Zoho WorkDrive: Solusi Manajemen File Kolaboratif untuk Merampingkan Data Anda

Semua bisnis—tidak peduli seberapa kecil atau besar mereka—memerlukan platform penyimpanan dan kolaborasi yang andal untuk beroperasi secara efektif. Meskipun Anda memiliki banyak opsi bagus untuk keduanya, sulit untuk menemukan platform yang menyediakan kedua fungsi tersebut dalam satu atap.

Masuki Zoho WorkDrive, platform penyimpanan cloud dan kolaborasi yang menyederhanakan data Anda dengan menawarkan penyimpanan cloud yang aman dan alat kolaborasi di satu tempat.

Mari jelajahi Zoho WorkDrive secara mendetail dan cari tahu apa yang membuatnya menjadi platform penyimpanan dan kolaborasi file yang hebat.

Apa itu Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive adalah platform kolaborasi dan penyimpanan file berbasis cloud yang memungkinkan tim menyimpan, berbagi, dan bekerja sama pada file dengan mudah secara real-time.

Itu diluncurkan sebagai pengganti Zoho Docs beberapa tahun yang lalu untuk berfungsi sebagai platform penyimpanan dasar untuk rangkaian aplikasi kantor dan produktivitasnya. Dan selama ini, beberapa perubahan telah dilakukan pada platform.

Angsuran terbaru hadir dalam bentuk WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 menghadirkan sejumlah fitur baru di berbagai aspek, termasuk antarmuka pengguna, administrasi data, integrasi pihak ketiga, dan lainnya, untuk memenuhi kebutuhan lingkungan kerja hybrid yang terus berkembang.

Zoho WorkDrive tersedia di perangkat seluler dan desktop.

Apa yang Dapat Zoho WorkDrive Bantu Anda?

Menjadi platform manajemen dan kolaborasi file, Zoho WorkDrive memungkinkan Anda melakukan lebih dari sekadar menyimpan file. Ini dimungkinkan berkat beragam fiturnya, yang meliputi:

Kolaborasi Tim

Salah satu hal terbaik tentang WorkDrive adalah kolaborasi tim. WorkDrive melakukannya menggunakan Folder Tim, yang memungkinkan anggota tim mengunggah dokumen ke satu folder agar tersedia untuk semua orang dalam tim sekaligus. Dengan cara ini, pengguna tidak perlu mengirim file satu per satu melalui email dan menindaklanjutinya nanti.

Demikian pula, jika seseorang dalam tim membuat perubahan apa pun pada file apa pun di Folder Tim, WorkDrive memberi tahu semua orang tentang hal yang sama melalui pemberitahuan, sehingga mereka selalu mengetahui perubahan tersebut dan tidak perlu memeriksa ruang setiap saat. kemudian diri mereka sendiri secara aktif.

Sebagai cara untuk mengatur semua file proyek dan dokumen, WorkDrive memungkinkan admin ruang kerja membuat sub-folder di dalam Folder Tim. Ini adalah sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi besar untuk mengkategorikan file berdasarkan departemen. Admin juga dapat mengatur izin akses untuk setiap anggota tim untuk membatasi akses mereka ke konten folder.

Terakhir, setiap ruang kerja WorkDrive memiliki Sampah di bawah Folder Tim untuk menyimpan semua file dan dokumen dengan aman. Dengan demikian, setiap kali seseorang dalam tim menghapus file atau folder, file atau folder tersebut akan masuk ke Sampah. Dengan demikian, ada opsi untuk memulihkannya jika diperlukan nanti atau saat seseorang dalam tim secara tidak sengaja menghapusnya.

Akses ke Office Suite Zoho yang Canggih

Saat tim berlangganan WorkDrive, mereka juga mendapatkan akses ke Zoho Office Suite. Zoho Office Suite adalah rangkaian alat untuk membantu tim dengan pekerjaan kantor. Ini mencakup tiga alat: Writer, Sheet, dan Show. Ketiganya menawarkan antarmuka yang bersih dan mudah digunakan serta menyediakan beragam template untuk mempercepat pekerjaan dan bekerja bahkan saat Anda sedang offline.

Selain itu, setiap alat menawarkan beberapa fungsi berguna lainnya, seperti mode penulisan terfokus di Zoho Writer, fungsi yang ditentukan sebelumnya dan kustom di Zoho Sheet, serta berbagai pilihan desain dan animasi di Zoho Show.

Dikombinasikan dengan WorkDrive, ini tidak hanya membantu tim dengan tugas kantor tetapi juga membantu mereka menyimpan file mereka masing-masing di satu lokasi. Akibatnya, anggota tim menjadi lebih mudah untuk berkolaborasi dalam waktu nyata, mengumpulkan umpan balik, dan menerbitkan karya mereka untuk dilihat semua orang di tim.

Ruang Kerja Kolaboratif

WorkDrive membawa pengalaman kolaborasi ke level berikutnya. Ini memberi Anda kemampuan untuk membangun ruang kerja kolaboratif tempat Anda dapat bekerja dengan kolega tanpa mengundang mereka ke Folder Tim. Demikian pula, itu juga menyederhanakan berbagi file dengan individu atau tim lain di platform, yang pada gilirannya membuat kolaborasi lebih efisien.

Karena banyak orang dapat mengerjakan satu file sekaligus, ini dapat menghasilkan banyak salinan dari file yang sama. Hal ini dapat membuat pengidentifikasian file asli menjadi proses yang menantang dan membosankan. Namun untungnya, WorkDrive mendukung riwayat versi, sehingga anggota tim dapat mengakses semua versi file yang berbeda, membandingkannya, dan kembali ke versi sebelumnya bila diperlukan tanpa kesulitan.

Sejalan dengan itu, fitur berguna lainnya yang membuat pengalaman kolaborasi di platform menjadi lebih baik adalah pemantauan aktivitas. Dengan ini, pimpinan tim dapat dengan mudah mengaudit semua yang terjadi di ruang kerja mereka untuk melacak kemajuannya. Selanjutnya, aktivitas dapat diperiksa secara detail melalui filter untuk melihat wawasan yang lebih berharga.

Saat anggota tim perlu mendiskusikan sesuatu atau berbagi umpan balik tentang file atau dokumen, fitur umpan balik WorkDrive (disebut Anotasi File) bisa berguna. Dengan ini, pengguna dapat dengan mudah membagikan pemikiran mereka tentang suatu ide atau meninggalkan umpan balik di bawah file atau dokumen melalui komentar kontekstual.

Alat Manajemen Data

Zoho WorkDrive mendukung lebih dari 220 format file. Karena ini mencakup spektrum format file yang cukup luas, ini memastikan tidak ada masalah kompatibilitas pada platform, sehingga tim dapat langsung melihat file di ruang kerja atau mengunggah file yang mereka inginkan tanpa harus mengonversinya terlebih dahulu.

Untuk memudahkan penemuan dan pencarian file di platform, WorkDrive memberi Anda opsi untuk mencari file berdasarkan nama, pembuat, atau kata kunci dalam dokumen. Demikian pula, ini juga mendukung OCR dan deteksi objek, yang memungkinkan Anda menemukan gambar dan dokumen yang dipindai di ruang kerja hanya dengan memasukkan kata kunci ke dalamnya.

Selain itu, ada opsi untuk mengkategorikan file di Folder Tim. Ini memungkinkan Anda mengatur file dan dokumen agar mudah ditemukan oleh siapa pun di tim.

Bekerja Dengan Orang Di Luar Tim Anda

Jika tim Anda bekerja dengan bisnis lain, Anda mungkin ingin menunjukkan kemajuan Anda kepada klien agar mereka terus mendapatkan informasi terbaru atau meminta masukan mereka tentang sesuatu.

WorkDrive membuat melakukan ini menjadi sangat mudah. Platform ini memungkinkan Anda membuat tautan eksternal dengan cepat ke file yang ingin Anda bagikan. Untuk membuat upaya kolaborasi ini aman dan menjaga keamanan data Anda, alat ini memungkinkan Anda mengamankan setiap tautan yang Anda kirimkan dengan izin akses independen, tanggal kedaluwarsa, dan kata sandi. Pada dasarnya, ini memberi Anda kendali penuh atas tautan Anda dan memungkinkan Anda memutuskan apa yang dapat dan tidak dapat diakses atau dilakukan oleh pengguna yang bergabung dengan ruang kerja Anda.

Demikian pula, "Pengguna Klien" WorkDrive dapat memungkinkan Anda mengundang klien eksternal atau mitra ke tim Anda. Ini bisa berguna ketika Anda ingin pemangku kepentingan Anda melihat atau berkolaborasi dalam sebuah proyek untuk waktu yang singkat.

Analisis Lanjutan

Saat Anda bekerja dengan tim besar, Anda pasti ingin mengetahui statistik tertentu tentang ruang kerja Anda. Di WorkDrive, Anda mendapatkan akses ke semua statistik tersebut bersama dengan laporan tentang semua yang terjadi di ruang kerja Anda di satu tempat.

Jadi, misalnya, jika Anda adalah admin ruang kerja, Anda dapat dengan mudah memeriksa kapan file diperbarui, berapa banyak ruang penyimpanan yang dipakai proyek, dan jumlah ruang kosong yang tersedia.

Akses File Tanpa Gangguan

Zoho WorkDrive tersedia di perangkat seluler dan desktop, serta menyinkronkan semua file dan folder di seluruh perangkat Anda. Ini memungkinkan Anda untuk bekerja di satu perangkat dan melanjutkan di mana Anda tinggalkan di perangkat lain.

Selain itu, platform ini juga menyinkronkan file dan folder Anda ke desktop, sehingga Anda dapat bekerja bahkan saat offline, lalu menyinkronkan perubahan saat online.

Paket dan Harga Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive menawarkan tiga paket: Pemula, Tim, dan Bisnis.

• Pemula: $2,5 (Rs 140) per pengguna per bulan; penyimpanan mulai dari 1TB per tim dengan batas upload file 1GB
• Tim: $4,5 (Rs 275) per pengguna per bulan; Ruang penyimpanan 3TB per tim dan batas upload file 5GB
• Bisnis: $9 (Rs 550) per pengguna per bulan; ruang penyimpanan 5TB per tim dengan batas upload file 50GB

Setiap paket menawarkan semua fitur penyimpanan dan manajemen file dasar. Tetapi saat Anda pergi ke tingkat yang lebih tinggi, itu membuka akses ke beberapa tambahan. Lihat paket WorkDrive untuk melihat secara menyeluruh perbedaan antara ketiga paket dan pilih yang tepat untuk organisasi Anda.

Selain itu, jika ruang penyimpanan yang ditawarkan tidak cukup, Zoho memiliki opsi penyimpanan tambahan yang dapat dibeli secara terpisah.

Zoho memberi pengguna baru masa uji coba gratis selama 15 hari dengan akses penuh ke semua fitur WorkDrive. Dengan uji coba ini, individu dan tim dapat menguji dan menjelajahi layanan untuk menentukan apakah memenuhi persyaratan mereka dan kemudian berlangganan paket yang sesuai.

Lihat Zoho WorkDrive