10 modi per organizzare i documenti in Google Docs

Organizzare in modo efficace i documenti, specialmente quelli lunghi, può essere difficile. Con le funzionalità integrate in Google Documenti, hai diversi modi per comporre rapporti, articoli, saggi, proposte, documenti del team e altro in modo efficiente.

È necessario strutturare il documento in modo che sia facile visualizzare le informazioni e scansionare i dettagli. Quindi, diamo un'occhiata a diverse funzionalità chiave per organizzare il tuo prossimo documento Google.

1. Eseguire la scansione del documento con un riepilogo e una struttura

Uno dei modi più semplici per creare una panoramica dei dettagli del documento è con le funzionalità di riepilogo e schema. Questi utili strumenti si trovano al di fuori del contenuto in modo da non distrarre e possono essere mostrati o nascosti con un clic.

Queste funzionalità organizzative ti consentono di riassumere i contenuti del tuo documento e passare alla sezione che ti serve con la struttura generata automaticamente.

Mostra e chiudi il riepilogo e la struttura

Per visualizzare il riepilogo e la struttura, vai alla scheda Visualizza e seleziona Mostra struttura .

Vedrai quindi l'icona Mostra struttura del documento in alto a sinistra dello spazio del documento. Selezionalo per espanderlo.

Al termine del riepilogo e della struttura, utilizzare la freccia Chiudi struttura documento per nasconderlo e visualizzare nuovamente l'icona Mostra struttura documento .

Aggiungi un riepilogo e una struttura

Per aggiungere un riepilogo, utilizza il segno più per aprire la casella e inserisci il testo.

Per modificarlo in un secondo momento, basta selezionare l'icona Modifica (matita).

Per utilizzare lo schema, aggiungi intestazioni al tuo documento (spiegato di seguito) e appariranno automaticamente nello schema. È quindi possibile selezionare un'intestazione per passare a quella sezione del documento.

È possibile rimuovere una particolare intestazione dal contorno, se necessario, selezionando la X alla sua destra nel contorno.

2. Includi e personalizza un sommario

Se desideri qualcosa all'interno del contenuto che i tuoi lettori possano utilizzare per navigare nel tuo documento, puoi inserire un sommario in Google Documenti. Questa funzionalità era basilare, ma Google l'ha migliorata nel tempo per renderla personalizzabile e accattivante.

Inserisci un sommario

Per creare un sommario, struttura la sezione del documento con intestazioni. Immettere il testo per un'intestazione, selezionarlo, quindi selezionare un livello di intestazione dalla casella a discesa Stili nella barra degli strumenti. Queste intestazioni vengono visualizzate automaticamente nella tabella per te.

Quando sei pronto per inserire la tabella, posiziona il cursore nel documento nel punto desiderato. Quindi, apri il menu Inserisci , passa a Sommario e scegli uno stile tra Testo normale, Punteggiato e Collegato.

Scegli il design che desideri utilizzare e vedrai apparire la tabella.

Personalizza un sommario

Puoi regolare l'aspetto e il funzionamento del tuo sommario in Google Documenti, che è una bella funzionalità.

Per aprire gli strumenti di modifica, seleziona la tabella per visualizzare la piccola barra degli strumenti. Quindi, utilizza i tre punti sulla barra degli strumenti per selezionare Altre opzioni .

Quando si apre la barra laterale, vedrai due sezioni per la formattazione e i livelli di intestazione.

• Formattazione : scegli uno stile di tabella diverso, mostra o nascondi i numeri di pagina e, facoltativamente, utilizza un'intestazione di tabulazione come punti, trattini o linee.
• Livelli di intestazione : scegli le intestazioni che desideri visualizzare nella tabella e opzionalmente regola i rientri.

Dovresti vedere l'aggiornamento delle tue regolazioni in tempo reale.

3. Lavora in modo efficiente con le intestazioni pieghevoli

Google ha aggiunto una funzione super utile a Documenti all'inizio del 2023 che ti consente di lavorare con documenti lunghi un po' più facilmente. Puoi comprimere ed espandere le intestazioni. Questo è ottimo per concentrarsi sulle sezioni del documento che stai utilizzando mentre comprimi quelle che non sei.

Al momento della stesura di questo documento, le intestazioni comprimibili funzionano solo quando si utilizza il layout senza pagina. Non è chiaro se la funzione alla fine verrà trasferita al layout di Pages.

Per utilizzare il layout Senza pagina in un documento nuovo o esistente, vai su File e seleziona Imposta pagina . Quindi, scegli Pageless in alto e OK in basso.

Dovresti vedere delle frecce a sinistra delle intestazioni nel tuo documento. Usa semplicemente quelle frecce o fai clic con il pulsante destro del mouse per comprimere ed espandere i titoli.

4. Tieni traccia facilmente delle informazioni con i blocchi predefiniti

I blocchi predefiniti in Google Documenti ti offrono modi rapidi e convenienti per visualizzare le informazioni utilizzando tabelle, voci di testo ed elenchi a discesa. Inserisci semplicemente uno di questi blocchi preconfezionati e inserisci i tuoi dati in un punto.

Al momento puoi scegliere tra quattro blocchi predefiniti, tra cui una roadmap del prodotto, tracker di recensioni, risorse del progetto e tracker dei contenuti di lancio. Puoi utilizzare il Building Block così com'è o personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Per inserire un blocco predefinito, seleziona una posizione nel documento e vai a Inserisci > Blocchi predefiniti . Scegli il tipo che desideri utilizzare dal menu a comparsa.

Vedrai il blocco apparire nel tuo documento, pronto per l'uso. Se desideri modificare le intestazioni in modo che corrispondano al tuo contenuto, puoi modificarle come qualsiasi altro testo.

5. Crea e riutilizza blocchi personalizzati

Se disponi di un account Google aziendale o scolastico supportato, puoi configurare Building Blocks personalizzati in Documenti. Ciò consente di creare un blocco, salvarlo e riutilizzarlo. Il blocco viene salvato sul tuo Google Drive come tipo di file di Google Documenti, quindi puoi utilizzarlo anche in nuovi documenti lungo la strada.

1. Vai a Inserisci > Blocchi predefiniti e seleziona Blocco predefinito personalizzato nel menu a comparsa.

2. Quando il messaggio pop-up viene visualizzato nel documento, scegli Nuovo building block personalizzato .

3. Seleziona il contenuto che desideri utilizzare come blocco personalizzato e scegli Salva nella barra blu in alto.

4. Inserisci il nome del blocco e, facoltativamente, una descrizione. Quindi, seleziona Crea . Riceverai una conferma che il tuo blocco è stato salvato.

Per usare il tuo nuovo blocco, digita il simbolo @ (At) seguito dal nome del blocco e sceglilo dall'elenco che appare.

6. Immettere frammenti di programmazione con blocchi di codice

Se il tuo documento contiene codice di programmazione come Java, JavaScript o Python, puoi sfruttare il codice Building Block. Ciò ti consente di strutturare ordinatamente il tuo codice nel tuo documento.

Vai a Inserisci > Building Blocks , passa a Code block e scegli la lingua nel menu a comparsa.

Quando viene visualizzato il tuo blocco, inserisci semplicemente il tuo snippet. Se vuoi cambiare il linguaggio di programmazione, usa la casella a tendina in alto a sinistra. Per aggiornare i colori, utilizzare l'icona Aggiorna in alto a destra.

7. Collabora su e-mail, inviti al calendario e note sulle riunioni

Un altro fantastico strumento per organizzare gli elementi in Google Documenti è un blocco modello integrato. Questi sono particolarmente utili se lavori insieme in modo collaborativo su e-mail, inviti di calendario e note di riunione.

Per le e-mail, puoi inserire i destinatari, l'oggetto e il messaggio. Quindi, seleziona l'icona di Gmail per creare la bozza direttamente in Gmail.

Per gli inviti del calendario, inserisci il titolo, gli invitati, l'ora di inizio e di fine, il luogo e la descrizione. Utilizza l'icona Calendario per aprire l'evento in Google Calendar.

Per le note sulla riunione, scegli un evento dall'elenco a discesa e riceverai un blocco con il titolo, la data e i partecipanti con elenchi puntati per le note e caselle di controllo per gli elementi di azione. Utilizza l'icona Email per creare una bozza con le note della riunione in Gmail.

IMMAGINE MANCANTE

Per utilizzare uno di questi modelli, vai su Inserisci > Building Blocks e scegli un'opzione dal menu a comparsa.

8. Immettere i dettagli utilizzando un elenco a discesa

Utilizzando i Building Blocks sopra per le informazioni di tracciamento, puoi sfruttare gli elenchi a discesa predefiniti di Google Documenti. Tuttavia, puoi creare un tuo elenco a discesa proprio come in Fogli Google. Questo è utile per te, i tuoi lettori o i tuoi collaboratori per inserire facilmente i dettagli di cui hai bisogno.

Posiziona il cursore nel punto in cui desideri inserire l'elenco, apri il menu Inserisci e scegli Dropdown .

Per utilizzare un elenco a discesa predefinito, scegline uno dalla sezione in basso.

Per crearne uno personalizzato, scegli Nuovo menu a discesa . Quindi, inserisci il nome e l'elenco delle opzioni. Puoi scegliere un colore accanto a ciascun elemento dell'elenco, aggiungere più elementi e riorganizzare l'ordine utilizzando il trascinamento della selezione. Al termine, seleziona Salva .

Vedrai quindi il tuo nuovo elenco a discesa, che puoi riutilizzare più volte. Basta selezionarlo dal menu Inserisci > A discesa .

Per apportare modifiche in un secondo momento, apri l'elenco a discesa e scegli Aggiungi/Modifica opzioni .

9. Inserisci le informazioni con i chip intelligenti

Per elencare e visualizzare chiaramente contatti, eventi, file, posizioni e date, puoi inserire Smart Chips nei tuoi documenti. Questi ingegnosi strumenti rimangono condensati ma si espandono per mostrare i dettagli e consentono di eseguire azioni con un clic.

Puoi inserire uno Smart Chip digitando il simbolo @ seguito dal nome dell'elemento o andando su Inserisci > Smart chip e selezionandone uno dal menu a comparsa.

Una volta inserito il chip, posiziona il cursore su di esso o selezionalo per visualizzare un'anteprima. Ogni chip contiene dettagli e azioni diversi a seconda del tipo di chip. Ad esempio, con un File Smart Chip, puoi visualizzare in anteprima il file, copiare un collegamento ad esso o aprirlo.

Se disponi di un account Google Workspace supportato, hai accesso a smart chip aggiuntivi, tra cui un cronometro, un timer e variabili riutilizzabili.

Approfitta di questi Smart Chip per includere le informazioni di cui hai bisogno mantenendo i tuoi contenuti brevi e dolci.

10. Inserisci facilmente le equazioni

Un altro ottimo strumento offerto da Google Documenti è per le equazioni. Che tu sia uno studente o un professore, puoi smettere di cercare i simboli corretti e quindi formattarli per adattarli al tuo documento. Basta usare l'editor di equazioni.

Per aprire l'editor, vai su Visualizza > Mostra barra degli strumenti dell'equazione . Puoi anche selezionare Inserisci > Equazione . Vedrai apparire la barra degli strumenti di modifica nella parte superiore del documento.

Utilizza le caselle a discesa all'interno della barra degli strumenti per aggiungere i tuoi simboli. Puoi usare lettere greche, operatori matematici, simboli di relazione e frecce.

Vedrai quindi la tua equazione apparire in una bella e ordinata casella di testo all'interno del tuo documento.

Da un riepilogo a una tabella di monitoraggio, da un elenco a discesa a un chip dettagliato, puoi organizzare i tuoi documenti Google in vari modi per soddisfare le tue esigenze. Quale di queste funzionalità diventerà la tua preferita?

Per tutorial correlati su altre app Google, guarda come impostare una data di scadenza sui tuoi file di Google Drive.