laporan ini dapat menginformasikan keputusan mengenai perencanaan tenaga kerja, keterlibatan karyawan, dan strategi retensi.
• Pengalaman Karyawan yang Ditingkatkan:Dengan portal layanan mandiri dan proses SDM yang disederhanakan, karyawan dapat lebih mudah mengakses informasi yang dibutuhkan, mengirimkan permintaan, dan mengelola data mereka. Hal ini menghasilkan pengalaman karyawan yang lebih baik secara keseluruhan dan mengurangi beban staf SDM untuk mengelola permintaan ini secara manual.
• Skalabilitas:Baik Anda memiliki sepuluh atau 10.000 karyawan, solusi HRIS dapat diperluas dan dapat berkembang bersama bisnis Anda. Mereka menawarkan fleksibilitas untuk menambahkan fungsi baru dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan perusahaan Anda.
• Mengurangi Risiko Kepatuhan:Sistem HRIS membantu perusahaan mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang selalu berubah dengan mengotomatisasi pelaporan dan memastikan bahwa semua dokumentasi yang diperlukan adalah yang terbaru.

Jenis HRIS

Sistem HRIS dapat sangat bervariasi dalam hal cakupan dan fungsinya.

Tergantung pada ukuran dan kebutuhan spesifik perusahaan Anda, Anda dapat memilih berbagai jenis sistem HRIS.

Di bawah ini, kami akan membagi tiga kategori utama HRIS:

1. Operasional HRIS

Sistem operasional HRIS dirancang untuk menangani tugas-tugas administratif, seperti:

• Pencatatan karyawan
• Pelacakan kehadiran
• Pemantauan waktu dan kehadiran
• Manajemen manfaat

Sistem operasional HRIS fokus pada proses sehari-hari yang menjaga departemen HR tetap berjalan lancar.

Mereka penting untuk menjaga informasi terkini tentang karyawan dan memastikan fungsi-fungsi penting SDM perusahaan bekerja secara efisien.

2. HRIS Taktis

Sistem HRIS taktis diarahkan untuk mengelola rekrutmen, manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan. Ini termasuk alat untuk:

• Merekrut dan melacak pelamar
• Mengelola program pelatihan
• Melakukan tinjauan kinerja
• Perencanaan suksesi

Sistem ini membantu tim HR merencanakan dan meningkatkan kinerja karyawan.

Sistem HRIS taktis sangat berharga bagi perusahaan yang ingin membangun sumber daya manusia yang kuat dan mengembangkan tenaga kerja mereka melalui pelatihan dan evaluasi berkelanjutan.

3. HRIS Strategis

Sistem HRIS yang strategis berfokus pada perencanaan SDM jangka panjang, seperti analisis tenaga kerja dan manajemen talenta. Fitur sering kali meliputi:

• Perencanaan suksesi
• Strategi retensi karyawan
• Program pengembangan kepemimpinan
• Analisis tenaga kerja

Solusi HRIS yang strategis menguntungkan perusahaan yang ingin menyelaraskan tujuan SDM mereka dengan strategi bisnis jangka panjang.

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengelola tenaga kerja mereka dengan menganalisis tren dan merencanakan kebutuhan talenta di masa depan.

Tabel Perbandingan Tipe HRIS

Untuk membantu Anda memahami perbandingan berbagai jenis HRIS, berikut rincian fitur dan area fokusnya:

Bagaimana HRIS Dapat Mengubah Departemen SDM Anda

Penerapan HRIS dapat mengubah cara departemen SDM Anda beroperasi secara drastis.

Dari mengurangi dokumen manual hingga membuat keputusan berdasarkan data, HRIS dapat memberikan manfaat berikut:

• Proses Otomatis:Departemen SDM sering kali terhambat oleh tugas manual dan berulang. HRIS mengotomatiskan proses-proses ini, sehingga memberikan waktu berharga bagi para profesional HR untuk fokus pada inisiatif strategis.
• Data Terpusat:Daripada mengelola informasi dalam beberapa spreadsheet, HRIS memungkinkan Anda menyimpan semua data terkait karyawan dalam satu sistem terpusat. Hal ini memudahkan akses informasi saat dibutuhkan dan memastikan data selalu up-to-date.
• Peningkatan Kepatuhan:HRIS melacak persyaratan peraturan penting dan memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Hal ini membantu menghindari denda yang mahal dan masalah hukum.
• Peningkatan Keterlibatan Karyawan:Dengan akses ke portal layanan mandiri, karyawan dapat mengambil kendali lebih besar atas informasi mereka, sehingga menghasilkan kepuasan dan keterlibatan yang lebih tinggi di tempat kerja.
• Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data:Sistem HRIS menawarkan fitur pelaporan dan analitik canggih yang memungkinkan tim SDM melacak metrik kinerja utama dan membuat keputusan berdasarkan data. Hal ini dapat membantu meningkatkan retensi karyawan, mengoptimalkan perencanaan tenaga kerja, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Contoh Dunia Nyata: Bagaimana HRIS Mengubah Proses SDM Kami

Dari pengalaman pribadi, saya telah melihat bagaimana penerapan HRIS dapat mengubah proses SDM suatu perusahaan.

Di perusahaan sebelumnya, kami kesulitan dalam memperbarui catatan karyawan dan mengelola penggajian secara akurat.

Kesalahan perhitungan sering terjadi, dan pelacakan kepatuhan sangat memusingkan.

Setelah menerapkan HRIS, kami langsung melihat perbaikan. Penggajian dilakukan secara otomatis, mengurangi kesalahan dan memastikan pembayaran tepat waktu.

Catatan karyawan dipusatkan, sehingga memudahkan manajer untuk mengakses informasi.

Pelacakan kepatuhan tidak lagi menjadi masalah karena sistem secara otomatis memberikan informasi terbaru kepada kami mengenai perubahan peraturan.

Tim SDM menjadi lebih efisien dan karyawan menjadi lebih puas dengan pengalaman mereka.

Langkah-Langkah Menerapkan HRIS di Bisnis Anda

Jika Anda mempertimbangkan untuk mengadopsi HRIS untuk bisnis Anda, berikut langkah-langkah untuk memulainya:

1. Identifikasi Kebutuhan Anda:Tentukan proses SDM mana yang ingin Anda otomatisasi atau tingkatkan. Ini bisa berupa penggajian, pengelolaan data karyawan, atau rekrutmen.
2. Pilih HRIS yang Tepat:Teliti berbagai sistem HRIS dan pilih salah satu yang memenuhi kebutuhan dan anggaran bisnis Anda.
3. Siapkan Data Anda:Kumpulkan semua data SDM Anda saat ini, termasuk catatan karyawan, informasi penggajian, dan dokumen kepatuhan.
4. Latih Tim Anda:Pastikan tim HR dan karyawan Anda terlatih untuk menggunakan sistem HRIS secara efektif.
5. Peluncuran dan Pantau:Setelah implementasi, pantau kinerja sistem dan sesuaikan seperlunya untuk memastikan sistem memenuhi tujuan Anda.

Kesimpulan

Jika Anda selama ini bertanya-tanya apa itu HRISdan apa manfaatnya bagi bisnis Anda, sekarang Anda tahu dampaknya terhadap penyederhanaan proses SDM dan peningkatan efisiensi secara keseluruhan.

Berdasarkan pengalaman saya, penggunaan HRIS telah sepenuhnya mengubah cara kami menangani segala hal mulai dari penggajian hingga pengembangan karyawan.

Ini adalah alat yang tidak boleh ditinggalkan oleh departemen SDM mana pun, terutama karena bisnis terus bertumbuh dan berkembang.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa Arti HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Ini adalah platform perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola, mengatur, dan menyederhanakan fungsi terkait SDM mereka.

Biasanya, departemen SDM dipenuhi dengan dokumen manual, spreadsheet, dan proses yang terisolasi, sehingga pengelolaan informasi karyawan menjadi rumit dan rentan terhadap kesalahan.

Namun, dengan hadirnya HRIS, semua fungsi ini dapat ditangani secara digital, sehingga prosesnya menjadi lebih efisien dan andal.

Sistem HRIS menampung semua informasi penting karyawan dalam satu platform terpusat, memastikan data mudah diakses dan terkini.

Platform ini dapat mengelola berbagai tugas SDM, mulai dari orientasi karyawan dan evaluasi kinerja hingga administrasi tunjangan dan pelacakan kepatuhan.

Dengan mengotomatiskan banyak tugas yang berulang, HRIS memungkinkan profesional HR untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis dan berpusat pada manusia seperti keterlibatan dan retensi karyawan.

Sistem ini juga memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan lokal dan nasional dengan mengotomatiskan pelacakan dan pelaporan, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manusia dan potensi masalah hukum.

HRIS sangat penting dalam mendukung departemen SDM dengan menyediakan alat yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tugas mereka secara lebih efektif dan efisien.

Apa Tiga Jenis HRIS?

Sistem HRIS secara garis besar dapat dikategorikan menjadi tiga jenis berdasarkan fungsi dan area fokusnya:

Operasional HRIS

Sistem operasional HRIS berfokus pada operasi sehari-hari dan tugas administratif yang menjaga kelancaran perusahaan.

Sistem ini terutama digunakan untuk mencatat dan melacak data karyawan, kehadiran, penggajian, dan manajemen tunjangan.

HRIS Operasional bertujuan untuk mengotomatisasi proses dasar SDM untuk mengurangi beban administratif pada staf SDM.

Contoh Fitur:Pencatatan karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran, administrasi tunjangan.

Kasus Penggunaan:HRIS operasional mungkin digunakan dalam organisasi besar di mana tim HR perlu mengelola ratusan karyawan dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.

HRIS taktis

Sistem HRIS taktis dirancang untuk membantu tim SDM dalam perekrutan karyawan, manajemen kinerja, dan proses pengembangan.

Sistem ini menguntungkan perusahaan yang ingin meningkatkan keterlibatan karyawan dan mengembangkan talent pool mereka melalui evaluasi kinerja terstruktur, program pelatihan, dan perencanaan suksesi.

Contoh Fitur:Perekrutan dan pelacakan pelamar, evaluasi kinerja, perencanaan suksesi, dan program pelatihan karyawan.

Kasus Penggunaan:Perusahaan yang berfokus pada pertumbuhan dan pengembangan karyawan dapat menerapkan HRIS taktis untuk melacak kinerja karyawan dan menciptakan peluang untuk kemajuan.

HRIS Strategis

Sistem HRIS yang strategis mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan SDM jangka panjang.

Mereka menyediakan alat analisis dan pelaporan canggih yang membantu tim SDM menyelaraskan tenaga kerja mereka dengan tujuan strategis perusahaan.

Sistem ini memungkinkan organisasi memperkirakan kebutuhan SDM mereka di masa depan, merencanakan suksesi, dan menerapkan strategi manajemen talenta yang mendorong kesuksesan bisnis.

Contoh Fitur: Analisis tenaga kerja, manajemen bakat, pengembangan kepemimpinan, dan perencanaan suksesi.

Kasus Penggunaan:Perusahaan multinasional dapat menggunakan HRIS strategis untuk memperkirakan permintaan tenaga kerja, mengidentifikasi karyawan berpotensi besar, dan merencanakan inisiatif pengembangan kepemimpinan untuk memastikan keberhasilan jangka panjang.

Setiap jenis HRIS menangani berbagai aspek manajemen sumber daya manusia, sehingga memungkinkan perusahaan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik mereka.

Apakah ADP merupakan Sistem HRIS?

Ya, ADP (Pemrosesan Data Otomatis) adalah sistem HRIS. Ini adalah salah satu platform perangkat lunak SDM yang paling terkenal dan banyak digunakan di dunia.

ADP menyediakan rangkaian layanan komprehensif yang mencakup berbagai fungsi SDM, termasuk penggajian, administrasi tunjangan, pelacakan waktu dan kehadiran, rekrutmen, dan manajemen kepatuhan.

Sistem HRIS ADP sangat dapat disesuaikan, sehingga cocok untuk semua ukuran bisnis, mulai dari startup kecil hingga perusahaan besar.

Ini juga terintegrasi dengan sistem bisnis lain, seperti perangkat lunak akuntansi, memungkinkan berbagi data tanpa hambatan dan meningkatkan akurasi antar departemen.

Solusi berbasis cloud ADP memastikan data karyawan dapat diakses dari mana saja, bermanfaat bagi perusahaan dengan tim jarak jauh atau terdistribusi.

Sistem ini dirancang untuk tumbuh bersama bisnis Anda, memberikan solusi terukur yang dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan SDM Anda.

Fitur penting ADP meliputi:

• Pemrosesan Penggajian:Mengotomatiskan perhitungan penggajian dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
• Pelacakan Waktu dan Kehadiran:Membantu memantau jam kerja karyawan dan mengatur jadwal.
• Administrasi Tunjangan:Memungkinkan karyawan untuk mendaftar dalam program tunjangan dan mengelola penawaran tunjangan.
• Manajemen Kepatuhan:Melacak perubahan peraturan dan memastikan perusahaan Anda mematuhi undang-undang ketenagakerjaan.

Secara keseluruhan, ADP adalah HRIS yang dapat menyederhanakan banyak proses SDM, menjadikannya solusi tepat bagi banyak bisnis.

Apakah HRIS Sama dengan Payroll?

Meskipun HRIS dan sistem penggajian sering kali tumpang tindih, namun keduanya tidaklah sama.

HRIS adalah sistem yang lebih luas yang mencakup berbagai fungsi SDM. Pada saat yang sama, penggajian adalah komponen spesifik SDM yang hanya berhubungan dengan penghitungan dan pendistribusian upah dan gaji karyawan.

Sistem HRIS mengelola berbagai fungsi SDM, seperti:

• Manajemen Data Karyawan:Menyimpan dan mengelola catatan karyawan, seperti informasi kontak, riwayat pekerjaan, dan tinjauan kinerja.
• Rekrutmen dan Orientasi:Mengelola proses perekrutan, mulai dari memposting lowongan pekerjaan hingga menerima karyawan baru.
• Pelacakan Kepatuhan:Memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.

Sebaliknya, sistem penggajian berfokus secara khusus pada:

• Perhitungan Gaji:Mengotomatiskan perhitungan upah karyawan berdasarkan jam kerja, lembur, bonus, dan potongan.
• Pemotongan Pajak:Memastikan jumlah pajak yang dipotong dari gaji karyawan benar.
• Setoran Langsung:Mendistribusikan gaji karyawan melalui setoran langsung ke rekening bank mereka.

Meskipun beberapa sistem HRIS menyertakan fungsi penggajian, tidak semua sistem penggajian menyertakan fitur HRIS.

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menggunakan penyedia penggajian khusus bersama dengan HRIS yang berfokus pada rekrutmen dan manajemen kinerja.

Banyak sistem HRIS modern yang mengintegrasikan modul penggajian untuk memberikan solusi lengkap yang mencakup manajemen SDM dan pemrosesan penggajian, yang dapat menyederhanakan alur kerja dan mengurangi redundansi.

HRIS adalah alat komprehensif yang mencakup berbagai fungsi SDM, termasuk penggajian, sedangkan sistem penggajian mengkhususkan diri pada kompensasi karyawan.