10 consigli per un evento di successo: come fare in modo che il tuo prossimo evento si svolga senza intoppi
Pubblicato: 2022-01-31Gli eventi sono parte integrante della strategia di qualsiasi azienda. Aiutano a generare buzz, aumentare le vendite e creare grandi opportunità di networking.
Ma sai fin troppo bene che non tutto va come previsto. Per questo è fondamentale essere preparati a tutto. I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a pianificare il tuo prossimo evento in modo che si svolga senza intoppi.
Definisci il tuo scopo per l'evento
I titolari di attività commerciali possono utilizzare gli eventi per generare buzz intorno alla tua azienda, aumentare le vendite o creare opportunità di networking.
Il primo passo nella pianificazione di un evento è identificare i tuoi obiettivi per l'evento. Una volta che hai deciso quali sono i tuoi obiettivi per l'evento, puoi usarli come guida per aiutarti a pianificare il resto dell'evento.
Che output ti aspetti?
Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, è fondamentale decidere l'affluenza desiderata. Questo ti aiuterà a pianificare di conseguenza e sapere cosa puoi aspettarti.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è organizzare una piccola riunione con 50 persone presenti, ciò non richiederà tanto cibo e bevande quanto un evento in cui sono previste 200 persone.
Stabilisci un budget
Il primo passo per prepararsi al tuo prossimo evento è stabilire un budget. Questo è il processo per determinare quanto ti aspetti di spendere per l'occasione.
Ciò include sia i costi fissi che quelli variabili. Le spese fisse sono più prevedibili, mentre i costi variabili possono essere più imprevedibili.
Qualunque sia il tuo budget, è importante non spendere più del previsto per il tuo evento.
Indipendentemente da ciò che accade al tuo evento, dovresti sempre sapere quanto costerà in anticipo.
Il budget ti aiuta anche a decidere quanto dovresti spendere per componenti di eventi specifici come cibo o decorazioni, il che ti aiuta a rispettare il budget.
Un modo per risparmiare denaro è negoziare in anticipo con i fornitori. Puoi negoziare con i fornitori confrontando i prezzi e negoziando accordi prima che si avvicini la data della festa.
E se stai cercando suggerimenti su come ottenere affari di successo, dai un'occhiata a questo articolo di Entrepreneur Magazine .
Considera con attenzione luoghi e luoghi .
Per prima cosa, devi pensare al tuo luogo. Vuoi un'area che sia visibile e abbastanza grande per tutte le persone che parteciperanno all'evento. È anche importante considerare in anticipo eventuali requisiti di accessibilità.
In secondo luogo, devi pensare alla posizione. Considera che tipo di visitatori parteciperanno all'evento e come possono arrivarci rapidamente.
Ad esempio, supponi che il tuo evento si trovi in una località rurale. In tal caso, potresti voler offrire servizi di navetta o opportunità di carpooling in modo che le persone possano divertirsi senza preoccuparsi del proprio tragitto casa-lavoro.
Infine, è importante considerare la tempistica: assicurati che il tuo evento non cada in un giorno festivo o in un altro giorno in cui molte persone viaggiano o fanno gli straordinari.
Se questo è inevitabile, dovresti offrire incentivi per i partecipanti che percorrono lunghe distanze.
Di persona, ibrida o virtuale?
Devi determinare il tipo di evento che stai eseguendo. Sarà tutto di persona? Tutto virtuale? O una combinazione dei due?
Se stai organizzando un evento di persona, ci sono alcune cose che dovresti fare prima. Assicurati che lo spazio per eventi sia impostato correttamente.
Crea un'agenda in linea con i tuoi obiettivi per la riunione o la conferenza. Assicurati di avere abbastanza rinfreschi e spuntini disponibili per i tuoi ospiti.
E fornisci indicazioni sulla posizione sul tuo sito Web e materiale promozionale in modo che le persone possano trovarlo facilmente.
Se stai organizzando un evento ibrido, assicurati di utilizzare strumenti come Skype o Google Hangouts per creare un'esperienza mista.
Puoi iniziare ospitando la sessione di apertura come discussione dal vivo e quindi passare a sessioni registrate per più conversazioni individuali. Vuoi assicurarti che tutti i partecipanti ottengano lo stesso valore dalla riunione, indipendentemente da dove stiano partecipando.
Infine, se stai organizzando un evento virtuale, assicurati che abbia un componente interattivo in modo che le persone si sentano connesse ai loro colleghi anche se non sono fisicamente insieme.
Potresti iniziare con una presentazione educativa tramite registrazione video prima di aprire una conversazione casuale tra i partecipanti tramite Skype o Google Hangouts.
Prenota nella migliore tecnologia
La giusta tecnologia può distinguere tra un evento medio e uno straordinario. Non vuoi deludere i tuoi partecipanti con una scarsa qualità del suono o schermi che non funzionano correttamente.
La buona notizia è che hai molte opzioni per la tecnologia degli eventi, il che rende il processo decisionale molto più gestibile. Quando si tratta di allestimenti, dovresti prendere in considerazione l'affitto di proiettori e schermi, nonché di schermi installati nelle pareti per la segnaletica digitale.
Per l'illuminazione, a seconda del tipo di evento che stai organizzando, avrai bisogno di qualcosa di diverso, dall'illuminazione per matrimoni alle luci a LED per eventi aziendali, per creare l'atmosfera perfetta per i tuoi ospiti.
Ti consigliamo inoltre di investire in sistemi di altoparlanti che forniscano un suono cristallino, anche se il tuo locale è affollato. Ciò contribuirà a garantire che i partecipanti possano sentire tutto chiaramente in modo da non perdere nulla di importante.
E, naturalmente, c'è il problema del networking: assicurati che tutti i tuoi ospiti dispongano di un Wi-Fi affidabile. Un noleggio hotspot è l'ideale per questa situazione, quindi non avranno problemi a utilizzare i loro telefoni o tablet.
Considera l'accessibilità
È essenziale tenere presente che non tutti i partecipanti potrebbero avere lo stesso accesso degli altri. Ciò include le persone con disabilità, non udenti, non vedenti o coloro che utilizzano un animale di servizio. ]
Considera tutte le possibili sistemazioni che puoi fare per queste persone e come farai loro sapere di eventuali sistemazioni specifiche.
Molti organizzatori di eventi lo pianificano acquistando servizi speciali o fornendo informazioni sul sito Web dell'evento.
Ad esempio, se un partecipante ha bisogno di un interprete della lingua dei segni, vorrai accedere a un feed video dell'evento tramite un live streaming. Potresti anche offrire un'opzione di sottotitoli a distanza per non udenti o fornire un interprete ASL all'evento stesso.
Avere piani di riserva
È necessario disporre di un piano di riserva in atto per tutto ciò che potrebbe andare storto. Ad esempio, se hai intenzione di avere un oratore al tuo evento, è una buona idea avere un oratore di riserva in fila.
Non sai mai quando qualcuno potrebbe cancellare all'ultimo minuto o se l'altoparlante che hai prenotato subirà un ritardo a causa del tempo o di un altro evento imprevisto. È anche essenziale assicurarsi di avere cibo e bevande a portata di mano nel caso in cui le persone abbiano fame o sete.
Sarebbe prudente per le aziende investire in un'app per eventi per vedere rapidamente quali eventi stanno accadendo nel luogo dell'evento. In questo modo, non perdono nessuna opportunità lì.
Marketing
Il marketing del tuo evento garantisce che le persone lo sappiano e partecipino. Quando pubblicizzi un evento, vuoi creare entusiasmo ed entusiasmo. Tuttavia, non dimenticare di menzionare i vantaggi per i partecipanti.
Perché dovrebbero venire? Cosa impareranno? Cosa ne ricaveranno? Il marketing del tuo evento è importante perché aiuta a garantire che le persone lo sappiano e partecipino.
Puoi utilizzare post sui social media, biglietti da visita, volantini o pagine di eventi su un sito Web per generare entusiasmo ed entusiasmo.
Ad esempio, supponiamo che tu stia ospitando un seminario su come far crescere organicamente il tuo seguito su Facebook. In tal caso, potresti pubblicare la foto di un giovane con grandi capelli che usa il telefono in un bar con la didascalia:
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Assicurati che tutti siano d'accordo sui propri doveri .
Prima dell'evento, assicurati che tutti conoscano i propri doveri e responsabilità. I loro compiti dovrebbero essere chiaramente delineati e assegnati.
Quindi, imposta una persona di riferimento per ogni lavoro per mantenere le cose senza intoppi durante l'intero evento. Questo ti aiuterà a evitare incidenti o incomprensioni.
Hai qualche idea su questo? Fatecelo sapere in basso nei commenti o trasferite la discussione sul nostro Twitter o Facebook.