Panduan Pemula untuk PBX Virtual

Sistem telepon bisnis tidak harus semahal yang Anda bayangkan. Itu juga tidak harus tidak dapat diakses seperti yang terlihat. Ada banyak pilihan untuk dipilih, tetapi Anda ingin memaksimalkan sistem PBX virtual atau yang dihosting.

Mereka lebih murah daripada sistem telepon PBX di tempat, lebih mudah berfungsi, dan secara otomatis melakukan pekerjaan yang biasanya Anda perlukan untuk tim TI. Untuk memastikan Anda memahami cara kerjanya, kami menyusun panduan ini.

Apa itu VoIP?

Teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol) digunakan untuk memungkinkan komunikasi bisnis melalui internet. VoIP, juga dikenal sebagai Internet Telephony, mengubah getaran suara menjadi sinyal digital terkompresi yang diterjemahkan ke paket data. Sederhananya, Anda menggunakan internet untuk membuat dan menerima panggilan masuk, panggilan video, dan teks. Kita bisa terus dan terus tentang VoIP, tapi itu akan membutuhkan seluruh artikel-untuk info lebih lanjut lihat glosarium VoIP kami!

Apa itu PBX yang Di-host?

Hosted PBX adalah sistem telepon yang kuat yang menggunakan koneksi internet sebagai lawan dari layanan telepon standar. Standar IP PBX digunakan untuk mentransfer panggilan dari internet (IP) ke jaringan telepon umum (PSTN). Pertukaran cabang pribadi virtual dapat dianggap sebagai versi yang lebih hemat biaya; karena tidak ada perangkat keras yang terlibat, semuanya virtual dan di-host oleh penyedia layanan.

Mengapa Sangat Sulit Menemukan Informasi tentang Hosted PBX?

Jika Anda seorang pemilik bisnis baru, ini mungkin pertama kalinya Anda mendengar tentang PBX Virtual. Jika Anda sudah lama berkecimpung dalam permainan dan perlu memangkas biaya atau tertarik dengan sistem yang lebih ramah pengguna, ini akan memberi Anda informasi yang cukup untuk membuat keputusan berdasarkan apa yang paling sesuai dengan perusahaan Anda.

Anda mungkin telah memperhatikan setelah banyak pencarian Google yang ekstensif bahwa perusahaan lebih tertarik untuk menjual produk mereka dan menyoroti fitur khas mereka daripada memberikan gambaran umum tentang cara kerja sistem PBX Virtual.

Mari kita uraikan apa yang perlu Anda ketahui tentang sistem PBX Virtual, mengapa itu penting, fitur utama, dan penyedia layanan terkemuka.

CATATAN: Anda akan menemukan banyak nama berbeda untuk sistem PBX Virtual saat melakukan penelitian. Jangan biarkan itu membingungkan Anda. Anda akan melihat istilah seperti "Cloud PBX" dan "PBX yang Di-host". Ketiganya membicarakan hal yang sama!

PBX Virtual vs. PBX Lokal

Apa yang Anda akan sering menemukan kami katakan adalah bahwa tidak ada sistem set-in-stone, all-around yang akan melakukan apa pun yang Anda inginkan, dan bahwa Anda harus memilih apa yang terbaik untuk bisnis Anda. Untuk melukiskan gambaran yang paling jelas, kita akan merinci pro dan kontra dari sistem PBX Virtual dan On-premise.

Seperti yang Anda lihat, solusi PBX di lokasi melayani organisasi yang lebih besar yang mampu membeli perangkat keras dan staf TI. Tetapi untuk tim kecil, PBX virtual menawarkan fitur yang kurang lebih sama dengan biaya yang lebih murah. Jika Anda masih tidak yakin, atau Anda ingin analisis yang lebih mendalam tentang sistem PBX mana yang terbaik untuk Anda, berikut adalah tampilan mendalam tentang PBX di tempat vs VoIP yang Di-host.

Manfaat Sistem PBX Virtual

Sekarang mari selami lebih dalam tentang kelebihan sistem telepon PBX virtual. Semua ini pada akhirnya bermuara pada pemotongan biaya; namun, ada beberapa fitur integrasi, otomatisasi, dan kustomisasi yang sangat menarik yang membuat sistem PBX virtual bernilai investasi.

• PBX Virtual melakukan semua pekerjaan untuk Anda, membuatnya mudah untuk bisnis ukuran apa pun untuk beroperasi dengan nuansa profesional bahkan pemain terbesar.
• Virtual PBX memungkinkan bahkan manajer bisnis yang paling tidak melek teknis untuk menyesuaikan sistem telepon mereka.
• Bisnis dapat dengan mudah menghidupkan dan mematikan fitur PBX melalui aplikasi di smartphone atau portal manajemen online mereka.
• Biaya bulanan yang rendah membantu memangkas biaya secara signifikan dengan menghilangkan kebutuhan akan investasi besar dalam biaya perangkat keras, pemasangan kabel kantor, dan tim TI.
• Karena sistem telepon virtual tidak memerlukan proses instalasi perangkat keras yang mahal untuk menambahkan saluran telepon baru, bisnis dapat memperbarui platform dengan cepat dan mudah.

Alat dan Fitur Otomatisasi

Di sini Anda akan menemukan beberapa dari banyak fitur yang disediakan oleh sistem PBX virtual. Ya, semuanya penting, dan ya, Anda ingin mempertimbangkan apa yang paling masuk akal bagi perusahaan Anda saat memilih penyedia.

Fitur Pesan Suara-ke-Email

Jika Anda adalah tipe bos yang selalu bepergian, Anda menginginkan sistem yang memberi Anda opsi untuk mengirim pesan suara secara otomatis ke ponsel Anda atau perangkat seluler lainnya. Mengapa? Jika Anda sedang rapat dengan seseorang, dan Anda mengharapkan panggilan penting, Anda dapat memeriksa pesan Anda secara diam-diam tanpa mengganggu siapa pun.

Menu Telepon

Anda ingin pelanggan/klien Anda tidak takut menelepon Anda, mengira mereka akan ditahan atau terus-menerus diarahkan ke departemen yang salah. Dengan menu sederhana, Anda dapat mengarahkan siapa saja yang menelepon tepat di tempat yang mereka perlukan.

Auto Attendant

Bagaimana jika tidak ada orang di sekitar untuk menjawab telepon? Apakah Anda ingin pelanggan/klien Anda menunggu? Anda tahu ketika Anda mengangkat telepon, Anda tidak akan mendengar apa-apa selain keluhan tentang waktu tunggu.

Penjawab otomatis dapat mengarahkan pelanggan/klien ke mesin penjawab atau memberi mereka informasi yang diperlukan untuk menelepon kembali atau mengatasi masalah tertentu sendiri.

Antrian Panggilan, Penerusan, Perekaman

Antrian panggilan memungkinkan pengguna untuk tetap terhubung saat Anda sedang sibuk dengan orang lain, daripada membuat mereka menutup telepon dan menelepon kembali, yang berpotensi lupa bahwa mereka telah menelepon sejak awal. Penerusan panggilan memungkinkan Anda untuk mengarahkan pelanggan/klien ke nomor telepon lain, jadi jika Anda di luar kantor, Anda dapat tetap berhubungan.

Rekaman panggilan cukup jelas. Ini memungkinkan Anda untuk merekam panggilan dan menyimpannya sebagai file digital. Gabungkan ini dengan perangkat lunak CRM dan Anda berpotensi membuat database pelanggan/klien yang lebih berkembang.

Menjembatani Konferensi

Panggilan jembatan konferensi memungkinkan sekelompok besar orang berpartisipasi dalam panggilan telepon. Layanan telepon tradisional memungkinkan tidak lebih dari tiga orang dalam satu saluran pada waktu tertentu. Tidak seperti PBX tradisional, panggilan ini dapat menampung ratusan orang sekaligus.

Ini adalah pilihan konferensi yang lebih praktis untuk bisnis besar, tetapi tentu saja dapat berbicara dengan lebih dari dua orang sekaligus adalah kemewahan bagi kebanyakan dari kita.

Cara Memilih Penyedia

Ada banyak pendapat tentang penyedia mana yang terbaik. Saya telah mengatakannya sebelumnya dan saya akan mengatakannya lagi: Anda harus tahu apa yang tepat untuk bisnis Anda untuk memaksimalkan sistem PBX virtual Anda. Berikut adalah beberapa kriteria umum yang harus dicari saat menjelajahi pilihan Anda:

Biaya yang Terlibat

Biaya biasanya murah karena jaringan yang digunakan oleh sistem telepon sudah ada. Anda dapat mengharapkan biaya awal yang lebih kecil dibandingkan dengan sistem PBX di tempat, kemudian biaya bulanan tambahan.

Pengaya secara alami akan menaikkan harga tetapi dibandingkan dengan menyewa tim TI dan biaya perangkat keras, Anda dapat mengharapkan penghematan. Bahkan jika Anda adalah bisnis besar yang mapan dan Anda perlu memasang kembali kantor untuk mendukung sistem VoIP, biayanya akan tetap rendah.

Beberapa situs web mengatakan biaya rata-rata sistem PBX di tempat adalah sekitar $1000 per pengguna. Jumlah ini akan naik atau turun tergantung besar kecilnya bisnis Anda. Yang besar lebih mungkin untuk mendapatkan kesepakatan sementara yang lebih kecil mungkin membayar lebih.

Sistem PBX virtual lebih unggul dalam jangka panjang. Biaya awal dapat berjalan tinggi tergantung pada ukuran bisnis Anda. Jika Anda berada di pihak yang besar, Anda memerlukan alat perutean panggilan mahal yang dapat mendukung sistem dengan lancar. Jika Anda berada di sisi yang lebih kecil, biaya akan minimal.

Ketika Anda sudah siap, semua kerja keras tidak lagi di tangan Anda; itu ditransfer ke penyedia internet Anda. Ini berarti tidak ada biaya pemeliharaan atau perekrutan tim baru.

Kualitas dan Keandalan Jaringan

Keandalan jaringan sangat penting karena beberapa alasan. Sistem PBX virtual Anda sepenuhnya bergantung pada seberapa baik jaringan Anda berjalan. Jika router Anda tidak dapat menangani beban kerja sistem PBX virtual, Anda mungkin tidak mendapatkan hasil maksimal dari layanan.

Jika jaringan Anda mogok, Anda kehilangan akses ke ponsel Anda. Terlepas dari ukurannya, keandalan jaringan harus menjadi prioritas utama.

Fitur Termasuk

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, sistem PBX virtual akan hadir dengan banyak fitur yang semuanya terkait dengan apa yang dapat Anda lakukan dengan ponsel Anda. Anda harus mengetahui bisnis Anda sebelum membayar fitur yang mungkin tidak Anda perlukan. Itu akan membantu Anda menghindari kesalahan langkah migrasi cloud yang umum ini.

Jika Anda adalah bisnis kecil, panggilan konferensi mungkin bukan pilihan Anda. Jika Anda terbangun dengan banyak pesan suara, lihat sistem yang mengaturnya dan membuatnya mudah diakses. Jangan membeli Ferrari untuk jarak tempuh bahan bakar.

Opsi Dukungan

Anda ingin penyedia Anda bangga dengan dukungan pelanggan mereka. Banyak tempat menawarkan pilihan yang bagus, tetapi Anda ingin seseorang yang bertekad untuk menyelesaikan masalah apa pun yang muncul pada panggilan pertama—kapan pun dan di mana pun itu.

Satu tempat yang menonjol adalah Nextiva. Tim dukungan mereka tersedia melalui telepon, email, dan obrolan. Di situs web mereka, mereka membanggakan bahwa 95% dari panggilan dukungan mereka dijawab oleh dering kedua dengan sedikit atau tanpa waktu tunggu. Cari perusahaan yang memiliki semua opsi ini. Dalam hal ini, lebih banyak lebih—bukan lebih sedikit.

Lihat enam kisah dukungan pelanggan yang melampaui dan melampaui ini.

Integrasi Tersedia

Integrasi pihak ketiga juga harus sangat dipertimbangkan saat memilih penyedia. Jika kantor Anda berjalan di Google atau Microsoft Office, temukan penyedia yang melakukan hal yang sama.

Berikut ini contohnya: VoIP dapat berintegrasi dengan solusi CRM. Ketika agen dukungan menjawab panggilan telepon, sistem VoIP bisnis terintegrasi mereka akan secara otomatis menarik entri CRM terkait untuk penelepon itu. Dengan bantuan sistem IVR Anda, agen tidak perlu membolak-balik jendela dan mencoba menemukan informasi yang tepat, membuang-buang waktu saat berbicara di telepon.

Ini menyelesaikan panggilan dengan lebih sedikit kerumitan, biaya lebih rendah, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

PBX Virtual Memiliki Fitur Berharga

Panduan kami hanya menggores permukaan ketika datang ke layanan PBX virtual. Harga dan fitur akan bervariasi berdasarkan jenis bisnis yang Anda operasikan. Berbicara dengan penyedia secara langsung dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang bagaimana PBX virtual dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan percakapan langsung dapat menyebabkan penyedia mencoba untuk mengalahkan satu sama lain untuk mendapatkan perhatian Anda.

Lihat bagan perbandingan interaktif kami untuk informasi lebih rinci tentang penyedia PBX yang dihosting yang tepat untuk Anda.