Apa itu VoIP? Panduan Utama untuk Voice Over Internet Protocol

Anda pernah mendengar VoIP secara dramatis menurunkan biaya pengoperasian, menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, menyediakan fitur panggilan seluler dari perangkat apa pun dengan koneksi internet , dan tampaknya benar-benar merevolusi layanan telepon untuk penggunaan bisnis dan pribadi.

Satu hal yang belum kamu dengar?

Jawaban yang jelas untuk pertanyaan, “ Apa itu VoIP? ”

Ini membingungkan bahwa penyedia dan pakar industri menghabiskan begitu banyak waktu menyanyikan pujian dari layanan telepon VoIP, namun sedikit atau tidak ada waktu untuk menjelaskan apa itu sebenarnya.

Posting ini di sini untuk memecahkan masalah itu.

Anda akan mempelajari apa itu VoIP, cara kerjanya, fitur apa yang harus dicari, dan mengapa Anda perlu beralih.

Daftar isi

• Apa itu VoIP?
• Bagaimana Cara Kerja VoIP?
• Pro dan Kontra dari VoIP
• Fitur VoIP Utama
• Peralatan dan Perangkat Keras VoIP
• Berapa Biaya Voice Over IP?
• Apa yang Harus Diperhatikan Dalam Penyedia VoIP
• Layanan Telepon VoIP Mana yang Tepat Untuk Anda?
• FAQ VoIP

Apa itu VoIP?

VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah sistem telepon virtual yang memungkinkan pengguna membuat dan menerima panggilan telepon melalui Internet sebagai lawan dari Public Switched Telephone Network (PSTN) kabel tradisional.

VoIP memiliki banyak nama: telepon virtual, sistem telepon online, layanan telepon awan, telepon IP, alat panggilan virtual .... daftarnya terus berlanjut.

Semua istilah ini memiliki arti yang sama: alih-alih menggunakan telepon rumah tradisional untuk panggilan suara, VoIP mengelola komunikasi telepon melalui Internet.

The "IP" di VoIP adalah bagian penting dari proses.

IP adalah singkatan dari "Internet Protocol" — dan bertanggung jawab untuk memfasilitasi panggilan lokal dan jarak jauh antar perangkat melalui saluran telepon virtual, bukan yang fisik.

Tabel di bawah ini membandingkan komunikasi telepon tradisional dengan komunikasi VoIP dengan cepat merinci perbedaan antara keduanya.

Untuk penjelasan lebih rinci, lihat posting perbandingan kami di VoIP vs sambungan telepon rumah .

Bagaimana Cara Kerja VoIP?

Teknologi VoIP bekerja dengan memecah audio suara dari percakapan telepon menjadi paket data suara digital, kemudian mengirimkan paket data tersebut ke penerima melalui Internet.

Penjelasan yang lebih rumit?

Codec mengompres/membongkar paket data suara ini sehingga mereka dapat melakukan perjalanan melalui jaringan IP (jaringan area lokal atau jaringan area luas.) Setelah paket data suara ini mencapai tujuannya, mereka didekompresi/dirakit kembali dan dikirim ke penerima, diubah kembali ke kata dan frasa, bukan hanya sinyal digital dalam perjalanan.

Pengguna VoIP dapat melakukan panggilan melalui softphone VoIP, telepon VoIP, dan/atau dengan menghubungkan telepon analog tradisional ke sistem VoIP melalui adaptor telepon analog

Pro dan Kontra dari VoIP

Tabel di bawah ini dengan cepat menguraikan pro dan kontra dari VoIP. Kemudian, kita akan membahas lebih detail tentang keunggulan VoIP dan kekurangannya.

Sejauh ini, keuntungan terbesar yang dimiliki VoIP adalah berapa banyak uang yang dapat dihemat bisnis untuk biaya komunikasi.

Pengguna dapat mengharapkan untuk menghemat hingga 50% pada biaya telekomunikasi jika mereka beralih dari telepon rumah ke VoIP. Selain itu, karena Anda tidak perlu membeli peralatan baru (karena VoIP berfungsi dengan banyak perangkat seperti ponsel cerdas dan komputer desktop), Anda akan lebih berhemat.

Tidak hanya itu, VoIP terbukti mampu meningkatkan produktivitas karyawan. Fitur-fitur canggihnya dapat menghemat waktu panggilan agen lebih dari 30 menit per hari dan menambahkan tambahan 3,5 hari produktivitas per tahun, per karyawan. Secara keseluruhan, VoIP meningkatkan tingkat produktivitas tim sekitar 20% .

Fitur-fitur canggih VoIP (yang akan kita bahas lebih detail di bawah) meningkatkan pengalaman pelanggan dengan mengurangi waktu tunggu yang lama, memastikan penelepon mencapai agen terbaik yang tersedia pada kontak pertama, dan memudahkan supervisor untuk memantau analitik panggilan waktu nyata dan percakapan sebelumnya untuk mencari area perbaikan.

Terakhir, fitur seperti peredam bising di latar belakang dan kualitas panggilan HD memberikan percakapan yang lebih jelas, mengurangi panggilan tiba-tiba terputus, dan miskomunikasi yang membuat frustrasi.

Yang benar adalah bahwa terutama sekarang, sulit untuk menemukan hal buruk untuk dikatakan tentang VoIP selain ketergantungannya pada koneksi Internet yang sangat baik.

Satu-satunya kelemahan nyata yang mungkin Anda temui?

Fitur dan fungsionalitas baru ini dapat hadir dengan sedikit kurva pembelajaran. Cara terbaik untuk menghindarinya adalah dengan bertanya kepada penyedia tentang peluang pelatihan tim yang mereka berikan.

Fitur VoIP Utama

Meskipun ada lebih dari 90 fitur VoIP — dan terus bertambah! — untuk dipilih hari ini, kami telah menguraikan fungsi penting yang menentukan komunikasi telepon virtual.

Perutean Panggilan

Perutean panggilan adalah strategi manajemen panggilan yang mendistribusikan panggilan masuk ke agen sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.

Tujuan dari perutean panggilan adalah untuk memastikan bahwa penelepon terhubung dengan agen terbaik yang tersedia, untuk mengurangi waktu tunggu panggilan dan kecepatan transfer panggilan, dan untuk meningkatkan kecepatan resolusi panggilan pertama.

Ada banyak teknik perutean yang berbeda untuk dipilih, dengan yang paling populer adalah:

• Perutean Berbasis Daftar : Merutekan panggilan sesuai dengan daftar linier yang telah ditentukan sebelumnya yang dimulai dari atas lagi setelah setiap panggilan. Misalnya, panggilan pertama dikirim ke Agen A, dan hanya dikirim ke Agen B jika Agen A tidak tersedia. Panggilan berikutnya dikirim lagi ke Agen A.
• Round Robin Routing: Strategi perutean berbasis giliran yang mengirimkan panggilan pertama ke Agen A, panggilan berikutnya ke Agen B, dan panggilan berikutnya ke Agen C. Ideal untuk tim penjualan berbasis komisi dan untuk mencegah membebani agen layanan pelanggan tertentu.
• Perutean Berbasis Keterampilan: Merutekan panggilan masuk sesuai dengan kekuatan agen, bidang keahlian, dan keahlian. Misalnya, jika pelanggan menelepon dengan pertanyaan tentang produk mana yang harus mereka beli dari bisnis Anda, mereka akan dikirim ke spesialis produk. Tetapi jika pelanggan menelepon dengan pertanyaan tentang cara kerja suatu produk, mereka akan dikirim ke dukungan teknis.
• Perutean Berbasis Waktu: Merutekan panggilan sesuai dengan jadwal agen tertentu dan/atau zona waktu, khususnya membantu untuk waktu yang beragam secara geografis
• Perutean Berbasis Hubungan: Merutekan panggilan ke agen sesuai dengan hubungan kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti agen pilihan klien atau status pemanggil VIP

Untuk informasi tentang strategi perutean tambahan dan praktik terbaik, tinjau Panduan Perutean Panggilan kami .

Respon Suara Interaktif (IVR)

Interactive Voice Response (IVR) adalah fitur VoIP yang menggunakan perintah suara yang telah direkam sebelumnya, pengenalan suara, dan/atau interaksi pelanggan melalui papan tombol untuk mengarahkan panggilan ke departemen yang tepat atau agen individu.

Saat pelanggan melakukan panggilan keluar ke sistem telepon bisnis dengan IVR, pesan yang direkam mengumpulkan informasi penting seperti:

• Informasi kontak pelanggan
• Alasan panggilan
• Departemen atau perwakilan yang diinginkan
• Informasi Pembayaran

IVR dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis yang sepenuhnya meniadakan kebutuhan penelepon untuk berbicara dengan agen langsung atau secara drastis mengurangi waktu panggilan.

Pemanggil Otomatis

Dialer keluar otomatis (dialer otomatis) mempercepat penetrasi daftar prospek dan meningkatkan waktu bicara secara keseluruhan dengan menghilangkan kebutuhan agen untuk memasukkan nomor telepon secara fisik dan memastikan bahwa agen terhubung ke panggilan hanya ketika prospek berada di jalur lain dan siap untuk berbicara.

Fitur ini secara otomatis menyaring sinyal sibuk, nomor terputus, dan mesin pesan suara.

Ada beberapa mode panggilan yang dapat dipilih, diuraikan di bawah ini:

• Predictive Dialer : Melakukan panggilan keluar secara bersamaan, menyaring pesan suara, mesin faks, sinyal sibuk, dan nomor yang terputus. Menggunakan algoritme untuk "memprediksi" ketersediaan agen, dan mentransfer prospek langsung ke agen yang sesuai.
• Progressive Dialer: Membuat satu panggilan pada satu waktu per agen untuk mempertahankan kecepatan panggilan keluar yang konsisten yang dapat disesuaikan menurut ketersediaan dan preferensi agen. Agen harus mengakhiri panggilan mereka saat ini sepenuhnya sebelum nomor telepon berikutnya dipanggil secara otomatis.
• Power Dialer: Menggunakan panggilan yang telah ditentukan sebelumnya: rasio agen untuk secara otomatis menghubungi nomor telepon prospek segera setelah agen tersedia. Hanya menghubungkan agen ke prospek langsung. Ideal untuk tim kecil yang menghadapi daftar prospek besar.
• Preview Dialer: Secara otomatis melakukan panggilan keluar, dan memberi agen informasi pelanggan/prospek yang relevan dan terkini berdasarkan interaksi sebelumnya sebelum menghubungkan mereka. Agen mungkin atau mungkin tidak dapat memilih untuk menerima panggilan atau tidak berdasarkan data mode pratinjau.

Panduan Dialer Pusat Panggilan kami mencakup informasi lebih lanjut tentang mode panggilan dan menjelaskan praktik terbaik dialer keluar.

Rekaman Panggilan

Rekaman panggilan adalah bentuk pemantauan panggilan yang secara otomatis merekam panggilan antara agen dan penelepon, atau merekamnya berdasarkan permintaan.

Rekaman panggilan kemudian secara otomatis disimpan di cloud untuk ditinjau nanti. Dalam banyak kasus, rekaman panggilan secara otomatis ditranskripsi dan transkripsi dapat dicari/diatur menurut kata kunci atau frasa.

Rekaman ini memungkinkan untuk:

• Evaluasi agen dan departemen dan jaminan kualitas
• Wawasan pelanggan yang lebih mendalam
• Evaluasi materi pelatihan saat ini
• Catatan sempurna tentang apa yang dikatakan atau tidak dikatakan pada panggilan

Pastikan Anda mematuhi Hukum Perekaman Panggilan lokal dan federal sebelum menyiapkan fitur ini.

Pesan Suara Visual

Pesan suara visual adalah fitur VoIP yang mentranskripsikan pesan pesan suara yang ditinggalkan untuk agen melalui pesan suara-ke-teks dan/atau pesan suara-ke-email.

Ini berarti agen tidak perlu meluangkan waktu untuk mendengarkan setiap pesan suara, dan mereka dapat dengan mudah memprioritaskan panggilan balik sesuai dengan konten pesan suara.

Pesan suara visual juga memungkinkan agen untuk mendengarkan pesan yang direkam jika diperlukan.

Meneruskan panggilan

Penerusan panggilan adalah strategi distribusi panggilan yang secara otomatis mengirim (meneruskan) panggilan masuk ke nomor telepon berbeda yang terkait dengan agen atau departemen yang sama dalam urutan yang telah ditentukan sebelumnya.

Meneruskan panggilan memungkinkan fleksibilitas tim yang lebih besar dan sangat ideal untuk agen jarak jauh atau campuran, karena menghilangkan kebutuhan agen untuk terikat secara fisik ke satu lokasi untuk menerima panggilan. Hal ini juga mencegah penelepon dari harus menutup dan menghubungi beberapa nomor telepon dengan harapan mencapai agen yang diinginkan.

Misalnya, jika agen menerima panggilan ke telepon meja mereka dan tidak menjawab, panggilan tersebut kemudian diteruskan ke ponsel cerdas mereka setelah sejumlah dering yang ditentukan. Jika agen tidak menjawab smartphone mereka, panggilan tersebut kemudian dikirim ke nomor telepon rumah mereka. Jika tidak ada jawaban di rumah, panggilan dapat diarahkan ke kotak pesan suara agen atau dikirim ke agen lain.

Posting kami tentang penerusan panggilan jarak jauh memberikan wawasan tambahan.

Peralatan dan Perangkat Keras VoIP

Meskipun kompatibilitas VoIP BYOD menghilangkan banyak kebutuhan akan peralatan mahal, beberapa opsi perangkat keras dasar masih diperlukan.

Kami akan membahasnya, serta perangkat keras VoIP opsional yang populer, di bawah ini.

Untuk informasi tambahan, baca panduan kami untuk peralatan dan produsen VoIP teratas .

Peralatan dan Perangkat Keras Penting

Peralatan di bawah ini diperlukan untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem telepon VoIP Anda.

Koneksi Internet dan Router

Hal terpenting yang Anda perlukan untuk mengoperasikan sistem VoIP adalah koneksi internet broadband berkecepatan tinggi dan router.

Secara umum, sistem VoIP memerlukan bandwidth minimum 90-156 kbps agar berfungsi dengan baik — artinya Anda mungkin perlu meningkatkan layanan Internet Anda. Perhatikan bahwa bandwidth yang cukup adalah tanggung jawab pengguna, bukan dari penyedia VoIP.

Router menghubungkan perangkat VoIP ke Internet dan membuat panggilan VoIP itu tetap terhubung.

Perangkat yang Kompatibel

Setelah Anda memiliki Internet yang berfungsi, Anda perlu menentukan perangkat khusus yang akan Anda gunakan untuk membuat dan menerima panggilan VoIP.

Perangkat populer yang kompatibel dengan VoIP meliputi:

• Telepon meja standar (melalui telepon ATA atau VoIP)
• Smartphone
• Komputer desktop
• Komputer laptop
• tablet

Kabel Ethernet

Kabel ethernet menyediakan sistem VoIP Anda dengan koneksi Internet yang kuat dan konsisten. Meskipun panggilan VoIP dimungkinkan melalui WiFi, koneksi Internet Ethernet jauh lebih andal daripada nirkabel.

Adaptor PoE

Adaptor PoE terhubung ke kabel Ethernet, lalu dicolokkan langsung ke stopkontak untuk memastikan kabel memiliki daya yang cukup.

Adaptor Telepon Analog (ATA)

Analog Telephone Adapter (ATA) memungkinkan pengguna untuk menghubungkan telepon meja yang ada, mesin faks (telepon analog), atau perangkat lokal lainnya ke jaringan VoIP mereka.

Pendeknya?

Itu yang memungkinkan telepon standar untuk membuat dan menerima panggilan VoIP.

Gerbang VoIP

Gateway VoIP mengubah sinyal telepon analog menjadi SIP virtual, (Session Initiation Protocol) yang membuat hubungan antara pengaturan sistem telepon tradisional dan jaringan.

Peralatan dan Perangkat Keras Opsional

Meskipun Anda tidak perlu memiliki peralatan ini, memilikinya meningkatkan pengalaman VoIP Anda.

Telepon Meja VoIP

Bahkan jika pengguna terutama mengandalkan komputer desktop dan ponsel untuk berkomunikasi melalui suara VoIP, banyak juga yang memilih untuk berinvestasi di telepon meja tradisional (juga disebut telepon keras atau telepon IP.)

Fitur utama yang harus dicari di telepon VoIP meliputi:

• Layar sentuh berwarna LCD
• Tombol dan pintasan yang dapat diprogram
• Layar panggilan video bawaan
• Port USB bawaan
• Indikator lampu sibuk

Headset

Headset VoIP memberikan kualitas suara keseluruhan yang lebih baik, memiliki fitur peredam bising, dan memudahkan karyawan untuk mendengar dan tetap fokus pada percakapan saat ini.

Headset berkabel dan nirkabel tersedia, meskipun yang terakhir lebih populer dan memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar.

Cari headset dengan:

• Jangkauan Bluetooth minimal 5 kaki
• Fungsi kontrol panggilan dasar pada headset itu sendiri
• Mikrofon yang dapat disesuaikan
• Aplikasi ponsel cerdas yang kompatibel

Pembicara Konferensi

Headset membuat percakapan satu lawan satu lebih jelas, tetapi pembicara dapat membuat panggilan konferensi menjadi pengalaman yang jauh lebih baik bagi semua orang yang terlibat.

Cari speaker dengan:

• Mikrofon internal
• Penekanan kebisingan latar belakang
• Radius pengambilan audio minimal 7-10 kaki
• Kontrol pengguna seperti bisu, hapus dari speakerphone, interkom, kontrol volume
• Konektivitas Bluetooth/port USB

Berapa Biaya Voice Over IP?

Untuk memahami biaya sebenarnya dari VoIP, Anda perlu mempertimbangkan lebih dari sekedar harga perangkat lunak bulanan. Faktor lain seperti perangkat keras/peralatan, biaya regulasi, dan pajak juga memengaruhi harga VoIP.

Tabel ini menunjukkan faktor dan biaya rata-rata yang mempengaruhi biaya VoIP bulanan (biaya setup/pemasangan dan peralatan satu kali sangat bervariasi pada tingkat individu, dan oleh karena itu tidak termasuk.)

Di bawah ini, kami akan merinci semua biaya yang terkait dengan telepon virtual. Untuk penjelasan lebih rinci tentang biaya sistem telepon virtual umum, silakan lihat posting kami tentang pajak dan biaya VoIP .

Harga dan Paket VoIP: Rata-rata $15-$25/pengguna per bulan

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya: berapa biaya yang dikenakan penyedia untuk layanan VoIP yang ditawarkannya.

Sebagian besar layanan VoIP menawarkan serangkaian paket yang dapat diskalakan, yang memungkinkan bisnis menghindari membayar fitur atau tingkat layanan yang tidak mereka perlukan. Opsi penetapan harga berjenjang ini juga berarti mudah bagi bisnis untuk meningkatkan ke paket berikutnya jika/ketika kebutuhan mereka berkembang.

Faktor-faktor yang mempengaruhi biaya paket VoIP meliputi:

• Jumlah pengguna dan/atau administrator
• Fitur dan fungsi
• Integrasi pihak ketiga yang tersedia
• Jumlah dan jenis nomor telepon bisnis yang dibutuhkan (lokal, bebas pulsa, dll.)
• Jumlah menit bebas pulsa per bulan
• Tingkat dukungan penyedia yang diinginkan (dukungan prioritas, dukungan omnichannel, dll.)
• Pengaturan dan instalasi

Paket biasanya dibayarkan secara bulanan atau tahunan (dengan penghematan penawaran langganan tahunan antara sekitar 10-20%.) Paket berbasis kutipan yang dapat disesuaikan juga tersedia, tetapi Anda harus menghubungi penyedia secara langsung untuk mendiskusikan biayanya.

Jika Anda tidak ingin meningkatkan ke tingkat harga berikutnya, tetapi masih memerlukan fitur yang tidak tersedia pada paket Anda saat ini, Anda mungkin dapat membeli fitur “tambahan” seperti perekaman dan transkripsi panggilan, fitur tambahan Nomor telepon VoIP, atau pesan suara visual.

Misalnya, gambar di bawah ini menunjukkan tiga paket yang tersedia dan harga berjenjang dari Dialpad penyedia VoIP.

Seperti pada contoh di atas, perusahaan telepon virtual biasanya menawarkan panggilan VoIP lokal tanpa batas pada setiap paket.

Namun, beberapa penyedia juga menawarkan panggilan "bayar sesuai penggunaan", yang mengenakan biaya per menit atau dalam blok menit. Ini biasanya hanya menawarkan keuntungan biaya yang signifikan untuk usaha mikro, perusahaan baru, atau tim yang tidak berkomunikasi melalui telepon tetapi tetap ingin memiliki nomor bisnis.

Faktor terakhir dalam penetapan harga VoIP adalah apakah Anda memilih PBX (Pertukaran Cabang Pribadi) yang dihosting di awan atau layanan berbasis premis.

Layanan komunikasi berbasis lokasi datang dengan biaya dimuka yang tinggi sebesar $3.000-$5.000, tetapi memungkinkan bisnis memiliki kendali yang lebih besar atas layanan VoIP mereka. Opsi berbasis cloud lebih populer, karena harganya antara $15.00-$25.00/bulan dan menjadikan pemeliharaan sistem sebagai tanggung jawab penyedia — bukan pengguna —.

Biaya Regulasi dan Biaya Tambahan VoIP: Rata-rata $33/bulan

Meskipun membayar di bawah $30,00/pengguna sebulan sekali untuk layanan VoIP adalah wajar, ketahuilah bahwa penyedia dapat membebankan biaya tambahan. Beberapa dari biaya ini legal, tetapi yang lain mungkin merupakan tanda perusahaan yang curang.

Karena VoIP diatur oleh FCC, penyedia harus memberikan kontribusi untuk dana dan layanan yang diuraikan di bawah ini. Akibatnya, pelanggan kemungkinan akan melihat biaya hukum di bawah ini pada tagihan VoIP bulanan mereka untuk membantu penyedia menutupi biaya regulasi.

E911 Biaya

Biaya E911 (Enhanced 911) membantu mengimbangi biaya persyaratan layanan darurat FCC.

Penyedia harus menjadikan layanan 911 sebagai fitur wajib dari setiap paket dan memastikan bahwa layanan darurat memiliki akses ke lokasi pemanggil.

E911 Biaya dapat berkisar dari $0,20 hingga $2,00/pengguna per bulan.

Biaya Dana Layanan Universal

Biaya Dana Layanan Universal (USF) membantu penyedia menutupi biaya kontribusi yang diperlukan untuk USF. Dana ini menyediakan VoIP, telepon rumah, dan akses Internet ke masyarakat berpenghasilan rendah dan pedesaan, sekolah, dan profesional kesehatan.

Biaya USF umumnya biaya per baris setiap bulan. Jika Anda memperhatikan bahwa biaya USF bulanan Anda berfluktuasi, hal itu tidak perlu dikhawatirkan, karena kontribusi yang diwajibkan berubah 4 kali setahun.

Harapkan untuk membayar antara $2,00-$4,00/pengguna per bulan untuk biaya USF.

Biaya Tambahan Non-FCC: Harga Bervariasi

Biaya tambahan di bawah ini tidak terkait dengan FCC, tetapi Anda akan sering melihatnya di tagihan VoIP Anda. Meskipun kehadiran mereka saja tidak perlu dikhawatirkan, penyedia yang tidak bermoral dapat menggunakannya sebagai alasan untuk membebankan biaya bulanan yang terlalu tinggi kepada Anda — jadi waspadalah terhadap biaya tambahan yang biasanya dikenakan.

Biaya Portabilitas Nomor

Sebagian besar penyedia layanan VoIP tidak membebankan biaya untuk porting nomor (biaya satu kali yang memungkinkan bisnis mentransfer nomor telepon yang ada ke penyedia baru.)

Namun, mereka diizinkan secara hukum. Biaya rata-rata porting nomor adalah $10,00-$20,00 per nomor telepon porting dan dapat memakan waktu 1 hingga 3 minggu, tergantung pada operator Anda yang ada.

Biaya Layanan Kompensasi Intercarrier dan Infrastruktur Internet

Meskipun tidak diwajibkan, beberapa penyedia membebankan Kompensasi Antar Operator dan biaya Layanan Infrastruktur Internet untuk menutupi biaya layanan Internet dan biaya antar operator.

Biaya ini umumnya kurang dari $1,00/bulan.

Biaya Tambahan

Biaya tambahan lainnya dapat mencakup:

• Biaya Pengakhiran Dini
• Biaya Pemulihan Regulasi
• Biaya Peraturan, Kepatuhan, dan Kekayaan Intelektual
• Biaya fitur tambahan
• Biaya admin/layanan

Secara total, biaya rata-rata biaya tambahan berkisar dari $5,00-$50,00+/pengguna per bulan. Di sinilah penyedia licik mencoba untuk mengatasi biaya yang berlebihan, jadi tinjau tagihan bulanan Anda dengan hati-hati.

Pajak VoIP Bisnis: Rata-rata $7/pengguna per bulan

Penyedia layanan VoIP harus secara legal membebankan dan mengirimkan pajak federal, lokal, dan negara bagian.

Pajak ini juga dapat mencakup pajak kota, pajak lisensi dan waralaba, pajak utilitas publik, dan bahkan pajak transit. Tarif pajak ini akan bervariasi berdasarkan lokasi dan layanan yang diberikan, tetapi umumnya biayanya sekitar $5,00/pengguna per bulan.

Biaya Tambahan Pendapatan Kotor

Meskipun tidak diwajibkan secara hukum, pengguna juga dapat dikenai biaya Layanan Pendapatan Bruto.

Biaya GRS mengimbangi biaya biaya perpajakan federal dan negara bagian penyedia, dan didasarkan pada persentase pendapatan kena pajak yang dihasilkan setiap pelanggan untuk penyedia.

Meskipun biaya akan bervariasi, umumnya berkisar antara $1,00-$3,00/pengguna per bulan.

Gambar di bawah ini menunjukkan contoh tagihan VoIP bulanan:

Apa yang Harus Diperhatikan Dalam Penyedia VoIP

Selain struktur harga yang adil dan transparan, apa lagi yang harus Anda pertimbangkan ketika mengevaluasi perangkat lunak VoIP ?

Penelitian kami menunjukkan bahwa ada empat faktor utama yang harus diperhatikan ketika memilih layanan VoIP:

• Skalabilitas
• Fitur yang Tersedia
• Kesesuaian
• Layanan dan Dukungan Pelanggan

Skalabilitas

Skalabilitas mengacu pada seberapa mudah bagi pengguna untuk "meningkatkan" atau "mengurangi" paket VoIP mereka ketika kebutuhan mereka berubah. Misalnya, penyedia yang hanya menawarkan 2-3 paket tidak scalable seperti penyedia yang menawarkan 4-5 struktur harga yang berbeda.

Solusi yang dapat diskalakan penting karena:

• Mencegah Anda membayar fitur yang tidak Anda perlukan
• Biarkan layanan VoIP Anda berkembang bersama perusahaan Anda (dengan menambahkan pengguna tambahan dan/atau fitur tambahan)
• Tawarkan nilai keseluruhan yang lebih baik, bahkan jika Anda bisa mendapatkan "layanan lebih murah" di tempat lain

Juga, pertimbangkan apakah penyedia menawarkan Anda kemampuan untuk meningkatkan dari sistem telepon bisnis ke perangkat lunak pusat kontak atau sistem komunikasi terpadu atau tidak. . Ini memberi Anda kesempatan untuk menambahkan lebih banyak saluran komunikasi, seperti konferensi video atau obrolan langsung, di masa mendatang — tanpa harus mengubah penyedia.

Fitur yang Tersedia

Saat mengevaluasi fitur penyedia, lebih banyak tidak selalu lebih baik. Terlalu banyak fitur dapat membingungkan dan membanjiri pengguna baru, sering kali menyebabkan lebih banyak pekerjaan daripada yang seharusnya disimpan.

Alih-alih, fokuslah pada apakah penyedia menawarkan fitur yang paling penting bagi perusahaan Anda atau tidak.

Misalnya, jika Anda bekerja di industri perawatan kesehatan, Anda memerlukan solusi VoIP yang sesuai dengan HIPAA. Jika Anda mengoperasikan pusat panggilan keluar, Anda mungkin akan memprioritaskan sejumlah besar mode panggilan yang tersedia daripada fitur seperti pesan suara visual.

Kesesuaian

Harga terbaik dan semua fitur di dunia tidak akan menjadi masalah jika sistem VoIP Anda tidak kompatibel dengan perangkat bisnis dan sistem operasi Anda saat ini.

Pastikan bahwa penyedia apa pun yang Anda pertimbangkan mematuhi:

• Perangkat seluler Anda (Aplikasi seluler Apple dan Android, dll.)
• OS Anda saat ini (Mac, Windows, dll.)
• Peramban web pilihan Anda (Google Chrome, Safari, Firefox, dll.)
• Perangkat lunak pihak ketiga (sistem CRM, alat manajemen proyek, aplikasi obrolan tim, dll.)
• Perangkat keras tambahan apa pun (telepon analog, headset, dll.)

Dukungan dan Layanan Pelanggan

Terakhir, pastikan penyedia VoIP menawarkan layanan dan dukungan pelanggan yang berkualitas dan responsif.

Kamu harus tahu:

• Berapa banyak saluran dukungan yang tersedia? (Telepon, obrolan langsung, email, dll.)
• Berapa jam yang tersedia untuk setiap saluran? (24/7 di setidaknya satu saluran adalah yang terbaik)
• Berapa lama biasanya dibutuhkan penyedia untuk menyelesaikan masalah pelanggan?
• Berapa waktu respons rata-rata penyedia?
• Apa waktu aktif yang dijamin? (99,9% adalah jumlah minimum yang harus Anda pertimbangkan)
• Standar/sertifikasi keamanan apa yang ditawarkan penyedia? (Enkripsi ujung ke ujung, kepatuhan GDPR, kepatuhan HIPAA dan PCI, Kepatuhan SOC II, dll.)
• Materi pelatihan pengguna apa yang disediakan? (Kursus online, tutorial, pelatihan karyawan secara langsung, dll.)
• Apakah dukungan prioritas tersedia?
• Seberapa aktif forum dukungan online penyedia dan komunitas pengembang?

Panduan terperinci kami tentang cara memilih penyedia VoIP menawarkan wawasan tambahan, serta rincian platform VoIP teratas seperti Nextiva, RingCentral, dan Grasshopper.

Layanan Telepon VoIP Mana yang Tepat Untuk Anda?

Sekarang Anda tahu apa yang harus dicari dalam layanan telepon VoIP, saatnya untuk mulai memikirkan platform mana yang paling sesuai dengan kebutuhan komunikasi bisnis Anda saat ini dan masa depan.

Baik Anda sedang mempertimbangkan penyedia layanan tertentu, atau jika Anda belum memikirkannya, tabel perbandingan VoIP Bisnis kami memberikan informasi terperinci tentang pengalaman pengguna, harga, fitur yang tersedia, softphone VoIP, dan banyak lagi.

FAQ VoIP

Di bawah ini, kami telah menjawab beberapa pertanyaan VoIP yang paling umum.