Apa itu Telepon VoIP dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Teknologi VoIP telah ada sejak tahun 90-an tetapi pandemi sangat mempercepat adopsinya karena pergeseran ke arah kerja jarak jauh dan pembelajaran jarak jauh. Mari kita lihat apa itu telepon VoIP, berapa harganya, dan fitur yang dibawanya.

Langsung ke

• Apa itu Telepon VoIP?
• Bagaimana Telepon VoIP Bekerja
• Telepon VoIP vs Sistem Telepon Tradisional
• Jenis Telepon VoIP
• Manfaat Sistem Telepon VoIP
• Fitur Telepon VoIP
• Protokol Telepon IP
• Perbandingan Telepon VoIP
• Biaya Beralih ke Telepon VoIP

Apa itu Telepon VoIP?

Telepon VoIP adalah perangkat yang melakukan panggilan menggunakan koneksi internet alih-alih kabel telepon lama. Hal ini membuat telepon VoIP lebih murah, gesit, dan lebih andal berkat konektivitas superiornya.

Bagaimana Telepon VoIP Bekerja

Telepon lawas dulu berfungsi dengan langsung disambungkan ke PBX (pertukaran cabang pribadi) di tempat. Mesin PBX besar kemudian akan menangani perutean ke ekstensi yang sesuai. Namun, ini kurang efisien daripada telepon IP dan tidak memiliki banyak fitur.

Sebaliknya, telepon VoIP memproses panggilan melalui internet yang berarti mereka dapat menggunakan Wi-Fi atau terhubung ke jaringan melalui kabel Ethernet.

Power over Ethernet (PoE) memungkinkan kabel Ethernet untuk mengirimkan data dan daya telepon VoIP secara bersamaan menggunakan satu kabel jaringan, sehingga Anda tidak memerlukan adaptor daya tradisional dan kabel lain untuk melakukan panggilan pertama.

Telepon VoIP vs Sistem Telepon Tradisional

VoIP adalah teknologi yang sama sekali berbeda dari sistem telepon tradisional.

Telepon VoIP menawarkan tarif yang lebih murah daripada yang Anda temukan dengan penyedia telepon mana pun dengan kualitas audio yang superior berkat protokol yang memanfaatkan konektivitas internet. Ini juga merupakan pilihan yang lebih andal karena jaringan VoIP dipantau 24/7.

Ini berarti sinyal transmisi dapat dialihkan dalam hitungan detik jika terjadi pemadaman listrik atau bencana alam. Terakhir, layanan VoIP menawarkan Anda pengalaman lintas platform yang mulus baik saat Anda menggunakan handset di meja atau ponsel di rumah.

Jenis Telepon VoIP

Telepon Keras

Telepon keras seperti telepon meja adalah hal pertama yang kebanyakan orang pikirkan ketika mereka mendengar istilah telepon VoIP karena mereka adalah jenis yang paling umum. Anda akan sering melihatnya di kantor dan ruang konferensi — sering kali disertai dengan handset atau headset Bluetooth.

Softphone

Softphone adalah telepon virtual yang mengandalkan aplikasi untuk berfungsi. Ini sering dipasang di komputer atau perangkat seluler seperti ponsel cerdas dan tablet. Mereka memiliki fungsi yang sama seperti telepon keras tetapi tidak memerlukan peralatan mahal.

Manfaat Sistem Telepon VoIP

Kualitas Panggilan

Layanan telepon VoIP memiliki kualitas yang jauh lebih baik daripada telepon analog karena mengandalkan koneksi internet Anda. Konektivitas internet memungkinkan pengguna untuk merasakan suara HD dengan kejernihan yang tak tertandingi, terutama saat dipasangkan dengan mikrofon kelas atas.

Mudah Terukur

Sementara meningkatkan perusahaan di masa lalu berarti memasang saluran telepon fisik baru di kantor. Sistem VoIP dapat ditingkatkan dengan meningkatkan jumlah pengguna pada langganan Anda dan membeli handset lain. Mereka yang menggunakan solusi softphone bahkan tidak perlu membayar untuk perangkat keras.

Portabilitas

Hampir setiap penyedia VoIP saat ini di pasar menyertakan aplikasi seluler dengan paket mereka. Ini berarti karyawan akan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan sambil bepergian. Banyak platform bahkan memungkinkan pengguna beralih dari telepon meja ke smartphone tanpa mengakhiri panggilan.

Lebih aman

Perangkat lunak VoIP dilengkapi dengan protokol keamanan mutakhir yang memastikan tidak ada yang bisa menguping panggilan sensitif. Sebagian besar solusi juga memiliki fitur seperti autentikasi dua faktor dan sistem masuk tunggal yang menjauhkan pengguna yang tidak sah dari infrastruktur komunikasi Anda.

Jangkauan Lebih Luas

Perusahaan yang menggunakan VoIP dapat menjangkau lebih banyak pasar tanpa khawatir tentang tarif panggilan luar negeri yang tinggi yang akan dikenakan pada sambungan telepon rumah. Sebagian besar penyedia menawarkan panggilan telepon tak terbatas di seluruh AS dan Kanada, dan beberapa paket khusus seperti Seri X 8x8 memungkinkan Anda menjangkau lebih dari 48 negara.

Pengurangan Biaya

Terakhir, telepon VoIP jauh lebih murah untuk dijalankan daripada sistem PBX lama. Ini berarti bahwa perusahaan Anda akan menghemat banyak uang bahkan jika Anda memperhitungkan biaya yang akan Anda keluarkan saat beralih ke sistem VoIP. Kami akan mempelajari lebih dalam tentang biaya dan penghematan di bawah.

Fitur Telepon VoIP

Meskipun VoIP dikenal karena keandalannya dan pengoperasiannya yang lebih murah, fitur-fitur yang disertakan dengan telepon keras dan telepon lunak sama pentingnya. Mereka dapat membantu tim Anda menjadi lebih produktif dan menghilangkan kebutuhan akan perangkat lunak pihak ketiga yang mahal.

Manajemen Panggilan Tingkat Lanjut

Manajemen panggilan lanjutan memungkinkan Anda menetapkan aturan yang akan digunakan sistem telepon Anda untuk menangani panggilan masuk secara otomatis. Anda dapat memprioritaskan panggilan, memblokir nomor telepon, atau memilih kapan harus menunda panggilan tergantung pada kebutuhan spesifik Anda.

Dasbor Analisis

Memiliki dasbor analitik dapat menjadi salah satu cara paling efisien untuk memantau perusahaan Anda dan melihat apakah tim Anda produktif sepanjang hari. Anda akan dapat melihat metrik seperti rata-rata waktu penanganan, resolusi panggilan pertama, dan jumlah panggilan yang diselesaikan setiap agen.

Indikator kinerja utama (KPI) ini sering dilaporkan secara real-time juga yang membantu Anda membuat keputusan cepat yang mengoptimalkan bisnis Anda. Anda juga dapat menggunakan data yang dikumpulkan melalui analitik panggilan untuk membuat laporan khusus yang berfungsi sebagai catatan nyata kinerja karyawan.

Auto-Petugas

Penjawab otomatis — terkadang disebut resepsionis digital atau virtual — adalah sistem menu yang membantu perusahaan merutekan panggilan masuk ke tujuan yang tepat secara otomatis. Sebagian besar penyedia menawarkan penjawab otomatis tetapi beberapa mungkin sulit digunakan atau dikunci ke tingkat langganan yang lebih tinggi.

Pesan Suara Visual

Pesan suara visual memungkinkan Anda memilih pesan mana yang ingin Anda dengarkan melalui antarmuka. Ini jauh lebih cepat daripada sistem sekuensial yang ditemukan pada ponsel lama. Selain itu, sebagian besar platform VoIP juga secara otomatis menyalin pesan suara. Membaca transkrip dapat membantu Anda melewati pesan yang tidak cukup penting untuk didengarkan.

Rekaman Panggilan

Perekaman panggilan adalah fitur bermanfaat lain yang akan diperoleh perusahaan dengan hampir setiap sistem telepon bisnis, baik menggunakan telepon keras atau telepon lunak. Mampu meninjau panggilan di kemudian hari dapat membantu Anda mengingat informasi penting yang tidak tertulis dalam catatan rapat.

Selain itu, rekaman ini dapat digunakan untuk melatih agen baru karena menjadi contoh langsung tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Pelatihan berbasis rekaman sangat berguna untuk tim dukungan pelanggan yang memiliki banyak rekrutan baru.

Penyimpanan awan

Dengan semua rekaman panggilan yang akan Anda simpan, penting bagi Anda untuk memiliki tempat untuk menyimpan semua data itu. Untungnya, sebagian besar platform VoIP memungkinkan Anda menyimpan rekaman di cloud sehingga Anda tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk hard drive eksternal.

Kapasitas penyimpanan cloud dapat dialokasikan berdasarkan paket atau per pengguna tergantung pada penyedia tempat Anda berlangganan. Banyak penyedia juga mengizinkan Anda membeli penyimpanan tambahan dengan harga lebih murah daripada solusi penyimpanan pihak ketiga.

Kolaborasi Tim

Perangkat lunak kolaborasi tim sering dipandang sebagai fitur yang terutama ditemukan di komputer desktop. Namun, banyak telepon meja VoIP yang dapat melakukan panggilan rapat tanpa berpindah platform yang dapat membuat kolaborasi selama proyek menjadi jauh lebih mudah.

Perlu dicatat bahwa administrator mungkin perlu meluncurkan rapat melalui PC atau menjadwalkannya sebelumnya di kalender platform karena tidak semua telepon meja memungkinkan Anda membuat ruangan. Fitur seperti papan tulis atau polling juga tidak akan berfungsi pada telepon meja non-layar sentuh.

Konferensi video

Sebagian besar telepon VoIP, terutama model yang lebih baru, memiliki port USB yang memungkinkan Anda menghubungkan webcam sehingga Anda dapat mengaktifkan video selama panggilan konferensi. Konon, kualitas video yang Anda lihat akan dibatasi oleh resolusi telepon meja Anda. Pengalaman konferensi video secara keseluruhan mungkin juga kurang efisien daripada yang Anda temukan di browser atau aplikasi desktop.

Meja Panas

Alih-alih memiliki agen yang ditugaskan ke meja khusus di pusat panggilan Anda, menerapkan kebijakan hot-desking memungkinkan mereka untuk menggunakan ruang dan peralatan sesuai kebutuhan. Mampu bekerja di tempat kerja yang berbeda setiap hari dapat menghilangkan kebosanan.

Semua catatan panggilan dan rekaman yang disimpan akan tetap tersedia untuk mereka bahkan jika mereka menggunakan telepon meja baru yang menghemat banyak waktu. Mereka juga dapat mentransfer panggilan yang sedang berlangsung ke perangkat seluler mereka.

Pengambilalihan Langsung

Seperti namanya, fitur ini memungkinkan Anda mengambil alih panggilan jika agen tidak dapat menyelesaikan tiket tepat waktu atau pelanggan meminta eskalasi. Ini dapat mengurangi waktu penanganan panggilan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Lagi pula, hal terakhir yang Anda inginkan adalah memiliki agen yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk mengeskalasi tiket. Jika digabungkan dengan analitik waktu nyata, Anda akan dapat secara proaktif turun tangan saat Anda melihat panggilan yang memakan waktu terlalu lama.

Protokol Telepon IP

Protokol SIP

SIP atau protokol inisiasi sesi dapat digunakan untuk membuat sesi antara dua orang atau lebih. Itu juga dapat mengubah sesi selama panggilan dan menyimpulkannya setelah panggilan berakhir. Protokol ini berbasis teks dan sangat mirip dengan protokol HTTP.

Sifat berbasis teks dari protokol ini membuatnya lebih mudah untuk memecahkan masalah ditambah juga memiliki mekanisme permintaan-tanggapan yang lebih merampingkan proses diagnostik. Transmisi data dilakukan oleh TCP atau UDP pada layer 5 dari model OSI.

Protokol H.323

Mirip dengan SIP, H.323 memiliki fungsi yang sama. Protokol menangani inisiasi, modifikasi, dan penghentian sesi VoIP. Ini adalah protokol dari kumpulan standar ITU-T yang memfasilitasi komunikasi audio dan video melalui jaringan komputer.

Tidak seperti SIP yang berbasis teks, H.323 adalah protokol biner yang secara harfiah menggunakan nol dan satu untuk membawa suara atau video melintasi jaringan. Sayangnya, H.323 lebih sulit untuk diukur daripada SIP karena menggunakan arsitektur monolitik daripada modular.

Protokol RTP

Seperti yang didefinisikan dalam RFC 1889, protokol RTP menggunakan format paket standar untuk mengirimkan audio dan video melalui internet. Protokol ini telah diadopsi secara luas dalam sistem hiburan dan komunikasi seperti streaming media, konferensi video, dan telepon.

Banyak fitur push-to-talk berbasis web seperti yang terlihat di Zoom dan Discord juga mengandalkan protokol RTP. Protokol RTP digunakan bersama dengan protokol RTCP yang akan kita bicarakan di bagian selanjutnya.

Protokol RTCP

RTCP berbeda dari RTP tetapi bekerja sama dengannya. Protokol RTP digunakan untuk mengirimkan media audio/video sementara RTCP mengirimkan paket kontrol kepada peserta untuk memberikan umpan balik tentang kualitas layanan.

RTP berasal dari port angka genap tetapi RTCP menggunakan port angka ganjil berikutnya. Melalui ini, ia dapat mengirim statistik seperti jumlah paket, jitter, oktet, waktu pulang pergi, dan bentuk informasi penting lainnya.

Protokol SRTP

SRPT diterbitkan oleh IETF pada tahun 2004 sebagai RFC 3711. Ini adalah salah satu protokol keamanan yang digunakan untuk teknologi WebRTC. Ini pada dasarnya adalah komponen tambahan yang dapat menambahkan elemen keamanan ke protokol RTP. Ini termasuk otentikasi pesan, perlindungan replay, dan kerahasiaan.

Ini sebagian besar digunakan untuk tujuan VoIP dan enkripsi serta fitur otentikasi yang dibawanya ke tabel dapat mengurangi risiko serangan penolakan layanan (DDoS) yang ditunjuk. Sayangnya, SRTP jarang digunakan oleh sebagian besar penyedia karena lalu lintas tidak dienkripsi di tingkat PSTN.

Protokol SDP

SDP juga diterbitkan oleh IETF pada tahun 1998 sebagai RFC 4566. Ini menetapkan standar untuk menentukan parameter selama pertukaran — seperti streaming media — antara dua titik. Seluruh protokol SDP berfungsi dalam SIP saat digunakan untuk sebagian besar aplikasi.

Itu dapat membuat deklarasi seperti jenis media apa yang seharusnya diterima titik akhir, nomor port apa yang menghadiri aliran media, IP mana yang akan menerima aliran media, dan pengkodean kompresi mana yang dapat diterima titik akhir.

Perbandingan Telepon VoIP

Sementara banyak perusahaan menyukai solusi berbasis cloud untuk kebutuhan komunikasi mereka, masih ada kebutuhan akan telepon VoIP untuk pengaturan kantor dan rumah. Kami telah mengumpulkan dan membandingkan beberapa model terbaik yang ada di pasaran saat ini.

1. Siemens Gigaset SL450A

SL450A dari Siemens adalah salah satu telepon nirkabel terbaik yang dapat dibeli dengan uang. Ini jauh dari model termurah di pasar tetapi membawa banyak keuntungan berkat kualitas audio yang sangat baik, buku alamat 500 entri, dan sinkronisasi data dengan PC Anda.

Membeli dua handset akan dikenakan biaya $270. Meskipun demikian, Anda bisa mendapatkan enam unit seharga $680 yang membuat harga per unitnya sedikit lebih rendah. Mengingat handset ini terbuat dari bingkai aluminium, bahan yang tahan lama membuatnya sepadan dengan uang ekstra.

2. Siemens Gigaset C570A

Jika Anda menyukai gagasan memiliki buku alamat pada handset nirkabel Anda dengan ratusan entri tetapi tidak ingin membayar terlalu banyak maka Anda harus mempertimbangkan C570A dari Siemens. Kapasitas buku alamatnya sedikit lebih rendah pada 200 entri tetapi itu masih merupakan kapasitas yang layak untuk dimiliki.

Ini juga memiliki layar LCD, suara HD berkat loudspeaker dupleksnya, dan daftar hitam yang membantu Anda memblokir penelepon spam. Sepasang handset akan memberi Anda $ 180 tetapi memesan enam hanya berharga $ 340 sehingga pada dasarnya Anda akan mendapatkan empat handset diskon dan dua benar-benar gratis.

3. Polycom VVX 601

Seri VVX ​​dari Polycom adalah salah satu pilihan paling populer di seluruh dunia untuk bisnis kecil dan perusahaan besar, dan banyak penyedia VoIP mendukung perangkat keras ini dalam rencana mereka. 601 memiliki 16 tombol garis, empat tombol lunak, dan layar sentuh berwarna 4,3 inci yang memodernisasi pengalaman pengguna.

Ini juga memiliki konferensi audio tiga arah lokal dan port USB 2.0 ganda. Harga mulai dari $ 199 menjadikannya salah satu telepon meja VoIP yang lebih mahal yang tersedia saat ini, tetapi volume pesanannya berbicara sendiri dalam hal nilai utilitas model.

4. Cisco 7841

7841 dari Cisco hanya berharga $88 yang menjadikannya nilai terbaik yang bisa Anda dapatkan di telepon meja. Tampilan skala abu-abu beresolusi tinggi mungkin tidak semenarik layar sentuh berwarna pada VVX 601, tetapi ini menyelesaikan tugasnya.

Ini juga memiliki empat tombol baris dan speakerphone full-range. Ia bekerja dengan solusi on-premise dan host dengan dukungan luas dari penyedia VoIP terbesar. Secara keseluruhan, di luar tampilan dan jumlah tombol baris, Anda tidak banyak berkorban saat membeli model anggaran ini.

5. Ooma DP1-T

DP1-T dari Ooma dengan cepat menjadi favorit penggemar bagi karyawan WFH sejak pandemi dimulai. Ini adalah model nirkabel dengan 32 panggilan cepat yang dapat diprogram dan mode jangan ganggu yang dapat membantu memulihkan keseimbangan kehidupan kerja Anda.

Ini juga memiliki tombol fisik untuk menahan, mentransfer, dan konferensi serta speakerphone terintegrasi. Kelemahan utama adalah bahwa Anda harus membayar $99 untuk Ooma Telo di atas $90 untuk telepon meja tetapi langganan itu dilengkapi dengan fasilitas panggilan nasional tak terbatas.

6. Yealink SIP-T58A

Jika Anda penggemar lonceng dan peluit maka SIP-T58A dari Yealink adalah pilihan yang tepat. Ini mungkin sedikit berlebihan untuk sebagian besar aplikasi, tetapi memiliki layar sentuh tujuh inci yang dapat disesuaikan, 27 tombol DSS sekali sentuh, dan konferensi audio lima pihak.

Anda juga dapat mengakses email, kalender, dan browser web melalui handset yang ideal jika Anda menggunakan paket VoIP dengan fitur kolaborasi tim. Ini cukup mahal di $220 tapi pasti handset serbaguna untuk dimiliki.

7. Siemens Gigaset DX800A

Siemens Gigaset DX800A terasa lebih seperti pusat komando daripada telepon meja biasa. Ini dapat bekerja untuk sistem ISDN dan VoIP dan dapat menyimpan hingga 1.000 entri dalam buku kontaknya yang kemudian dapat disinkronkan dengan PC Anda.

Ia juga dapat mengelola hingga empat panggilan secara bersamaan dan memiliki layar berwarna 3,5 inci yang memudahkan untuk berinteraksi dengan berbagai fitur yang tersedia. Ini juga merupakan stasiun pangkalan yang kompatibel dengan DECT yang memungkinkan Anda mendaftarkan hingga enam handset nirkabel. Apakah itu bernilai $295? Kamu putuskan.

8. Cisco 8845

Murah pada handset VoIP sepertinya ide yang baik sampai Anda menyadari itu adalah mimpi buruk untuk menghadiri konferensi video dengan mereka. Cisco 8845 memposisikan dirinya sebagai handset konferensi video terbaik dengan kamera built-in, layar lima inci, dan resolusi 720p.

Suaranya luar biasa dan handset ini bekerja pada VoIP serta sistem ISDN seperti DX800A. Lima tombol saluran yang dapat diprogram, tombol fungsi tetap untuk aplikasi, tombol bisu fisik, dan dukungan Bluetooth semuanya membuat label harga $ 165 tampak seperti tawar-menawar untuk telepon konferensi.

Biaya Beralih ke Telepon VoIP

Biaya beralih ke telepon VoIP terutama berpusat pada perolehan perangkat keras (kecuali jika Anda menggunakan telepon lunak) dan menemukan langganan yang tepat dari penyedia yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Banyak telepon meja berharga $ 50 tetapi model kelas atas cenderung berharga $ 100- $ 200 dolar. Perusahaan yang hanya akan mendapatkan beberapa telepon meja harus mempertimbangkan untuk membeli salah satu model yang lebih baru karena harga tambahan akan disesuaikan dengan fungsinya.

Sebaliknya, mereka yang ingin menggunakan telepon meja di seluruh bisnis mereka harus memilih model yang lebih terjangkau untuk menjaga biaya implementasi keseluruhan tetap rendah. Pindah ke perangkat lunak, harganya dapat bervariasi tergantung pada penyedia mana yang Anda pilih.

Paket VoIP rata-rata akan dikenakan biaya $20 hingga $30 per bulan untuk setiap pengguna, tetapi Anda dapat dengan mudah membayar dua kali lipat jumlah itu jika Anda membutuhkan banyak fitur. Meskipun demikian, banyak penyedia teratas akan mengurangi biaya per pengguna jika Anda memerlukan lusinan atau ratusan lisensi.

Penghematan Sistem Telepon VoIP

Meskipun membeli telepon kantor baru, headset, dan kemungkinan membayar untuk pelatihan karyawan mungkin tampak seperti biaya yang luar biasa, perlu dicatat bahwa investasi tersebut akan terbayar dengan sendirinya dalam jangka panjang.

Ada penghematan biaya yang cukup besar yang harus dilakukan dengan beralih dari sistem PBX lama ke solusi VoIP. Pertama-tama, tarif panggilan internasional akan jauh lebih murah — dengan banyak penyedia bahkan menawarkan panggilan tak terbatas ke Amerika Serikat dan Kanada.

Hal ini juga berlaku untuk nomor bebas pulsa karena paket tertentu dilengkapi dengan tunjangan bulanan yang memungkinkan pelanggan Anda menghabiskan sejumlah menit tanpa dikenakan biaya untuk panggilan tersebut. Anda juga akan menghemat biaya perawatan karena telepon meja lebih kuat daripada unit PBX.

Jika Anda memilih paket yang dilengkapi dengan pelayan otomatis (yang sangat umum di sebagian besar penyedia) maka Anda berpotensi menghilangkan biaya resepsionis seluruhnya atau setidaknya menurunkan jumlah resepsionis yang perlu Anda sewa.

Terakhir, Anda juga akan menghemat biaya perangkat lunak karena penyedia teratas di industri ini menawarkan paket UCaaS yang mengkonsolidasikan operasi bisnis di luar panggilan. Ini termasuk konferensi video, kolaborasi tim, dan penyimpanan cloud yang seharusnya Anda bayar ekstra.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, VoIP tidak diragukan lagi merupakan salah satu kemajuan teknologi yang paling inovatif dan berdampak pada dunia bisnis. Ini membantu perusahaan berjalan lebih cepat, lebih murah, dan lebih efisien daripada sebelumnya.