Mengapa peramalan keuangan berbasis data sangat penting bagi CFO modern
Diterbitkan: 2021-04-16Tim perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) memainkan peran penting dalam perusahaan modern. Dengan fungsi seperti penganggaran, peramalan, dan analisis keuangan yang berada di bawah lingkup mereka, eksekutif C-suite mengandalkan FP&A untuk menerangi jalan ke depan.
Secara tradisional, FP&A telah menjadi tugas yang intensif secara manual. Tim mengandalkan spreadsheet untuk memahami data keuangan mereka dan memelihara data ini secara manual. Dalam kasus ini, kolaborasi adalah tugas, karena sulit untuk membuat jejak audit saat file dimodifikasi oleh banyak pengguna melalui akses drive bersama. Akibatnya, integritas data selalu berisiko disusupi.
Munculnya solusi dan analitik data besar telah memengaruhi cara CFO dan tim FP&A mereka melakukan analisis keuangan. Berikut adalah tiga cara di mana data mendorong peramalan keuangan.
Peningkatan efisiensi
Karena jumlah data yang dikumpulkan perusahaan tumbuh secara eksponensial, perusahaan mulai memanfaatkan perangkat lunak yang canggih. Alasan utama untuk ketergantungan ini adalah efisiensi yang lebih besar. Perangkat lunak memiliki kekuatan untuk mengotomatisasi tugas-tugas klerikal yang membosankan dan memperkenalkan nilai yang lebih besar pada proses bisnis.
Misalnya, tim FP&A menghabiskan banyak waktu untuk memantau kualitas data dan menegakkan aturan akses bersama. Bukan hal yang aneh bagi anggota tim untuk secara manual melacak perubahan ke setiap sel dalam spreadsheet dengan jumlah baris dalam ribuan dan jumlah kolom yang sebanding.
Hasilnya adalah proses yang berjalan lambat yang berjuang untuk mengkomunikasikan hasil kepada CFO dan kepemimpinan senior lainnya. Perangkat lunak menyederhanakan tantangan integritas data. Data yang datang dari berbagai sumber dalam suatu organisasi secara otomatis dikumpulkan dan disajikan dalam template yang telah ditetapkan.
Sumber data seperti buku besar, neraca saldo, log faktur penjualan, dan perkiraan anggaran dapat secara otomatis dimasukkan ke dalam platform perangkat lunak atau bahkan spreadsheet yang dipilih oleh tim FP&A. Berkat pengumpulan data otomatis, tim tidak harus memilih antara melakukan proses manual yang penting dan pekerjaan bernilai tambah yang sama pentingnya.
Mereka dapat fokus pada analisis data dan menyajikan kesimpulan kepada manajemen senior. Dengan siklus kerja yang lebih pendek dan wawasan yang tepat waktu, tim FP&A dapat memberikan nilai lebih besar yang meningkatkan laba organisasi mereka.
Jejak audit granular
CFO dan tim FP&A yang mengandalkan proses manual menghadapi tantangan yang cukup besar saat memantau status data mereka. Biasanya, file disimpan di drive bersama, dan tim dari seluruh organisasi memperbaruinya dengan data dari unit bisnis masing-masing.
Namun, setiap kali Anda memiliki banyak pengguna yang mengerjakan satu file, Anda pasti berkompromi dengan integritas data. Beberapa tim mengurangi risiko ini dengan menetapkan prosedur entri data melalui template. Namun, data terpisah ini masih memerlukan agregasi manual, dan kesalahan merayap masuk. Menelusuri sumber kesalahan adalah tugas yang membosankan karena tim harus memeriksa secara manual bagaimana data dimasukkan.
Teknologi canggih membuat pelacakan kesalahan dan kepatuhan menjadi mudah. Solusi FP&A yang tepat mengintegrasikan data sisi server dinamis dengan Excel (atau program spreadsheet apa pun) dan secara otomatis merekam riwayat data tingkat sel. Hasilnya adalah menetapkan satu titik kebenaran itu sederhana. Perangkat lunak bahkan dapat melacak perubahan formula dari waktu ke waktu.
Dalam proses manual, melacak perubahan di beberapa baris dan kolom itu membosankan. Namun, perangkat lunak yang tepat memungkinkan tim untuk membandingkan seluruh spreadsheet satu sama lain dan menyoroti perubahan secara otomatis. Kepatuhan juga disederhanakan berkat teknologi. Tim dapat dengan mudah membuat laporan audit dengan mengekspor data ke template yang diinginkan seperti yang diminta oleh Sarbanes-Oxley dan protokol kepatuhan lainnya.
Hasilnya adalah kepercayaan yang lebih besar pada angka dan laporan yang lebih akurat. Misalnya, membandingkan anggaran dengan aktual atau aktual dengan prakiraan terbaru menjadi lebih efektif. Tim tahu bahwa mereka sedang melihat data yang dapat dipercaya dan dapat melaporkan angka-angka ini dengan percaya diri.
Analisis yang lebih baik
Berkat pengurangan proses manual, tim FP&A dapat fokus menjalankan analitik yang lebih baik pada data mereka. Namun, untuk membuka wawasan yang sebenarnya, yang terbaik adalah memaparkan data ke mata yang berbeda. Demokratisasi data dan analitik membantu mencegah pemikiran kelompok dan mengurangi bias dalam proyeksi.
Dengan integrasi analitik ke Excel, individu dalam bisnis dapat dengan cepat memfilter dan menelusuri data untuk mengungkap wawasan. Anggota tim FP&A akan melihat data dari sudut pandang yang berbeda dibandingkan dengan CFO. Berkat perangkat lunak yang canggih, CFO tidak hanya dapat menerima laporan dinamis, tetapi mereka juga dapat menyesuaikan sendiri laporan mereka.
Akibatnya, ada lebih sedikit bolak-balik pada format laporan yang diinginkan CFO dan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk menyelami tren yang diungkapkan data. Dengan berintegrasi dengan Excel, gangguan yang dihadapi tim menjadi minimal. Mereka tidak perlu mengekspor data ke aplikasi lain atau menjalankan perangkat lunak khusus, karena analitik cocok dengan alur kerja mereka yang ada.
Berkat dasbor berbasis web, manajemen dapat melihat data dan wawasan waktu nyata tanpa harus terus-menerus memeriksa tim FP&A mereka.
Meskipun pelaporan ad-hoc bukanlah obat otomatis untuk bias dalam laporan analitik, hal itu meningkatkan peluang untuk membuka wawasan yang lebih besar. Data dapat diiris dan dipotong dadu dengan cepat, dan ini memberi organisasi kontrol yang lebih besar atas masa depan keuangan mereka.
Merampingkan FP&A
Analisis data telah sangat menyederhanakan proses FP&A. Tim sekarang dapat fokus pada penambahan nilai bagi organisasi daripada menghabiskan waktu mereka untuk mengumpulkan dan menggabungkan data. Otomatisasi dan analitik mendorong perubahan dan perusahaan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang posisi keuangan mereka berkat mereka.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.