Apa yang harus dicari saat memilih perangkat lunak manajemen absensi

Untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, pelacakan waktu adalah indikator kinerja kunci utama untuk manajer proyek.

Tetapi pasar dibanjiri dengan alat manajemen proyek umum yang memiliki fitur pelacakan waktu dan perangkat lunak manajemen lembar waktu khusus.

Sebagai bisnis layanan lapangan – disarankan untuk menghindari keduanya dan memilih perangkat lunak manajemen layanan lapangan khusus yang menyertakan fitur manajemen lembar waktu.

Tapi apa yang harus disertakan oleh perangkat lunak manajemen lembar waktu yang ideal untuk bisnis layanan lapangan? Baca selengkapnya untuk mengetahui cara memilih perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat.

Mengapa Anda harus memilih perangkat lunak manajemen absensi?

Memiliki praktik pelacakan waktu yang baik sebagai bagian dari alur kerja proyek Field Service membantu Anda:

• Tetap patuhi undang-undang ketenagakerjaan: jika Anda adalah bisnis global, Anda harus tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan di negara tempat Anda mempekerjakan pekerja layanan lapangan. Alat pelacak waktu akan mencatat waktu yang dihabiskan karyawan dan tenaga kerja Anda, sehingga memberikan bukti yang diperlukan untuk setiap masalah hukum.
• Optimalkan proses Anda: jika ada pekerjaan yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk diselesaikan? Mengapa pekerjaan mengambil lebih sedikit waktu di satu situs pekerjaan dan bukan untuk orang lain? Anda dapat menemukan jawaban dan mengolah kembali operasi bisnis Anda menjadi lebih produktif.
• Bayar karyawan dengan adil: Manajemen lembar waktu membantu Anda meninjau kinerja dengan mengetahui siapa yang bekerja dan siapa yang malas di organisasi Anda. Ini juga membantu Anda mengkompensasi lembur, kurang waktu, cuti berbayar, cuti, dll.
• Transparansi: setiap perselisihan yang terkait dengan kontrak per jam mudah diselesaikan dengan perangkat lunak manajemen timesheet. Ini membantu Anda menangani klien dan pekerja Anda dengan bukti.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen timesheet yang tepat untuk bisnis jasa lapangan

Jika Anda adalah pemilik bisnis jasa lapangan, mulailah dengan memetakan proses bisnis Anda yang membutuhkan atau membantu pelacakan waktu. Ini bisa untuk kontrak Anda, mengelola teknisi layanan lapangan, memberikan waktu istirahat kepada karyawan, dll.

Buat SOP untuk proses ini dan komunikasikan kepada pemangku kepentingan terkait. Pastikan mereka menerima proses pengambilan keputusan dan bagaimana waktu diatur untuk mereka.

Kemudian, saat mengevaluasi perangkat lunak manajemen lembar waktu yang ideal, periksa lima fitur utama yang disebutkan di bawah ini:

Menampilkan opsi pelacakan waktu yang kaya

Perangkat lunak manajemen lembar waktu apa pun harus melacak waktu dan menyediakan opsi untuk menyesuaikan cara Anda melacaknya. Misalnya, harus memberikan opsi untuk menentukan aturan pelacakan waktu yang berbeda untuk proyek, wilayah lokasi kerja, klien, atau tugas yang berbeda.

Seseorang harus dapat memperbarui lembar waktu mereka dari mana saja, termasuk aplikasi Android atau iOS.

Pengalaman pengguna yang sederhana

Manajemen lembar waktu bahkan lebih penting lagi bagi karyawan dan teknisi layanan lapangan Anda karena gaji/pendapatan mereka bergantung padanya.

Karenanya, pastikan tenaga kerja dan karyawan Anda memahami antarmuka pengguna perangkat lunak. Idealnya, dapatkan umpan balik dari mereka sebelum membeli lisensi.

Pastikan penyedia perangkat lunak lembar waktu Anda dilengkapi dengan materi pelatihan yang diperlukan untuk orientasi.

Integrasi aplikasi dengan perangkat lunak yang ada

Perangkat lunak manajemen lembar waktu Anda harus memiliki ketentuan yang relevan untuk berbagi atau mengambil data dari perangkat lunak lain yang Anda gunakan.

Misalnya, Anda mungkin sudah menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk faktur atau tujuan penagihan vendor. Beberapa kasus penggunaan mungkin melibatkan pembayaran yang nilainya bergantung pada waktu yang dilacak.

Dengan demikian, perangkat lunak manajemen lembar waktu Anda perlu meneruskan data ke perangkat lunak akuntansi Anda untuk pekerjaan yang lancar.

Tanyakan dukungan perangkat lunak manajemen lembar waktu Anda jika mereka dapat mengintegrasikan alat yang ada untuk Anda.

Privasi dan keamanan data

Perangkat lunak manajemen lembar waktu berisi data yang dapat membawa Anda ke masalah hukum jika jatuh ke tangan yang salah. Perangkat lunak yang terintegrasi dengan baik juga akan melibatkan data pribadi tambahan.

Oleh karena itu, penting untuk bertanya kepada penyedia perangkat lunak manajemen lembar waktu Anda tentang langkah-langkah keamanan terkait data perusahaan Anda.

Mintalah sertifikasi yang relevan dan kepatuhan terhadap GDPR (jika lokasi kerja, klien, atau bisnis Anda berada di Eropa).

Aplikasi Android dan iOS yang tangguh untuk pelacakan waktu

Pengguna akhir alat pelacak waktu Anda adalah teknisi lapangan dan karyawan Anda. Karena banyak yang akan bekerja di tempat kerja, mereka harus memiliki aplikasi seluler praktis yang dapat mereka gunakan untuk kehadiran.

Pastikan aplikasi seluler memiliki fitur yang relevan untuk menandai kehadiran, meminta cuti, mendapatkan informasi tentang persetujuan cuti mereka, waktu yang dilacak untuk pekerjaan itu, dll.

Perangkat lunak manajemen lembar waktu Anda harus tersedia di Android dan iOS.

Dapatkan perangkat lunak manajemen lembar waktu yang berharga untuk bisnis layanan lapangan

Nilai terbaik untuk uang untuk perangkat lunak pelacakan waktu adalah ketika tersedia sebagai fitur khusus dalam perangkat lunak manajemen layanan lapangan.

Ini memastikan Anda tidak harus bergantung pada terlalu banyak integrasi dan data luar untuk operasi layanan lapangan Anda.

Di Zuper, perangkat lunak manajemen lembar waktu kami hadir dengan fitur-fitur canggih seperti geo-fencing, manajemen penggajian, dan pembuatan laporan berwawasan untuk membuat keputusan.

Pesan demo untuk mengetahui bagaimana fitur pelacakan waktu kami membantu pertumbuhan bisnis jasa lapangan Anda.

Punya pemikiran tentang ini? Berikan kami satu baris di bawah ini di komentar, atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Paycom mendefinisikan masa depan penggajian dengan Beti
• Industri teratas yang mendapat manfaat dari perangkat lunak manajemen proyek
• Bagaimana membangun situs web manajemen proyek lepas Anda
• 6 strategi manajemen data untuk usaha kecil

Pengungkapan: Ini adalah posting bersponsor. Namun, pendapat, ulasan, dan konten editorial kami lainnya tidak dipengaruhi oleh sponsor dan tetap objektif .