10 modi per migliorare l'esperienza dell'utente finale di Microsoft Teams

La pandemia ha trasformato enormemente il modo in cui viviamo e lavoriamo. Per facilitare il lavoro remoto e ibrido, le aziende di tutto il mondo hanno adottato soluzioni come Slack, Google Meet, Microsoft Teams, ecc. Ciò significa che le aziende che utilizzano i cloud tradizionali sono passate a quelle avanzate per usufruire delle funzionalità di collaborazione che offrono per comunicare tra i team remoti.

Dopo il viaggio di lavoro in remoto, molte aziende sono passate tra le diverse piattaforme di cloud storage e collaborazione, ovvero sono migrate da Box a Google Drive , Dropbox a Google Drive e molte sono migrate da Slack a Microsoft Teams a seconda delle proprie esigenze aziendali.

Dalla fine del 2019, Microsoft Teams è stato lo strumento di collaborazione principale dell'azienda. Ogni giorno, quasi 115 milioni di persone utilizzano Teams nel loro lavoro quotidiano. Microsoft ha aggiunto diverse nuove funzionalità per le aziende che hanno iniziato ad abbracciare la sua piattaforma di collaborazione dall'inizio dell'epidemia di COVID-19, oltre a migrare da Slack a Teams.

Questo articolo ti aiuterà a esplorare i modi migliori per ottenere il massimo da Microsoft Teams e migliorare l'esperienza dell'utente finale utilizzando le sue funzionalità in modo appropriato.

1. Crea canali pertinenti

I canali sono un ottimo modo per organizzare le conversazioni con il tuo team. Crea canali per tutte le aree del tuo team, quindi pubblica le tue comunicazioni su quei canali. Sarà facile per tutti i membri del tuo team trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

2. Collabora su file di Office

Se tu e i tuoi compagni di squadra avete bisogno di collaborare allo stesso documento contemporaneamente, Microsoft Teams ti consente di farlo. Molte aziende sono passate da Slack a Microsoft Teams per rendere la collaborazione più efficace e produttiva collaborando sui file da remoto in tempo reale.

Apri il file nell'app desktop e collabora con il tuo team dopo averlo condiviso nel canale appropriato o chatta in Microsoft Teams. Puoi tenere traccia delle modifiche apportate al documento dai tuoi compagni di squadra e fornire commenti per loro, se necessario.

3. Gestisci le attività con Microsoft Planner

Per mantenere te stesso e il tuo team remoto organizzati, usa Planner in Microsoft Teams. Questo è uno strumento fantastico e puoi usarlo ogni giorno per tenere traccia delle tue attività e prestazioni. Crea una lista di cose da fare, classifica le attività, specifica una scadenza, assegna loro la priorità e assegnale a

rispettivi membri della tua squadra. Puoi anche allegare link e documenti al tuo messaggio. Puoi anche utilizzare i commenti per collaborare con altri professionisti.

Vedi anche: Citazioni di TeamWork

4. Rimani organizzato con i calendari di Teams

Quando un team si trova in tutto il mondo e opera in più fusi orari, può essere difficile programmare riunioni convenienti per tutti. Utilizzando Scheduling Assistant in Teams, puoi trovare il momento migliore per organizzare una riunione per ogni membro del tuo team.

Se non stai migrando a Microsoft 365 e invece di passare da Box o Dropbox a Google Drive per sfruttare Google Workspace, Google Calendar è un'ottima alternativa a Microsoft Scheduling Assistant. Utilizzando Google Calendar, puoi integrare i calendari dei membri del tuo team per sapere quando tutti saranno disponibili ed è semplice pianificare e programmare una riunione.

5. Condividi il tuo schermo durante una riunione

Presentazioni e presentazione dei risultati del nostro lavoro sono componenti essenziali della nostra routine quotidiana. E, mentre puoi farlo in ufficio durante una riunione o parlando con un collega, dovrai farlo online se lavori in remoto. C'è, tuttavia, una soluzione anche a questo.

Puoi condividere lo schermo o scegliere quale finestra condividere con altre persone nella riunione con Microsoft Teams. In questo modo, nessuno vedrà o sentirà le notifiche che ricevi da altre app.

6. Registra le tue riunioni

Se hai una riunione importante a cui vuoi tornare e rispolverare alcune questioni cruciali, registrarla e persino ottenere i riepiloghi della riunione è un'idea fantastica. Puoi quindi condividerli con il tuo team.

Questa funzione è particolarmente utile per le persone che non hanno potuto partecipare alla riunione ma desiderano essere informate sull'ordine del giorno e sulle azioni intraprese.

7. Passa facilmente da un dispositivo all'altro

Si verificano emergenze e possono verificarsi anche durante una videoconferenza. Il tuo laptop potrebbe guastarsi, Internet potrebbe non funzionare, la tua fotocamera potrebbe smettere di funzionare o potresti dover partire per un'emergenza. Tali situazioni possono influire sul tuo lavoro quando sei impegnato in una chiamata importante.

Fortunatamente, Microsoft Teams ti consente di partecipare a una chiamata da più dispositivi. Puoi rimanere in chiamata utilizzando contemporaneamente telefono, tablet e PC oppure puoi spostarti da un dispositivo all'altro in base alle tue esigenze.

8. Usa le app di Microsoft Teams

Grazie alla ricca connessione digitale e fisica, i team possono lavorare senza problemi con Outlook, Word, Excel, PowerPoint e altre applicazioni. Le registrazioni delle riunioni vengono archiviate su SharePoint, i dati vengono archiviati su OneDrive e il calendario di Outlook è costantemente sincronizzato con Teams.

Puoi connettere qualsiasi app Microsoft o di terze parti al tuo ambiente Microsoft Teams, eliminando la necessità di passare da una piattaforma all'altra.

9. Aggiungi schede nei tuoi canali

Le aziende possono utilizzare l'interfaccia Teams per integrare le applicazioni come scheda all'interno di un canale. Di conseguenza, Teams può fungere da piattaforma unica per tutte le applicazioni dell'azienda, migliorando l'esperienza dell'utente.

Per aggiungere un'app alle tue schede, fai clic sull'icona "+" in una chat, un gruppo o un canale e seleziona l'app che ti serve dalla finestra dell'app.

10. Utilizzare la lavagna virtuale

Puoi vivere un'esperienza virtuale eccezionale usando Whiteboard in Teams, in cui tutti i partecipanti alla riunione possono contribuire con idee e note, proprio come farebbero in una sessione offline. Sarai in grado di osservare come ognuno dei tuoi colleghi contribuisce e i loro pensieri ti daranno potere. Dopo l'incontro, i risultati del lavoro del gruppo possono essere semplicemente condivisi attraverso l'apposito canale.

Conclusione

Queste funzionalità di Microsoft Team ti consentono di lavorare in remoto e rimanere in contatto professionale con i tuoi colleghi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, interagire con i tuoi team su più attività in tempo reale e mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.