Apa itu UCaaS? Komunikasi Terpadu sebagai Panduan Layanan

Meskipun Anda menyukai fleksibilitas dan penghematan biaya tenaga kerja jarak jauh, terkadang terasa sulit untuk menyatukan anggota tim Anda. Miskomunikasi internal yang membuat frustrasi dan mahal dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, klien yang tidak puas, dan kelelahan karyawan.

Dengan UCaaS (Unified Communications as a Service), Anda tidak perlu mengorbankan kolaborasi demi kenyamanan.

Tapi apa itu UCaaS–dan mengapa Anda membutuhkannya?

Baca terus untuk mengetahui apa itu sistem UCaaS, cara kerjanya, dan fitur yang akan membuat tim Anda lebih produktif dan lebih terlibat di dalam dan di luar kantor.

Apa itu UCaaS?

UCaaS (Unified Communications as a Service) adalah perangkat lunak bisnis cloud yang dapat diskalakan yang merampingkan saluran komunikasi tim dan alat kolaborasi menjadi satu antarmuka asinkron dengan akses sekali klik ke panggilan suara dan video, SMS dan pesan instan, berbagi layar dan file, analitik, ketiga -integrasi pihak, dan banyak lagi.

UCaaS terutama dirancang untuk mengoptimalkan komunikasi internal dengan memungkinkan agen untuk terhubung ke berbagai saluran secara real-time, terlepas dari perangkat atau lokasi geografis yang mereka pilih.

Sinkronisasi multisaluran, pemberitahuan push, dan desktop agen yang dapat disesuaikan membuat percakapan tetap konsisten, sementara fitur seperti pengeditan file langsung dan papan tulis online membuat ruang kolaborasi virtual yang mereplikasi pengalaman rapat tatap muka.

Solusi UC berkualitas akan mencakup:

• Telepon VoIP, ekstensi tak terbatas, nomor telepon bisnis dengan keberadaan lokal
• Rapat video dengan obrolan dalam rapat, kontrol host, berbagi layar
• Perpesanan obrolan tim yang terus-menerus dengan @sebutan, saluran, kehadiran pengguna, berbagi file
• Perpesanan teks bisnis dasar (SMS/MMS)
• Integrasi pihak ketiga dengan perangkat lunak CRM, aplikasi obrolan, solusi penyimpanan, dll.
• Analitik real-time dan historis interaktif tentang kinerja, penggunaan, aktivitas, dll.
• Alat kolaborasi (papan tulis, manajemen tugas, pengeditan bersama file/kontrol versi, dll.)

Bagaimana UCaaS Bekerja?

UCaaS bekerja dengan mengizinkan bisnis untuk mengakses fitur komunikasi terpadu melalui penyedia pihak ketiga yang menawarkan mereka "sebagai Layanan", yang berarti pengguna akhir tidak bertanggung jawab untuk menghosting perangkat lunak di tempat, menangani pemeliharaan dan peningkatan, atau membeli perangkat keras yang kompatibel dan mahal.

Alih-alih, penyedia UCaaS menghosting dan memelihara perangkat lunak di luar kantor di cloud , di server yang aman dengan beberapa titik kehadiran global dan pemantauan 24/7.

Secara teknis, saat bisnis membeli platform UCaaS berbasis cloud, yang sebenarnya mereka beli adalah kemampuan (dan infrastruktur) untuk mengakses dan menggunakan sistem UCaaS penyedia, yang dikirimkan melalui Internet broadband.

Metode penerapan cloud ini juga memberi bisnis skalabilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya dan model penetapan harga berbasis langganan. Bisnis hanya membayar untuk fitur dan fungsi yang mereka butuhkan saat ini, sambil mempertahankan kemampuan untuk membeli kemampuan yang lebih canggih di masa mendatang, seiring pertumbuhan bisnis mereka. Fitur-fitur canggih ini tersedia a la carte sebagai add-on individual, atau sebagai bagian dari tingkat harga paket yang dapat diskalakan. Sebagian besar solusi UCaaS menawarkan pembayaran bulanan dan tahunan, dengan komitmen penggunaan dan diskon volume. Harga dan paket khusus juga tersedia.

Fitur Penting dari Solusi UCaaS

Meskipun spesifikasi dari apa yang termasuk dalam sistem UCasS akan bervariasi menurut penyedia dan paket, ada beberapa hal penting yang harus disertakan oleh penyedia kualitas mana pun.

Fitur utama UCaaS diuraikan secara singkat di bawah ini.

Panggilan VoIP

Telepon VoIP (Voice over Internet Protocol) memungkinkan pengguna melakukan panggilan masuk/keluar tanpa batas di Amerika Serikat dan Kanada melalui Internet sebagai kebalikan dari jaringan telepon kabel standar, menawarkan penghematan biaya yang luar biasa dan akses ke fitur-fitur canggih.

Dengan VoIP, pengguna dapat memilih nomor telepon lokal, bebas pulsa, batil, dan bahkan internasional untuk menciptakan kehadiran lokal tepercaya di berbagai area.

Sistem telepon bisnis VoIP dapat diakses di perangkat seluler dan desktop melalui antarmuka softphone – menawarkan peningkatan fleksibilitas yang ideal untuk pekerjaan jarak jauh dan tim campuran yang popularitasnya meledak selama pandemi COVID-19.

Fitur VoIP meliputi:

• Penerusan Panggilan: Meneruskan panggilan ke beberapa nomor telepon agen tanpa pemutusan
• Interactive Voice Response (IVR): Fitur layanan mandiri pelanggan di mana penelepon merespons permintaan menu yang direkam sebelumnya untuk memberikan informasi, mengarahkan panggilan mereka sendiri, atau menyelesaikan interaksi dasar seperti pembayaran tagihan atau konfirmasi janji temu tanpa terhubung ke agen langsung
• Perutean Panggilan: Strategi penanganan panggilan di mana panggilan dikirim ke agen terbaik yang tersedia untuk masalah spesifik yang ada; opsi perutean panggilan termasuk berbasis keterampilan, berbasis hubungan, berbasis waktu, paling tidak aktif, berbasis daftar, dll.
• Pemantauan Panggilan: Perekaman dan transkripsi panggilan otomatis atau sesuai permintaan, bisikan panggilan, tongkang panggilan, dll.
• Transkripsi Pesan Suara: Secara otomatis mentranskripsi pesan suara dan mengirim file transkripsi/audio ke email atau dasbor agen, memungkinkan agen untuk membaca+merespons pesan lebih cepat dan memprioritaskan panggilan balik
• Grup Dering: Grup agen siap pakai dengan keahlian, departemen, jadwal, dll. yang serupa yang menerima panggilan masuk yang relevan secara bersamaan atau melalui aturan panggilan yang telah ditentukan sebelumnya

Konferensi Video

Platform Komunikasi Terpadu juga menawarkan konferensi video sesuai permintaan atau terjadwal untuk komunikasi tatap muka melalui webcam . Pengguna dapat mengatur latar belakang virtual, mengaktifkan penyesuaian pencahayaan otomatis, menambahkan filter, dan memilih dari beberapa tampilan seperti galeri, speaker aktif, atau peserta yang disematkan.

Jumlah peserta bervariasi menurut paket dan penyedia, tetapi umumnya berkisar antara 5-300+. Durasi rapat juga bervariasi, tetapi sebagian besar penyedia menawarkan durasi rapat minimal 40 menit.

Rapat dapat memiliki satu atau beberapa penyelenggara yang mengizinkan peserta ruang tunggu, membisukan/menyalakan speaker, mengaktifkan dan menonaktifkan umpan video, menghapus dan memblokir pengguna, serta memulai dan mengakhiri rapat. Fitur dalam rapat seperti reaksi emoji, berbagi file dan video, filter, angkat tangan virtual, polling, Tanya Jawab, dan penyaji lulus membuat peserta tetap terlibat.

Olahpesan instan dalam rapat adalah fitur rapat penting lainnya di mana pengguna bertanya dan menjawab pertanyaan, mengirim pesan ke semua peserta atau hanya tuan rumah, atau saling mengirim pesan langsung. Obrolan dapat diaktifkan/dinonaktifkan oleh tuan rumah.

Baru-baru ini, penyedia UCaaS telah mulai menyertakan fitur yang didukung AI untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan mengganggu dalam rapat dan pasca rapat.

Misalnya, pencatatan cerdas menggunakan pembelajaran mesin untuk mengidentifikasi momen rapat penting, item tindakan potensial, dan masalah yang memerlukan tindak lanjut. Ringkasan rapat ini sering kali tersedia untuk semua peserta segera setelah rapat, dan mungkin menyertakan daftar tugas atau pengingat yang disarankan.

Ruang Breakout , kemampuan konferensi video penting lainnya, memungkinkan tuan rumah membuat grup kecil peserta rapat yang telah ditentukan sebelumnya atau acak. Ideal untuk brainstorming dalam rapat, pembaruan departemen atau proyek, atau pembelajaran online, ruangan yang lebih kecil ini memungkinkan kolaborasi yang lebih besar dan meningkatkan keterlibatan peserta. Setelah pengatur waktu sesi breakout berakhir, semua peserta secara otomatis bergabung kembali ke rapat utama, tempat mereka dapat mempresentasikan temuan mereka ke grup yang lebih besar.

Fitur konferensi web tambahan biasanya meliputi:

• Perekaman rapat, transkripsi dengan diferensiasi pembicara, jeda/lanjutkan perekaman
• Analitik rapat
• Berbagi layar dan papan tulis (selengkapnya di bawah)
• Akses telepon
• Integrasi kalender pihak ketiga (Kalender Google, Microsoft 365, dll.)
• Teks tertutup langsung
• Tetapkan rapat berulang
• Rapat streaming langsung ke YouTube atau platform media sosial pilihan
• Ruang pertemuan "singgahi" yang selalu aktif
• ID ruang rapat individu
• Eskalasi sekali klik dari pesan obrolan ke panggilan video

Perpesanan Obrolan Tim

Perpesanan obrolan tim memungkinkan perpesanan instan waktu nyata melalui perpesanan langsung satu lawan satu dan perpesanan grup di saluran publik, pribadi, dan seluruh perusahaan .

Pengguna dapat membuat saluran sesuai dengan proyek, tim atau departemen, minat tertentu, atau kriteria lainnya. Di dalam saluran ini, pengguna dapat @mention (menandai) satu sama lain, membuat utas pesan atau langsung membalas pesan individu, berbagi berbagai format file, dan tentu saja, bereaksi terhadap pesan melalui emoji.

Obrolan tim memungkinkan pengguna mendapatkan jawaban cepat untuk pertanyaan sederhana, melakukan jajak pendapat atau melakukan check-in tim, meminta pendapat, mendapatkan persetujuan proyek atau tugas, atau sekadar terlibat dalam pembicaraan tentang pendingin air.

Profil pengguna memungkinkan karyawan saling memberikan "fakta cepat" mengenai jadwal, lokasi, zona waktu, jabatan, dan yang paling penting, status mereka saat ini dengan memperbarui Kehadiran Pengguna mereka. Pengguna dapat mengatur status khusus, atau memilih dari opsi yang telah ditentukan sebelumnya seperti "Jangan Ganggu", "Tersedia", atau "Dalam Rapat". Pembaruan status otomatis dengan sinkronisasi kalender tersedia.

Fitur perpesanan obrolan tambahan meliputi:

• Riwayat obrolan yang dapat dicari dan pengaturan penghapusan otomatis
• Integrasi pihak ketiga dengan kalender, manajemen tugas, dan alat perencanaan proyek
• Pengeditan pesan
• Pintasan
• Tandai pesan sebagai belum dibaca
• Kontak favorit dan pesan bintang
• Pemberitahuan push di seluruh perangkat
• Pemformatan teks kaya
• Reaksi GIF

Berbagi layar

Berbagi layar adalah fitur kolaborasi tim jarak jauh yang memungkinkan pengguna berbagi layar, halaman web, atau aplikasi tertentu dengan peserta rapat lainnya secara real-time.

Alat anotasi bersama memungkinkan peserta menambahkan catatan, pengeditan, atau gambar ke layar bersama, sementara kontrol layar jarak jauh memungkinkan penyaji memberikan kontrol sementara kepada pengguna lain atas layar mereka.

Berbagi layar adalah metode populer untuk memberikan presentasi slide, mendiagnosis masalah teknis, mengajari agen cara menggunakan perangkat lunak baru, mempresentasikan produk, dan banyak lagi.

Berbagi File dan Pengeditan Bersama

Pengguna dapat berbagi berbagai format file (dokumen, gambar, video) dalam konferensi video, melalui perpesanan obrolan tim, dalam repositori file pribadi atau khusus proyek, atau melalui integrasi dengan aplikasi penyimpanan file pihak ketiga seperti Dropbox atau Google Drive.

Sinkronisasi otomatis dan kontrol versi memastikan semua orang yang berkolaborasi pada file bekerja dengan versi yang sama (dan paling baru) dari setiap file. Untuk lebih merampingkan kolaborasi dan mempermudah pelacakan pengeditan, fitur seperti kursor pengguna dengan kode warna, komentar file dan penandaan pengguna, serta pengeditan langsung atau yang disarankan biasanya disertakan.

Pengguna dan/atau admin dapat mengontrol akses file, mengaktifkan penghapusan otomatis file setelah jangka waktu tertentu, mencari repositori file, dan melihat versi file sebelumnya.

Kotak Masuk Bisnis

Kotak Masuk Bisnis adalah kotak masuk multisaluran kolaboratif yang disinkronkan secara otomatis yang memungkinkan agen meninjau dan menanggapi permintaan pelanggan dan rekan kerja di seluruh saluran seperti email, perpesanan media sosial, dan SMS.

Selain memberikan ikhtisar tentang semua komunikasi bisnis di seluruh saluran, Kotak Masuk Bisnis dapat:

• Sajikan sebagai file, rekaman, dan repositori transkrip
• Tampilkan pemberitahuan push
• Izinkan karyawan untuk menyesuaikan dasbor mereka
• Tampilkan materi pelatihan agen atau metrik kinerja individu
• Berikan akses ke basis pengetahuan internal atau meja bantuan
• Izinkan perwakilan untuk mengelola jadwal, melihat tugas yang diberikan, dan mengakses pesan suara

Papan Tulis Virtual

Papan tulis online memungkinkan kolaborasi waktu nyata antara anggota tim dengan membuat ruang kosong virtual tempat pengguna dapat menulis catatan, mengunggah gambar dan file, saling memberi komentar dan memberi tag, menambahkan catatan tempel virtual, mengakses alat gambar tangan bebas, dan menambahkan bentuk ke papan.

Papan tulis virtual ideal untuk sesi curah pendapat, perencanaan acara, dan tahapan proyek awal.

Alat papan tulis tambahan meliputi:

• Penyimpanan, pembagian, dan pengeditan papan tulis
• Kode warna
• Templat papan tulis siap pakai
• Penunjuk laser virtual
• Berbagi tautan

Fitur Manajemen Tugas

Dalam upaya untuk mempersingkat jumlah integrasi pihak ketiga yang diperlukan, banyak sistem di pasar UCaaS kini menawarkan fitur manajemen tugas asli. Pengguna dapat membuat, menetapkan tenggat waktu, melampirkan file, dan menambahkan kolaborator ke tugas individual atau proyek berskala besar.

Fitur manajemen tugas tambahan meliputi:

• Subtugas
• Perbarui status tugas (sedang berlangsung, selesai, belum dimulai, dll.)
• Kanban, Gantt, Kalender, atau tampilan daftar tugas
• Pelacakan waktu dan perkiraan waktu proyek
• Mengomentari tugas dengan pemberian tag pengguna
• Tetapkan dependensi tugas
• Buat tugas berulang

UCaaS vs VoIP vs CCaaS vs CPaaS

UCaaS, VoIP, CCaaS, dan CPaaS memang memiliki beberapa kesamaan karena semuanya memungkinkan komunikasi di berbagai saluran, menyediakan model penetapan harga yang fleksibel, dan semuanya merupakan pemain kunci di pasar komunikasi cloud.

Namun, ada perbedaan besar di antara keduanya, yang telah kami uraikan dalam tabel di bawah ini.

UCaaS vs VoIP

Saat membandingkan UCaaS vs VoIP, penting untuk dipahami bahwa sementara semua platform UCaaS menyertakan fitur VoIP, tidak semua platform VoIP juga menyertakan kemampuan UCaaS.

VoIP adalah protokol yang memungkinkan panggilan suara virtual bertenaga Internet. Misalnya, saat Anda membeli sistem telepon bisnis, Anda membeli sistem PBX dari penyedia VoIP.

VoIP umumnya digunakan untuk merujuk pada panggilan suara masuk/keluar dan pesan teks SMS saja, dan mendukung komunikasi internal dan eksternal.

UCaaS, di sisi lain, memberdayakan banyak saluran komunikasi, salah satunya adalah panggilan suara VoIP.

UCaaS vs CCaaS

Perbedaan antara UCaaS vs CCaaS tidak begitu banyak pada fitur yang tersedia, tetapi lebih terfokus pada kasus penggunaan yang dimaksudkan dan pengguna akhir.

Solusi UCaaS, yang sebagian besar berkaitan dengan pengoptimalan komunikasi internal, ideal untuk semua jenis bisnis (karena semua orang mendapat manfaat dari komunikasi dan kolaborasi tim yang lebih baik.)

Sebagai solusi layanan cloud, CCaaS (Contact Center as a Service) secara khusus dibuat untuk pusat panggilan gabungan dan pusat kontak masuk/keluar , yang berarti memprioritaskan komunikasi keluar dan otomatisasi.

CCaaS menyertakan alat yang dirancang untuk merampingkan:

• Dukungan Pelanggan dan Proses Pemberian Tiket , dengan fitur seperti IVA, chatbot situs web, skrip agen, dan perutean multisaluran
• Proses Penjualan , dengan fitur seperti pemanggil otomatis keluar, manajemen kampanye, dan penggosokan daftar prospek
• Proses Pengoptimalan Tenaga Kerja, dengan fitur seperti pemantauan dan perkiraan kepatuhan jadwal, papan peringkat agen, dan pelatihan agen langsung

UCaaS vs CPaaS

Perbedaan utama antara UCaas vs CPaaS adalah meskipun UCaaS adalah platform komunikasi siap pakai yang dibuat sebelumnya, CPaaS menyediakan API individual yang menambahkan fitur baru , seperti saluran komunikasi tambahan atau alat autentikasi pengguna, ke aplikasi yang sudah ada.

Perangkat lunak UCaaS umumnya tidak memerlukan tim TI dan pengembangan internal, karena perangkat lunak ini siap digunakan, dimuat sebelumnya dengan semua saluran komunikasi dan fitur yang disertakan dalam paket pilihan Anda.

CPaaS membutuhkan tingkat kenyamanan yang lebih tinggi dengan pengkodean dan pembuatan aplikasi, yang berarti sebagian besar perusahaan yang menggunakannya sudah memiliki pengembangan internal dan tim TI atau berencana untuk mempekerjakannya. Kasus penggunaan CPaaS yang familiar adalah menambahkan fungsi perpesanan obrolan ke aplikasi pengiriman makanan yang memungkinkan pengemudi pengiriman dan pelanggan untuk berkomunikasi secara eksklusif di dalam aplikasi, tanpa bertukar informasi pribadi.

API CPaaS populer lainnya mencakup SMS massal, pencarian operator, perekaman panggilan, atau perpesanan otomatis media sosial.

Apa Manfaat Sistem UCaaS?

Manfaat utama sistem UCaaS adalah:

Platform Terkonsolidasi

Begitu banyak kesalahan komunikasi yang terjadi karena anggota tim terus-menerus beralih antar saluran, antar aplikasi, antar versi file, dan antar zona waktu.

Sangat mudah untuk secara tidak sengaja mengabaikan pemberitahuan kunci, perubahan proyek besar, atau bahkan percakapan penting.

Sistem UCaaS menghilangkan silo komunikasi ini dengan mengonsolidasikan saluran komunikasi, analitik, alat kolaborasi, dan integrasi Anda ke dalam satu platform terpadu.

Penghematan biaya

Selain meningkatkan kesinambungan bisnis, tidak mungkin untuk mengabaikan solusi UCaaS penghematan biaya yang sangat besar bagi bisnis.

Pertama, sifat perangkat lunak berbasis cloud berarti penghematan instan pada perangkat keras, pengaturan di tempat, pemeliharaan, dan peningkatan yang konstan . Sebagai gantinya, anggota tim Anda dapat terhubung di perangkat yang sudah mereka gunakan–dan lebih suka. Anda juga akan mendapatkan keuntungan dari penghematan biaya transportasi dan ruang kantor.

Harga paket berjenjang yang tidak terbatas berarti Anda akan menghindari pembayaran untuk fitur dan kursi pengguna yang tidak Anda perlukan–dan Anda akan dapat menghilangkan beberapa alat pihak ketiga yang mahal yang dibuat oleh perangkat lunak UCaaS Anda. Plus, panggilan tak terbatas VoIP berarti tidak ada biaya panggilan jarak jauh.

Selain penghematan biaya, UCaaS juga membebaskan anggota tim untuk menghabiskan lebih banyak waktu menangani prospek penjualan, mengembangkan produk baru, dan menghasilkan pendapatan

Peningkatan Produktivitas

Selain menghilangkan biaya kesalahan komunikasi, UCaaS juga menghemat waktu Anda untuk memperbaikinya.

Peningkatan produktivitas adalah manfaat besar lainnya dari perangkat lunak UCaaS.

Manajer dapat belajar dari analitik, menciptakan beban kerja yang lebih seimbang, menggunakan otomatisasi untuk membebaskan bandwidth karyawan , dan memupuk rasa kolaborasi dan kerja sama tim yang membuat karyawan merasa dihargai.

Selain peningkatan keterlibatan karyawan , fitur seperti papan tulis dan alat manajemen tugas memperjelas tanggung jawab, tenggat waktu, dan ekspektasi karyawan–dan memungkinkan manajer memantau kemajuan proyek, mengidentifikasi hambatan alur kerja, dan bekerja dengan tim untuk menghilangkannya.

Mobilitas

Karena solusi UCaaS dapat diakses dari lokasi mana pun dan di desktop atau perangkat seluler apa pun, solusi ini ideal untuk tim jarak jauh, campuran, atau bahkan tim internal yang sering bepergian.

Pelanggan dan karyawan dapat terhubung dengan jadwal mereka sendiri , anggota tim tidak lagi terikat di meja mereka menunggu panggilan penting masuk, dan mudah untuk memberikan jawaban cepat dalam obrolan tim dalam situasi sensitif waktu.

Mobilitas ini – terutama bila dikombinasikan dengan fleksibilitas untuk dapat terhubung di saluran pilihan mereka – menjaga kepuasan karyawan dan pelanggan tetap tinggi.

Plus, itu memungkinkan para pemimpin perusahaan dan pemilik usaha kecil untuk memilih dari kumpulan perekrutan pelamar yang kompetitif – yang tidak dibatasi oleh lokasi fisik perusahaan Anda.

Yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Penyedia UCaaS

Untuk mempelajari cara memilih penyedia UCaaS, Anda harus mengevaluasi aspek terpenting dari setiap solusi potensial, memperhitungkan kualitas umum dan seberapa baik setiap platform sesuai dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda.

Faktor penting untuk dipertimbangkan saat memilih solusi UCaaS adalah:

Keandalan dan Keamanan Jaringan

Semua penyedia UCaaS harus memiliki beberapa titik kehadiran dengan pusat data global, kebijakan pemantauan jaringan 24/7, dan jaminan waktu aktif minimal 99,9% .

Platform apa pun yang Anda pertimbangkan juga harus memiliki standar keamanan yang kuat, termasuk:

• Pengujian keamanan pihak ketiga
• SSO dan 2FA
• Enkripsi ujung ke ujung
• Sertifikasi ISO/IEC 27001
• Kepatuhan PCI, GDPR, SOC 2 Tipe 2
• Kepatuhan GDPR

Bergantung pada industri tempat bisnis Anda beroperasi, penyedia UCaaS Anda mungkin perlu memenuhi standar peraturan tambahan, termasuk sertifikasi HIPAA, kepatuhan FedRAMP, atau kepatuhan FINRA.

Dukungan Pelanggan

Meskipun banyak penyedia UCaaS mengklaim menawarkan "dukungan 24/7", penting untuk menyelidiki apa arti sebenarnya dari frasa tersebut. Apakah dukungan pelanggan tersedia 24/7 melalui panggilan telepon atau obrolan situs web dengan agen langsung? Atau apakah "ketersediaan 24/7" itu hanya mengacu pada chatbot online yang tidak dilengkapi untuk menangani masalah yang lebih kompleks?

Aksesibilitas dukungan pelanggan berbeda-beda menurut tingkat paket, jadi pastikan tentang apa yang disertakan dengan paket Anda.

Selalu catat waktu respons dan resolusi yang dijamin, saluran dan jam dukungan yang tersedia, dan jika penyedia menawarkan add-on dukungan kustom atau prioritas.

Nilai Keseluruhan

Meskipun biaya layanan UCaaS Anda memang penting, jangan lupa untuk melihat gambaran yang lebih besar dan melihat keseluruhan nilai uang yang ditawarkan.

Apakah sebenarnya lebih baik memilih penyedia lain dengan paket yang lebih mahal–tetapi lebih kaya fitur?

Apakah potensi solusi UCaaS terintegrasi dengan perangkat lunak pihak ketiga yang ada , seperti sistem CRM atau aplikasi pencatat, atau apakah Anda tidak dapat menggunakannya saat beralih? Jika tidak, apakah itu menawarkan alat CRM asli yang lebih baik sebagai pengganti?

Jika Anda sudah memiliki peralatan lokal yang sudah ada, periksa kembali kompatibilitas perangkat keras untuk memastikannya akan berfungsi dengan sistem baru Anda.

Tersedia Fitur dan Saluran Komunikasi

Solusi UCaaS yang Anda pilih harus menawarkan kemampuan dan saluran komunikasi yang Anda perlukan sebagai fitur asli.

Pertimbangkan tidak hanya fitur UCaaS yang Anda perlukan sekarang, tetapi juga fitur yang akan Anda pertimbangkan untuk ditambahkan di masa mendatang. Tujuannya adalah untuk menghindari keharusan berpindah penyedia secara terus-menerus, memaksa anggota tim untuk belajar dan beradaptasi dengan perangkat lunak baru sebagai hasilnya.

Merupakan ide yang sangat cerdas untuk mempertimbangkan platform UCaaS yang menawarkan perangkat lunak bisnis tambahan yang dapat Anda tambahkan ke tumpukan teknologi nanti, seperti solusi pusat panggilan atau alat webinar.

Kemudahan penggunaan

Jangan abaikan pentingnya kemudahan penggunaan–karena bahkan alat UCaaS terbaik pun tidak berguna jika anggota tim Anda tidak dapat mempelajari cara kerjanya. Pertimbangkan faktor pengalaman pengguna seperti intuisi dasbor, metode pelatihan agen yang tersedia seperti webinar sesuai permintaan, dan jika penyedia menawarkan bantuan orientasi tambahan.

Salah satu cara terbaik untuk memahami seperti apa solusi komunikasi terpadu yang berkualitas adalah dengan membiasakan diri Anda dengan penyedia UCaaS teratas seperti RingCentral, Microsoft Teams, Nextiva, Vonage, 8×8, Cisco WebEx, dan GoTo Connect. Baca ulasan pengguna, tonton tutorial produk video, dan kunjungi basis pengetahuan online untuk menjelajahi kemudahan penggunaan setiap penyedia, set fitur standar, kasus penggunaan populer, dan model harga yang tersedia.

FAQ UCaaS

Di bawah, kami telah menjawab FAQ UCaaS teratas.