Kiat Penting untuk Mencegah Troll Membom Rapat Anda

Berkat penyebaran Coronavirus, bekerja dari rumah telah menjadi normal baru — dan begitu juga dengan menggunakan alat komunikasi seperti perangkat lunak konferensi video Zoom.

Untuk menempatkan popularitas baru Zoom dalam perspektif, unduhan perangkat lunak naik 90% dibandingkan dengan 2019. Pada bulan Maret, unduhan Zoom mencapai 62 juta yang mencengangkan dalam satu minggu.

Jarak sosial dan perintah tinggal di rumah berarti bahwa perusahaan dan karyawan bukan satu-satunya yang menggunakan Zoom untuk terhubung. Penggunaan pribadi Zoom untuk mengobrol tatap muka dengan teman dan keluarga juga biasa.

Tetapi apakah Zoom, yang terutama dirancang sebagai alat bisnis, benar-benar siap untuk menangani semua pengguna dan penggunaan barunya?

Jika ancaman terus-menerus dari Zoombombing dan kekhawatiran yang berkembang seputar privasi pengguna dan pengumpulan data merupakan indikasi, mungkin tidak.

Apa itu zoombombing, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menghentikan trolling? Apakah Anda mendapat informasi tentang kebijakan privasi Zoom saat menggunakan perangkat lunak untuk komunikasi pribadi dan profesional?

Apa itu Zoombombing?

“Zoombombing” adalah tindakan berbagi gambar, video, dan pesan yang vulgar, menyinggung, dan tidak diinginkan dalam rapat Zoom publik. Troll menggunakan opsi berbagi layar Zoom untuk menyiarkan berbagai materi yang tidak diinginkan kepada peserta rapat.

Ini berarti bahwa saat Anda dan tim Anda sedang mengedit dokumen, menghadiri webinar pembunuh, atau bahkan jika Anda menikmati happy hour virtual dengan teman-teman, rapat Zoom Anda rentan terhadap troll, peretas, dan peleceh ini — dan menyingkirkan mereka lebih sulit dari yang Anda pikirkan.

Karena troll ini dapat beralih ke akun pengguna baru jika dilarang dari panggilan video, penyalahgunaan sering berlanjut hingga tuan rumah dipaksa untuk sepenuhnya mengakhiri rapat atau kelas mereka.

Pesan ofensif, gambar dan video grafis, serangan kasar, dan bahkan komentar yang dirancang untuk memicu yang rentan semuanya telah dilaporkan.

Zoombombing tidak hanya memalukan. Ini juga dapat merusak reputasi perusahaan Anda, membebani pendapatan Anda, dan membuat peserta rapat gugup untuk terhubung dengan Anda atau bisnis Anda melalui Zoom di masa mendatang.

Pada saat begitu banyak bisnis berjuang untuk tetap membuka pintu mereka, Zoombombing dapat dengan cepat berubah dari kemunduran yang canggung menjadi bencana perusahaan.

Korban Zoombombing Terbaru

Kelompok meditasi pagi, kebaktian virtual, dan pertemuan pemerintah semuanya mengalami insiden Zoombombing yang mengerikan dalam beberapa minggu terakhir.

Bahkan perusahaan besar pun tidak kebal.

Pertemuan Zoom “Chipotle Together” rantai restoran Meksiko yang populer, Chipotle, dirancang untuk menyatukan lebih dari 3.000 penggemar Chipotle dan tamu selebritas — dan untuk memastikan bahwa pelanggan mengingat nama merek di benak mereka saat dunia beralih dari makan di tempat menjadi hanya untuk dibawa pulang.

Setelah Zoombombers mengganggu pertemuan dengan serangan gambar grafis dan video ofensif, Chipotle terpaksa menghentikan pertemuan secara tiba-tiba.

Guru juga telah melaporkan banyak insiden Zoombombing kelas virtual, yang berpotensi mengekspos anak di bawah umur ke gambar eksplisit dan membuatnya hampir tidak mungkin untuk memulihkan ketertiban di ruang digital yang penuh dengan siswa muda.

Cara Mencegah Zoombombing

Terutama jika Zoombombers dan party crasher menargetkan pertemuan Anda karena agama, ras, atau status sosial ekonomi Anda, Anda harus segera melaporkannya ke Internet Crime Complaint Center (IC3.) FBI.

Anda juga harus mengajukan keluhan ke Zoom, dan menyertakan tangkapan layar atau rekaman video/audio yang mendokumentasikan penyalahgunaan.

Tetapi bersikap proaktif terhadap Zoombomber bahkan sebelum mereka sempat menghadiri rapat Anda adalah garis pertahanan terbaik Anda.

Jika Anda Pembawa Acara Zoom Meeting

• Memungkinkan pengguna untuk menyetujui perekaman alih-alih memberi tahu mereka bahwa mereka akan direkam
• Nonaktifkan atau batasi fitur berbagi layar untuk peserta rapat
• Pastikan rapat Anda hanya untuk undangan dan dilindungi kata sandi
• Jangan nonaktifkan fitur Ruang Tunggu default yang memungkinkan Anda menyaring peserta rapat
• Tambahkan cohost untuk membantu Anda mengelola gangguan dan akses rapat
• Nonaktifkan opsi pengguna untuk bergabung ke rapat sebelum tuan rumah tiba
• Matikan fitur “Izinkan Peserta yang Dihapus untuk Bergabung Kembali” di Zoom
• Matikan fitur File Transfer untuk mencegah malware/virus
• Jangan pernah mengadakan acara Zoom dengan ID Rapat Pribadi Anda, buat yang acak saja
• Kunci rapat Anda segera setelah dimulai untuk mencegah pengguna baru bergabung
• Nonaktifkan fitur anotasi untuk mencegah troll menulis pesan kebencian saat menggunakan berbagi layar

Jika Anda Pengguna Zoom

• Gunakan foto latar belakang untuk menjaga privasi rumah/studio Anda
• Perbarui Preferensi Cookie Anda di bagian bawah halaman web Zoom mana pun menjadi "Cookie yang Diperlukan" saja
• Jangan bagikan tautan rapat Zoom secara publik di halaman media sosial Anda, alih-alih mengirim pesan pribadi kepada orang-orang
• Matikan mikrofon dan kamera Anda saat orang lain berbicara

Masalah Tambahan Dengan Privasi dan Keamanan Zoom

Sayangnya, Zoombombing bukan satu-satunya masalah yang saat ini mengganggu alat konferensi video.

Zoom juga mendapat kecaman karena Kebijakan Privasinya yang tidak jelas dan celah yang tampaknya memungkinkan sehubungan dengan pengumpulan dan penjualan data pribadi dan rekaman rapat.

Definisi Enkripsi End-to-End dari Zoom

Yang mengejutkan, laporan baru-baru ini mengungkap bahwa, meskipun mengklaim sebaliknya, Zoom sebenarnya tidak mengenkripsi audio dan video end-to-end.

Sebagai gantinya, Zoom hanya mampu menyediakan enkripsi transport.

Ya, Zoom memang menawarkan perlindungan dari mereka yang mungkin mencoba meretas rapat Anda.

Namun, Zoom sendiri tetap dapat mengakses audio dan video rapat Anda kapan saja.

Kekhawatiran Atas Penjualan Zoom dan Berbagi Data Pengguna

Salah satu masalah privasi Zoom terbesar adalah bahwa bahasa kebijakan privasi perusahaan mempersulit pengguna untuk memahami bahwa Zoom dapat berbagi "Konten Pelanggan" dengan pengiklan. (Ini selain Zoom sendiri yang menyimpan konten itu untuk penggunaan di masa mendatang.)

“Konten Pelanggan” dapat mencakup hal-hal seperti:

• Rekaman video
• Pesan obrolan
• Transkrip rapat
• File
• papan tulis

Selain membagikan data ini dengan pengiklan, aplikasi Zoom mengirimkan informasi tentang penggunaan aplikasi individual, lokasi pengguna, dan lainnya ke Facebook.

Mudah bagi Troll untuk Berbagi Momen Pribadi atau Memalukan

Saat diminta, Zoom akan secara otomatis mengirimkan transkrip dan rekaman ke semua peserta rapat dan mereka yang melewatkan rapat — bahkan yang jahat sekalipun.

Yang diperlukan hanyalah satu orang dengan niat buruk untuk membagikan dokumen pribadi perusahaan Anda, sesi brainstorming, dan bahkan pesan obrolan tentang klien yang menjengkelkan itu. Troll ini juga dapat membagikan momen memalukan ketika Anda tidak menyadari bahwa kamera sedang merekam atau informasi sensitif tentang kehidupan pribadi Anda dengan dunia.

Itu sudah terjadi lebih dari yang Anda kira.

Pastikan tuan rumah Anda menonaktifkan berbagi transkrip/rekaman dengan peserta, atau mereka hanya membagikan rekaman layar dengan orang tepercaya.

Merasa "Dimata-matai" Dengan Fitur Pelacakan Perhatian Zoom

Fitur Pelacakan Perhatian Zoom adalah aspek bermasalah lain dari alat konferensi video.

Meskipun perhatian karyawan penting, fitur ini tidak dapat membedakan antara pengguna yang membaca artikel Buzzfeed dan memeriksa dengan jelas dan pengguna yang melihat file terkait pekerjaan atau membuat catatan sendiri — dan harus mengeklik keluar dari jendela Zoom untuk melakukannya.

Sebagai gantinya, semua Zoom memberi tahu tuan rumah bahwa seorang peserta telah mengklik dari jendela Zoom selama lebih dari 30 detik.

Itu tidak banyak membantu moral karyawan, juga tidak menawarkan informasi yang akurat tentang perhatian peserta.

Bagaimana Zoom Mengatasi Masalah Privasi Ini?

Pada 29 Maret 2020, Chief Legal Officer Zoom mengeluarkan pernyataan resmi sebagai tanggapan atas masalah keamanan yang disebutkan di atas.

Zoom sekarang mengatakan mereka tidak menjual data pengguna, terlepas dari apakah alat itu digunakan untuk komunikasi profesional atau pribadi.

Zoom memberi tahu pengguna bahwa mereka hanya menyimpan dan merekam rapat ketika pengguna secara khusus memintanya, dan menekankan bahwa peserta rapat selalu diberi tahu saat rapat sedang direkam. Tuan rumah rapat, bukan Zoom, yang memutuskan apakah mereka akan menyimpan data rapat di awan Zoom atau di perangkat mereka sendiri. Zoom juga mengklaim bahwa mereka memiliki kontrol akses yang kuat untuk memastikan bahwa troll dan pengguna tak diundang lainnya tidak dapat masuk ke rapat — tetapi tidak membahas secara spesifik apa itu kontrol akses.

Kebijakan baru menyatakan bahwa, sementara Zoom mengumpulkan beberapa data pengguna, apa yang dikumpulkannya hanya terkait dengan bagaimana pengguna tertentu akan mengoperasikan Zoom. Ini berarti Zoom mengumpulkan alamat IP, detail tentang Sistem Operasi, kamera, dan mikrofon, dan informasi tentang perangkat tertentu yang Anda gunakan untuk mengakses Zoom. Lokasi Anda dilacak hanya sebagai kota terdekat saat menggunakan Zoom. Data seputar preferensi dan pengaturan pengguna disimpan untuk menghemat waktu Anda, seperti metadata seperti nama rapat, waktu, tanggal, durasi, dan nama/alamat email peserta.

Zoom juga membantah klaim bahwa mereka menggunakan transkrip dan rekaman (disebut sebagai "Layanan Zoom" atau "Konten Pelanggan") untuk tujuan periklanan. Namun, perusahaan mengatakan bahwa Zoom mengumpulkan data pengguna dari situs web pemasarannya.

Zoom juga sedang dalam proses memperbarui aplikasinya untuk membatasi dan meningkatkan transparansi seputar data yang dibagikan Zoom dengan Facebook.

Selain itu, sebagai tanggapan atas keluhan pengguna, Zoom menjadikan fitur Ruang Tunggu dan perlindungan kata sandi rapat sebagai pengaturan default untuk konferensi. Periksa untuk memastikan pengaturan ini selalu diaktifkan saat mengadakan rapat.

Haruskah Anda Berhenti Menggunakan Zoom?

Ketika Anda menggabungkan fakta bahwa Zoombombing tampaknya meningkat alih-alih melambat dengan kebijakan privasi Zoom yang tidak bersemangat, wajar saja jika Anda mempertimbangkan untuk beralih ke alat lain seperti konferensi video BlueJeans atau paket GoToMeeting.

Tetapi apakah itu benar-benar perlu?

Jika Anda mengikuti panduan di atas untuk mencegah Zoombombing dan memastikan bahwa Anda telah memperbarui pengaturan privasi Anda, mungkin tidak.

Dengan begitu banyak orang yang harus tiba-tiba beralih dari bekerja di kantor ke bekerja dari rumah dikelilingi oleh hewan peliharaan, anak-anak, dan gangguan lainnya yang tak terhitung jumlahnya, karyawan Anda tidak akan terlalu antusias karena harus belajar cara mengoperasikan alat yang sama sekali baru. untuk konferensi video. Ini benar ganda ketika mereka sudah berurusan dengan dampak COVID-19.

Karena itu, tergantung pada persyaratan kepatuhan perusahaan dan tingkat kenyamanan pribadi Anda, Anda mungkin ingin melihat perbandingan Zoom vs Webex kami untuk melihat bagaimana keunggulannya dibandingkan alat konferensi video lainnya.

Fitur Keamanan Konferensi Video yang Harus Diperhatikan

Saat Anda mengevaluasi perangkat lunak kolaborasi tim dan alat konferensi video, Anda perlu memastikan bahwa mereka menawarkan tingkat keamanan dan privasi yang tinggi.

Beberapa fitur keamanan konferensi video yang paling penting meliputi:

• Perlindungan kata sandi untuk membuat rapat pribadi
• Kontrol host dan admin yang kuat
• Kunci entri rapat
• Pemberhentian/pemblokiran peserta
• Pengaturan default privasi yang lebih tinggi
• Enkripsi ujung ke ujung
• Ruang tunggu virtual
• Otentikasi multi-faktor
• Nomor ID rapat yang dibuat secara acak
• Kontrol berbagi layar
• Opsi berbagi dan transfer file tingkat lanjut
• Kemampuan untuk membatasi/mengakhiri akses ke rekaman/transkrip rapat

Jelajahi Alat Konferensi Video Tambahan

Terlepas dari apakah Anda akhirnya memutuskan untuk tetap menggunakan Zoom atau tidak, akan sangat membantu untuk mempelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak konferensi video tambahan yang tersedia untuk Anda.

Di GetVoIP, kami telah mengumpulkan perbandingan beberapa alat konferensi web paling populer untuk Anda jelajahi dan bagikan dengan seluruh tim Anda. Baca ulasan pengguna yang sebenarnya, dapatkan informasi mendalam tentang fitur perangkat lunak, dan pelajari lebih lanjut tentang harga, keamanan, dan kompatibilitas perangkat lunak.